Phương pháp 5 Why là gì? Cách ứng dụng kỹ thuật 5 Why trong sản xuất

5 Why là một trong những kỹ thuật được Toyota sử dụng trong hệ thống quản lý sản xuất, nhằm phân tích và tìm ra nguyên nhân gốc rễ của một vấn đề/sự cố. Vậy 5 Why là gì? Phương pháp 5 Why được áp dụng như thế nào trong hoạt động sản xuất và mang lại những lợi ích gì? Cùng tìm hiểu trong bài viết!

5 Why là gì?

5 Why, hay còn gọi là “5 Tại sao”, là phương pháp phân tích nguyên nhân gốc rễ (Root Cause Analysis) được sử dụng để xác định nguyên nhân sâu xa của một vấn đề bằng cách đặt câu hỏi “Tại sao?” (Why?) liên tiếp 5 lần. Kỹ thuật 5 Why tập trung phân tích bản chất cốt lõi của vấn đề và nguyên nhân thực sự gây ra vấn đề đó để có biện pháp khắc phục hiệu quả.

5 Why là một trong những phương pháp nền tảng hệ thống Toyota Production System

Phương pháp 5 Why hoạt động theo nguyên tắc đơn giản: Mỗi lần trả lời một câu hỏi “Tại sao?”, chúng ta lại tiếp tục đặt câu hỏi “Tại sao?” cho câu trả lời đó. Quá trình này được lặp lại cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ thực sự (thường là sau 5 lần đặt câu hỏi). Tuy nhiên số lần đặt câu hỏi cũng có thể ít hơn hoặc nhiều hơn tùy vào độ phức tạp của vấn đề.

Trong lĩnh vực sản xuất, 5 Why thường được ứng dụng kết hợp với phương pháp sản xuất tinh gọn (Lean), mô hình Six Sigma và quản lý chất lượng tổng thể (TQM) để hỗ trợ cải tiến liên tục trong nhà máy.

Tìm hiểu thêm một số kỹ thuật khác được sử dụng trong hệ thống sản xuất Toyota:

• Phương pháp Kaizen
• Nguyên tắc Just in time (JIT)
• Triết lý Monozukuri
• Phương thức sản xuất tinh gọn Lean Manufacturing

Phương pháp 5 Why của Toyota

5 Why được phát triển bởi Sakichi Toyoda, người sáng lập tập đoàn Toyota. Phương pháp này được ông phát triển dựa trên triết lý “Genchi Genbutsu”, tức là, đi đến hiện trường thực tế để quan sát và hiểu rõ vấn đề.

Từ những năm 1930, Toyota đã sử dụng kỹ thuật 5 Why như một phần trong hệ thống sản xuất Toyota (Toyota Production System – TPS) để phân tích và giải quyết các vấn đề phát sinh trong sản xuất.

Mô hình 5 Why tại Toyota không chỉ dừng lại ở việc truy tìm nguyên nhân, mà còn đặt trọng tâm vào con người và quy trình. Mục tiêu là thúc đẩy các nhân viên cùng tham gia vào quá trình cải tiến, tạo ra văn hóa đặt câu hỏi và tìm giải pháp bền vững, thay vì chỉ “chữa cháy” sự cố.

Ví dụ, khi một chiếc xe bị lỗi phanh, Toyota sẽ áp dụng nguyên tắc 5 Why để tìm ra nguyên nhân gốc rễ:

• Câu hỏi “Tại sao” thứ nhất: Tại sao xe không phanh được? → Vì dầu phanh bị rò rỉ.
• Câu hỏi “Tại sao” thứ hai: Tại sao dầu phanh bị rò rỉ? → Vì ống dẫn bị nứt.
• Câu hỏi “Tại sao” thứ ba: Tại sao ống dẫn bị nứt? → Vì vật liệu không đạt chất lượng.
• Câu hỏi “Tại sao” thứ tư: Tại sao lại sử dụng vật liệu kém chất lượng? → Vì nhà cung cấp không kiểm tra đầu vào.
• Câu hỏi “Tại sao” thứ năm: Tại sao không kiểm tra đầu vào? → Vì quy trình đánh giá nhà cung cấp chưa đầy đủ.

Từ đáp án được đưa ra, công ty không chỉ thay thế ống dẫn mà còn cải thiện toàn bộ quy trình đánh giá nhà cung cấp.

Có thể bạn quan tâm: Quản lý sản xuất theo mô hình 5W1H

Tại sao doanh nghiệp nên áp dụng phương pháp 5 Why?

Phương pháp 5 Why không chỉ giúp doanh nghiệp loại bỏ tận gốc nguyên nhân gây lỗi mà còn mang lại nhiều hiệu quả tích cực cho hoạt động quản trị vận hành. Dưới đây là một số lợi ích nổi bật doanh nghiệp nhận được sau khi áp dụng phương pháp 5 Why:

Lợi ích của phương pháp 5 Why khi áp dụng vào sản xuất

Nâng cao chất lượng sản phẩm

5 Why có khả năng phân tích sâu các hiện tượng bề mặt để chạm đến nguyên nhân cốt lõi của vấn đề. Do đó, khi áp dụng phương pháp này, doanh nghiệp có thể xác định và loại bỏ nguyên nhân gốc rễ gây ra lỗi trong quá trình sản xuất, từ đó đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, đáp ứng tốt hơn yêu cầu của khách hàng.

Giảm thiểu chi phí sản xuất

Khi các vấn đề được giải quyết từ gốc rễ, doanh nghiệp sẽ tránh được tình trạng sự cố tái diễn. Điều này góp phần giảm tỷ lệ phế phẩm, giảm thiểu chi phí sửa chữa, thay thế thiết bị và thời gian ngừng sản xuất do hoạt động sửa chữa gây ra.

Tăng cường khả năng ra quyết định

Phân tích 5 Why giúp doanh nghiệp xác định vấn đề dựa trên dữ liệu thực tế thay vì dựa vào phỏng đoán hay ý kiến chủ quan. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo các nguyên nhân gốc rễ được xác định chính xác, từ đó, loại bỏ nguy cơ đưa ra các giải pháp sai lầm. Khi có cái nhìn khách quan về dữ liệu, nhà quản trị có thể đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác hơn, giải quyết đúng nguyên nhân cốt lõi.

Thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục

Phương pháp 5 Whys giúp thúc đẩy tư duy cải tiến liên tục trong doanh nghiệp, khuyến khích nhân viên đặt câu hỏi và tìm hiểu sâu về nguyên nhân của một vấn đề để có phương án cải thiện. Điều này góp phần tạo ra môi trường làm việc năng động, thúc đẩy văn hóa học hỏi và nâng cao tinh thần trách nhiệm của đội ngũ nhân viên, giúp mọi người tham gia tích cực hơn vào quá trình cải tiến.

Các vấn đề trong sản xuất có thể giải quyết bằng 5 Why

Phương pháp 5 Why có thể giúp doanh nghiệp sản xuất giải quyết nhiều vấn đề như:

• Lỗi chất lượng: Kỹ thuật 5 Why giúp doanh nghiệp xác định nguyên nhân chính gây ra vấn đề chất lượng (sai màu sắc, trầy xước bề mặt, sai lệch thông số kỹ thuật…) đển từ nguyên liệu đầu vào, quy trình sản xuất hay khâu thiết kế sản phẩm.
• Sự cố máy móc, thiết bị: Phương pháp 5 Why giúp nhân viên kỹ thuật xác định nguyên nhân gây dừng máy đột ngột hoặc hoạt động không đúng công suất để có phương án khắc phục kịp thời, ngăn ngừa sự cố tương tự xảy ra trong tương lai
• Lãng phí trong sản xuất: Các vấn đề lãng phí trong sản xuất như dư thừa thao tác, tồn kho không cần thiết, vận chuyển nhiều lần… đều có thể truy ngược về nguyên nhân cốt lõi thông qua phân tích 5 Why.
• Chậm tiến độ: Giúp phân tích các yếu tố ảnh hưởng làm chậm tiến độ sản xuất như thiếu nguyên liệu, sự cố thiết bị, thiếu nhân lực… Bằng cách xác định nguyên nhân gốc rễ, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch phòng ngừa hiệu quả.
• An toàn lao động: Doanh nghiệp có thể sử dụng phương pháp 5 Why để xác định nguyên nhân gây tai nạn lao động xuất phát từ quy trình làm việc, thiếu thiết bị bảo hộ hay lỗ hổng trong giám sát an toàn…

Hướng dẫn ứng dụng kỹ thuật 5 Why trong sản xuất

Mặc dù nguyên tắc cơ bản của 5 Why tương đối đơn giản, nhưng để áp dụng hiệu quả, doanh nghiệp cần có quy trình triển khai bài bản. Dưới đây là các bước áp dụng 5 Why vào sản xuất:

Bước 1: Xác định vấn đề

Để áp dụng phương pháp 5 Why hiệu quả, đầu tiên, doanh nghiệp cần xác định chính xác vấn đề cần giải quyết. Vấn đề phải được mô tả một cách cụ thể, có thể đo lường được và dựa trên dữ liệu thực tế. Ví dụ, thay vì nói “máy CNC hoạt động không tốt”, công nhân cần mô tả vấn đề chi tiết hơn: “máy CNC ngừng hoạt động 3 lần trong 2 giờ qua, mỗi lần kéo dài 15 phút”. Sự cụ thể này sẽ giúp doanh nghiệp định hướng chính xác cho toàn bộ quá trình phân tích.

Bước 2: Đặt câu hỏi “Tại sao?” để tìm ra nguyên nhân gốc rễ

Từ vấn đề đã xác định, nhà quản trị bắt đầu đặt ra câu hỏi “Tại sao vấn đề này xảy ra?”. Sau mỗi câu trả lời, câu hỏi “Tại sao?” sẽ được tiếp tục đặt ra cho câu trả lời đó. Quá trình này được lặp lại liên tục cho đến khi xác định được nguyên nhân gốc rễ.

Lưu ý, câu trả lời đưa ra phải dựa trên sự thật quan sát được, không phải suy đoán hay giả định. Ví dụ: “Máy ngừng hoạt động vì hệ thống bôi trơn không hoạt động” thay vì “Có thể do máy quá cũ”.

Bước 3: Đề xuất giải pháp khắc phục

Sau khi xác định được nguyên nhân gốc rễ, doanh nghiệp cần đề xuất giải pháp để khắc phục và có kế hoạch triển khai cụ thể. Giải pháp đưa ra cần nêu cụ thể: Người chịu trách nhiệm, thời gian thực hiện, thời gian hoàn thành, chỉ số đánh giá…

Bước 4: Theo dõi và đánh giá hiệu quả

Bất kỳ giải pháp nào sau khi đưa vào áp dụng cũng cần đánh giá và theo dõi hiệu quả. Vì vậy, doanh nghiệp cần thường xuyên theo dõi, ghi chép các chỉ số để đánh giá tính hiệu quả của giải pháp và thực hiện điều chỉnh nếu cần thiết.

Một số lưu ý quan trọng khi áp dụng phương pháp 5 Why:

• Tập trung vào sự thật, không đổ lỗi cho cá nhân
• Đảm bảo có đủ dữ liệu để hỗ trợ mỗi câu trả lời
• Tránh nhảy đến kết luận quá nhanh
• Ghi chép đầy đủ toàn bộ quá trình phân tích
• Chia sẻ kết quả với toàn bộ tổ chức để học hỏi kinh nghiệm

Ví dụ về ứng dụng 5 Why trong sản xuất

Để hiểu rõ hơn về cách phương pháp 5 Why hoạt động trong thực tế, chúng ta hãy cùng phân tích tình huống cụ thể trong môi trường sản xuất dưới đây:

Ví dụ 1: Sự cố máy móc

Tình huống: Dây chuyền sản xuất động cơ tại một nhà máy ô tô liên tục bị ngừng hoạt động do lỗi robot hàn.

Xác định vấn đề: Robot hàn trên dây chuyền sản xuất động cơ ngừng hoạt động 5 lần trong tuần qua

Áp dụng phân tích 5 Why:

Tại sao 1: Tại sao robot hàn ngừng hoạt động?

Trả lời: Vì hệ thống cảm biến nhiệt độ kích hoạt chế độ bảo vệ quá nhiệt

Tại sao 2: Tại sao hệ thống cảm biến nhiệt độ kích hoạt chế độ bảo vệ?

Trả lời: Vì nhiệt độ hoạt động của robot vượt quá ngưỡng an toàn 85°C

Tại sao 3: Tại sao nhiệt độ hoạt động vượt quá ngưỡng an toàn?

Trả lời: Vì hệ thống làm mát không hoạt động hiệu quả, không thể duy trì nhiệt độ ổn định

Tại sao 4: Tại sao hệ thống làm mát không hoạt động hiệu quả?

Trả lời: Vì các ống dẫn nước làm mát bị tắc nghẽn, giảm lưu lượng nước làm mát xuống 60% so với thiết kế

Tại sao 5: Tại sao các ống dẫn nước làm mát bị tắc nghẽn?

Trả lời: Vì không có quy trình bảo trì định kỳ cho hệ thống làm mát và nước làm mát chứa tạp chất không được lọc

Như vậy, nguyên nhân gốc rễ được xác định ở đây là: Thiếu quy trình bảo trì định kỳ và hệ thống lọc nước làm mát không đầy đủ

Giải pháp được đề xuất:

• Thiết lập quy trình bảo trì định kỳ hệ thống làm mát mỗi tháng
• Lắp đặt hệ thống lọc nước làm mát chuyên dụng
• Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra và bảo trì hệ thống làm mát
• Thiết lập hệ thống cảnh báo sớm khi lưu lượng nước làm mát giảm

Ví dụ 2: Vấn đề chất lượng sản phẩm

Tình huống: Tỷ lệ sản phẩm lỗi tại một nhà máy sản xuất linh kiện điện tử tăng đột biến.

Xác định vấn đề: Sản phẩm X có tỷ lệ lỗi tăng từ 2% lên 12% trong tháng qua, chủ yếu do lỗi hàn kém chất lượng.

Áp dụng phương pháp 5 Why:

Tại sao 1: Tại sao tỷ lệ sản phẩm lỗi tăng?

Trả lời: Vì quá trình hàn linh kiện lên bo mạch không đạt tiêu chuẩn

Tại sao 2: Tại sao quá trình hàn không đạt tiêu chuẩn?

Trả lời: Vì nhiệt độ đầu hàn không ổn định, dao động từ 280°C đến 350°C

Tại sao 3: Tại sao nhiệt độ đầu hàn không ổn định?

Trả lời: Vì hệ thống kiểm soát nhiệt độ bị lỗi, không thể duy trì nhiệt độ cố định

Tại sao 4: Tại sao hệ thống kiểm soát nhiệt độ bị lỗi?

Trả lời: Vì cảm biến nhiệt độ bị hỏng do không được thay thế theo lịch trình bảo trì

Tại sao 5: Tại sao cảm biến nhiệt độ không được thay thế theo lịch trình?

Trả lời: Vì không có hệ thống quản lý bảo trì phòng ngừa được thiết lập và theo dõi

Giải pháp đề xuất:

• Thiết lập hệ thống quản lý bảo trì phòng ngừa (PM) toàn diện
• Lập lịch trình thay thế cảm biến nhiệt độ định kỳ mỗi 6 tháng
• Đào tạo nhân viên về quy trình kiểm tra và hiệu chuẩn thiết bị hàn
• Lắp đặt hệ thống giám sát nhiệt độ thời gian thực với cảnh báo tự động

Các ví dụ này minh họa rõ ràng cách phương pháp 5 Why giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân thực sự của vấn đề, từ đó đưa ra giải pháp hiệu quả, phù hợp.

Ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất để triển khai 5 Why hiệu quả hơn

Ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất hiện đại giúp doanh nghiệp triển khai phương pháp 5 Why hiệu quả và có hệ thống hơn. Một trong những phần mềm quản lý sản xuất nổi bật nhất hiện nay phải kể đến 3S MES của ITG Technology. Với sự trợ giúp của phần mềm này, doanh nghiệp có thể:

• Thu thập dữ liệu theo thời gian thực: Phần mềm quản lý sản xuất sẽ thu thập mọi dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất (máy móc, thiết bị, nguyên vật liệu, công nhân…). Đây là cơ sở dữ liệu đáng tin cậy giúp doanh nghiệp bắt đầu quá trình đặt câu hỏi “Tại sao?” thay vì phỏng đoán.
• Theo dõi và quản lý sự cố: Bằng cách theo dõi các quy trình và công đoạn sản xuất theo thời gian thực, phần mềm có thể nhanh chóng phát hiện sự cố bất thường làm ảnh hưởng đến tiến độ, hiệu quả sản xuất để đưa ra cảnh báo tức thời cho người dùng. Trường hợp sự cố đã xảy ra, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm để phân tích nguyên nhân gốc rễ, đồng thời theo dõi tiến độ khắc phục.
• Tối ưu hóa quy trình sản xuất: Với sự trợ giúp của phần mềm, đội ngũ sản xuất có thể xác định các điểm nghẽn trong quy trình và các công đoạn gây lãng phí. Khi kết hợp với kỹ thuật 5 Why, doanh nghiệp có thể đi sâu vào tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của những vấn đề này để đưa ra phương án cải tiến phù hợp.
• Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu: Phần mềm cung cấp các công cụ báo cáo và dashboard trực quan, giúp các nhà quản lý nhanh chóng nhận diện các xu hướng bất thường, các khu vực có vấn đề. Khi một vấn đề được nhận diện, việc có sẵn dữ liệu toàn diện giúp quá trình phân tích 5 Whys trở nên hiệu quả và chính xác hơn rất nhiều.

5 Why là một kỹ thuật đơn giản nhưng cực kỳ hiệu quả trong sản xuất, giúp doanh nghiệp phân tích nguyên nhân gốc rễ, giải quyết sự cố một cách bền vững, và nâng cao năng lực cải tiến liên tục. Khi kết hợp với phần mềm MES như 3S MES, doanh nghiệp sẽ không chỉ xử lý sự cố tốt hơn, mà còn thúc đẩy tinh thần cải tiến trong toàn bộ tổ chức.

Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tối ưu để triển khai 5 Why bài bản, khoa học và hiệu quả, hãy cân nhắc đến 3S MES – nền tảng số hóa sản xuất uy tín từ ITG Technology.