5W1H là gì? Ứng dụng mô hình 5W1H trong sản xuất

5W1H là gì và vì sao mô hình 5W1H lại trở thành công cụ phân tích không thể thiếu trong ngành sản xuất? Hãy cùng tìm câu trả lời trong bài viết của ITG Technology!

5W1H là gì?

5W1H là gì? Đây là câu hỏi được nhiều nhà quản lý sản xuất quan tâm khi tìm hiểu về các phương pháp cải tiến quy trình.

5W1H là phương pháp phân tích và lập kế hoạch phổ biến, được áp dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, đặc biệt là trong quản lý chất lượng và sản xuất. Theo đó, 5W1H là viết tắt của 6 câu hỏi trong tiếng Anh: What (Cái gì?), Why (Tại sao?), When (Khi nào?), Where (Ở đâu?), Who (Ai?), và How (Như thế nào?).

5W1H là mô hình phân tích được phát triển dựa trên nguyên lý đặt câu hỏi có hệ thống để giải quyết vấn đề

Phương pháp 5W1H giúp doanh nghiệp phân tích vấn đề một cách có hệ thống và toàn diện thông qua 5 khía cạnh chính: Mục tiêu, nguyên nhân, trách nhiệm, thời gian và cách thức thực hiện; từ đó, xây dựng bức tranh tổng thể về vấn đề đó và có giải pháp khắc phục kịp thời.

Trong lĩnh vực sản xuất, mô hình 5W1H còn được xem là công cụ quản lý quan trọng, giúp doanh nghiệp xác định rõ ràng các yếu tố ảnh hưởng đến quy trình sản xuất. Mô hình này không chỉ hỗ trợ việc phân tích nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề mà còn giúp xây dựng kế hoạch hành động cụ thể và hiệu quả.

Có thể bạn quan tâm:

• Tất tần tật về nguyên tắc giải quyết vấn đề 8D
• Mô hình 5M1E trong sản xuất
• Mô hình 7S trong sản xuất
• Phương thức sản xuất Toyota (TPS)

Các yếu tố hình thành nên mô hình 5W1H

Phương pháp 5W1H bao gồm 6 câu hỏi cố định, giúp doanh nghiệp xét đến tất cả các khía cạnh của một vấn đề:

6 Yếu tố chính trong kỹ thuật 5W1H

What: Cái gì?

Yếu tố “What – Cái gì cần được thực hiện” trong 5W1H không chỉ đơn thuần giúp doanh nghiệp xác định rõ mình cần sản xuất sản phẩm gì mà còn phân tích chi tiết các đặc điểm, tiêu chuẩn và yêu cầu cụ thể của sản phẩm. Điều này giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng sản phẩm, tối ưu hóa quy trình sản xuất để đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng, đồng thời tránh lãng phí khi sản xuất những sản phẩm không phù hợp hoặc dư thừa.

Khi trả lời câu hỏi “What”, doanh nghiệp cần xác định rõ:

• Sản phẩm cụ thể muốn tạo
• Đặc tính kỹ thuật cụ thể của sản phẩm (màu sắc, kích thước, trọng lượng…)
• Các tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được (đồ bền, độ an toàn, chống va đập…)
• Các yêu cầu khác (tem, nhãn mác, bao bì, hướng dẫn sử dụng…)

Ví dụ:

Sản phẩm: Bàn làm việc thông minh.

• Đặc điểm của sản phẩm: Mặt bàn gỗ công nghiệp chống trầy xước, có tích hợp sạc không dây, hệ thống nâng hạ chiều cao bằng điện, kích thước 120cm x 60cm, màu đen.
• Tiêu chuẩn chất lượng: Khung thép chịu lực 100kg, động cơ bền bỉ với 10.000 lần nâng hạ, đạt chứng nhận an toàn CE.
• Yêu cầu khác: Có khe đi dây điện gọn gàng, lắp đặt dễ dàng, bảo hành 2 năm.

When: Khi nào?

Xác định “When – Khi nào” giúp doanh nghiệp lập kế hoạch sản xuất hiệu quả hơn. Trả lời được câu hỏi này, doanh nghiệp có thể xác định được chính xác các mốc thời gian quan trọng trong quá trình sản xuất như: Thời gian đặt nguyên vật liệu, bắt đầu sản xuất, kiểm tra chất lượng và giao hàng. Từ đó, đảm bảo đơn hàng được hoàn thành đúng hạn và đáp ứng nhu cầu của khách hàng, thị trường.

Khi trả lời câu hỏi “When”, doanh nghiệp cần:

• Xác định thời điểm bắt đầu và kết thúc các hoạt động
• Lập lịch trình sản xuất phù hợp với năng lực và nguồn lực
• Đảm bảo tuân thủ các cam kết về thời gian giao hàng

Ví dụ:

Trong quá trình sản xuất khuôn đúc ép nhựa, các mốc thời gian quan trọng mà doanh nghiệp cần xác định để hỗ trợ lập kế hoạch sản xuất gồm: Thời gian nhập nguyên vật liệu, thời gian thiết kế sản phẩm, thời gian sản xuất, thời gian lắp ráp, thời gian kiểm tra chất lượng.

Where: Ở đâu?

Câu hỏi “Where – Ở đâu” trong mô hình 5W1H yêu cầu doanh nghiệp xác định rõ ràng các vị trí, địa điểm thực hiện hoạt động sản xuất như: Nhà máy sản xuất, nhà cung cấp nguyên vật liệu, kho hàng… Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa chuỗi cung ứng mà còn góp phần giảm chi phí vận chuyển và quản lý hiệu quả các nguồn lực.

Để tối ưu yếu tố “Where”, doanh nghiệp nên:

• Xác định vị trí sản xuất phù hợp cho từng loại sản phẩm
• Bố trí không gian làm việc tối ưu
• Đảm bảo môi trường sản xuất đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng
• Quản lý hiệu quả các khu vực sản xuất khác nhau

Ví dụ:

Một công ty sản xuất máy CNC (Computer Numerical Control) có thể có:

• Nhà máy lắp ráp chính đặt tại khu công nghiệp
• Nhà cung cấp động cơ servo đến từ Đức
• Trung tâm dịch vụ khách hàng và kho phụ tùng đặt gần cảng biển để thuận tiện cho việc xuất khẩu

Who: Ai?

Yếu tố “Who” trong 5W1H nhấn mạnh vào vai trò của từng cá nhân, bộ phận trong quá trình sản xuất. Đó có thể là công nhân tham gia trực tiếp vào hoạt động sản xuất, nhà quản lý, đối tác hoặc khách hàng… Việc làm rõ trách nhiệm của mỗi người giúp doanh nghiệp phân công công việc hiệu quả hơn, đồng thời, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban.

Để tối ưu “Who”, doanh nghiệp cần:

• Xác định vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân
• Phân công công việc phù hợp với năng lực
• Xây dựng hệ thống trách nhiệm rõ ràng

Ví dụ:

Trong một công ty chuyên sản xuất khuôn đúc nhựa chính xác:

• Bộ phận thiết kế sẽ chịu trách nhiệm vẽ bản thiết kế 3D của khuôn, đảm bảo đáp ứng yêu cầu kỹ thuật và khả năng gia công.
• Bộ phận gia công cơ khí chịu trách nhiệm lập trình và vận hành máy CNC, máy phay, máy tiện để chế tạo các chi tiết khuôn theo đúng bản vẽ.
• Bộ phận lắp ráp chịu trách nhiệm lắp ráp các chi tiết đã gia công thành một bộ khuôn hoàn chỉnh, căn chỉnh độ chính xác và kiểm tra các cơ cấu hoạt động.
• Bộ phận kiểm soát chất lượng chịu trách nhiệm kiểm tra kích thước, độ cứng, độ nhẵn bề mặt của từng chi tiết khuôn và khuôn thành phẩm, đảm bảo đạt tiêu chuẩn trước khi giao cho khách hàng.

Why: Tại sao?

Doanh nghiệp cần trả lời câu hỏi “Why – Tại sao” nếu muốn áp dụng 5W1H trong sản xuất. Câu hỏi này sẽ giúp doanh nghiệp xác định động lực và mục tiêu cụ thể khi tiến hành sản xuất, từ đó định vị chính xác giá trị của sản phẩm trên thị trường.

Trong sản xuất, việc xác định “Why” có ý nghĩa quan trọng:

• Giúp nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của công việc
• Tạo động lực thực hiện các hoạt động cải tiến
• Đảm bảo các quyết định được đưa ra có cơ sở logic
• Hỗ trợ việc ưu tiên hóa các hoạt động theo mức độ quan trọng

Ví dụ:

Một công ty sản xuất thiết bị lọc nước thông minh vì lý do:

• Đáp ứng nhu cầu cấp thiết về nước sạch của người tiêu dùng
• Cung cấp giải pháp hiệu quả để loại bỏ tạp chất, vi khuẩn khỏi nguồn nước sinh hoạt.
• Phát triển sản phẩm có công nghệ lọc tiên tiến, tính năng thông minh để tạo sự khác biệt hóa trên thị trường, từ đó nâng cao lợi thế cạnh tranh

How: Như thế nào?

Yếu tố “How – Như thế nào” trong công thức 5W1H giúp doanh nghiệp làm rõ phương pháp, công nghệ và quy trình thực hiện được sử dụng trong quá trình sản xuất.

Bằng cách trả lời câu hỏi “How”, doanh nghiệp có thể:

• Xác định quy trình sản xuất chi tiết
• Lựa chọn công nghệ và thiết bị phù hợp
• Thiết lập các tiêu chuẩn và quy định
• Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lượng

Ví dụ:

Để tạo ra một chai nước giải khát bằng nhựa PET, cần trải qua những công đoạn sau: Sản xuất phôi (preform), thổi chai (blow molding), chiết rót và đóng nắp, dán nhãn, đóng gói.

Lợi ích của 5W1H trong sản xuất là gì?

Việc áp dụng 5W1H trong sản xuất mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, từ tối ưu quy trình, nâng cao chất lượng, giảm thiểu chi phí cho đến cải thiện hiệu suất:

Nhiều doanh nghiệp hiện nay đã triển khai 5W1H trong sản xuất để nâng cao hiệu quả vận hành

Tối ưu hóa quy trình sản xuất

Bằng cách trả lời 6 câu hỏi What, When, Where, Who, Why, How trong mô hình 5W1H; nhà quản lý có thể xác định rõ mục tiêu, phạm vi, thời gian, địa điểm, người thực hiện và phương pháp được áp dụng cho mọi hoạt động sản xuất. Từ đó, nhìn nhận rõ ràng về hiện trạng của từng công đoạn để loại bỏ những bước không cần thiết, giảm thiểu lãng phí, tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực một cách khoa học và hiệu quả.

Nâng cao chất lượng sản phẩm

Việc áp dụng phương pháp 5W1H giúp doanh nghiệp xác định các tiêu chuẩn chất lượng và yều cầu kỹ thuật cần đạt được (What) ngay từ đầu, từ đó, thiết lập quy trình kiểm soát chất lượng tại từng công đoạn một cách có hệ thống, đảm bảo phát hiện sớm và xử lý kịp thời các vấn đề về chất lượng trước khi giao đến khách hàng.

Bên cạnh đó, 5W1H cũng hỗ trợ doanh nghiệp phân tích các quy trình sản xuất hiện tại (How) nhằm đảm bảo tính nhất quán trong chất lượng sản phẩm và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.

Giảm thiểu rủi ro

Theo dõi và đánh giá hoạt động sản xuất thường xuyên theo 5W1H giúp doanh nghiệp nhân diện sớm các nguy cơ tiềm ẩn có thể xảy ra trong quy trình sản xuất và xây dựng kế hoạch phòng ngừa, ứng phó với các tình huống khẩn cấp một cách hiệu quả. Điều này giúp doanh nghiệp giảm thiểu tỷ lệ sản phẩm lỗi, chi phí sửa chữa và các tổn thất không mong muốn.

Tối ưu nguồn lực sản xuất

Áp dụng 5W1H trong sản xuất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực (nguyên vật liệu, nhân công, máy móc, năng lượng…) hiệu quả. Cụ thể, khi trả lời được câu hỏi “What”, doanh nghiệp có thể xác định được nhu cầu nguyên vật liệu cần sử dụng. Câu hỏi “When, Where, Who, How” giúp doanh nghiệp lên kế hoạch sản xuất hợp lý, đáp ứng đúng tiến độ. Điều này không chỉ giúp giảm thiểu tình trạng tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt mà còn góp phần tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất trong doanh nghiệp.

Nâng cao ý thức trách nhiệm trong đội ngũ

5W1H giúp tất cả các thành viên trong tổ chức hiểu rõ mục tiêu chung, vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, cũng như cách thức thực hiện công việc. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra môi trường làm việc minh bạch, nâng cao tinh thần trách nhiệm và động lực làm việc của nhân viên

Ví dụ về 5W1H trong sản xuất tại một số lĩnh vực

Ứng dụng 5W1H trong sản xuất linh kiện điện tử

Ví dụ về 5W1H được ứng dụng trong quy trình hàn linh kiện dán bề mặt (SMD) lên bảng mạch in (PCB).

• What: Hàn các linh kiện SMD (như điện trở, tụ điện, vi điều khiển) lên bề mặt PCB theo thiết kế.
• When: Sau khi in kem hàn và đặt linh kiện bằng máy Pick & Place.
• Where: Tại dây chuyền sản xuất SMT (Surface Mount Technology), cụ thể là trong lò hàn reflow.
• Why: Để tạo kết nối điện vững chắc giữa linh kiện và PCB, đảm bảo chức năng của mạch điện.
• Who: Máy hàn reflow tự động được vận hành và giám sát bởi kỹ thuật viên vận hành dây chuyền SMT.
• How: PCB cùng linh kiện đi qua các vùng nhiệt độ được kiểm soát chính xác trong lò reflow để làm chảy kem hàn, tạo mối nối, sau đó làm nguội để cố định linh kiện.

5W1H có thể ứng dụng trong sản xuất linh kiện điện tử

Ứng dụng 5W1H trong sản xuất ô tô

Ví dụ về 5W1H trong sản xuất ô tô, áp dụng tại quy trình sơn tĩnh điện khung xe ô tô:

• What: Phủ lớp sơn tĩnh điện lên toàn bộ bề mặt khung xe ô tô.
• When: Sau khi khung xe đã được hàn và làm sạch bề mặt.
• Where: Trong buồng sơn điện di chuyên dụng tại xưởng sơn của nhà máy.
• Why: Để tạo lớp bảo vệ chống ăn mòn hiệu quả cho khung xe và làm lớp sơn nền cho các lớp sơn màu tiếp theo.
• Who: Hệ thống robot sơn tự động dưới sự giám sát của kỹ thuật viên vận hành và kiểm soát chất lượng.
• How: Khung xe được nhúng hoàn toàn vào bể dung dịch sơn tích điện, sau đó dòng điện được truyền qua, khiến các hạt sơn bám đều lên bề mặt khung, rồi được nung nóng để làm khô và cứng lớp sơn.

5W1H có thể áp dụng trong quy trình phun sơn ô tô

Ví dụ về 5W1H trong sản xuất thực phẩm

Ví dụ, ứng dụng quy tắc 5W1H trong quy trình kiểm tra chất lượng sữa tươi tiệt trùng:

• What: Kiểm tra hàm lượng chất béo, protein, độ tươi của sữa
• When: Sau khi sản xuất và trước quá trình đóng gói.
• Where: Kiểm tra tại phòng kiểm nghiệm của nhà máy
• Why: Đảm bảo chất lượng sữa và an toàn thực phẩm.
• Who: Kỹ thuật viên kiểm nghiệm.
• How: Sử dụng các thiết bị phân tích để kiểm tra các chỉ tiêu.

Ví dụ 5W1H trong sản xuất dược phẩm

Ví dụ về 5W1H trong quy trình kiểm tra độ hòa tan của thuốc viên nén tại ngành sản xuất dược phẩm:

• What: Kiểm tra lượng dược chất giải phóng từ viên nén.
• When: Sau khi sản xuất xong lô, trước khi đóng gói.
• Where: Phòng thí nghiệm kiểm soát chất lượng (QC Lab).
• Why: Đảm bảo thuốc hiệu quả, an toàn và tuân thủ tiêu chuẩn dược.
• Who: Kỹ thuật viên QC chuyên trách.
• How: Dùng thiết bị thử độ hòa tan tự động, phân tích mẫu bằng UV-Vis/HPLC và so sánh với tiêu chuẩn.

Giải pháp quản lý sản xuất theo mô hình 5W1H

Để áp dụng mô hình 5W1H trong quản lý sản xuất, doanh nghiệp cần có công cụ hỗ trợ thu thập, phân tích và theo dõi dữ liệu từ tất cả các khía cạnh của quy trình sản xuất. Phần mềm quản lý sản xuất chính là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp kiểm soát toàn diện hoạt động sản xuất theo 5W1H. Trong số những phần mềm quản lý sản xuất nổi bật trên thị trường, giải pháp 3S MES do ITG Technology phát triển chính là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp.
3S MES là công cụ hữu ích giúp nhà quản trị theo dõi, kiểm soát và vận hành hoạt động sản xuất dưới nhà máy theo thời gian thực.

Phần mềm 3S MES giúp doanh nghiệp quản lý sản xuất theo mô hình 5W1H

Với sự hỗ trợ của 3S MES, doanh nghiệp có thể áp dụng 5W1H trong sản xuất đơn giản, hiệu quả hơn. Dưới đây là cách 3S MES hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát từng yếu tố trong mô hình 5W1H.

Tìm hiểu giải pháp 3S MES

• What

Hệ thống 3S MES giúp doanh nghiệp quản lý thông tin sản phẩm chi tiết: Định mức nguyên vật liệu (BOM – Bill of Materials), yêu cầu kỹ thuật, tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được… Nhờ đó, đảm bảo toàn bộ quy trình vận hành đúng mục tiêu đầu ra và đáp ứng tốt yêu cầu của khách hàng.

• When

3S MES cho phép doanh nghiệp quản lý chi tiết các công đoạn sản xuất theo thời gian thực, thiết lập lịch sản xuất tự động dựa trên đơn hàng và phù hợp với nguồn lực thực tế tại nhà máy (năng lực máy móc, nhân công, tồn kho nguyên vật liệu…). Ngoài ra, hệ thống còn cảnh báo các chậm trễ hoặc xung đột lịch trình, giúp đảm bảo đúng tiến độ.

• Where

Tính năng theo dõi dây chuyền sản xuất theo thời gian thực giúp xác định chính xác từng công đoạn được thực hiện ở đâu, máy nào đang vận hành, giúp doanh nghiệp tối ưu sơ đồ nhà xưởng, bố trí mặt bằng khoa học và kiểm soát hiệu suất từng khu vực.

• Who

Hệ thống cung cấp chức năng phân quyền và theo dõi trách nhiệm từng nhân sự hoặc nhóm làm việc. Qua đó, nhà quản lý nắm được ai đang thực hiện công việc nào, hiệu suất ra sao, hỗ trợ đánh giá KPI minh bạch và nâng cao tính trách nhiệm.

• Why

Hệ thống 3S MES nằm trong hệ sinh thái chuyển đổi số nhà máy thông minh 3S iFACTORY, có thể liên thông dữ liệu với tầng ERP thông qua trục kế hoạch sản xuất thông minh. Nhờ đó, phần mềm có thể kết nối dữ liệu sản xuất với dữ liệu đơn đặt hàng, xu hướng tiêu thụ và tồn kho ở tầng ERP để xác định rõ lý do sản xuất, từ đó đảm bảo hoạt động sản xuất gắn chặt với nhu cầu thực tế, tránh dư thừa hoặc lãng phí nguồn lực.

• How

Hệ thống cho phép doanh nghiệp định nghĩa chi tiết quy trình sản xuất từng sản phẩm theo từng công đoạn, đồng thời tích hợp các tiêu chuẩn kiểm tra chất lượng. Việc giám sát quy trình được thực hiện tự động giúp đảm bảo tính nhất quán và loại bỏ rủi ro phát sinh trong quá trình sản xuất.

Mô hình 5W1H là công cụ phân tích hiệu quả, giúp doanh nghiệp quản lý sản xuất toàn diện từ hoạch định đến vận hành. Tuy nhiên, để áp dụng hiệu quả 5W1H trong sản xuất, doanh nghiệp cần một nền tảng công nghệ đủ mạnh để xử lý dữ liệu, kiểm soát quy trình và cung cấp thông tin theo thời gian thực. Để được hỗ trợ triển khai phần mềm quản lý sản xuất theo 5W1H, các doanh nghiệp có thể liên hệ đến ITG theo hotline 092.6886.855, các chuyên gia của chúng tôi sẽ giúp bạn triển khai giải pháp phù hợp nhất với doanh nghiệp của mình.