Những rủi ro trong sản xuất: Nhận diện và các bước để kiểm soát rủi ro

Hàng ngày, doanh nghiệp sản xuất phải đối mặt với hàng loạt các rủi ro khác nhau. Việc nhận diện rủi ro trong sản xuất sớm sẽ giúp doanh nghiệp “khoanh vùng” và có những biện pháp khắc phục nhanh chóng.

Rủi ro trong sản xuất là gì?

Rủi ro trong sản xuất là đề cập đến sự gián đoạn của các hoạt động hoặc quy trình nội bộ khiến cho kế hoạch sản xuất ban đầu không được thực hiện theo đúng tiến độ.

Quản trị rủi ro là quá trình các cấp quản lý, lãnh đạo nhận diện tình huống, vấn đề có thể tác động đến doanh nghiệp trong tương lai, từ đó sẽ đề xuất các phương thức xử lý nhằm ngăn chặn và hạn chế mức độ rủi ro, biến rủi ro thành cơ hội để thành công. 

Nhận diện các rủi ro trong sản xuất

Rủi ro chất lượng: Diễn ra vì một nguyên nhân đơn giản (ví dụ thùng đựng hàng dính nước, bao bì đóng gói không sử dụng được, một quy trình sản xuất gặp lỗi…) nhưng lại gây ra hậu quả nghiêm trọng khiến hoạt động sản xuất phải dừng lại.

Sự cố về thiết bị: Các thiết bị máy móc bị hỏng hóc, hoặc trục trặc khiến hoạt động sản xuất không thể diễn ra theo đúng kế hoạch. Trong trường hợp này, sự cố có thể ảnh hưởng đến tiến độ sản xuất và giao hàng của doanh nghiệp.

An toàn lao động: Thống kê của Cục Lao động Hoa Kỳ chỉ ra rằng sản xuất là nghề nguy hiểm thứ ba liên quan đến thương tích trong quá trình làm việc, một số rủi ro người lao động có thể gặp phải trong quá trình sản xuất như: 

• Chấn thương liên quan đến máy móc
• Phơi nhiễm hóa chất
• Rủi ro do trơn trượt
• Rủi ro do vật dụng rơi 

Thu hồi sản phẩm: Ngoài việc gây ra sự gián đoạn chuỗi cung ứng, doanh nghiệp sẽ phải bỏ ra một khoản phí không nhỏ để thực hiện thu hồi sản phẩm lỗi/ không đạt chất lượng. Điều này cũng khiến nhà sản xuất cũng có thể bị mất doanh số bán hàng, kiện tụng, đóng các khoản tiền phạt theo quy định và thiệt hại nghiêm trọng về danh tiếng. Công nghệ như blockchain, RFID, QR Code… có thể giúp nhà sản xuất truy xuất nguồn gốc sản phẩm để xác định và loại bỏ hàng tồn kho bị lỗi khỏi chuỗi cung ứng nhanh chóng hơn.

Gián đoạn chuỗi cung ứng: Một loạt các gián đoạn chuỗi cung ứng tiềm ẩn như chất lượng không đáp ứng được yêu cầu, chậm giao hàng… có thể ảnh hưởng đến dòng chảy của hàng hóa thông qua chuỗi cung ứng. Trong nền kinh tế toàn cầu ngày nay, các công ty nên chủ động lập kế hoạch tìm kiếm nhà cung ứng để giảm thiểu gián đoạn chuỗi cung ứng.

Quy trình các bước để kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Bước 1: Nhận diện rủi ro

Để quản trị rủi ro, doanh nghiệp cần nhận diện các loại rủi ro. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động kinh doanh, và đặc thù sản xuất mà mỗi doanh nghiệp có thể có các rủi ro khác nhau như phân tích ở phần 2.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào những đặc trưng về ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, quy mô… để quyết định xem đâu là rủi ro trọng yếu.

Để nhận diện được rủi ro doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như: phương pháp xem xét các dữ liệu của quá khứ, phương pháp Delphi, hỏi ý kiến chuyên gia, ứng dụng công cụ 7QC Tool để phân tích các lỗi trong sản xuất. Mỗi một phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, do đó việc sử dụng kết hợp các phương pháp này để có kết quả tốt nhất là hết sức cần thiết.

Bước 2: Đánh giá rủi ro

Sau khi nhận diện được rủi ro, doanh nghiệp cần đánh giá các loại rủi ro  phải đối mặt, từ đó xây dựng được chiến lược quản trị đúng đắn. Có hai tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá rủi ro bao gồm: tần suất xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro.

Để đánh giá được rủi ro, các nhà quản trị rủi ro phải đo lường tần suất xảy ra của các rủi ro và xây dựng thước đo mức độ ảnh hưởng, tác động của rủi ro đối với doanh nghiệp, để từ đó áp dụng thước đo này vào các rủi ro đã được xác định.

Bước 3: Ứng phó rủi ro

Ứng phó rủi ro là xác định cách thức để khắc phục các rủi ro đã được nhận dạng nhằm giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được.

Sau khi đánh giá các rủi ro dựa trên hai khía cạnh tần suất và ảnh hưởng, rủi ro sẽ được ứng phó bằng một trong bốn chiến lược như sau:

1. Giảm thiểu rủi ro: Với những rủi ro có khả năng thường xuyên xảy ra và mỗi lần xảy ra có thiệt hại nhỏ thì doanh nghiệp nên dùng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm rủi ro.
2. Né tránh rủi ro: Với những rủi ro có xác suất·thường xuyên xảy ra và gây thiệt hại lớn, thì doanh nghiệp không nên thực hiện hoạt động đó, hoặc làm tất cả những gì có thể để tránh rủi ro đó. Một số cách để tránh rủi ro là thay đổi phương pháp hoặc quy trình sản xuất, sử dụng các nguyên vật liệu thay thế.
3. Chấp nhận rủi ro: Với những rủi ro không thường xuyên xảy ra và mỗi lần xảy ra có thiệt hại nhỏ thì doanh nghiệp nên chấp nhận rủi ro và không cần kiểm soát. Về cơ bản,doanh nghiệp cần xem xét khả năng xảy ra và tác động của rủi ro dưới góc độ mức chịu rủi ro cơ bản của mình và sau đó quyết định có chấp nhận rủi ro hay không. 
4. Chuyển giao rủi ro: Với những rủi ro không thường xuyên xảy ra và mỗi lần xảy ra có thiệt hại lớn thì doanh nghiệp nên chuyển rủi ro  bằng cách mua bảo hiểm, ví dụ như mua bảo hiểm phòng chống cháy nổ và các sự kiện thiên tai, hoặc thuê ngoài việc sản xuất linh kiện/một phần của sản phẩm cho công ty thứ ba được trang bị tốt hơn để xử lý quy trình sản xuất đó.

Chiến lược quản trị rủi ro trong sản xuất

Bước 4: Kiểm soát rủi ro

Hoạt động kiểm soát rủi ro là các biện pháp, quy trình, thủ tục được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức nhằm đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đã đặt ra. Hoạt động kiểm soát rủi ro lý tưởng có ba đặc điểm: 

• Được thiết kế một cách cẩn thận
• Hoạt động có hiệu quả 
• Được cập nhật thường xuyên.

Thông thường có ba loại hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát phòng ngừa (hay còn gọi là các hoạt động kiểm soát trước) được thiết kế để tránh những sai sót trong sản xuất trước khi chúng xảy ra.

Hoạt động kiểm soát phát hiện được thiết kế nhằm giám sát hoạt động/quy trình để xác định các biện pháp kiểm soát phòng ngừa còn thiếu sót và lỗi, sự cố trong sản xuất, từ đó có các biện pháp ứng phó phù hợp.

Hoạt động kiểm soát dò tìm (còn được gọi là các hoạt động kiểm soát sau) được thiết kế để xác định các sai sót hoặc bất thường đã xảy ra và cho phép quản lý có hành động khắc phục kịp thời. 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý sản xuất cho nhà máy

Bước 5: Giám sát – Báo cáo

Quy trình giám sát và báo cáo rủi ro được thực hiện nhằm đánh giá tính hiệu quả và sự phù hợp của khung quản trị rủi ro doanh nghiệp. Bằng cách thường xuyên giám sát rủi ro và đánh giá hiệu quả của việc xử lý rủi ro, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chương trình quản lý rủi ro phù hợp với tình hình cụ thể. Giám sát các rủi ro hiện tại, các rủi ro mới xuất hiện thông qua các chỉ số rủi ro chính KRI (Key Risk Indicator, là một chỉ số dự báo về các rủi ro hiện tại hoặc tương lai có thể quan sát hay đo lường được). Báo cáo các bên liên quan về quy trình quản lý rủi ro, gồm:

• Đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm soát (có thực hiện đúng không);
• Đánh giá hiệu quả của khung quản trị rủi ro doanh nghiệp;
• Các rủi ro còn lại sau khi đã áp dụng các giải pháp ứng phó.

Kết luận

Qua những phân tích ở trên có thể thấy việc kiểm soát rủi ro trong sản xuất rất quan trọng để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng nhiều biến động. Để quản lý rủi ro hiệu quả, các doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình và quy trình quản trị rủi ro phù hợp, trên cơ sở xem xét yếu tố đặc thù, để đảm bảo mọi rủi ro được phát hiện kịp thời, giám sát và quản lý một cách hiệu quả. Để được tư vấn ứng dụng công nghệ trong quản lý sản xuất hiệu quả từ đó có thể giảm thiểu những rủi ro trong sản xuất, doanh nghiệp có thể liên hệ qua hotline tư vấn giải pháp: 092.6886.855