Những rủi ro trong sản xuất: Nhận diện và các bước để kiểm soát rủi ro

Doanh nghiệp sản xuất có thể gặp rủi ro về chất lượng, máy móc, nguyên vật liệu, tiến độ, nhân sự, tồn kho và chuỗi cung ứng. Việc nhận diện rủi ro trong sản xuất sớm sẽ giúp doanh nghiệp “khoanh vùng” và có những biện pháp khắc phục nhanh chóng.

Rủi ro trong sản xuất là gì?

Rủi ro trong sản xuất là những sự kiện hoặc yếu tố có khả năng làm gián đoạn hoạt động sản xuất hoặc gây ảnh hưởng đến chất lượng, chi phí, tiến độ, an toàn và khả năng giao hàng của doanh nghiệp.

Quản trị rủi ro là quá trình các cấp quản lý, lãnh đạo nhận diện tình huống, vấn đề có thể tác động đến doanh nghiệp trong tương lai, từ đó sẽ đề xuất các phương thức xử lý nhằm ngăn chặn và hạn chế mức độ rủi ro, biến rủi ro thành cơ hội để thành công. 

Những rủi ro phổ biến trong sản xuất

1. Rủi ro chất lượng

Rủi ro chất lượng là tình trạng sản phẩm hoặc bán thành phẩm không đáp ứng các tiêu chuẩn, thông số kỹ thuật hoặc yêu cầu của khách hàng.

Rủi ro chất lượng có thể xuất phát từ nhiều nguyên nhân như nguyên vật liệu không đạt yêu cầu, sai quy trình sản xuất, máy móc hoạt động không ổn định, thao tác của công nhân không chính xác hoặc hoạt động kiểm tra chất lượng chưa hiệu quả.

Nếu không được phát hiện sớm, lỗi chất lượng có thể dẫn đến tăng tỷ lệ phế phẩm, tái sản xuất, khiếu nại của khách hàng, thu hồi sản phẩm và ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp.

Để kiểm soát rủi ro chất lượng, doanh nghiệp có thể chuẩn hóa quy trình, kiểm soát chất lượng tại từng công đoạn và sử dụng các phương pháp như FMEA, SPC, 7QC Tool hoặc hệ thống QMS.

2. Rủi ro máy móc và thiết bị

Rủi ro máy móc và thiết bị xảy ra khi máy móc hỏng hóc, hoạt động không ổn định hoặc dừng đột xuất, làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuất.

Nguyên nhân thường gặp gồm thiết bị xuống cấp, không được bảo trì đúng lịch, bảo trì không đúng kỹ thuật, vận hành sai hoặc không phát hiện sớm các dấu hiệu bất thường.

Rủi ro này có thể gây dừng chuyền, giảm sản lượng, tăng thời gian chờ, ảnh hưởng tiến độ giao hàng và phát sinh chi phí sửa chữa.

Doanh nghiệp có thể giảm rủi ro bằng cách xây dựng kế hoạch bảo trì định kỳ, theo dõi tình trạng thiết bị, thực hiện bảo trì phòng ngừa và ứng dụng dữ liệu máy móc để phát hiện sớm dấu hiệu bất thường.

3. Rủi ro nguyên vật liệu

Rủi ro nguyên vật liệu xảy ra khi doanh nghiệp thiếu vật tư, nguyên liệu không đạt chất lượng hoặc nguyên liệu không được cung cấp đúng thời điểm cần sản xuất.

Các nguyên nhân phổ biến gồm dự báo nhu cầu không chính xác, định mức nguyên vật liệu sai, tồn kho không được kiểm soát, nhà cung cấp giao hàng chậm hoặc chất lượng nguyên liệu không ổn định.

Rủi ro nguyên vật liệu có thể khiến dây chuyền phải dừng hoạt động, kế hoạch sản xuất bị thay đổi, chi phí tăng và đơn hàng bị giao chậm.

Để kiểm soát, doanh nghiệp cần quản lý định mức nguyên vật liệu, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, thiết lập mức tồn kho an toàn và đánh giá khả năng đáp ứng của nhà cung cấp.

>> Xem thêm: Hướng dẫn lập bảng định mức nguyên vật liệu. 

4. Rủi ro kế hoạch và tiến độ sản xuất

Rủi ro kế hoạch và tiến độ xảy ra khi doanh nghiệp không hoàn thành kế hoạch sản xuất hoặc giao hàng đúng thời hạn đã cam kết.

Nguyên nhân có thể đến từ dự báo nhu cầu không chính xác, kế hoạch sản xuất thiếu dữ liệu thực tế, thiếu nguyên vật liệu, máy móc không đủ năng lực, thay đổi đơn hàng hoặc thiếu nhân sự.

Hậu quả thường là chậm giao hàng, tăng thời gian chờ, phát sinh chi phí tăng ca, giảm hiệu suất sử dụng máy móc và ảnh hưởng đến mức độ hài lòng của khách hàng.

Doanh nghiệp có thể giảm rủi ro bằng cách lập kế hoạch sản xuất dựa trên năng lực thực tế, đồng bộ dữ liệu đơn hàng – nguyên vật liệu – máy móc – nhân sự và theo dõi tiến độ sản xuất theo thời gian thực.

5. Rủi ro an toàn lao động

Rủi ro an toàn lao động là khả năng người lao động gặp tai nạn, chấn thương hoặc tiếp xúc với các yếu tố nguy hiểm trong quá trình sản xuất.

Một số rủi ro thường gặp gồm:

• Chấn thương do máy móc hoặc thiết bị.
• Tiếp xúc với hóa chất.
• Trượt, ngã trong khu vực sản xuất.
• Bị vật hoặc nguyên liệu rơi trúng.
• Tai nạn liên quan đến điện, nhiệt hoặc cháy nổ.

Doanh nghiệp cần kiểm soát rủi ro bằng cách đánh giá nguy cơ tại nơi làm việc, xây dựng quy trình an toàn lao động, đào tạo người lao động, trang bị phương tiện bảo hộ và kiểm tra định kỳ các thiết bị có nguy cơ gây mất an toàn.

6. Rủi ro tồn kho

Rủi ro tồn kho xảy ra khi lượng nguyên vật liệu, bán thành phẩm hoặc thành phẩm không được kiểm soát phù hợp với nhu cầu sản xuất và kinh doanh.

Doanh nghiệp có thể gặp hai tình trạng phổ biến là thiếu tồn kho và tồn kho quá mức. Thiếu nguyên vật liệu có thể khiến sản xuất bị gián đoạn, trong khi tồn kho quá lớn làm tăng chi phí lưu kho và vốn bị ứ đọng.

Một số nguyên nhân gồm dữ liệu tồn kho không chính xác, dự báo nhu cầu sai, quản lý kho thủ công hoặc thiếu sự đồng bộ giữa kế hoạch sản xuất và hoạt động mua hàng.

Doanh nghiệp có thể giảm rủi ro bằng cách kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, thiết lập mức tồn kho tối thiểu – tối đa và đồng bộ dữ liệu giữa mua hàng, kho và sản xuất.

>> Xem thêm: 12 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

7. Rủi ro chuỗi cung ứng

Rủi ro chuỗi cung ứng là những sự cố làm gián đoạn dòng chảy nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc thông tin từ nhà cung cấp đến doanh nghiệp và khách hàng.

Rủi ro có thể đến từ nhà cung cấp giao hàng chậm, nguyên liệu không đạt chất lượng, thiếu nguồn cung, sự cố vận chuyển, thiên tai hoặc biến động thị trường.

Những gián đoạn này có thể khiến doanh nghiệp thiếu nguyên vật liệu, dừng sản xuất, tăng chi phí và chậm giao hàng.

Để giảm thiểu rủi ro, doanh nghiệp nên đánh giá định kỳ nhà cung cấp, theo dõi chất lượng và thời gian giao hàng, xây dựng phương án nhà cung cấp thay thế và duy trì mức tồn kho an toàn đối với các nguyên vật liệu quan trọng.

8. Rủi ro công nghệ và dữ liệu

Rủi ro công nghệ và dữ liệu xảy ra khi hệ thống công nghệ bị gián đoạn hoặc dữ liệu sản xuất không chính xác, không đầy đủ và không được đồng bộ giữa các bộ phận.

Ví dụ phổ biến gồm mất dữ liệu, hệ thống ngừng hoạt động, nhập liệu thủ công sai, dữ liệu giữa kho và sản xuất không khớp hoặc thông tin sản xuất được cập nhật chậm.

Những vấn đề này có thể khiến doanh nghiệp lập kế hoạch sai, kiểm soát tồn kho không chính xác, khó truy xuất nguyên nhân sự cố và đưa ra quyết định chậm.

Doanh nghiệp có thể giảm rủi ro bằng cách tập trung dữ liệu trên hệ thống quản trị, phân quyền truy cập, sao lưu dữ liệu định kỳ và đồng bộ thông tin giữa ERP, MES, WMS, QMS và các hệ thống liên quan.

9. Rủi ro thu hồi sản phẩm

Thu hồi sản phẩm là một trong những rủi ro nghiêm trọng có thể phát sinh khi sản phẩm lỗi hoặc không đáp ứng yêu cầu đã được đưa ra thị trường.

Ngoài chi phí thu hồi và xử lý sản phẩm, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với mất doanh thu, khiếu nại, chi phí khắc phục, xử phạt và ảnh hưởng đến uy tín thương hiệu.

Khả năng truy xuất nguồn gốc tốt giúp doanh nghiệp nhanh chóng xác định lô sản xuất, nguyên vật liệu, thời điểm sản xuất và phạm vi sản phẩm bị ảnh hưởng, từ đó khoanh vùng và xử lý chính xác hơn.

Doanh nghiệp có thể sử dụng mã QR, RFID hoặc hệ thống truy xuất nguồn gốc để hỗ trợ quá trình này.

Quy trình các bước để kiểm soát rủi ro trong sản xuất

Bước 1: Nhận diện rủi ro

Để quản trị rủi ro, doanh nghiệp cần nhận diện các loại rủi ro. Tùy thuộc vào loại hình hoạt động kinh doanh, và đặc thù sản xuất mà mỗi doanh nghiệp có thể có các rủi ro khác nhau như phân tích ở phần 2.

Doanh nghiệp cần căn cứ vào những đặc trưng về ngành nghề, lĩnh vực hoạt động, quy mô… để quyết định xem đâu là rủi ro trọng yếu.

Để nhận diện được rủi ro doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp như: phương pháp xem xét các dữ liệu của quá khứ, phương pháp Delphi, hỏi ý kiến chuyên gia, ứng dụng công cụ 7QC Tool để phân tích các lỗi trong sản xuất. Mỗi một phương pháp đều có những ưu điểm và hạn chế riêng, do đó việc sử dụng kết hợp các phương pháp này để có kết quả tốt nhất là hết sức cần thiết.

Bước 2: Đánh giá rủi ro

Sau khi nhận diện được rủi ro, doanh nghiệp cần đánh giá các loại rủi ro  phải đối mặt, từ đó xây dựng được chiến lược quản trị đúng đắn. Có hai tiêu chí quan trọng nhất để đánh giá rủi ro bao gồm: tần suất xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi ro.

Để đánh giá được rủi ro, các nhà quản trị rủi ro phải đo lường tần suất xảy ra của các rủi ro và xây dựng thước đo mức độ ảnh hưởng, tác động của rủi ro đối với doanh nghiệp, để từ đó áp dụng thước đo này vào các rủi ro đã được xác định.

Bước 3: Ứng phó rủi ro

Ứng phó rủi ro là xác định cách thức để khắc phục các rủi ro đã được nhận dạng nhằm giảm rủi ro xuống mức có thể chấp nhận được.

Sau khi đánh giá các rủi ro dựa trên hai khía cạnh tần suất và ảnh hưởng, rủi ro sẽ được ứng phó bằng một trong bốn chiến lược như sau:

1. Giảm thiểu rủi ro: Với những rủi ro có khả năng thường xuyên xảy ra và mỗi lần xảy ra có thiệt hại nhỏ thì doanh nghiệp nên dùng hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm giảm rủi ro.
2. Né tránh rủi ro: Với những rủi ro có xác suất·thường xuyên xảy ra và gây thiệt hại lớn, thì doanh nghiệp không nên thực hiện hoạt động đó, hoặc làm tất cả những gì có thể để tránh rủi ro đó. Một số cách để tránh rủi ro là thay đổi phương pháp hoặc quy trình sản xuất, sử dụng các nguyên vật liệu thay thế.
3. Chấp nhận rủi ro: Với những rủi ro không thường xuyên xảy ra và mỗi lần xảy ra có thiệt hại nhỏ thì doanh nghiệp nên chấp nhận rủi ro và không cần kiểm soát. Về cơ bản,doanh nghiệp cần xem xét khả năng xảy ra và tác động của rủi ro dưới góc độ mức chịu rủi ro cơ bản của mình và sau đó quyết định có chấp nhận rủi ro hay không. 
4. Chuyển giao rủi ro: Với những rủi ro không thường xuyên xảy ra và mỗi lần xảy ra có thiệt hại lớn thì doanh nghiệp nên chuyển rủi ro  bằng cách mua bảo hiểm, ví dụ như mua bảo hiểm phòng chống cháy nổ và các sự kiện thiên tai, hoặc thuê ngoài việc sản xuất linh kiện/một phần của sản phẩm cho công ty thứ ba được trang bị tốt hơn để xử lý quy trình sản xuất đó.

Chiến lược quản trị rủi ro trong sản xuất

Bước 4: Kiểm soát rủi ro

Hoạt động kiểm soát rủi ro là các biện pháp, quy trình, thủ tục được thực thi nghiêm túc trong toàn tổ chức nhằm đảm bảo chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được mục tiêu đã đặt ra. Hoạt động kiểm soát rủi ro lý tưởng có ba đặc điểm: 

• Được thiết kế một cách cẩn thận
• Hoạt động có hiệu quả 
• Được cập nhật thường xuyên.

Thông thường có ba loại hoạt động kiểm soát:

Hoạt động kiểm soát phòng ngừa (hay còn gọi là các hoạt động kiểm soát trước) được thiết kế để tránh những sai sót trong sản xuất trước khi chúng xảy ra.

Hoạt động kiểm soát phát hiện được thiết kế nhằm giám sát hoạt động/quy trình để xác định các biện pháp kiểm soát phòng ngừa còn thiếu sót và lỗi, sự cố trong sản xuất, từ đó có các biện pháp ứng phó phù hợp.

Hoạt động kiểm soát dò tìm (còn được gọi là các hoạt động kiểm soát sau) được thiết kế để xác định các sai sót hoặc bất thường đã xảy ra và cho phép quản lý có hành động khắc phục kịp thời. 

Đọc thêm: Phần mềm quản lý sản xuất cho nhà máy

Bước 5: Giám sát – Báo cáo

Quy trình giám sát và báo cáo rủi ro được thực hiện nhằm đánh giá tính hiệu quả và sự phù hợp của khung quản trị rủi ro doanh nghiệp. Bằng cách thường xuyên giám sát rủi ro và đánh giá hiệu quả của việc xử lý rủi ro, doanh nghiệp có thể điều chỉnh chương trình quản lý rủi ro phù hợp với tình hình cụ thể. Giám sát các rủi ro hiện tại, các rủi ro mới xuất hiện thông qua các chỉ số rủi ro chính KRI (Key Risk Indicator, là một chỉ số dự báo về các rủi ro hiện tại hoặc tương lai có thể quan sát hay đo lường được). Báo cáo các bên liên quan về quy trình quản lý rủi ro, gồm:

• Đánh giá hiệu quả của hoạt động kiểm soát (có thực hiện đúng không);
• Đánh giá hiệu quả của khung quản trị rủi ro doanh nghiệp;
• Các rủi ro còn lại sau khi đã áp dụng các giải pháp ứng phó.

Bộ FAQ những rủi ro trong sản xuất

1. Doanh nghiệp nên ưu tiên kiểm soát rủi ro nào trong sản xuất?

Doanh nghiệp nên ưu tiên những rủi ro có khả năng xảy ra cao và mức độ ảnh hưởng lớn đến chất lượng, tiến độ, chi phí, an toàn hoặc khả năng giao hàng. Các rủi ro nghiêm trọng cần được xử lý trước để tránh gây thiệt hại lớn cho hoạt động sản xuất.

2. Làm gì khi rủi ro trong sản xuất xảy ra ngoài dự kiến?

Doanh nghiệp cần nhanh chóng khoanh vùng sự cố, đánh giá mức độ ảnh hưởng, xác định nguyên nhân và triển khai phương án xử lý phù hợp. Sau khi sự cố được kiểm soát, cần phân tích nguyên nhân gốc rễ và cập nhật biện pháp phòng ngừa để hạn chế tình trạng tái diễn.

3. Làm thế nào để hạn chế rủi ro thiếu nguyên vật liệu?

Doanh nghiệp cần kiểm soát tồn kho, thiết lập mức tồn kho an toàn, lập kế hoạch mua hàng phù hợp với nhu cầu sản xuất và theo dõi tiến độ giao hàng của nhà cung cấp. Với nguyên vật liệu quan trọng, nên chuẩn bị thêm nhà cung cấp thay thế để giảm nguy cơ gián đoạn sản xuất.

4. Làm thế nào để giảm rủi ro máy móc gây gián đoạn sản xuất?

Doanh nghiệp nên thực hiện bảo trì định kỳ, bảo trì phòng ngừa và theo dõi tình trạng thiết bị để phát hiện sớm dấu hiệu bất thường. Đồng thời, cần có phương án sửa chữa, thay thế hoặc thiết bị dự phòng đối với những máy móc có vai trò quan trọng trong dây chuyền.

5. Công nghệ có giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro trong sản xuất không?

Có. Các giải pháp như ERP, MES, WMS, QMS và IoT giúp doanh nghiệp tập trung dữ liệu, theo dõi hoạt động sản xuất, kiểm soát chất lượng, tồn kho và thiết bị theo thời gian thực. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phát hiện bất thường sớm và chủ động xử lý trước khi rủi ro gây ảnh hưởng lớn.

Qua những phân tích ở trên có thể thấy việc kiểm soát rủi ro trong sản xuất rất quan trọng để doanh nghiệp có thể phát triển bền vững trong môi trường kinh doanh ngày càng nhiều biến động. Để quản lý rủi ro hiệu quả, các doanh nghiệp cần xây dựng một mô hình và quy trình quản trị rủi ro phù hợp, trên cơ sở xem xét yếu tố đặc thù, để đảm bảo mọi rủi ro được phát hiện kịp thời, giám sát và quản lý một cách hiệu quả. Để được tư vấn ứng dụng công nghệ trong quản lý sản xuất hiệu quả từ đó có thể giảm thiểu những rủi ro trong sản xuất, doanh nghiệp có thể liên hệ qua hotline tư vấn giải pháp: 092.6886.855

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/