Quản lý hàng tồn kho là gì? 12 phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả nhất

Chi phí lưu kho có thể chiếm từ 20-30% tổng giá trị hàng tồn kho hàng năm. Trong khi đó, tình trạng thiếu hụt hàng có thể khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội bán hàng, làm gián đoạn hoạt động sản xuất. Làm thế nào để cân bằng giữa việc duy trì đủ hàng phục vụ khách hàng và tối ưu hóa chi phí lưu trữ? Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về quản lý hàng tồn kho, từ khái niệm cơ bản, phân loại chi tiết đến các phương pháp kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả được các doanh nghiệp hàng đầu áp dụng thành công.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Quản lý tồn kho (Inventory Management) là quá trình theo dõi, kiểm soát và tối ưu toàn bộ lượng hàng hóa, nguyên vật liệu, bán thành phẩm và thành phẩm được lưu trữ trong kho của doanh nghiệp. Một quy trình kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu lãng phí, tăng vòng quay vốn và nâng cao tính chủ động trong điều hành chuỗi cung ứng.

Quản lý hàng tồn kho là gì?

Mục tiêu chính của quản lý hàng tồn kho là:

• Đảm bảo nguồn cung ổn định: Luôn có đủ hàng đáp ứng nhu cầu khách hàng, tránh tình trạng thiếu hụt gây gián đoạn sản xuất hoặc mất khách hàng.
• Tối ưu hóa chi phí: Giảm thiểu chi phí lưu kho, hao hụt, lỗi thời trong khi vẫn duy trì mức tồn kho an toàn.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Cải thiện tốc độ xuất nhập kho, độ chính xác trong kiểm kê và khả năng đáp ứng đơn hàng.
• Hỗ trợ ra quyết định: Cung cấp dữ liệu chính xác về tình trạng kho giúp lãnh đạo đưa ra các quyết định chiến lược về mua hàng, sản xuất và bán hàng.

5 Loại hàng tồn kho phổ biến trong doanh nghiệp

Hiểu rõ từng loại hàng tồn kho giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược quản lý và duy trì mức tồn kho phù hợp, tối ưu hóa nguồn lực và giảm thiểu rủi ro trong cung ứng hàng hoá. Dưới đây là 5 loại hàng tồn kho phổ biến trong sản xuất:

Phân loại hàng tồn kho

• Nguyên vật liệu thô (Raw Materials): Là những vật liệu đầu vào chưa qua chế biến, được sử dụng trực tiếp sản xuất để tạo ra thành phẩm. Một số nguyên vật liệu thô phổ biến có thể kể đến như kim loại, hóa chất, gỗ, vải vóc,… Quản lý tồn kho nguyên vật liệu thô hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo quá trình sản xuất không bị gián đoạn, tránh dư thừa hoặc thiếu hụt gây lãng phí vốn.
• Bán thành phẩm (Work in process – WIP): Là những sản phẩm đang trong quá trình gia công, chế biến nhưng chưa hoàn thiện. Ví dụ như chi tiết kim loại chưa lắp ráp hoàn chỉnh, khuôn nhựa chưa cắt ba via, tấm gỗ đã cắt nhưng chưa sơn phủ,… Quản trị tồn kho bán thành phẩm giúp doanh nghiệp kiểm soát tiến độ sản xuất và phát hiện sớm các điểm nghẽn trong dây chuyền.
• Thành phẩm (Finished Goods): Là các sản phẩm hoàn chỉnh, sẵn sàng để bán hoặc phân phối ra thị trường. Chẳng hạn, điện thoại, tô tô, xe máy, bàn ghế,… Quản lý hàng tồn kho thành phẩm tốt sẽ giúp doanh nghiệp tránh tình trạng tồn kho quá hạn hoặc hàng lỗi thời.
• Hàng hóa bảo trì, sửa chữa và vận hành (Maintenance, Repair, and Operations – MRO):  Là các vật tư, thiết bị phục vụ công tác bảo trì, sửa chữa, vận hành máy móc như dầu nhớt, phụ tùng thay thế, công cụ dụng cụ, văn phòng phẩm,…
• Hàng tồn kho dự trữ (Safety Stock): Là những hàng hóa được doanh nghiệp chủ động duy trì ở mức nhất định để phòng ngừa các rủi ro phát sinh như nhu cầu tăng đột biến, giao hàng chậm hoặc gián đoạn chuỗi cung ứng. Duy trì mức tồn kho dự trữ an toàn giúp doanh nghiệp đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng trong mọi tình huống.

Xem thêm: Quy trình quản lý kho chuẩn | 7 bước quản lý kho hiệu quả trong doanh nghiệp

12 phương pháp quản lý hàng tồn kho chính xác, hiệu quả

Để nâng cao hiệu quả quản trị kho hàng và tồn kho, doanh nghiệp cần lựa chọn và áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho phù hợp với quy mô, ngành nghề và đặc thù hoạt động. Dưới đây là 12 cách quản lý hàng tồn kho chính xác được ứng dụng rộng rãi mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Phương pháp FIFO (First In – First Out)

FIFO là phương pháp quản lý hàng tồn kho được thiết kế theo nguyên tắc “nhập trước – xuất trước”. Cụ thể, các hàng hóa được nhập vào kho sớm hơn sẽ được ưu tiên xuất kho trước. Phương pháp quản trị hàng tồn kho này rất phù hợp với doanh nghiệp sản xuất và phân phối các mặt hàng có hạn sử dụng, dễ hư hỏng.

Việc áp dụng FIFO giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro hàng tồn kho lỗi thời, hư hỏng gây ảnh hưởng đến giá trị thực của sản phẩm. Ngoài ra, FIFO còn hỗ trợ tốt cho công tác truy xuất nguồn gốc và kiểm soát chất lượng trong chuỗi cung ứng.

Phương pháp LIFO (Last In – First Out)

Trái ngược với phương pháp quản lý hàng tồn kho FIFO, LIFO tuân thủ nguyên tắc “nhập sau – xuất trước”. Theo đó, hàng hóa nhập vào sau sẽ được ưu tiên sử dụng hoặc xuất kho trước.

Phương pháp LIFO thường được áp dụng cho các mặt hàng như: Kim loại, vật liệu xây dựng, linh kiện cơ khí,… Những loại hàng hóa này có đặc điểm ít biến đổi về giá trị sử dụng theo thời gian. Do đó, việc xuất kho theo nguyên tắc nhập sau – xuất trước không gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm cũng như hoạt động sản xuất.

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp LIFO đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm soát hàng tồn kho chặt chẽ để tránh tình trạng hàng cũ tồn đọng quá lâu, gây sai lệch dữ liệu quản trị tồn kho.

Phương pháp EOQ (Economic Order Quantity)

EOQ là phương pháp xác định số lượng đặt hàng tối ưu nhằm cân bằng giữa chi phí đặt hàng và chi phí lưu kho. Cốt lõi của phương pháp EOQ là giúp doanh nghiệp tính toán điểm cân bằng giữa tần suất đặt hàng và chi phí lưu kho để đặt hàng đúng số lượng, đúng thời điểm.

Khi áp dụng phương pháp quản lý hàng tồn kho EOQ, doanh nghiệp có thể giảm đáng kể chi phí tồn kho dư thừa, đồng thời tránh tình trạng đặt hàng quá thường xuyên gây lãng phí nguồn lực. Đây là nguyên tắc nền tảng trong mô hình quản trị tồn kho khoa học. Phương pháp EOQ đặc biệt phù hợp với doanh nghiệp có nhu cầu ổn định và dữ liệu tiêu thụ rõ ràng.

Tham khảo thêm: Lưu kho là gì? Bật mí cách giảm chi phí lưu kho hiệu quả cho doanh nghiệp sản xuất

Phương pháp POQ (Production Order Quantity)

POQ là biến thể của phương pháp quản lý tồn kho EOQ, thường được ứng dụng trong môi trường sản xuất liên tục. Khi áp dụng mô hình POQ, doanh nghiệp cần tính toán số lượng sản phẩm cần sản xuất mỗi lần để đảm bảo nhu cầu sử dụng hàng ngày không vượt quá mức cung ứng. Điều này giúp doanh nghiệp hạn chế sản xuất dư thừa, giảm lượng tồn kho bán thành phẩm và thành phẩm.

Phương pháp QDM (Quantity Discount Model)

Cách quản lý hàng tồn kho theo mô hình QDM (Quantity Discount Model) giúp doanh nghiệp xác định lượng đặt hàng tối ưu khi nhà cung cấp áp dụng chính sách chiết khấu theo số lượng. Thay vì chỉ tập trung vào chi phí đặt hàng và lưu kho, mô hình quản lý hàng tồn kho QDM còn xem xét tác động của mức giá giảm khi mua với số lượng lớn.

Mục tiêu của phương pháp quản lý tồn kho này là tìm ra điểm cân bằng giữa chi phí mua hàng, chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng để tối thiểu hóa tổng chi phí. Mô hình quản lý hàng tồn kho QDM thường được áp dụng trong hoạt động mua nguyên vật liệu, hàng hóa có nhu cầu ổn định và chính sách giá linh hoạt.

Phương pháp Just In Time (JIT)

Just In Time là phương pháp quản lý hàng tồn kho hướng đến mục tiêu giảm tồn kho xuống mức thấp nhất bằng cách chỉ nhập hàng khi thực sự cần. JIT giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho, tăng vòng quay vốn và hạn chế rủi ro hàng bị lỗi thời.

Tuy nhiên, phương pháp này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nội bộ, cũng như khả năng dự báo nhu cầu chính xác. Nếu không có hệ thống kiểm soát tồn kho và dữ liệu thời gian thực, JIT có thể gây gián đoạn sản xuất khi xảy ra biến động chuỗi cung ứng.

Phương pháp Min-Max

Phương pháp Min-Max quản lý hàng tồn kho bằng cách xác định mức tồn kho tối thiểu (Min) và mức tồn kho tối đa (Max) cho từng mặt hàng. Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống mức Min, doanh nghiệp sẽ tiến hành đặt hàng hoặc sản xuất bổ sung để đưa tồn kho trở lại mức Max.

Min-Max dễ áp dụng và phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Áp dụng mô hình quản lý hàng tồn kho Min-Max giúp doanh nghiệp duy trì lượng hàng trong kho ổn định, tránh tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa quá mức.

Phương pháp phân loại tồn kho ABC

Phương pháp ABC giúp phân loại hàng tồn kho thành ba nhóm A, B, C dựa trên giá trị và mức độ ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh. Nhóm A là các mặt hàng có giá trị cao nhưng số lượng ít (chiếm 15% tổng số hàng dự trữ). Nhóm B là những hàng hóa có giá trị trung bình (chiếm khoảng 30% tổng số hàng dự trữ). Nhóm C là sản phẩm có giá trị thấp nhưng chiếm số lượng lớn trong kho (khoảng 55%).

ABC là phương pháp quản lý hàng tồn kho hiệu quả đối với các doanh nghiệp có danh mục hàng hóa đa dạng. Việc áp dụng ABC giúp doanh nghiệp tập trung nguồn lực quản lý vào những mặt hàng quan trọng nhất, thay vì kiểm soát dàn trải toàn bộ kho.

Phương pháp quản lý theo điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP)

Reorder Point (điểm đặt hàng lại) là phương pháp xác định mức tồn kho tối thiểu mà tại đó doanh nghiệp cần đặt hàng bổ sung để tránh hàng trong kho quá nhiều hoặc quá ít.

Khi lượng hàng tồn kho chạm ngưỡng ROP, hệ thống sẽ kích hoạt quy trình mua hàng mới, giúp doanh nghiệp tránh tình trạng thiếu hàng. Quản lý hàng tồn kho theo nguyên tắc ROP hỗ trợ nhà sản xuất duy trì mức tồn kho ổn định, đảm bảo khả năng đáp ứng nhu cầu thị trường mà không cần dự trữ quá nhiều hàng hóa.

Xem thêm: Reorder Point là gì? Cách tính điểm đặt hàng lại ROP chính xác

Phương pháp tồn kho an toàn (Safety Stock)

Với phương pháp Safety Stock, doanh nghiệp cần đảm bảo luôn có hàng dự phòng được lưu trữ trong kho để chủ động ứng phó với các biến động bất ngờ của thị trường như: Nhu cầu tăng đột biến, nhà cung cấp giao hàng chậm trễ,…

Phương pháp quản lý hàng tồn kho này giúp doanh nghiệp giảm rủi ro gián đoạn sản xuất hoặc mất cơ hội bán hàng. Tuy nhiên, việc xác định mức tồn kho an toàn cần dựa trên dữ liệu lịch sử và phân tích rủi ro, tránh duy trì số lượng hàng dự phòng quá lớn gây lãng phí vốn.

Phương pháp quản lý hàng tồn kho theo vòng đời sản phẩm

Phương pháp này quản lý hàng tồn kho dựa trên từng giai đoạn của vòng đời sản phẩm, từ giới thiệu, tăng trưởng, bão hòa đến suy thoái. Ở mỗi giai đoạn, chiến lược quản trị kho hàng và tồn kho khác nhau nhằm tối ưu chi phí và doanh thu. Ví dụ, sản phẩm ở giai đoạn tăng trưởng cần duy trì tồn kho cao để đáp ứng nhu cầu. Trong khi đó, sản phẩm suy thoái cần kiểm soát chặt để tránh tồn đọng. Cách tiếp cận này giúp doanh nghiệp linh hoạt hơn trong quy trình quản trị hàng tồn kho và giảm rủi ro hàng lỗi thời.

Phương pháp VED (Vital – Essential – Desirable)

VED là phương pháp phân loại hàng tồn kho dựa trên mức độ ảnh hưởng của vật tư, hàng hóa đến hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể:

• Vital: Là các mặt hàng quan trọng, đóng vai trò sống còn trong hoạt động của doanh nghiệp. Nếu thiếu, có thể gây ngừng trệ sản xuất.
• Essential: Là các mặt hàng quan trọng nhưng có thể thay thế trong ngắn hạn;
• Desirable: Là nhóm mặt hàng ít quan trọng. Nếu thiếu không làm ảnh hưởng lớn đến các hoạt động chính.

Phương pháp quản lý số lượng hàng tồn kho VED rất phù hợp với doanh nghiệp sản xuất, giúp đảm bảo hoạt động vận hành của doanh nghiệp không bị gián đoạn do thiếu vật tư quan trọng.

Xem thêm: Hướng dẫn ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp kho theo 5S

Hướng dẫn 7 bước quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Để triển khai quy trình quản lý hàng tồn kho hiệu quả, doanh nghiệp có thể tham khảo 7 bước dưới đây:

Quy trình quản lý tồn kho hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1 – Xây dựng danh mục hàng hóa: Doanh nghiệp xây dựng danh mục hàng hóa thống nhất, bao gồm: Tên hàng, mã SKU, đơn vị tính, nhóm hàng và các thuộc tính liên quan. Việc chuẩn hóa danh mục ngay từ đầu giúp hạn chế nhầm lẫn, tạo nền tảng cho quản lý tồn kho chính xác.

Bước 2 – Thiết lập quy trình nhập, xuất, kiểm kê: Thiết lập quy trình chuẩn cho từng hoạt động nhập kho, xuất kho, kiểm kê và quy định rõ trách nhiệm của từng bộ phận. Việc chuẩn hóa quy trình giúp doanh nghiệp giảm thiểu sai sót trong quy trình quản lý hàng tồn kho.

Bước 3 – Sắp xếp kho bãi khoa học: Thiết kế layout kho tối ưu theo nguyên tắc phân khu, phân vị trí và gắn nhãn rõ ràng cho từng loại hàng hóa. Cách sắp xếp khoa học giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian tìm kiếm, nâng cao hiệu suất nhập xuất kho và giảm rủi ro nhầm lẫn trong quá trình thao tác.

Bước 4 – Xác định mức tồn kho an toàn: Doanh nghiệp cần xác định mức tồn kho tối ưu cho từng mặt hàng dựa trên nhu cầu tiêu thụ, thời gian cung ứng và mức độ rủi ro. Việc duy trì tồn kho an toàn giúp đảm bảo hoạt động sản xuất kinh doanh không bị gián đoạn khi xảy ra biến động bất thường.

Bước 5 – Theo dõi tồn kho theo thời gian thực: Theo dõi lượng hàng tồn kho theo thời gian thực giúp doanh nghiệp nắm bắt chính xác số lượng hàng hóa tại mọi thời điểm. Đây là yếu tố quan trọng để nhà quản lý ra quyết định kịp thời trong mua hàng, sản xuất và phân phối. Đồng thời, nâng cao năng lực kiểm soát hàng tồn kho.

Bước 6 – Phân tích dữ liệu tồn kho và điều chỉnh kế hoạch: Dữ liệu quản lý hàng tồn kho cần được phân tích thường xuyên để đánh giá vòng quay, mức độ ứ đọng và xu hướng tiêu thụ. Trên cơ sở đó, doanh nghiệp có thể điều chỉnh kế hoạch mua hàng, sản xuất hoặc bán hàng phù hợp với thực tế vận hành.

Bước 7 – Định kỳ đánh giá hiệu quả quản trị kho hàng và tồn kho: Doanh nghiệp cần định kỳ đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý hàng tồn kho thông qua các chỉ số như vòng quay tồn kho, tỷ lệ tồn kho dư thừa hoặc thiếu hụt. Việc đánh giá này giúp phát hiện điểm chưa tối ưu và liên tục cải tiến quy trình quản lý hàng tồn kho theo hướng bền vững.

Tham khảo thêm: Quy trình kiểm kê hàng tồn kho chính xác và đầy đủ nhất cho doanh nghiệp

Lợi ích khi quản lý hàng tồn kho hiệu quả

Xây dựng quy trình quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp:

Lợi ích khi quản trị hàng tồn kho hiệu quả

• Giảm chi phí lưu kho: Quản lý hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng hàng hoá dư thừa, từ đó giảm chi phí lưu kho, bảo quản và hao hụt.
• Đảm bảo nguồn cung liên tục: Quản lý lượng hàng tồn kho khoa học giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng tồn kho luôn được duy trì ở mức hợp lý, tránh tình trạng thiếu hàng gây gián đoạn hoạt động sản xuất, kinh doanh.
• Giảm rủi ro thất thoát và sai lệch tồn kho: Kiểm soát hàng tồn kho hiệu quả giúp doanh nghiệp hạn chế tình trạng thất thoát hàng hóa, nhầm lẫn và sai lệch số liệu, từ đó, nâng cao tính an toàn, minh bạch trong vận hành kho.
• Tối ưu dòng tiền và vòng quay vốn: Khi hàng tồn kho được kiểm soát tốt, vốn không bị ứ đọng vào hàng hóa chậm luân chuyển. Doanh nghiệp có thể cải thiện vòng quay tồn kho, tăng tính linh hoạt tài chính và chủ động hơn trong kế hoạch đầu tư.
• Cải thiện chất lượng dịch vụ: Khi tồn kho được quản lý hiệu quả, doanh nghiệp có thể đáp ứng đơn hàng nhanh chóng và chính xác hơn. Điều này giúp doanh nghiệp nâng cao trải nghiệm khách hàng và tăng uy tín thương hiệu đáng kể.

Phần mềm quản lý hàng tồn kho chuyên nghiệp 3S WMS

Nhằm giúp các doanh nghiệp nâng cao hiệu quả quản trị hàng tồn kho, ITG Technology đã nghiên cứu và phát triển giải pháp quản trị kho thông minh 3S WMS. Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho hàng và tồn kho hiệu quả thông qua những tính năng chính như:

Phần mềm quản lý tồn kho 3S WMS

• Quản lý tồn kho thời gian thực: 3S WMS ứng dụng Barcode/QR Code/RFID cùng công nghệ IoT để quản lý kho theo thời gian thực. Mọi biến động nhập – xuất đều được hệ thống cập nhật tức thì giúp doanh nghiệp nắm bắt số lượng tồn chính xác ở mọi thời điểm.
• Tự động hóa quy trình nhập – xuất – kiểm kê: Tự động hóa quy trình nhập và xuất kho giúp giảm thời gian thao tác, hạn chế sai sót và loại bỏ khối lượng công việc thủ công.
• Quản lý kho theo hạn sử dụng, FIFO, FEFO, LO/LOT, SKU: Hệ thống hỗ trợ kiểm soát tồn kho theo nhiều phương pháp (mã SKU, lô sản xuất, hạn sử dụng, nguyên tắc FIFO, FEFO,… ) đáp ứng các nhu cầu quản lý khác nhau của doanh nghiệp.
• Quản lý kho theo sơ đồ, vị trí: 3S WMS có thể định vị chính xác vị trí của hàng hóa trên kệ. Nhờ đó, nhân viên có thể rút ngắn thời gian lấy hàng và hạn chế tình trạng thất thoát trong quá trình quản lý hàng tồn kho.
• Trực quan hóa năng lực kho: Hệ thống cung cấp màn hình trực quan giúp doanh nghiệp theo dõi năng lực lưu trữ của kho hàng theo thời gian thực. Điều này giúp nhà quản lý chủ động lên kế hoạch đẩy hàng hoặc nhập/sản xuất bổ sung khi cần.

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh cao, quản lý hàng tồn kho không còn là bài toán nghiệp vụ đơn lẻ mà là một phần quan trọng trong chiến lược quản trị doanh nghiệp. Việc lựa chọn đúng phương pháp quản lý hàng tồn kho kết hợp với phần mềm quản lý tồn kho hiện đại sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi phí, tối ưu nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh trên thị trường.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology