WIP là gì? Hướng dẫn tất cả về WIP cho doanh nghiệp sản xuất

WIP là một khái niệm không còn xa lạ đối với lĩnh vực sản xuất kinh doanh. Vậy WIP nghĩa là gì? Tác động của WIP như thế nào đối với quy trình sản xuất doanh nghiệp? Trong bài viết này sẽ cung cấp cho bạn tất cả những thông tin về WIP để giúp doanh nghiệp tối ưu chỉ số này tốt nhất.

WIP là gì?

WIP (Work in progress hay Work in process) là thuật ngữ thường được sử dụng trong quản lý sản xuất hoặc quản lý thiết kế phần mềm. 

Tùy vào từng trường hợp khác nhau mà WIP sẽ được hiểu theo các ý nghĩa khác nhau nên rất dễ gây nhầm lẫn. WIP có thể được hiểu là: công việc dang dở, hàng hóa đang trong quá trình sản xuất hoặc giai đoạn tồn kho hàng hóa tại kho lưu trữ,… 

WIP là gì trong sản xuất?

WIP được sử dụng trong sản xuất và quản lý chuỗi cung ứng đề cập tới sản phẩm đang trong quá trình sản xuất hoặc đang chờ được xử lý (sản phẩm dang dở/bán thành phẩm)

Để tính WIP, bạn cần biết số lượng sản phẩm hoặc đã được bắt đầu sản xuất, số lượng sản phẩm đã hoàn thành và số lượng sản phẩm đang được sản xuất.

Công thức tính WIP trong sản xuất là:

WIP (sản phẩm đang sản xuất) = Số lượng sản phẩm bắt đầu sản xuất – sản phẩm đã hoàn thành 

Ví dụ:

Nếu doanh nghiệp bắt đầu sản xuất 100 chiếc xe đạp và đã hoàn thành 60 chiếc, 40 chiếc đang được sản xuất, thì WIP là 40 chiếc.

WIP trong sản xuất được hiểu là sản phẩm dang dở

Lưu ý: Công thức trên chỉ là một công thức đơn giản và có thể không phản ánh đầy đủ thực tế của quá trình sản xuất và lưu trữ hàng hóa đang sản xuất. Do đó, doanh nghiệp nên xem xét cách tính toán WIP phù hợp với quy trình sản xuất của mình để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của quản lý kho hàng.

WIP là gì trong kế toán?

WIP là một phần trong tài khoản kế toán tồn kho và được thể hiện trên bảng cân đối kế toán. Các chi phí WIP được tính vào giá thành sản phẩm và giá vốn hàng bán.

WIP trong kế toán được tính theo công thức sau:

WIP = (Hàng tồn kho đang sản xuất + Nguyên vật liệu sử dụng trong kỳ + Lao động trực tiếp trong kỳ + Chi phí sản xuất chung trong kỳ) – Tồn kho cuối kỳ.

Trong đó: Chi phí sản xuất chung = Chi phí nguyên vật liệu + Chi phí nhân công trực tiếp + Chi phí sản xuất

Nguyên nhân gây ra WIP (Work In Progress)

• Bất đối xứng giữa cung và cầu: Sư tính toán thiếu tính chính xác trong khâu lập kế hoạch dẫn đến tình trạng sản xuất dư thừa, khiến cho sản phẩm bị tích trữ, làm WIP tăng cao.
• Quy trình sản xuất không được thiết kế tối ưu: Nếu quy trình sản xuất không được thiết kế hợp lý và các lệnh sản xuất bị chống chéo thì sẽ làm gián đoạn dây chuyền sản xuất, dẫn đến tăng WIP.
• Sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi: Nếu sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi trong quá trình sản xuất, nó sẽ phải được sản xuất lại, dẫn đến tình trạng tích trữ và tăng WIP.
• Thiếu tài nguyên: Hoạt động quản lý kho không hiệu quả dẫn đến thiếu tài nguyên, nguyên vật liệu cần thiết để sản xuất, quá trình sản xuất sẽ bị chậm lại
• Quy trình sản xuất không linh hoạt: Nếu quy trình sản xuất không linh hoạt, khó thay đổi hoặc thích ứng với các thay đổi trong nhu cầu sản xuất, điều này có thể dẫn đến sản xuất dư thừa và gia tăng số lượng sản phẩm dang dở

Cách để giảm WIP trong sản xuất

Giảm WIP là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được sản xuất tinh gọn, vì nó làm tăng tính thanh khoản của tài sản và hàng hóa, cải thiện quy trình làm việc và nâng cao hiệu suất tổng thể. Sau đây là một số cách để giảm WIP trong sản xuất:

Sản xuất đúng lúc (Just In Time)

Sản xuất đúng lúc (Just In Time) là phương pháp sản xuất giúp doanh nghiệp cung cấp đúng sản phẩm mà khách hàng cần, với đủ số lượng họ cần, vào đúng thời điểm.

Phương pháp sản suất Just In Time

Phương pháp Just In Time (JIT) hỗ trợ giảm WIP bằng cách giảm sự chậm trễ, cung cấp linh hoạt các sản phẩm và vật liệu cần thiết cho quy trình sản xuất, đồng thời giảm thiểu số lượng hàng tồn kho bằng cách đưa ra các mục tiêu cụ thể về thời gian sản xuất và lượng hàng tồn kho.

Ngoài ra, JIT cũng tập trung vào việc tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết và giảm thời gian chờ đợi. Điều này giúp tăng hiệu quả sản xuất, giảm thời gian sản xuất và giảm WIP.

Xem thêm: Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc Just in time (JIT)

Xác định máy móc, thiết bị lỗi 

Một trong những cách để giảm WIP là xác định các điểm tắc nghẽn trong quy trình sản xuất. Trong đó, vấn đề về kỹ thuật và thiết bị thường là nguyên nhân gây ra tắc nghẽn.

Khi phát hiện tiến độ sản xuất không đạt yêu cầu hoặc sản phẩm bị lỗi hỏng nhiều, doanh nghiệp nên kiểm tra lại toàn bộ các thiết bị máy móc trong hệ thống xem có gặp trục trặc, lỗi hỏng ở đâu không và đưa ra phương án khắc phục kịp thời để giảm thiểu tối đa WIP.

Ngày nay, để chủ động hơn trong việc theo dõi hiệu suất và quản lý – bảo trì bảo dưỡng thiết bị, các doanh nghiệp có thể thử ứng dụng hệ thống điều hành thực thi sản xuất MES. Với MES, toàn bộ thông tin về việc vận hành của thiết bị sẽ được số hóa, phân tích và đánh giá theo thời gian thực, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi phát hiện lỗi hỏng hóc kịp thời và lên kế hoạch bảo trì phù hợp. 

Chuẩn bị trước để đáp ứng nhu cầu sản xuất

Doanh nghiệp nên chuẩn bị một kế hoạch sản xuất chi tiết, trong đó đề cập đến tất cả các trường hợp có thể phát sinh nhu cầu sản xuất và khả năng phát sinh đơn hàng tại từng thời điểm. Khi đã xác định được thời gian cao điểm của nhu cầu đặt hàng, doanh nghiệp có thể thiết lập các mục tiêu sản xuất phù hợp trước khi thời gian cao điểm đến và lên kế hoạch sản xuất trước vào các khoảng thời gian nhàn rỗi hoặc khi không có yêu cầu đặt hàng.

Điều phối nhân viên phù hợp

Đảm bảo mọi nhân viên đều tập trung vào cùng một mục tiêu, giúp họ xác định rõ vai trò của mình trong từng bước của quy trình sản xuất, từ đó chuyên môn hóa sâu hơn và hoàn thành công việc nhanh hơn, tiết kiệm thời gian và giảm thiểu WIP.

Các bộ phận như kế hoạch hóa sản xuất, kiểm soát chất lượng, quản lý kho phải tương tác một cách chặt chẽ để đảm bảo rằng sản phẩm được sản xuất đúng cách và đúng thời điểm. Các bộ phận này phải có một mức độ kiểm soát và điều phối cao đối với các công đoạn trong quy trình sản xuất.

Sản xuất tinh gọn (Lean Manufacturing)

Lean Manufacturing giúp tối ưu hóa quy trình sản xuất bằng cách loại bỏ các hoạt động không cần thiết, tăng cường sự tương tác giữa các bộ phận và tối đa hóa sử dụng tài nguyên. Điều này giúp giảm thiểu thời gian chờ đợi, tăng tốc độ sản xuất và giảm WIP.

Sản xuất tinh gọn giúp tối ưu hóa sản xuất, giảm WIP

Đọc thêm: Lean Manufacturing là gì? Ứng dụng của sản xuất tinh gọn

Nâng cấp chất lượng thiết bị và nhân sự 

Nâng cấp thiết bị và đào tạo nhân sự là một trong những phương pháp hiệu quả để cải thiện WIP. Nhân viên sẽ trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của họ nếu được đào tạo và phát triển chuyên sâu bởi các lộ trình đào tạo chuyên môn của doanh nghiệp. Tuy nhiên dù nhân viên có lành nghề đến đâu thì năng suất của họ vẫn có thể bị hạn chế bởi tốc độ và năng suất của thiết bị. Vì thế, nâng cấp thiết bị cũng là cần thiết để tăng năng suất tổng thể, từ đó giảm thiểu WIP.

Tầm quan trọng của việc giảm WIP với doanh nghiệp sản xuất

Giảm WIP đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp sản xuất:

Giảm WIP giúp gia tăng tốc độ sản xuất

• Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu của khách hàng: Giảm số lượng công việc và sản phẩm dang dở giúp doanh nghiệp nâng cao tỷ lệ hoàn thành đơn hàng, đảm bảo giao hàng đúng hẹn. Điều này giúp nâng cao trải nghiệm mua hàng và sự hài lòng của khách hàng.
• Tăng hiệu quả quản lý kho: Khi doanh nghiệp nắm được bao nhiêu sản phẩm đang được sản xuất, họ có thể ước tính nhu cầu sử dụng kho để lưu trữ các sản phẩm đó. Đồng thời, họ cũng có thể lập kế hoạch sử dụng hàng tồn kho và quản lý tài nguyên trong kho tốt hơn, từ đó ngăn ngừa việc sử dụng lãng phí nguyên vật liệu và không gian lưu trữ.
• Tăng hiệu quả sản xuất: Để giảm WIP thì cần phải gia tăng tốc độ sản xuất. Điều này đồng nghĩa với việc doanh nghiệp sẽ phải giảm thời gian sản xuất trên một sản phẩm và giảm thời gian chờ đợi giữa các giai đoạn sản xuất. Nếu thực hiện được điều này thì doanh nghiệp có thể tăng hiệu quả tổng thể quy trình sản xuất và tăng năng suất lao động.
• Tăng tính linh hoạt trong quy trình sản xuất: Khi số lượng sản phẩm dang dở giảm, doanh nghiệp có thể dễ dàng thay đổi hoặc thích ứng với các yêu cầu sản xuất mới hoặc thay đổi của thị trường. Tối ưu quy trình để giảm WIP cũng đồng nghĩa với việc doanh nghiệp đang giúp quy trình trở nên tinh gọn hơn nhằm cải thiện thời gian chờ, tăng năng suất và giảm chi phí. Điều này giúp doanh nghiệp có khả năng thích ứng nhanh chóng và linh hoạt trong môi trường cạnh tranh.

3S ERP có thể hỗ trợ như thế nào ?

3S ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể của Công ty Cổ phần Công nghệ ITG, được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm 5 module lõi bao gồm: quản trị mua hàng, bán hàng, quản trị kho, quản trị sản xuất, quản trị tài chính – kế toán và 3 module mở rộng bao gồm: quản trị nhân sự HXM, quản trị kênh phân phối DMS, quản lý quan hệ khách hàng CRM. Các module của 3S ERP được thiết kế để hỗ trợ quản lý doanh nghiệp tổng thể, giúp tăng cường hiệu quả trong quản lý và vận hành.

Phần mềm 3S ERP hỗ trợ quản lý doanh nghiệp tổng thể

Đối với bộ phận lập kế hoạch, 3S ERP sẽ cung cấp các thông tin quan trọng về năng lực sản xuất cũng như nhu cầu nguyên vật liệu (MRP), từ đó hỗ trợ người dùng cân đối các nguồn lực hiện hữu và lập kế hoạch sản xuất chính xác. Bên cạnh đó, người dùng cũng có thể theo sát toàn bộ quá trình sản xuất để sớm phát hiện ra vấn đề ở các công đoạn khác nhau gây ra WIP. Nhờ vậy mà giảm thiểu được đáng kể tình trạng sản xuất dang dở.

Ở bộ phận mua bán hàng hóa, 3S ERP cho phép thiết lập quy trình mua hàng chuẩn để đảm bảo cung cấp nguồn nguyên liệu cần thiết duy trì hoạt động sản xuất. Ngoài ra, việc lập kế hoạch mua hàng tốt cũng giúp doanh nghiệp tối ưu hóa diện tích lưu trữ hàng hóa kho, nhờ đó giảm chi phí lưu kho.

Ở bộ phận bán hàng, 3S ERP giúp minh bạch các quy trình bán và đo lường hiệu suất dễ dàng. Đồng thời hệ thống còn có khả năng báo cáo phân tích bán hàng đa dạng tích hợp công cụ tạo biểu đồ linh động, giúp quản lý có cái nhìn trực quan về hiệu quả hoạt động bán hàng, từ đó dự đoán trước được thời gian bán hàng cao điểm để lên kế hoạch sản xuất phù hợp.

Đối với bộ phận kho, 3S ERP giúp giải quyết vấn đề tồn đọng hàng hóa tại kho lưu trữ và giảm thiểu chi phí tồn kho hiệu quả nhờ khả năng hiển thị hàng tồn trong kho theo thời gian thực.

Ngoài ra, phân hệ tài chính kế toán của 3S ERP được kết nối với dữ liệu từ các phân hệ khác trong phần mềm như: HXM, sản xuất, mua hàng,… sẽ giúp bộ phận kế toán tự động tính giá thành sản phẩm một cách chính xác.

Kết luận

Bài viết trên đã cung cấp những thông tin cụ thể về WIP trong sản xuất. Hy vọng với những kiến thức được cung cấp, doanh nghiệp có thể tìm ra lời giải cho bài toán tối ưu WIP. Để được tư vấn và giải đáp thắc mắc về các công nghệ chuyển đổi số mới nhất, liên hệ ngay hotline của ITG: 092.6886.855. Các chuyên gia về công nghệ của chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.