Tổng quan về lệnh sản xuất | Quy trình xuất lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất là một bước nằm trong quy trình sản xuất tổng thể. Quản lý tốt các lệnh sản xuất trong doanh nghiệp cho phép nhà quản lý theo dõi sát tiến độ sản xuất và xuất nguyên vật liệu cho sản xuất. Cùng tìm hiểu chi tiết hơn về lệnh sản xuất trong bài viết dưới đây.

Xem thêm:

• Lưu đồ quy trình sản xuất
• Quản lý sản xuất là gì? Những thông tin cực hữu ích mà người quản lý sản xuất không nên bỏ lỡ
• Phần mềm quản lý sản xuất cho nhà máy

Lệnh sản xuất là gì?

Lệnh sản xuất là lệnh được đưa ra để yêu cầu sản xuất một số lượng sản phẩm cụ thể trong một khung thời gian nhất định (bất kể đó là sản xuất nội bộ hay thuê ngoài).

Lệnh sản xuất dùng để yêu cầu sản xuất một số lượng sản phẩm cụ thể trong thời gian nhất định

Lệnh sản xuất được chia thành hai loại:

• Lệnh sản xuất tổng (MO – Manufacturing order)

Lệnh sản xuất là một tài liệu nêu rõ sản xuất sản phẩm gì, số lượng bao nhiêu, nguyên vật liệu cần để sản xuất gồm những gì, ngày phát hành đơn đặt hàng để sản xuất và nơi giao hàng sau hoàn thành. Lệnh sản xuất có thể được phát hành theo một đơn đặt hàng từ khách hàng, hoặc được kích hoạt bởi một kế hoạch dài hạn để duy trì mức tồn kho nhất định. Lệnh sản xuất phụ thuộc vào sự sẵn có của các nguồn lực như: Nguyên vật liệu, máy móc, nhân công…Lệnh sản xuất có thể được tạo bằng excel hoặc thiết lập trong hệ thống ERP.

• Lệnh sản xuất chi tiết (WO – Work order)

Lệnh sản xuất tổng sau khi kiểm tra tồn kho hiện tại của nguyên phụ liệu đủ để đáp ứng sẽ xác nhận để tiến hành sản xuất và tạo ra các Work order. Sau lệnh sản xuất tổng, lệnh sản xuất chi tiết sẽ dựa theo nguồn lực thực tế của nhà máy để đưa ra yêu cầu sản xuất đến từng nguồn lực cụ thể sao cho phù hợp nhất. Ví dụ, lệnh sản xuất tổng đưa xuống yêu cầu sản xuất 1000 hộp giấy trong 2 ngày. Nguồn lực có sẵn của nhà máy có 5 máy có thể thực hiện được yêu cầu này. Tuy nhiên, ⅖ máy này tại thời điểm đó đang được chiếm dụng để thực hiện một lệnh sản xuất khác, chỉ còn 3 máy trống. Lúc này, lệnh sản xuất chi tiết sẽ được thiết lập, sắp xếp lịch sản xuất đến từng máy theo mức độ ưu tiên và lệnh đưa xuống (Chẳng hạn: máy 1 sản xuất 500 thành phẩm, máy 2 sản xuất 300 thành phẩm, máy 3 sản xuất 200 thành phẩm)

Ý nghĩa của lệnh sản xuất: Lệnh sản xuất giúp người dùng có thể rút ngắn thời gian lập phiếu nhập kho thành phẩm và phiếu xuất kho nguyên liệu sản xuất. Đồng thời nó cũng hỗ trợ theo dõi các tác vụ như: nhập/xuất kho theo lệnh sản xuất, số lượng nguyên vật liệu đã xuất kho theo lệnh sản xuất… Thông thường, một lệnh sản xuất có thể được sử dụng nhiều lần để lập phiếu xuất kho nguyên vật liệu và nhập kho thành phẩm tương ứng.

Sự khác nhau giữa lệnh sản xuất chi tiết (WO) và lệnh đặt hàng (PO)

Lệnh sản xuất và lệnh đặt hàng đều đóng vai trò quan trọng trong doanh nghiệp sản xuất. Tuy nhiên, nhiều người vẫn còn nhầm lẫn giữa hai khái niệm WO và PO. Dưới đây là sự khác nhau giữa hai thuật ngữ này.

Về thông tin

• Lệnh sản xuất thường bao gồm các thông tin như: sản phẩm cần sản xuất, ngày hoàn thành, nguyên vật liệu cần sử dụng, danh sách người/máy móc thực hiện, nơi công việc được thực hiện,…
• Còn đơn mua hàng thì thường bao gồm các thông tin về tên sản phẩm/dịch vụ, số lượng đặt hàng, giá mặt hàng, số lượng đơn, tiến độ đơn hàng, điều khoản thanh toán,…

Về chức năng

Chức năng của lệnh sản xuất và lệnh mua hàng là hoàn toàn khác nhau. Doanh nghiệp thực hiện một yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng của khách hàng hoặc đề nghị từ nội bộ có thể phát hành lệnh sản xuất. Còn lệnh đặt hàng (Purchase Order) được tạo ra khi công ty cần mua nguyên vật liệu hoặc dịch vụ từ một nhà cung cấp bên ngoài.

• Lệnh sản xuất (WO) thường xử lý các yêu cầu về máy móc, nhân công
• Đơn đặt hàng (PO) xử lý các bộ phận và vật phẩm. Thông thường, các đơn đặt hàng có thể là một phần của lệnh sản xuất, yêu cầu các mặt hàng phải hoàn thành các nhiệm vụ được nêu trong lệnh sản xuất.

Quy trình xuất lệnh sản xuất

Quy trình ban hành lệnh sản xuất thường bao gồm 6 bước cơ bản:

Quy trình xuất lệnh sản xuất

Bước 1 (Sale Order): Kinh doanh đưa ra yêu cầu sản xuất cho phía nhà máy. Thông thường, có hai mô hình sản xuất phổ biến trong các doanh nghiệp sản xuất:

• Sản xuất theo đơn đặt hàng (Make to Order): Bộ phận kinh doanh tiếp nhận đơn đặt hàng của khách sau đó chuyển xuống cho bên nhà máy
• Sản xuất dự trữ tồn kho (Make to Stock): Bộ phận kinh doanh sẽ dựa theo nhu cầu của thị trường và tình hình kinh doanh của công ty để đặt ra yêu cầu sản xuất phù hợp

Bước 2 (Lập kế hoạch sản xuất): Sau khi tiếp nhận yêu cầu, bộ phận kế hoạch của nhà máy sẽ lập kế hoạch sản xuất dựa trên năng lực của nhà máy (máy móc, thời gian, nguyên vật liệu,…). 

Lưu ý: Tùy theo cách thức vận hành của doanh nghiệp mà bước này có thể thực hiện hoặc không

Bước 3 (Phát hành lệnh sản xuất): Đây là bước tạo  lệnh sản xuất. Nếu lệnh sản xuất không được phát hành thì việc thực hiện quy trình sản xuất sẽ không được bắt đầu.

Bước 4 (Tiến hành sản xuất): 

Sau khi nhận được lệnh sản xuất, bộ phận sản xuất sẽ thực hiện triển khai sản xuất theo yêu cầu ghi trên lệnh sản xuất. 

Bước 5 (Thống kê sản xuất): Giám sát viên ghi nhận kết quả sản xuất, xác minh rằng tất cả công việc được thực hiện đúng cách và tất cả thông tin về lệnh sản xuất đều đúng.

Bước 6 (Điều chỉnh hàng tồn kho): Thực hiện điều chỉnh hàng tồn kho (nếu cần)

Xem thêm: Quy trình quản lý sản xuất “hiệu quả” dành cho 6 ngành trọng điểm

Số hóa lệnh sản xuất trên phần mềm 

Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ trong thời đại 4.0, lệnh sản xuất từ một tài liệu bản cứng đã có thể số hóa ngay trên phần mềm, cho phép người dùng kiểm soát được từng giai đoạn của quá trình sản xuất, từ lúc ban hành lệnh cho đến khi hoàn thành.

Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp số hóa lệnh sản xuất trên phần mềm. Trong đó, hệ thống 3S ERP nằm trong bộ giải pháp 3S IFACTORY do ITG – doanh nghiệp dẫn đầu thị trường Việt Nam về giải pháp Nhà máy thông minh phát triển đang được rất nhiều doanh nghiệp lựa chọn.

Ví dụ về một hành trình ra lệnh sản xuất trên hệ thống 3S ERP

Lệnh sản xuất được số hóa trên phần mềm 3S ERP với các chức năng sau: 

• Thống kê toàn bộ các lệnh đã và đang được ban hành trên hệ thống theo thời gian thực
• Nhập dữ liệu lệnh sản xuất theo đa dạng các biến số (sản phẩm, vật tư, quy trình,…)
• Kiểm soát quy trình ban hành lệnh sản xuất từ lúc Báo giá, Sale Order, Xuất lệnh sản xuất, cho tới Xuất kho nguyên vật liệu và nhập kho bán thành phẩm

Bên cạnh đó, bộ giải pháp còn cung cấp trục kế hoạch sản xuất trung tâm, cho phép nhà máy lập kế hoạch tự động phù hợp với năng lực sản xuất, sắp xếp lịch sản xuất một cách khoa học và trực quan hóa lịch sản xuất để có thể linh hoạt điều chỉnh kế hoạch, từ đó nâng cao tiến độ giao hàng. Theo đó, trục kế hoạch sẽ là xương sống, đảm nhận vai trò kết nối xuyên suốt phần “kế hoạch” trên 3S ERP và phần “lập lịch sản xuất” trên 3S MES.

Trục kế hoạch sản xuất trung tâm ITG

Trong trục kế hoạch sản xuất, khi có một đơn hàng, nhà quản lý sẽ tính toán nhu cầu sản xuất (số lượng thành phẩm, bán thành phẩm, các công đoạn cần phải thực hiện) rồi sắp xếp kế hoạch sản xuất theo ngày dựa theo năng lực sản xuất của từng máy và tính toán số lượng nguyên vật liệu cần phải mua. Từ bản kế hoạch tổng thể này, lệnh sản xuất tổng (Production Order) sẽ được ban hành. Dữ liệu sau đó sẽ được đưa xuống các máy để tiến hành sắp xếp lịch sản xuất chi tiết và ban hành chỉ thị sản xuất (Work Order) cho từng máy thông qua các màn hình Workstation.

Theo chiều ngược lại, dữ liệu sản xuất từ các máy sẽ được đẩy lên tầng trên, hỗ trợ nhà quản lý linh hoạt điều chỉnh năng lực sản xuất và sắp xếp kế hoạch phù hợp cho những lần sau, giúp tăng độ chính xác trong quá trình dự báo, tính toán đơn hàng và nhu cầu phát sinh.

Có thể thấy rằng lệnh sản xuất đóng vai trò quan trọng trong việc sắp xếp các nhiệm vụ, tiến trình công việc theo một yêu cầu sản xuất cụ thể, từ đó, cho phép người quản lý nắm tổng quan từng giai đoạn trong quá trình sản xuất. Hy vọng bài viết trên đây đã giúp bạn hiểu rõ hơn về lệnh sản xuất là gì, phân biệt được WO và PO cũng như quy trình xuất lệnh sản xuất tổng thể. Nếu còn bất kỳ thắc mắc nào liên quan hay cần được tư vấn cụ thể hơn, vui lòng gọi đến hotline 092.6886.855 hoặc để lại liên hệ Tại đây để các chuyên gia hàng đầu ITG đồng hành cùng doanh nghiệp.