Bí quyết ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho, sắp xếp hàng hóa

Tiêu chuẩn 5S xuất phát từ Nhật là một chiến lược tinh gọn giúp nhà kho của bạn luôn ngăn nắp, sạch sẽ và có tổ chức. Bạn có biết về cách thức ứng dụng 5S trong quản lý kho? Hãy cùng theo dõi bài viết dưới đây để tìm thấy câu trả lời.

Vậy tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho là gì?

Với mục tiêu nâng cao hiệu quả quản lý kho một cách toàn diện, đặc biệt trong giảm thiểu hàng hóa tồn kho, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn ứng dụng các phương pháp quản trị tiên tiến. Trong đó, quản trị tinh gọn là phương pháp được các doanh nghiệp lựa chọn hàng đầu với mục tiêu loại bỏ lãng phí, tối ưu doanh thu, từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh của mình. Quản trị tinh gọn bao gồm rất nhiều công cụ, phương pháp nhỏ khác nhau. Tuy nhiên, tiêu chuẩn 5S được xem là nền tảng của mô hình quản trị tinh gọn trong hệ thống sản xuất cũng như quản lý khu vực kho của các doanh nghiệp. Thực hành tốt 5S chính là bước đầu của việc áp dụng các hoạt động cải tiến năng suất và chất lượng.

Tiêu chuẩn 5S được viết tắt bởi các từ: Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke. 5S mang ý nghĩa là Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ, Săn sóc, Sẵn sàng. Đây là phương pháp được giới thiệu lần đầu tiên tại Nhật Bản với mục tiêu hạn chế các lãng phí trong sản xuất cũng như duy trì môi trường làm việc khoa học, an toàn và hiệu quả. Việc thực hiện tiêu chuẩn 5S góp phần nâng cao chất lượng sản phẩm cũng như năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường trong nước cũng như quốc tế.

Việc thực hành tốt phương pháp 5S đã giúp cho hàng trăm, hàng nghìn doanh nghiệp Nhật Bản cải tiến năng suất và chất lượng. Sau đó, phương pháp 5S được lan truyền rộng rãi khắp nơi trên thế giới.

Việc phân loại kho hàng là vô cùng cần thiết khi đây là cơ sở đầu tiên giúp doanh nghiệp xác định các mục tiêu, nhiệm vụ trong sử dụng kho hàng hóa.

Ứng dụng Tiêu chuẩn 5S trong quản lý kho hàng như thế nào?

Đọc thêm: 5s là gì?

1. Seiri (整理) – Sàng lọc

Tiêu chí đầu tiên – sàng lọc – mang ý nghĩa phân loại, sắp xếp hàng hóa trong kho dựa trên đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng.

Cụ thể, doanh nghiệp sẽ dựa theo phương pháp quản lý tồn kho hiện có (nguyên tắc FIFO, FEFO, LIFO…) để xác định các mặt hàng cần được ưu tiên xuất kho. Những hàng hóa trên sẽ được sắp xếp phía trước kho hay phía trên các kệ hàng hóa để có thể dễ dàng lấy hàng khi có phiếu xuất kho.

Do đó, nhiệm vụ sàng lọc rất quan trọng khi cho phép doanh nghiệp quản lý hoạt động của kho một cách dễ dàng cũng như tập trung vào mục tiêu kinh doanh chính.

Ngoài ra, những đồ đạc hỏng hóc hay máy móc, trang thiết bị không cần thiết đối với khu vực kho vận cũng sẽ được loại bỏ.

Việc bố trí kho không hợp lý làm cho quy trình quản lý kho không được thông suốt, gây ứ đọng, hỏng hóc hay thất thoát hàng trong kho. Xem ngay bài viết “Cách bố trí kho hàng chuyên nghiệp”.

2. Seiton (整頓) – Sắp xếp

Đây là giai đoạn mà bạn sẽ sắp xếp hàng hóa, trang thiết bị trong kho một cách tối ưu, thông minh và khoa học.

Tuy nhiên, doanh nghiệp của bạn cần lưu ý: Việc sắp xếp hàng hóa cần phải tuân thủ các tiêu chí dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy cũng như dễ trả lại. Để mọi thứ trở nên dễ dàng hơn, nhân viên kho có thể sử dụng nhãn dán ghi chú mọi thông tin cần thiết về sản phẩm, và dán chúng tại các kệ lưu trữ.

Việc tối ưu không gian nhà kho sẽ giúp cho việc xuất hàng hóa trở nên nhanh chóng hơn. Hiểu đơn giản, doanh nghiệp của bạn sẽ rút ngắn khoảng cách giữa các khâu trên chuyền sản xuất.

3. Seiso (清掃) – Sạch sẽ

Sự sạch sẽ ở đây được hiểu là thường xuyên vệ sinh, lau chùi cũng như dọn dẹp mọi thứ gây bẩn tại khu vực nhà kho.

Đối với các kho lưu trữ thiết bị hay sản phẩm công nghệ, việc giữ môi trường sạch sẽ làm cho máy móc tránh khỏi bụi bẩn. Điều này gây ra nhiều hỏng hóc hay giảm tuổi thọ của công cụ trên. Còn đối với các kho bảo quản lương thực, thực phẩm, việc để bụi bẩn chắc chắn sẽ làm giảm chất lượng sản phẩm. Tựu chung sẽ làm ảnh hưởng uy tín và lợi nhuận của chính doanh nghiệp.

Ngoài ra, việc giữ sạch sẽ môi trường kho phần nào góp phần thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp, cũng như mức độ coi trọng khách hàng của đơn vị đó.

4. Seiketsu (清潔) – Săn sóc

Trong khu vực kho, việc săn sóc sẽ giúp duy trì các tiêu chuẩn 3S (Seiri, Seiton, Seiso) ở trên, cũng như đảm bảo chúng sẽ được thực hiện một cách liên tục. Đây là tiền đề quan trọng cho việc phát triển thành quy trình chuẩn 5 khâu.

Tại giai đoạn này, nhiệm vụ hàng đầu của mọi doanh nghiệp đó là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại khu vực kho. Mỗi đơn vị đều có đặc thù kho vận khác nhau, do đó, việc thiết lập mục tiêu chắc chắn sẽ có những khác biệt. Doanh nghiệp cần xác định kế hoạch hoạt động chi tiết cho khu vực sản xuất nói chung và khu vực nhà kho nói riêng để có thể chủ động hơn trong mọi tình huống.

5. Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Để tiêu chuẩn 5S phát huy các hiệu quả, đòi hỏi toàn thể nhân sự khu vực kho vận phải rèn luyện, tạo ra thói quen tự giác cũng như duy trì nề nếp, tác phong trước đó. Nhà quản trị cần xác định tư tưởng rằng, 5S không phải là phương pháp chỉ áp dụng một lần mà nó đòi hỏi sự kiên trì đi kèm với rất nhiều khó khăn rồi mới đạt được mục đích cuối cùng.

Ngoài ra, việc duy trì các tiêu chuẩn 5S trước đó không chỉ là nhiệm vụ của người quản lý mà còn của cả nhân viên khu vực kho. Chỉ khi có sự phối hợp cùng với tinh thần làm việc nghiêm túc đến từ mọi thành viên thì các dự án cũng như chiến dịch mới có thể áp dụng thành công. Suy cho cùng, mọi cá nhân trong tổ chức từ quản lý cao nhất cho tới các nhân viên đều là một mắt xích không thể thiếu để đảm bảo các hoạt động luôn diễn ra theo kế hoạch.

Hàng tồn kho thường chiếm 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, quản lý kho hàng hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí và đảm bảo hoạt động hiệu quả của bất kỳ chuỗi cung ứng nào. Vậy có những phương pháp nào để quản lý kho hiệu quả? Bài viết “Nằm lòng những bí quyết để quản lý kho hàng thông minh hiệu quả, tránh thất thoát” sẽ giúp bạn tìm câu trả lời cho câu hỏi này.

Tại sao tiêu chuẩn 5S là tiêu chuẩn vàng trong quản lý kho

1. Quản lý chặt chẽ kho hàng, tránh thất thoát hàng hóa

Việc loại bỏ các công cụ không cần thiết tại kho cũng như sắp xếp lại không gian kho hàng theo cách khoa học hơn… sẽ giúp cho việc kiểm soát kho vận trở nên đơn giản, nhanh chóng, dễ dàng hơn.

Ngoài việc quản lý kho theo 5S sẽ giúp doanh nghiệp tránh thất thoát, giảm chi phí lưu kho từ đó giúp tăng lợi nhuận đem lại cho doanh nghiệp.

2. Gia tăng năng suất cho nhân sự kho

Việc sắp xếp hàng hóa gọn gàng theo 5S sẽ giúp nhân viên kho không cần lãng phí thời gian trong việc tìm kiếm hàng hóa mà tập trung làm việc hiệu quả hơn, từ đó gia tăng năng suất.

Có thể việc sàng lọc và sắp xếp cũng như giữ gìn môi trường kho sạch sẽ, ngăn nắp sẽ khiến doanh nghiệp tiêu tốn kha khá thời gian. Tuy nhiên khi đã làm quen với mô hình 5S, việc thực hiện sẽ không có nhiều khó khăn. Trên hết, những ích lợi trong việc duy trì không gian kho sạch sẽ, an toàn là rất lớn so với những chi phí và công sức doanh nghiệp phải bỏ ra bước đầu.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho sản xuất, quản lý theo vị trí chính xác

3. Nâng cao môi trường làm việc, cải thiện hiệu quả doanh nghiệp

Có thể thấy, việc thực hiện các hoạt động 5S sẽ giúp cho các khu vực kho tiết kiệm hiệu quả chi phí quản lý kho và quản trị hàng tồn kho. Việc thực hiện và duy trì tốt phương pháp 5S đã tạo nên tinh thần làm việc thoải mái, hiệu quả cho nhân viên, xây dựng hình ảnh đẹp cho doanh nghiệp trong quá trình làm việc với đối tác.

Cuối cùng, việc áp dụng tốt tiêu chuẩn 5S ở khu vực kho sẽ cho phép nâng cao chất lượng sản phẩm và rút ngắn thời gian giao hàng. Mục tiêu cuối cùng là tăng khả năng cạnh tranh và mở rộng thị phần.

Kết

Nhìn chung, để áp dụng thành công 5S cho khu vực kho đòi hỏi doanh nghiệp của bạn không chỉ cần thời gian, các nguồn lực mà còn một đơn vị đồng hành hỗ trợ xây dựng chiến lược thực thi trong lâu dài. Nếu như doanh nghiệp của bạn đang có mong muốn áp dụng các giải pháp quản trị kho thông minh hiệu quả, tránh thất thoát hàng hóa, hãy liên hệ với các chuyên gia tư vấn của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855