Nguyên nhân triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp thất bại?

Hệ thống ERP trong doanh nghiệp là công cụ vô giá để củng cố và quản lý nhiều quy trình kinh doanh và là được coi là bộ não để điều hành mọi hoạt động của tổ chức đó. Tuy nhiên để triển khai thành công một hệ thống ERP không hoàn toàn dễ dàng. Trên thực tế, có những doanh nghiệp gặp khó khăn hoặc thất bại khi triển khai hệ thống ERP. Dưới đây là một vài lời khuyên để tránh việc thất bại khi triển khai giải pháp ERP trong doanh nghiệp.

Dự án ERP thất bại là gì? 

ERP thất bại là tình trạng doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP nhưng không đạt được các mục tiêu đã đặt ra về quản trị, vận hành, thời gian, chi phí hoặc hiệu quả sử dụng. Dự án có thể được đưa vào vận hành nhưng vẫn được xem là thất bại nếu hệ thống không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, người dùng không sử dụng hiệu quả hoặc gây gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Một dự án ERP thường được xem là thất bại khi:

• Không đạt mục tiêu ban đầu: Hệ thống không giải quyết được các vấn đề quản trị và vận hành mà doanh nghiệp kỳ vọng.
• Không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ: Quy trình trên hệ thống không phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành hoặc phải tùy chỉnh quá nhiều.
• Vượt quá ngân sách hoặc thời gian: Chi phí triển khai ERP phát sinh lớn hoặc dự án kéo dài đáng kể so với kế hoạch.
• Tỷ lệ sử dụng thấp: Nhân viên không sử dụng hệ thống đầy đủ, tiếp tục phụ thuộc vào Excel hoặc các phương thức quản lý cũ.
• Gây gián đoạn hoạt động: Các lỗi trong quá trình triển khai hoặc go-live ảnh hưởng đến sản xuất, bán hàng, kho, mua hàng, tài chính hoặc các hoạt động kinh doanh khác.

Vì vậy, ERP thất bại không đồng nghĩa với việc phần mềm ERP kém chất lượng. Kết quả của dự án phụ thuộc vào nhiều yếu tố như mục tiêu triển khai, sự phù hợp của giải pháp, quy trình, dữ liệu, nguồn lực, quản lý dự án và khả năng thích ứng của người dùng.

Vì sao triển khai ERP thất bại?

Triển khai ERP thất bại chủ yếu do doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ về chiến lược, quy trình, dữ liệu, nguồn lực và con người trước khi đưa hệ thống vào vận hành. Bên cạnh đó, phạm vi dự án thiếu kiểm soát, quản lý triển khai không chặt chẽ hoặc lựa chọn giải pháp không phù hợp cũng có thể khiến dự án không đạt kết quả kỳ vọng.

Nguyên nhân khiến triển khai hệ thống ERP thất bại

Triển khai ERP thất bại chủ yếu do doanh nghiệp chưa chuẩn bị đầy đủ về chiến lược, quy trình, dữ liệu, nguồn lực và con người trước khi đưa hệ thống vào vận hành. Bên cạnh đó, phạm vi dự án thiếu kiểm soát, quản lý triển khai không chặt chẽ hoặc lựa chọn giải pháp không phù hợp cũng có thể khiến dự án không đạt kết quả kỳ vọng.

• Mục tiêu triển khai ERP không rõ ràng: Doanh nghiệp triển khai theo xu hướng nhưng chưa xác định cụ thể ERP cần giải quyết vấn đề gì và các chỉ tiêu nào cần cải thiện.
• Kế hoạch triển khai thiếu thực tế: Đánh giá thấp độ phức tạp của dự án, đặt tiến độ quá ngắn hoặc bỏ qua thời gian cần thiết cho kiểm thử và xử lý lỗi.
• Thiếu sự cam kết của ban lãnh đạo: Dự án ERP liên quan đến nhiều phòng ban nên nếu lãnh đạo không trực tiếp định hướng và tháo gỡ vướng mắc, dự án dễ bị đình trệ.
• Đánh giá sai nguồn lực và phạm vi: Doanh nghiệp thiếu nhân sự tham gia dự án hoặc triển khai quá nhiều phân hệ, chi nhánh và nghiệp vụ cùng lúc.
• Người dùng chưa sẵn sàng thay đổi: Nhân viên không được đào tạo đầy đủ hoặc không hiểu lợi ích của hệ thống khiến tỷ lệ sử dụng ERP thấp.
• Dữ liệu và quy trình chưa được chuẩn hóa: Dữ liệu cũ sai lệch, trùng lặp hoặc quy trình giữa các phòng ban chưa thống nhất làm tăng khó khăn khi chuyển đổi sang ERP.
• Giải pháp và hạ tầng không phù hợp: Hệ thống không đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ, khả năng tích hợp hạn chế hoặc hạ tầng công nghệ chưa đáp ứng khối lượng vận hành thực tế.

Do đó, nguyên nhân thất bại của ERP thường không đến từ một yếu tố riêng lẻ mà là sự kết hợp của nhiều vấn đề trong quá trình chuẩn bị và triển khai. Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, bố trí nguồn lực phù hợp, kiểm thử kỹ lưỡng và có kế hoạch đào tạo người dùng trước khi go-live.

Xem thêm: Thời gian triển khai phần mềm ERP là bao lâu?

Ví dụ bài học rút ra từ Hershey’s doanh nghiệp triển khai ERP thất bại

Hershey’s là nhà sản xuất chocolate hàng đầu ở Bắc Mỹ nổi tiếng với nhiều chi nhánh ở Trung Quốc, Hoa Kỳ, Canada, Mexico, Nhật Bản, Hàn Quốc, Ấn Độ….Năm 1999, Hershey triển khai phần mềm ERP trong doanh nghiệp và thực hiện go live dự án vào thời điểm 1 tháng trước Halloween, đây chắc chắn là một trong những thời điểm bận rộn nhất trong năm của họ. Thật không may, có một loạt các rủi ro liên quan đến ứng dụng hệ thống ERP. Vấn đề này đã khiến Hershey’s không thể xuất ra thị trường đợt hàng chocolate Kisses và Jolly Ranchers cho dịp Halloween khiến họ thiệt hại 100 triệu đô la do đơn hàng không được giao, dẫn đến giảm 8% giá trị cổ phiếu của họ.

Nguyên nhân thất bại trong triển khai hệ thống ERP được giới phân tích chỉ ra là:

1. Quyết định go live hệ thống ERP sai thời điểm:

Cả hệ thống đi vào go live trước tháng quan trọng của Halloween, một trong những thời điểm thuận lợi nhất đối với bất kỳ nhà sản xuất bánh kẹo nào ở Mỹ. Các nghiên cứu cho thấy rằng đối với hầu hết các công ty tham gia vào việc triển khai phần mềm ERP, quy trình kinh doanh sẽ phải hứng chịu thay đổi và gián đoạn tạm thời, có thể ảnh hưởng đến doanh thu của cả công ty lên đến sáu tháng.

Bài học rút ra: Nên lựa chọn thời điểm triển khai hệ thống ERP đúng thời điểm và sắp xếp lịch trình triển khai ERP phù hợp.

Xem thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP

2. Rút ngắn quy trình triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp:

Trong khi Hershey’s được nhà cung cấp giải pháp ERP đề xuất triển khai hệ thống ERP trong vòng 48 tháng các nhà lãnh đạo tại công ty đã nhấn mạnh vào 30 tháng. Hershey đã phải cắt giảm các giai đoạn thử nghiệm hệ thống quan trọng. Khi các hệ thống đi vào hoạt động vào tháng 7 năm 1999, các sự cố không lường trước đã ngăn cản các đơn đặt hàng chảy qua các hệ thống. Do đó, Hershey’s không có khả năng xử lý các đơn đặt hàng Kiss và Jolly Rancher trị giá 100 triệu USD, mặc dù nó có hầu hết hàng tồn kho trong kho.

Bài học rút ra:

Một kế hoạch chi tiết là rất cần thiết để triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp thành công. Để có một kế hoạch tốt, nó cần xác định tất cả các yêu cầu và những người sẽ thực hiện chúng. Nó cần phải ở một mức độ chi tiết để một người có kiến ​​thức có thể hình dung công việc, thường là trong các khối công việc của một vài ngày. Nó cần phải có một chuỗi các nhiệm vụ hợp lý, như để lại thời gian trong lịch trình để sửa các lỗi được tìm thấy trong các chu kỳ kiểm tra. Việc kiểm thử hệ thống ERP rất quan trọng để hạn chế tối đa việc xảy ra lỗi trước khi đưa vào sử dụng.

Đọc thêm: 6 yếu tố quyết định thời gian triển khai hệ thống ERP

3. Quá nhiều hệ thống đã được triển khai cùng một lúc

Hershey’s không chỉ triển khai hệ thống ERP từ SAP mà còn triển khai cùng lúc với hệ thống CRM của Siebel Systems và logistic system của Manugistics. Tất cả các hệ thống này được “go live” cùng một lúc chỉ ngay trước khi mùa cao điểm bắt đầu. Vì các nhân viên không được đào tạo một cách bài bản ngay từ giai đoạn triển khai nên trong giai đoạn chạy thật các nhân viên đã bị quá tải. Thất bại bắt nguồn từ các việc làm tắt liên quan đến kiểm tra hệ thống, di chuyển dữ liệu và đào tạo.

Bài học được rút ra là: công ty đã có thể kiểm soát được tình hình nếu như họ “go live” hệ thống vào giai đoạn kinh doanh bình thường để có thể giúp nhân viên có thêm thời gian làm quen và thích ứng với hệ thống mới, đồng thời công ty cũng có thời gian tổ chức các buổi đào tạo, để đưa hoạt động kinh doanh trở lại bình thường và sử dụng hiệu quả nhất các lợi ích mà hệ thống mới đem lại.

Đọc thêm: Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng giải pháp ERP

FAQ: Nguyên nhân triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp thất bại?

1. Vì sao triển khai ERP thất bại?

Thường do mục tiêu không rõ ràng, kế hoạch thiếu thực tế, dữ liệu và quy trình chưa chuẩn hóa, thiếu nguồn lực hoặc người dùng chưa sẵn sàng thay đổi.

2. Dấu hiệu nào cho thấy dự án ERP có nguy cơ thất bại?

Các dấu hiệu phổ biến là dự án chậm tiến độ, phạm vi thay đổi liên tục, dữ liệu nhiều lỗi, người dùng ít tham gia và các lỗi quan trọng chưa được xử lý trước khi go-live.

3. Làm thế nào để hạn chế rủi ro khi triển khai ERP?

Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu, lựa chọn giải pháp phù hợp, chuẩn hóa quy trình và dữ liệu, chuẩn bị nguồn lực và đào tạo người dùng đầy đủ.

4. Triển khai ERP trong bao lâu thì phù hợp?

Không có thời gian cố định. Tiến độ phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, phạm vi triển khai, số lượng phân hệ, mức độ tùy chỉnh và khả năng chuẩn bị nguồn lực.

5. ERP thất bại có phải do phần mềm không tốt?

Không nhất thiết. Thất bại thường là kết quả của nhiều yếu tố liên quan đến chiến lược, quy trình, dữ liệu, con người và cách quản lý dự án.

Những thất bại từ các doanh nghiệp lớn đã cho chúng ta bài học quý giá để tránh những sự thất bại khi triển khai hệ thống ERP trong doanh nghiệp. Lợi ích của việc hợp tác với các chuyên gia để triển khai giải pháp phần mềm quản lý doanh nghiệp là chúng tôi có thể giúp xác định các tình huống xấu nhất và thiết lập các cách để tránh chúng. Liên hệ với ITG ngay hôm nay để tìm hiểu thêm về cách công nghệ của chúng tôi có thể tối ưu hóa các hoạt động tại doanh nghiệp của bạn. Liên hệ 092.6886.855 để được tư vấn chi tiết.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/