Khi nào doanh nghiệp nên ứng dụng ERP? 8 dấu hiệu nhận biết không nên bỏ qua

Mặc dù hầu hết các doanh nghiệp hiện nay đều hiểu rõ lợi ích mà phần mềm ERP mang lại. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng biết khi nào nên ứng dụng ERP để đạt hiệu quả tối ưu. Triển khai quá sớm có thể gây lãng phí nguồn lực, trong khi quá muộn lại khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều rủi ro trong quản trị và vận hành. Vậy đâu là thời điểm phù hợp để đầu tư ERP? Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn nhận diện những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã sẵn sàng triển khai hệ thống ERP.

Vì sao cần xác định đúng thời điểm triển khai ERP?

Lựa chọn đúng thời điểm triển khai ERP giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu quả đầu tư phần mềm, rút ngắn thời gian triển khai và nâng cao tỷ lệ thành công của dự án.

Cụ thể, nếu triển khai ERP quá sớm, khi quy mô doanh nghiệp còn nhỏ và quy trình vận hành chưa được chuẩn hóa, hệ thống ERP không thể phát huy được hết giá trị. Điều này dẫn đến việc doanh nghiệp đầu tư nguồn lực lớn để vận hành phần mềm nhưng hiệu quả nhận được không tương xứng.

Ngược lại, nếu triển khai ERP quá muộn, khi quy trình của doanh nghiệp đã phức tạp hơn và dữ liệu bị phân tán trên nhiều hệ thống khác nhau, việc chuyển đổi sẽ trở nên phức tạp, tốn chi phí hơn. Trong nhiều trường hợp, doanh nghiệp chỉ bắt đầu tìm đến phần mềm ERP khi đã xuất hiện hàng loạt vấn đề như: Tồn kho mất kiểm soát, đơn hàng xử lý chậm, chi phí vận hành tăng cao, lãnh đạo không thể đưa ra quyết định kịp thời,…

Thay vì chờ đến khi những điểm nghẽn trở nên nghiêm trọng, doanh nghiệp nên chủ động đánh giá tình trạng quản trị hiện tại và nhận diện sớm các dấu hiệu cần để triển khai ERP.

Xem thêm: 8 Lợi ích nổi bật của phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tháo gỡ “nút thắt” trong quản trị

8 Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc ứng dụng ERP

Nếu doanh nghiệp đang gặp một trong những vấn đề dưới đây thì đã đến lúc ban lãnh đạo nên xem xét về việc đầu tư ERP để nâng cao hiệu quả vận hành:

8 Dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp đã đến lúc ứng dụng ERP

Quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn khiến việc quản lý trở nên phức tạp

Ở giai đoạn đầu, doanh nghiệp có thể quản lý hoạt động trên Excel hoặc các phần mềm đơn lẻ mà vẫn đáp ứng được nhu cầu vận hành.

Tuy nhiên, khi quy mô kinh doanh mở rộng, số lượng nhân sự, phòng ban, đơn hàng, nhà máy tăng lên; cách quản lý này dần bộc lộ nhiều hạn chế.

Việc quản lý trên các công cụ rời rạc rất dễ khiến dữ liệu bị phân tán, nhập liệu trùng lặp. Nhân viên vì thế phải mất rất nhiều thời gian để làm sạch, đối chiếu thông tin giữa các bộ phận. Về lâu dài, điều này không chỉ làm chậm quá trình xử lý công việc mà còn khiến doanh nghiệp khó kiểm soát tiến độ và phát hiện sai lệch.

Đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên triển khai ERP. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, kết nối dữ liệu của toàn bộ các phòng ban (bán hàng, mua hàng, kho, sản xuất, tài chính,…) lên một nền tảng thống nhất. Nhờ đó, các bộ phận có thể phối hợp công việc nhanh chóng và giảm đáng kể sai sót trong quá trình vận hành.

Có quá nhiều phần mềm riêng lẻ được sử dụng trong doanh nghiệp

Trong nhiều doanh nghiệp, mỗi phòng ban được trang bị một phần mềm riêng để phục vụ công tác quản lý. Chẳng hạn, kế toán sử dụng phần mềm kế toán, kinh doanh sử dụng CRM, kho dùng phần mềm quản lý tồn kho, sản xuất quản lý trên Excel,… Các hệ thống này có thể phục vụ tốt nghiệp vụ của một phòng ban cụ thể, nhưng lại thiếu khả năng kết nối với nhau.

Điều này khiến dữ liệu bị phân tán trên nhiều hệ thống, tạo ra nhiều “phiên bản” khác nhau do mỗi phòng ban tự cập nhật và quản lý thông tin theo cách riêng. Khi thông tin không được đồng bộ, doanh nghiệp dễ gặp tình trạng sai lệch số liệu, báo cáo thiếu nhất quán và khó đưa ra quyết định chính xác.

Nếu doanh nghiệp đang gặp phải tình trạng này, hãy bắt đầu xem xét về việc triển khai ERP. Nhờ có ERP, tất cả dữ liệu về mọi mảng của doanh nghiệp sẽ được quản lý và thực hiện trên một hệ thống duy nhất. Thông tin giữa các bộ phận sẽ được cập nhật liên tục và liên kết chặt chẽ với nhau, từ đó nâng cao tối đa hiệu suất làm việc và khả năng phối hợp giữa các phòng ban.

Thay vì vận hành nhiều phần mềm độc lập và tốn thời gian đối chiếu dữ liệu, doanh nghiệp có thể lựa chọn 3S ERP – giải pháp quản trị tổng thể do ITG Technology phát triển. Hệ thống giúp kết nối xuyên suốt các nghiệp vụ từ tài chính kế toán đến mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất… trên một nền tảng dữ liệu thống nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm nhập liệu trùng lặp, nâng cao tính chính xác của thông tin và hỗ trợ nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh chóng.

Khám phá 3S ERP

Ban lãnh đạo gặp khó khăn trong việc ra quyết định nhanh

Trong môi trường kinh doanh nhiều biến động, nhà quản lý cần có dữ liệu chính xác và được cập nhật liên tục để đưa ra quyết định kịp thời. Tuy nhiên, tại nhiều doanh nghiệp, việc lập báo cáo quản trị vẫn phụ thuộc vào thao tác tổng hợp thủ công từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau.

Cuối mỗi tuần hoặc cuối tháng, các phòng ban sẽ xuất file, đối chiếu số liệu với bộ phận khác rồi mới gửi báo cáo tổng hợp cho ban giám đốc. Hoạt động này mất rất nhiều thời gian. Đến khi báo cáo hoàn thành, thông tin đã không còn phản ánh đúng tình hình thực tế. Hệ quả là ban lãnh đạo thường chỉ nhận được báo cáo sau khi sự việc đã xảy ra, khiến doanh nghiệp bỏ lỡ cơ hội điều chỉnh kịp thời.

Đây cũng là một trong những dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp cần sớm ứng dụng ERP vào hoạt động quản trị. Hệ thống có khả năng tự động tổng hợp dữ liệu từ tất cả phòng ban và cung cấp các báo cáo, dashboard trực quan giúp ban lãnh đạo nhanh chóng nắm bắt tình hình vận hành của tổ chức (tài chính, bán hàng, tồn kho, sản xuất,…) để đưa ra quyết định chính xác và kịp thời.

Nhân viên dành quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công

Nếu nhân viên trong công ty đang dành quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công: Nhập liệu, tổng hợp báo cáo, đối chiếu số liệu giữa các file excel,… Đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp nên ứng dụng ERP.

Doanh nghiệp nên ứng dụng ERP khi nhân viên mất quá nhiều thời gian cho các công việc thủ công

Ứng dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp tự động hóa nhiều tác vụ như: Tạo chứng từ, cập nhật tồn kho, đối chiếu công nợ, lập báo cáo,… Nhờ đó, nhân viên có thể giảm đáng kể khối lượng công việc thủ công, nâng cao năng suất làm việc và tạo ra các hoạt động mang lại nhiều giá trị hơn như: Chăm sóc khách hàng, cải tiến quy trình, phân tích dữ liệu,…

Doanh nghiệp không thể kiểm soát tốt chi phí vận hành

Chi phí nguyên vật liệu tăng, tồn kho vượt mức, sản xuất phát sinh nhiều lãng phí hay dòng tiền khó kiểm soát là những vấn đề thường gặp khi doanh nghiệp thiếu một hệ thống quản trị tập trung. Do dữ liệu phân tán ở nhiều phòng ban, ban lãnh đạo khó xác định chính xác khoản chi phí nào đang vượt kế hoạch hoặc bộ phận nào hoạt động chưa hiệu quả.

Lúc này, triển khai ERP sẽ là giải pháp giúp doanh nghiệp thoát khỏi tình trạng này. Phần mềm giúp doanh nghiệp kết nối dữ liệu nhân sự, tài chính, mua hàng, kho, sản xuất,.. trên cùng một nền tảng, cho phép doanh nghiệp theo dõi chi phí theo từng đơn hàng, dự án hoặc sản phẩm. Đồng thời, hệ thống cung cấp các báo cáo phân tích chi tiết, giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện các khoản chi bất thường, từ đó đưa ra biện pháp tối ưu chi phí hiệu quả.

Doanh nghiệp chuẩn bị mở thêm chi nhánh hoặc tái cấu trúc

Khi mở rộng quy mô hoạt động, doanh nghiệp phải quản lý đồng thời nhiều chi nhánh, nhà máy hoặc công ty thành viên. Nếu vẫn sử dụng phương pháp quản lý cũ, việc đồng bộ dữ liệu và chuẩn hóa quy trình giữa các đơn vị sẽ trở nên rất khó khăn.

Bên cạnh đó, quá trình tái cấu trúc doanh nghiệp cũng đòi hỏi phải xây dựng lại quy trình quản trị, phân quyền và luồng thông tin giữa các phòng ban. Nếu không có nền tảng công nghệ phù hợp, doanh nghiệp sẽ mất nhiều thời gian để thích nghi và dễ phát sinh sai sót trong quá trình chuyển đổi.

Đây là thời điểm thích hợp để triển khai ERP. Hệ thống cho phép quản lý tập trung nhiều chi nhánh, nhà máy hoặc công ty trên cùng một nền tảng, đồng thời chuẩn hóa quy trình và dữ liệu trên toàn doanh nghiệp. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể mở rộng quy mô hoặc tái cấu trúc tổ chức mà vẫn đảm bảo hoạt động vận hành thông suốt, minh bạch và dễ kiểm soát.

Doanh nghiệp đang trong quá trình chuyển đổi số

Để chuyển đổi số thành công, doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị thống nhất, nơi mọi quy trình và dữ liệu được kết nối xuyên suốt giữa các phòng ban. Nếu vẫn vận hành trên các hệ thống rời rạc, quá trình chuyển đổi số sẽ khó mang lại hiệu quả như kỳ vọng, đồng thời phát sinh nhiều chi phí trong việc tích hợp và đồng bộ dữ liệu.

Doanh nghiệp chuyển đổi số nên ứng dụng ERP

Vì vậy, nếu doanh nghiệp đang xây dựng lộ trình chuyển đổi số, đây là thời điểm thích hợp để triển khai ERP. Không chỉ giúp chuẩn hóa quy trình và quản lý tập trung dữ liệu, ERP còn đóng vai trò là nền tảng kết nối các hệ thống như CRM, MES, WMS,… tạo tiền đề để doanh nghiệp triển khai chuyển đổi số toàn diện.

Không đáp ứng tốt nhu cầu của khách hàng

Khi công việc kinh doanh phát triển và mở rộng hơn, nếu tiếp tục sử dụng các quy trình thủ công hay phần mềm riêng lẻ sẽ khiến doanh nghiệp phải đối mặt với nhiều thách thức lớn như:

• Chuỗi cung ứng chưa sẵn sàng để tự động hóa nên phản ứng chậm chạp với yêu cầu từ khách hàng và thị trường.
• Đội ngũ bán hàng mất nhiều thời gian để tiếp cận các thông tin kinh doanh, dữ liệu khách hàng, tồn kho nên dự báo đưa ra chậm và thiếu chính xác.
• Hoạt động quản lý tồn kho quá tải.

Doanh số bán hàng, tồn kho và dữ liệu khách hàng được lưu trữ tách biệt, nó có thể gây ra vấn đề nghiêm trọng không chỉ trong nội bộ công ty mà còn ảnh hướng đến trải nghiệm của khách hàng.

Sử dụng ERP giúp doanh nghiệp doanh nghiệp đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn

Trong khi đó, nếu sử dụng phần mềm ERP, doanh nghiệp có thể giải quyết được toàn bộ những vấn đề kể trên. Những nhân viên tuyến đầu giờ đây có thể trả lời bất cứ vấn đề nào liên quan đến đơn hàng của khách mà không cần phải gác máy để gọi hỏi bộ phận khác. Bộ phận kho có thể kiểm soát chính xác tình trạng hàng trong kho và số lượng đơn đặt đến. Sales sẽ được cải thiện nhờ nguồn thông tin được cập nhật liên tục và có thể truy cập dễ dàng mọi lúc mọi nơi,… Tất cả giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng dịch vụ, rút ngắn thời gian giao hàng, từ đó phản ứng tốt hơn với nhu cầu thị trường và đáp ứng nhu cầu của khách hàng nhanh hơn.

Xem thêm: Giá phần mềm ERP bao nhiêu? 6 yếu tố ảnh hưởng đến chi phí triển khai ERP

Nên lựa chọn nhà cung cấp ERP nào cho hiệu quả?

Hiện nay trên thị trường có rất nhiều công ty cung cấp phần mềm ERP. Vấn đề của doanh nghiệp là tìm kiếm một nhà cung cấp hệ thống ERP phù hợp, có thể đáp ứng tốt tất cả các nghiệp vụ cốt lõi trong tổ chức, tuân thủ đúng quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước. Bên cạnh đó, khi lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP, doanh nghiệp cũng nên ưu tiên lựa chọn đơn vị có nhiều kinh nghiệm và thực sự hiểu vấn đề mà công ty đang gặp phải. Như vậy sản phẩm cuối cùng sẽ có khả năng ứng dụng cao hơn, tỷ lệ triển khai thành công cao hơn.

Việc ứng dụng ERP của nhà cung cấp trong nước là sự lựa chọn tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có 3S ERP – giải pháp được cung cấp bởi ITG Technology – đơn vị tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam.

Các phân hệ chức năng của phần mềm 3S ERP

Trải qua hơn 20 năm xây dựng và phát triển với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ chuyên ngành, đến nay ITG là đối tác của hơn 2000 khách hàng là các công ty, tập đoàn lớn trong cả nước. Hệ thống 3S ERP nhận giải thưởng Sao Khuê cho phần mềm ưu việt. Hệ thống 3S ERP được xây dựng phù hợp triển khai cho các đơn vị thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất, bán lẻ. ITG tiếp tục khẳng định chất lượng doanh nghiệp CNTT hàng đầu khi liên tiếp 2 năm liền nằm trong top những doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam.

Xem thêm: [Case study] Tổng hợp các công ty ứng dụng phần mềm ERP thành công

Bạn có thể làm việc nhiều hơn với nhà cung cấp để được tư vấn và demo giải pháp, và nếu bạn cần tư vấn hãy liên hệ với chuyên gia ERP: 092.6886.855.