Quản lý và theo dõi tiến độ sản xuất

Tiến độ sản xuất là gì

Tiến độ sản xuất là mức độ tiến triển của hoạt động sản xuất trong một khoảng thời gian xác định. Theo dõi tiến độ sản xuất là giám sát quá trình sản xuất, đảm bảo đúng kế hoạch sản xuất đã đề ra. Điều này giúp nhà quản lý doanh nghiệp phân bổ nguồn lực tốt hơn và đạt được nhiều lợi ích hơn cho doanh nghiệp.

Tầm quan trọng của quản lý tiến độ sản xuất

Ngoài yếu tố kết quả, thì tiến độ cũng đóng góp một vai trò không nhỏ để toàn bộ quá trình sản xuất được diễn ra trơn tru, hợp lý.

Một sản phẩm được sản xuất thông thường phải trải qua rất nhiều công đoạn. Việc không đảm bảo tiến độ sản xuất của chỉ một công đoạn trong chuỗi cũng có thể ảnh hưởng đến tiến độ của toàn bộ các công đoạn sau nó.

Cụ thể, khi tiến độ thực tế của doanh nghiệp chậm hơn so với kế hoạch, nhiều khả năng tình trạng không có đủ hàng để xuất, không đáp ứng được về số lượng và thời gian giao hàng như dự kiến đối với khách hàng. Nhưng khi tiến độ nhanh hơn kế hoạch cũng không hẳn là một điều tốt. Bởi điều này dễ dẫn tới lãng phí do sản xuất thừa.

Những khó khăn trong quản lý tiến độ sản xuất

Quản lý tiến độ sản xuất là một điều không hề dễ dàng. Dưới đây là một số khó khăn thường gặp trong của hoạt động này đối với doanh nghiệp:

Lỗ hổng về giám sát

Tính thiếu chặt chẽ trong theo dõi, nhắc nhở và giám sát từ phía nhà quản lý đối với từng công đoạn của chu trình sản xuất tại phân xưởng có thể gây ra những sai sót trong quá trình sản xuất, từ đó dẫn đến việc chậm tiến độ so với kế hoạch.

Kế hoạch sản xuất không đảm bảo

Ngay cả khi tiến hành giám sát sản xuất hiệu quả, hoạt động quản lý tiến độ cũng khó có thể trọn vẹn nếu kế hoạch được lập ra không đảm bảo về chất lượng. Một kế hoạch được coi là phù hợp khi nó dựa trên năng lực sản xuất thực tế của doanh nghiệp, với nội dung được thể hiện chặt chẽ, chi tiết. Nhà quản lý cần lưu ý những tiêu chí này ngay từ bước đầu lập kế hoạch để xây dựng được bản kế hoạch sản xuất hợp lý.

Ý thức người lao động

Việc giám sát nhân viên nếu không được thực hiện khéo léo sẽ có thể dẫn đến những nguy hại khó lường cho doanh nghiệp. Nếu quá trình kiểm tra được thực hiện sơ sài, sẽ khó phát hiện được công đoạn nào đang chưa được thực hiện tốt. Mặt khác, giám sát 24/7 không chỉ lãng phí thời gian của nhà quản lý sản xuất, mà còn có thể tạo ra tâm lý không thoải mái, bất an, làm đối phó ở phía nhân viên. Khi đó, ngay cả khi tiến độ công việc được đáp ứng thì chất lượng sản xuất cũng khó mà đạt được mức tối ưu.

Quy trình triển khai quản lý tiến độ

Thông thường, một quy trình triển khai quản lý tiến độ hoàn chỉnh bao gồm 3 bước:

Lập kế hoạch tiến độ

Kế hoạch tiến độ là định hướng và là căn cứ cho hoạt động quản lý, giám sát và điều hành sản xuất. Kế hoạch tiến độ được xây dựng càng chặt chẽ thì doanh nghiệp càng hạn chế được những chậm trễ về tiến độ.

Lập kế hoạch tiến độ là bước được thực hiện bởi nhà quản lý. Như đã đề cập ở trên, một kế hoạch sản xuất phải đảm bảo tính khả thi và chặt chẽ. Nó cho phép từng bộ phận liên quan cũng như toàn thể doanh nghiệp nắm được nhiệm vụ và công việc của mình trong kế hoạch này.

Kế hoạch tiến độ được xây dựng dựa trên hai công đoạn chính:

• Bước 1: Lập danh mục các công việc, xác định nguồn lực (nhân công, chi phí) và thời gian cần thiết để thực hiện chúng.
• Bước 2: Sắp xếp trình tự thực hiện các công việc theo mức độ gối đầu liên tiếp về mặt công nghệ hoặc tổ chức.

Lập lịch sản xuất cho từng đối tượng (máy, nhân công)

Hoạt động này sẽ trả lời cho hai câu hỏi:

• Khi nào các nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch sẽ được thực hiện chi tiết đến từng giờ?

• Nhiệm vụ sản xuất theo kế hoạch sẽ được thực hiện bởi ai, máy nào?

Nếu như lập kế hoạch tiến độ làm rõ các danh mục công việc và vạch ra những yêu cầu về nguồn lực để thực hiện, thì lập lịch sản xuất lại nhấn mạnh vào từng yếu tố nguồn lực nhất định với khung thời gian chi tiết hơn.

Giám sát hoạt động sản xuất

Dựa trên kế hoạch đã xây dựng, nhà quản lý tiến hành đối chiếu và kiểm tra, đánh giá hoạt động sản xuất, từ đó tìm ra các sai lệch để có những biện pháp điều chỉnh, xử lý kịp thời.

Đọc thêm: SMED là gì? Quy trình thực hiện SMED – Giảm thời gian chuyển đổi sản xuất

Phần mềm quản lý tiến độ sản xuất MES

Để khắc phục những tồn tại trong quản lý thực tế sản xuất từ phương pháp quản lý tiến độ truyền thống, nhiều hệ thống quản lý như ERP, MES hiện nay cũng có các chức năng quản lý tiến độ, đem đến sự thuận lợi, dễ dàng cho người dùng.

Trong số đó, phải kể đến giải pháp quản lý tiến độ sản xuất do ITG Technology phát triển, nằm trong bộ giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY. 3S iFACTORY xây dựng một trục kế hoạch trung tâm,kết nối dữ liệu liền mạch từ kế hoạch trên tầng ERP xuống lịch sản xuất chi tiết ở tầng MES và ngược lại.

Với thuật toán tự động lập kế hoạch sản xuất, thông qua dữ liệu có được từ bộ phận kinh doanh, hệ thống 3S ERP trong bộ giải pháp sẽ giúp doanh nghiệp tính toán nhu cầu sản xuất, sắp xếp kế hoạch sản xuất (MPS) dựa trên việc cân đối năng lực (RCP) và kế hoạch mua nguyên vật liệu (MRP).

Từ đó, kế hoạch sản xuất sẽ tự động lập lịch sản xuất chi tiết (tại tầng MES) và ban hành các lệnh sản xuất (Work Order) xuống các máy trạm để trực tiếp thực thi sản xuất. Cũng tại đây, dữ liệu sản xuất thực tế cũng liên tục được thu thập và đẩy ngược lên trên tầng ERP, phục vụ việc lập kế hoạch sản xuất chính xác hơn.

Với trục sản xuất trung tâm đã được trực quan hóa trên hệ thống, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ tiến độ sản xuất (Delivery), giảm thiểu các điểm chạm trung gian có khả năng gây sai sót, chậm trễ, và hơn hết, giúp phân bổ nguồn lực dễ dàng và hiệu quả hơn so với phương pháp thủ công.

Lợi ích quản lý tiến độ bằng phần mềm

Ứng dụng phần mềm trong quản lý tiến độ sản xuất đảm bảo tính chính xác từ các khâu trong mỗi giai đoạn sản xuất. Những ưu điểm của quản lý tiến độ bằng phần mềm quản lý sản xuất có thể kể đến là:

Giám sát tiến độ theo thời gian thực

Các phần mềm cho phép quản lý các hoạt động sản xuất theo đúng thời gian thực. Điều này giúp đảm bảo tính chính xác về dữ liệu sản xuất. Đồng thời nhà quản lý cũng dễ dàng theo dõi dữ liệu và đưa quyết định hợp lý, kịp thời.

Khả năng đồng bộ

Các dữ liệu ở mọi phân xưởng, chi nhánh đều được lưu trữ trong cùng một hệ thống dữ liệu. Do vậy, nhà quản lý sản xuất có thể nắm được dữ liệu ở mọi khâu sản xuất mà không mất thời gian đi kiểm tra trực tiếp. Tiến độ nhờ đó được đảm bảo hoàn thành.

Cho phép quản lý từ xa

Nhờ ứng dụng công nghệ đám mây, doanh nghiệp có thể kiểm soát toàn bộ tiến độ của mình từ xa thông qua truy cập vào phần mềm quản lý bằng các thiết bị thông minh. Bên cạnh đó, khi phát sinh các tình huống khẩn cấp, việc tương tác thông qua phần mềm giúp doanh nghiệp ứng phó kịp thời và duy trì tiến độ sản xuất.

Tính chính xác về thông tin

Những sai sót trong quá trình người lao động lập kế hoạch nhập – xuất, kiểm kê, định mức hàng tồn kho là điều khó tránh khỏi. Với sự hỗ trợ của phần mềm, vấn đề này được giải quyết tối ưu hơn. Lượng hàng tồn khi gần đạt định mức quy định sẽ được hệ thống ghi nhận và thông báo, từ đó công tác định mức được thực hiện chính xác và là cơ sở để tiến độ sản xuất đạt yêu cầu.

Trên đây là một vài thông tin giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn về tiến độ sản xuất cũng như giải pháp quản lý tiến độ hiệu quả. Nếu như doanh nghiệp của bạn có mong muốn tối ưu và phân bổ nguồn lực hiệu quả, hãy liên hệ với các chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.955 để được tư vấn thêm về những giải pháp công nghệ hỗ trợ quản lý tiến độ.

Xem thêm: 12 biểu mẫu theo dõi tiến độ sản xuất bằng Excel hiệu quả