Những vấn đề của doanh nghiệp sau go-live dự án ERP

Trong 1 dự án ERP thì giai đoạn go-live là thời điểm mà quá trình triển khai phần mềm đã được hoàn tất và phần mềm được di chuyển từ thử nghiệm sang ứng dụng thực tế.

Khi go-live thì đồng nghĩa với việc hệ thống cũ dừng lại, vì nó sẽ không được sử dụng nữa, việc di chuyển dữ liệu từ hệ thống trước đó chuyển sang hệ thống ERP mới.

Khi dự án ERP bước vào giai đoạn Go-live thì chúc mừng bạn, bạn đã đi gần hết chặng đường đầy khó khăn và thách thức. Tuy nhiên, khó có dự án ERP nào đợi được mọi thứ đều hoàn chỉnh mới bước vào Go-Live. Vậy phải làm gì để có thể giúp hệ thống đi theo quỹ đạo mà doanh nghiệp mong muốn? Các vấn đề mà doanh nghiệp thường gặp sau go-live là gì?

>>>Đọc thêm: Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP thành công cho Doanh nghiệp

Vấn đề phát sinh

Hệ thống ERP nào dù hoàn thiện đến đâu cũng sẽ có các vấn đề phát sinh khi vận hành. Đây chính là giai đoạn thể hiện việc truyền thông giữa ERP team và đối tác triển khai đạt hiệu quả thế nào? Phân chia công việc đâu là ERP team mình sẽ giải quyết, đâu là cái cần chuyển cho phía đối tác sửa chữa? Bởi khi gặp các vấn đề đa số chúng ta thường cho rằng do chương trình bị lỗi, code viết có vấn đề; nhưng theo kinh nghiệm triển khai ERP của chúng tôi thì trước khi kiểm tra xuống code thì nên xem xét lại các thiết lập cho parameters (Parameter là đại diện cho một giá trị mà một hàm có giá trị đầu vào sẽ được nhận khi được gọi) đã đúng chưa? Đôi khi, chỉ do vấn đề nhỏ này mà phát sinh ra lỗi. Bên cạnh đó, thỉnh thoảng nên cập nhật các Hot-Fixed do hãng phát hành. Vì đôi khi các khi vấn đề ta gặp phải nằm trong đó.

Tất cả các trường hợp thử nghiệm được thực hiện và thông qua

Có một lý do tại sao các kế hoạch dự án ERP đều chứa số lần lặp với các loại thử nghiệm. Kiểm tra đơn vị, kiểm tra quy trình, kiểm tra tích hợp hệ thống và kiểm tra chấp nhận người dùng đều được thiết kế để đảm bảo các tùy chỉnh, cấu hình và tích hợp của bạn đã sẵn sàng để thực hiện. Việc có tỷ lệ cao vượt qua tất cả các bài kiểm tra này là một chỉ số tốt cho thấy bạn có thể sẵn sàng cho việc go-live.

Không chỉ số lượng các trường hợp thử nghiệm được thông qua quan trọng – mà đó còn là chất lượng và phạm vi bao phủ. Đối với thử nghiệm đơn vị, thông thường một nhà tư vấn hoặc nhà phát triển ERP có thể tạo ra các trường hợp thử nghiệm, nhưng đối với các loại thử nghiệm khác, các trường hợp thử nghiệm phải được doanh nghiệp chấp thuận. Điều này đảm bảo rằng không có kịch bản bất ngờ nào xuất hiện sau khi người dùng cuối có được hệ thống ERP mới.

Quản lý phiên bản cho hệ thống

Khi quyết định cho hệ thống chính thức đi vào vận hành; điều cần tiên quyết là chính bản thân đội ngũ doanh nghiệp ta phải sở hữu nó hoàn toàn; mọi vấn đề thay đổi cũng như fix bugs từ phía đối tác lẫn từ chính đội ngũ nội bộ đều phải được chính ERP team ghi chú lại và kiểm tra trên TEST trước khi ứng dụng. Cũng như theo dõi thường xuyên các thông tin từ hãng để quyết định có ứng dụng các gói dịch vụ hay nâng cấp lên version mới hay không?

Triển khai module mới

Doanh nghiệp cần phải tỉnh táo và xem xét thật kỹ đâu là thời điểm thích hợp để chúng ta tiếp tục mở rộng các module khác cho hệ thống trong khi các module hiện tại đã hoạt động ổn định chưa?

Những chú ý khi go live hệ thống ERP

Bước 1: Đảm bảo tất cả các thử nghiệm theo kế hoạch của bạn được hoàn thành.

Bước 2: Đảm bảo tất cả người dùng của bạn được đào tạo đầy đủ theo kế hoạch.

Bước 3: Xác minh tất cả các báo cáo và bảng điều khiển đã sẵn sàng để sử dụng và các liên kết đến các công cụ này sẽ ở trên màn hình của người dùng phù hợp khi họ cần thông tin.

Bước 4: Kiểm tra thời gian để tải dữ liệu tĩnh từ các hệ thống cũ của bạn. Bạn đã chạy các quy trình này nhiều lần rồi nhưng go-live không phải là thời gian cho bất kỳ vấn đề nào.

>>>Đọc thêm: Lợi ích của việc đào tạo phần mềm ERP cho người dùng cuối

Kết luận

Làm ERP sẽ không bao giờ là kết thúc, vì bản thân nó sẽ tiếp tục và liên tục mở rộng thêm các chức năng cùng với sự phát triển của doanh nghiệp. Cho nên việc quyết định đâu là thời điểm thích hợp để mở Rộng là 1 trong những điều quan trọng cần thiết sau quá trình vận hành.