6 nguyên nhân thất bại hàng đầu khiến dự án ERP đi vào bế tắc

Triển khai hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) là một quá trình phức tạp, đòi hỏi sự đầu tư lớn về tài chính, nhân sự và thời gian. Dù được đánh giá cao nhờ khả năng tối ưu hóa hoạt động và tăng hiệu suất, thực tế cho thấy tỷ lệ thất bại của các dự án ERP vẫn ở mức đáng kể. Dưới đây là sáu nguyên nhân phổ biến dẫn đến sự thất bại của các dự án triển khai ERP, đi kèm với các phân tích để giúp doanh nghiệp phòng tránh những sai lầm này.

Dù được đánh giá cao nhờ khả năng tối ưu hóa hoạt động và tăng hiệu suất, thực tế cho thấy tỷ lệ thất bại của các dự án ERP vẫn ở mức đáng kể

1. Kế hoạch triển khai chưa đầy đủ và rõ ràng

Lập kế hoạch triển khai chi tiết là bước đầu tiên để đảm bảo dự án ERP đi đúng hướng. Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp vẫn mắc phải lỗi thiếu sót hoặc không chú trọng vào khâu này. Một kế hoạch tốt cần bao gồm các giai đoạn cụ thể, từ khâu nghiên cứu, thiết kế hệ thống, lập lộ trình triển khai, đến đào tạo người dùng và bảo trì hệ thống. Đặc biệt, các KPI cụ thể cần được xác định để theo dõi tiến độ và đánh giá hiệu quả. Việc thiếu kế hoạch chi tiết sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc điều phối nguồn lực và quản lý rủi ro, dẫn đến sự chậm trễ và vượt quá ngân sách. Nhiều doanh nghiệp mới triển khai ERP không chú trọng vào việc phân tích yêu cầu chi tiết mà chỉ đơn giản mong đợi hệ thống ERP sẽ tự động cải thiện mọi mặt hoạt động. Hậu quả là khi triển khai gặp rất nhiều lúng túng, không biết làm gì trước, làm gì sau, hay dự toán chi phí cho phần công việc này… gây rối loạn và mất kiểm soát tình hình. Do vậy, doanh nghiệp cần phải có một kế hoạch cụ thể, rõ ràng. Cần phải đánh giá được quy trình của doanh nghiệp có ứng dụng được phần mềm ERP này hay không? Hay có cần kiểm tra, đánh giá lại quy trình từng phòng ban hay không để đưa ra được quyết định phù hợp, tránh gây lãng phí chi phí. Điều này dẫn đến việc hệ thống không đáp ứng được kỳ vọng, gây thất vọng và lãng phí nguồn lực.

2. Lựa chọn nhà cung cấp hoặc giải pháp không phù hợp

Hiện nay, có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP trên thị trường, khiến cho việc lựa chọn trở nên khá thách thức với các doanh nghiệp. Các đơn vị cung cấp thường quảng bá những tính năng nổi bật và lợi ích mà phần mềm của họ mang lại, dễ khiến doanh nghiệp bị choáng ngợp. Tuy nhiên, trước khi đưa ra quyết định, điều quan trọng là doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng nhu cầu thực tế của mình, xác định các yêu cầu cụ thể đối với phần mềm, và đối chiếu xem nhà cung cấp ERP đó có thể đáp ứng các kỳ vọng này không. Để đảm bảo chọn đúng giải pháp, doanh nghiệp cần xây dựng một kế hoạch chi tiết và xác định rõ phạm vi dự án. Việc này giúp khoanh vùng các nhà cung cấp có thể đáp ứng tốt nhất các vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, từ đó tìm ra đối tác phù hợp. Khi triển khai đúng cách, ERP sẽ là một khoản đầu tư giá trị, mang lại hiệu quả cao trong quản lý và vận hành. Chính vì vậy, cần có sự nghiên cứu và cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định cuối cùng về nhà cung cấp ERP cho doanh nghiệp. Bên cạnh đó, nhà cung cấp cần có kinh nghiệm triển khai thành công trong lĩnh vực của doanh nghiệp và có khả năng cung cấp dịch vụ hỗ trợ dài hạn để giải quyết các vấn đề phát sinh.

Đọc thêm: ERP là gì? Các phần mềm ERP tốt hiện nay.

3. Quy trình triển khai thiếu kế hoạch và quản lý dự án không chặt chẽ

Một dự án ERP lớn cần có một kế hoạch chi tiết và công tác quản lý dự án chuyên nghiệp. Nếu không có người quản lý dự án có kinh nghiệm để giám sát các giai đoạn, quản lý nguồn lực và điều chỉnh lịch trình, rất dễ xảy ra tình trạng thất thoát tài nguyên và chậm tiến độ. Một kế hoạch không chặt chẽ hoặc thiếu linh hoạt sẽ làm gia tăng nguy cơ thất bại. Lỗi sai phổ biến nhất khi triển khai ERP là doanh nghiệp quá gấp gáp, không thực hiện kế hoạch theo từng giai đoạn mà lại cố gắng triển khai tất cả các module cùng một lúc. Việc này gây áp lực lớn cho đội ngũ triển khai và làm tăng nguy cơ sai sót. Chính vì vậy, trong quá trình triển khai dự án, doanh nghiệp cần làm việc với nhà cung cấp để thống nhất đưa ra được định mức thời gian phát sinh và kiểm tra lỗi, thời gian chạy thực nghiệm tại các thí điểm…

6 sai lầm cơ bản khiến dự án ERP thất bại

4. Đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết

Một sai lầm phổ biến khác là doanh nghiệp thường đánh giá thấp thời gian và nguồn lực cần thiết cho dự án. Phần mềm ERP là một hệ thống phức tạp, đòi hỏi thời gian, nhân lực và tài nguyên đáng kể. Việc không tính toán chính xác sẽ khiến dự án triển khai chậm trễ, đội chi phí và làm ảnh hưởng đến các hoạt động khác của công ty.

5. Thiếu sự cam kết từ lãnh đạo cấp cao

Sự hỗ trợ từ lãnh đạo cấp cao là yếu tố quyết định đến thành công của mọi dự án chuyển đổi số, bao gồm cả ERP. Nếu ban lãnh đạo không thực sự cam kết và không dành đủ nguồn lực cho dự án, thì sẽ khó đạt được sự đồng thuận và động lực từ các bộ phận khác trong tổ chức. Sự cam kết này không chỉ dừng lại ở việc phân bổ ngân sách, mà còn ở việc tham gia trực tiếp vào quy trình triển khai, giám sát tiến độ và hỗ trợ khi có vấn đề phát sinh. Thiếu đi yếu tố này, các nhóm triển khai dễ rơi vào tình trạng thiếu định hướng, làm giảm khả năng thành công của dự án.

6. Không đầu tư đầy đủ vào cơ sở hạ tầng

ERP đòi hỏi cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin (IT) hiện đại và đủ mạnh để đảm bảo hiệu suất hệ thống. Doanh nghiệp không đầu tư đủ cho cơ sở hạ tầng sẽ đối mặt với các vấn đề về hiệu năng, lỗi hệ thống, hoặc gián đoạn hoạt động. Đầu tư cơ sở hạ tầng không chỉ bao gồm máy móc, phần cứng mà còn là mạng lưới và hệ thống bảo mật.

Đọc thêm: 10 bước để triển khai ERP thành công

Dấu hiệu cho thấy dự án ERP đang có nguy cơ thất bại

Các dấu hiệu phổ biến cho thấy dự án ERP có nguy cơ thất bại gồm: tiến độ triển khai liên tục bị chậm, phạm vi dự án thay đổi nhiều lần, người dùng không sẵn sàng sử dụng ERP, dữ liệu giữa các phòng ban thiếu đồng nhất, chi phí vượt ngân sách và nhân viên vẫn quay lại sử dụng Excel sau Go-live.

Timeline triển khai liên tục bị lùi

Nếu dự án nhiều lần không đạt các mốc tiến độ đã thống nhất, đây là dấu hiệu cho thấy kế hoạch triển khai hoặc công tác quản lý dự án đang gặp vấn đề. Nguyên nhân có thể đến từ việc phạm vi dự án thay đổi, thiếu nguồn lực, dữ liệu chưa sẵn sàng hoặc quy trình nghiệp vụ chưa được thống nhất. Việc kéo dài tiến độ không chỉ làm tăng chi phí mà còn ảnh hưởng đến kế hoạch vận hành của doanh nghiệp.

Phạm vi dự án (Scope) thay đổi nhiều lần

Việc liên tục bổ sung yêu cầu, thay đổi quy trình hoặc mở rộng các module triển khai khiến dự án mất kiểm soát về thời gian và ngân sách. Doanh nghiệp nên xác định rõ phạm vi triển khai ngay từ đầu và chỉ thực hiện thay đổi khi thật sự cần thiết thông qua quy trình quản lý thay đổi.

Người dùng phản đối hoặc không sử dụng ERP

Nếu nhân viên không tham gia đào tạo, ngại sử dụng hệ thống hoặc vẫn duy trì cách làm cũ, dự án ERP rất khó đạt được mục tiêu. Đây là dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp chưa thực hiện tốt công tác quản trị thay đổi và truyền thông nội bộ trong quá trình triển khai.

Xem thêm: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì trước khi triển khai ERP

Các phòng ban không thống nhất dữ liệu

ERP chỉ phát huy hiệu quả khi toàn bộ doanh nghiệp sử dụng chung một nguồn dữ liệu. Nếu thông tin về khách hàng, vật tư, tồn kho hoặc quy trình giữa các phòng ban không đồng nhất, hệ thống sẽ tạo ra báo cáo thiếu chính xác và làm giảm hiệu quả quản trị.

Chi phí triển khai vượt ngân sách

Khi chi phí phát sinh liên tục do thay đổi yêu cầu, kéo dài thời gian hoặc phải tùy chỉnh hệ thống nhiều hơn dự kiến, doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ dự án. Việc kiểm soát ngân sách kém là một trong những dấu hiệu phổ biến của dự án ERP có nguy cơ thất bại.

Sau Go-live, nhân viên vẫn quay về dùng Excel

Nếu sau khi hệ thống ERP đi vào vận hành, nhân viên vẫn quản lý công việc bằng Excel hoặc các công cụ cũ, điều đó cho thấy ERP chưa được ứng dụng thực sự trong hoạt động hằng ngày. Nguyên nhân có thể đến từ quy trình chưa phù hợp, dữ liệu chưa chuẩn hoặc người dùng chưa được đào tạo đầy đủ.

Xem thêm: Những vấn đề của doanh nghiệp sau go-live dự án ERP

Trên đây ITG đã điểm danh những nguyên nhân dẫn đến những thất bại trong việc triển khai ERP cho doanh nghiệp. Để được tư vấn giải pháp triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi qua hotline: 092.6886.855

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/