NCR là gì? Quy trình lập báo cáo không phù hợp chuẩn nhất

Trong quản lý chất lượng sản xuất, NCR là công cụ không thể thiếu giúp doanh nghiệp ghi nhận, phân tích và theo dõi hành động khắc phục đối với những vấn đề không đáp ứng tiêu chuẩn đã đặt ra. Vậy NCR là gì? Báo cáo không phù hợp được sử dụng như thế nào trong sản xuất? Quy trình xây dựng NCR chuẩn gồm những bước nào? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu chi tiết trong bài viết!

NCR là gì?

NCR (Non-Conformity Report) hay báo cáo sự không phù hợp, là một tài liệu chất lượng được lập ra nhằm ghi nhận các sản phẩm, quy trình hoặc hoạt động không đáp ứng được yêu cầu đã được thiết lập trong hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp.

NCR là gì?

Thông thường, NCR sẽ được lập khi phát hiện:

• Sản phẩm bị lỗi ngoại quan hoặc kích thước.
• Nguyên vật liệu đầu vào không đảm bảo chất lượng.
• Quy trình sản xuất thực tế không đúng với hướng dẫn công việc (SOP – quy trình thao tác chuẩn).
• Quy trình làm việc không tuân thủ quy định về an toàn và sức khỏe lao động.
• Vi phạm hoặc thiếu sót trong tài liệu kỹ thuật.
• …

Thông tin được NCR ghi nhận sẽ là dữ liệu đầu vào quan trọng giúp doanh nghiệp phân tích nguyên nhân gốc rễ, đề xuất hành động khắc phục, theo dõi hiệu quả cải tiến và ngăn ngừa lỗi tái diễn trong tương lai.

Hiện nay, báo cáo NCR được áp dụng rộng rãi trong các ngành công nghiệp có yêu cầu cao về chất lượng như: Sản xuất điện tử, ô tô, dược phẩm, thực phẩm,… và các hệ thống quản lý tiêu chuẩn chất lượng quốc tế như: ISO 9001 (Quản lý chất lượng), ISO 14001 (Quản lý môi trường), ISO 45001 (An toàn và sức khỏe nghề nghiệp).

Vai trò của NCR trong sản xuất

Báo cáo không phù hợp đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc đảm bảo chất lượng sản xuất và các quy trình cải tiến của doanh nghiệp:

Báo cáo NCR đóng vai trò quan trọng trong hoạt động quản lý chất lượng sản xuất

Kiểm soát chất lượng sản phẩm đầu ra

Thông qua các báo cáo không phù hợp NCR, doanh nghiệp có thể phát hiện sớm các sai lệch so với tiêu chuẩn và nhận diện: Công đoạn thường xuyên phát sinh lỗi, loại lỗi có xu hướng lặp lại, nguyên nhân chính gây lỗi (nhà cung cấp, máy móc hay con người),… Nhờ đó, đội ngũ quản lý chất lượng có thể can thiệp kịp thời, ngăn chặn sản phẩm lỗi tiếp tục được sản xuất và lưu thông ra thị trường.

Giảm thiểu rủi ro và chi phí vận hành

Nhờ phát hiện và xử lý sớm các vấn đề về chất lượng, doanh nghiệp có thể tránh được những tổn thất lớn hơn về sau. Chi phí để sửa chữa một lỗi tại giai đoạn sản xuất luôn thấp hơn nhiều so với việc tái sản xuất, thu hồi sản phẩm từ thị trường hay xử lý khiếu nại của khách hàng. Báo cáo NCR sẽ giúp doanh nghiệp chủ động kiểm soát rủi ro và đảm bảo lợi nhuận ở mức tốt nhất.

Tuân thủ các tiêu chuẩn chất lượng

Báo cáo sự không phù hợp là tài liệu bắt buộc trong hầu hết các đợt đánh giá nội bộ và đánh giá tính tuân thủ của doanh nghiệp đối với các hệ thống quản lý chất lượng quốc tế (ISO, IATF, HACCP). Do đó, việc lập và quản lý NCR bài bản không chỉ giúp doanh nghiệp duy trì các chứng chỉ quốc tế mà còn tạo dựng uy tín với khách hàng và đối tác.

Hỗ trợ cải tiến liên tục

NCR trong sản xuất không chỉ đơn thuần là tài liệu ghi nhận lỗi mà còn là cơ sở để doanh nghiệp rà soát lại quy trình và cách vận hành hiện tại.

Khi các NCR được tổng hợp và phân tích định kỳ, doanh nghiệp có thể nhận diện rõ các lỗi thường xuyên lặp lại, đánh giá mức độ hiệu quả của các biện pháp khắc phục đã triển khai, đồng thời xác định những điểm cần cải tiến. Cách tiếp cận này sẽ tạo nền tảng dữ liệu quan trọng cho các phương pháp quản lý hiện đại như Lean, Kaizen, Six Sigma, giúp nhà máy cải tiến một cách bài bản.

Xem thêm: 7 QC Tools – Công cụ quản lý và kiểm soát chất lượng trong sản xuất

Quy trình lập báo cáo không phù hợp (NCR) chuẩn trong sản xuất

Để phát huy tối đa hiệu quả của NCR, doanh nghiệp cần thiết lập một quy trình lập báo cáo sự không phù hợp chuẩn mực và nhất quán. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết từng bước lập báo cáo NCR chuẩn cho doanh nghiệp sản xuất:

Các bước lập báo cáo không phù hợp (NCR) trong sản xuất

Bước 1: Phát hiện và ghi nhận sự không phù hợp

Vấn đề không phù hợp có thể được phát hiện từ nhiều nguồn khác nhau như: Kiểm tra chất lượng đầu vào, kiểm tra trong quá trình sản xuất, phản hồi từ khách hàng, kết quả đánh giá nội bộ, sự cố vận hành sản xuất,… Ngay khi phát hiện, doanh nghiệp cần nhanh chóng ghi chép lại vấn đề để tránh mất thông tin.

Bước 2: Lập báo cáo NCR

Người phát hiện hoặc bộ phận liên quan tiến hành lập báo cáo không phù hợp (NCR). Nội dung gồm có các thông tin sau:

• Mã số NCR (nhằm hỗ trợ theo dõi và tra cứu tài liệu khi cần thiết)
• Thời gian phát hiện lỗi
• Vị trí xảy ra vấn đề (phân xưởng, công đoạn, máy móc cụ thể)
• Người phát hiện lỗi và người lập báo cáo
• Mô tả chi tiết về sự không phù hợp (sản phẩm, quy trình nào bị ảnh hưởng)
• Mức độ nghiêm trọng của vấn đề
• Bằng chứng kèm theo (hình ảnh, số liệu đo lường, mẫu sản phẩm)

Việc ghi nhận thông tin cần được thực hiện một cách khách quan, chính xác và đầy đủ; tránh đánh giá chủ quan.

Bước 3: Phân tích nguyên nhân gốc rễ

Đây là bước quan trọng nhất trong quy trình NCR, giúp doanh nghiệp đảm bảo vấn đề không tái diễn. Bộ phận chất lượng sẽ phối hợp với bộ phận sản xuất và kỹ thuât, sử dụng các công cụ phân tích như: 5 Why, Biểu đồ xương cá, 5M1E, FMEA,… để xác định nguyên nhân gốc rễ gây ra sự không phù hợp, từ đó có phương án khắc phục phù hợp.

Bước 4: Thực hiện hành động khắc phục và phòng ngừa

Dựa trên nguyên nhân gốc rễ đã được xác định ở bước trên, doanh nghiệp tiến hành xây dựng chi tiết kế hoạch hành động khắc phục (Corrective Action) và hành động phòng ngừa (Preventive Action). Trong bản kế hoạch cần nêu rõ:

• Các hành động cụ thể cần thực hiện
• Người chịu trách nhiệm cho từng hành động
• Thời hạn hoàn thành
• Nguồn lực cần thiết (nhân lực, tài chính, thiết bị)
• Cách thức đánh giá hiệu quả của hành động

Sau khi kế hoạch được phê duyệt và ban hành, cá nhân và bộ phận liên quan sẽ tiến hành thực hiện các nhiệm vụ như đã phân công và ghi nhận kết quả vào hệ thống NCR.

Bước 5: Kiểm tra và xác nhận

Sau khi biện pháp khắc phục và phòng ngừa được triển khai, bộ phận quản lý chất lượng sẽ tiến hành xác minh hiệu quả của các hành động. Giai đoạn này sẽ giúp doanh nghiệp:

• Kiểm tra vấn đề ban đầu đã được giải quyết chưa
• Đảm bảo vấn đề không tái diễn
• Đánh giá các hành động đã thực sự giải quyết được nguyên nhân gốc rễ hay chưa
• Xem xét các tác động phụ (nếu có) từ các hành động khắc phục

Bước 6: Đóng NCR

Khi tất cả các bước đã được hoàn thành và xác minh hiệu quả, NCR sẽ được chính thức đóng. Toàn bộ hồ sơ liên quan đến NCR trong sản xuất cần được lưu trữ theo quy định của hệ thống quản lý chất lượng.

Xem thêm: TQM là gì? Quy trình áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM hiệu quả

Mẫu báo cáo NCR đơn giản

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc triển khai hệ thống báo cáo không phù hợp một cách hiệu quả, dưới đây là một mẫu báo cáo NCR trong sản xuất đơn giản nhưng đầy đủ các yếu tố cần thiết. Mẫu này có thể được tùy chỉnh cho phù hợp với đặc thù của từng tổ chức:

Những thành phần cần có trong mẫu báo cáo không phù hợp

Một báo cáo NCR chuẩn thường bao gồm các thành phần sau:

Các thành phần quan trọng cần có trong NCR

• Thông tin định danh: Mỗi báo cáo không phù hợp cần có một mã số định danh duy nhất (NCR ID) để hỗ trợ doanh nghiệp truy xuất hồ sơ trên hệ thống quản lý chất lượng. Hệ thống mã hóa nên được thiết kế logic, ví dụ: NCR-2025-001, trong đó bao gồm cả năm và số thứ tự.
• Ngày phát hành: Là thời gian chính xác sự không phù hợp được ghi nhận. Mốc thời gian này sẽ giúp doanh nghiệp nắm rõ tiến độ khắc phục vấn đề.
• Mô tả sự không phù hợp: Ghi cụ thể vấn đề không phù hợp được phát hiện, thời điểm, vị trí phát hiện, mức độ ảnh hưởng,… đi kèm hình ảnh minh họa hoặc số liệu cụ thể.
• Tiêu chuẩn/yêu cầu vi phạm: Nêu rõ sự không phù hợp vi phạm tieu chuẩn, yêu cầu hoặc quy định nào. Ví dụ, tiêu chuẩn kỹ thuật sản phẩm, quy trình vận hành tiêu chuẩn (SOP), tiêu chuẩn chất lượng quốc tế (ISO, IATF, HACCP),…
• Thông tin về sản phẩm/vật liệu/quy trình ảnh hưởng: Xác định rõ số lượng sản phẩm/vật liệu/quy trình bị ảnh hưởng và trạng thái hiện tại.
• Bộ phận chịu trách nhiệm: Bộ phận chức năng được chỉ định chịu trách nhiệm điều tra và giải quyết sự không phù hợp.
• Biện pháp ngăn chặn: Ghi nhận hành động tức thời được thực hiện để kiểm soát hoặc cô lập sản phẩm/quy trình không đạt tiêu chuẩn cho đến khi vấn đề được giải quyết.
• Phương án xử lý: Quyết định được đưa ra để xử lý sản phẩm/quy trình không đạt tiêu chuẩn (ví dụ: làm lại, phân loại lại, sử dụng nguyên trạng, loại bỏ).
• Phân tích nguyên nhân gốc rễ: Trình bày kết quả phân tích nguyên nhân gốc rễ và ghi rõ công cụ sử dụng để phân tích (nếu cần).
• Biện pháp khắc phục: Nêu rõ các hành động đã thực hiện để giải quyết vấn đề và khôi phục sự tuân thủ.
• Biện pháp phòng ngừa: Nêu rõ các hành động được thực hiện để ngăn chặn vấn đề tương tự xảy ra trong tương lai.
• Xác minh hiệu quả: Ghi nhận kết quả của các hành động đã thực hiện (hiệu quả/chưa hiệu quả/cần theo dõi tiếp), và nhận xét chi tiết.
• Ký xác nhận: Xác nhận của bộ phận liên quan và người có thẩm quyền để đảm bảo NCR được xử lý đầy đủ.

Tham khảo thêm: SPC là gì? Hướng dẫn chi tiết cách sử dụng công cụ kiểm soát chất lượng SPC

Quản lý NCR hiệu quả hơn với phần mềm 3S QMS của ITG

3S QMS là phần mềm quản lý chất lượng tổng thể nằm trong hệ sinh thái giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY của ITG Technology. Với sự trợ giúp của 3S QMS, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ quy trình quản lý NCR: Từ phát hiện, lập báo cáo sự không phù hợp, phân tích nguyên nhân gốc rễ đến theo dõi hành động khắc phục và phòng ngừa.

Không chỉ dừng lại ở việc quản lý báo cáo sự không phù hợp, 3S QMS còn cho phép liên kết NCR với các dữ liệu chất lượng khác như kiểm tra đầu vào, kiểm tra công đoạn, truy xuất nguồn gốc,… Nhờ đó, doanh nghiệp có thể phân tích xu hướng lỗi, xác định điểm nghẽn chất lượng và ra quyết định cải tiến dựa trên dữ liệu thay vì xử lý sự cố một cách rời rạc.

Hiểu đúng NCR là gì không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ tiêu chuẩn chất lượng, mà còn là nền tảng để nâng cao năng lực quản trị sản xuất và cải tiến liên tục. Một hệ thống báo cáo sự không phù hợp được xây dựng bài bản sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát rủi ro, giảm chi phí chất lượng và nâng cao uy tín với khách hàng.