Lợi ích của hóa đơn điện tử được tích hợp trên phần mềm ERP

ERP tích hợp hóa đơn điện tử giúp doanh nghiệp tự động phát hành hóa đơn ngay sau khi ghi nhận đơn hàng hoặc doanh thu, đồng bộ dữ liệu giữa bán hàng, kế toán và thuế, giảm nhập liệu thủ công, hạn chế sai sót, tiết kiệm chi phí in ấn và lưu trữ, đồng thời hỗ trợ đối soát doanh thu nhanh hơn.

Vậy lợi ích của hóa đơn điện tử được tích hợp trên phần mềm ERP là gì? Hãy cùng theo dõi trong bài viết dưới đây nhé. 

Sử dụng hóa đơn điện tử có thể cắt giảm chi phí các thủ tục hành chính thuế.

ERP có tích hợp hóa đơn điện tử được không?

Có. Hầu hết các phần mềm ERP hiện đại đều có khả năng tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử thông qua API của các nhà cung cấp hóa đơn điện tử đáp ứng quy định của cơ quan quản lý thuế.

Khi doanh nghiệp lập chứng từ bán hàng hoặc ghi nhận doanh thu trên ERP, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu để tạo hóa đơn điện tử mà không cần nhập lại thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng hay giá trị thanh toán. Sau khi ký số, hóa đơn được phát hành và gửi đến khách hàng chỉ trong vài giây.

Việc tích hợp này giúp dữ liệu luôn đồng nhất giữa các bộ phận kinh doanh, kế toán, kho và tài chính, đồng thời giảm đáng kể rủi ro sai sót do nhập liệu thủ công.

7 Lợi ích của hóa đơn điện tử được tích hợp trên phần mềm ERP

1. Tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn

Khi hóa đơn điện tử được tích hợp với ERP, dữ liệu từ đơn hàng, phiếu xuất kho hoặc chứng từ bán hàng sẽ tự động chuyển sang hệ thống hóa đơn điện tử. Kế toán không cần nhập lại thông tin mà chỉ cần kiểm tra, ký số và phát hành hóa đơn.

Nhờ đó, quy trình phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng và nhất quán, đặc biệt với doanh nghiệp có khối lượng giao dịch lớn.

2. Đồng bộ dữ liệu giữa các phòng ban

Khi ERP và hóa đơn điện tử hoạt động trên cùng một hệ thống, mọi dữ liệu từ bán hàng, kho, kế toán đến tài chính đều được cập nhật theo thời gian thực.

Ví dụ, sau khi đơn hàng được xác nhận và hóa đơn phát hành, doanh thu, công nợ và thuế giá trị gia tăng sẽ được đồng bộ ngay trên ERP. Điều này giúp các bộ phận làm việc trên cùng một nguồn dữ liệu, hạn chế chênh lệch thông tin giữa các hệ thống.

3. Giảm sai sót khi lập và phát hành hóa đơn

Việc nhập liệu nhiều lần giữa ERP và phần mềm hóa đơn điện tử dễ dẫn đến các lỗi như sai mã số thuế, tên khách hàng, đơn giá hoặc thuế suất.

Khi tích hợp hai hệ thống, thông tin được lấy trực tiếp từ dữ liệu đã được phê duyệt trên ERP, giúp giảm đáng kể các sai sót phát sinh trong quá trình lập hóa đơn.

Điều này cũng giúp doanh nghiệp hạn chế việc phải điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn sau khi phát hành.

4. Tiết kiệm chi phí và thời gian vận hành

Tích hợp hóa đơn điện tử với ERP giúp doanh nghiệp cắt giảm nhiều công việc thủ công như nhập liệu, kiểm tra thông tin, lưu trữ chứng từ và đối chiếu dữ liệu.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng giảm các chi phí liên quan đến in ấn, vận chuyển và lưu kho hóa đơn giấy, đồng thời tối ưu nguồn lực cho bộ phận kế toán.

Đối với doanh nghiệp có hàng trăm hoặc hàng nghìn hóa đơn mỗi tháng, khoản tiết kiệm về thời gian và chi phí có thể rất đáng kể.

5. Quản lý và tra cứu hóa đơn tập trung

Toàn bộ hóa đơn điện tử được lưu trữ trực tiếp trên hệ thống ERP, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý và tìm kiếm khi cần.

Người dùng có thể tra cứu hóa đơn theo nhiều tiêu chí như số hóa đơn, khách hàng, đơn hàng, ngày phát hành hoặc trạng thái thanh toán mà không cần tìm kiếm trên nhiều phần mềm khác nhau.

Việc lưu trữ tập trung cũng hỗ trợ doanh nghiệp thuận tiện hơn trong quá trình kiểm toán, đối chiếu công nợ và lập báo cáo.

6. Nâng cao khả năng quản trị tài chính và ra quyết định

Dữ liệu hóa đơn sau khi phát hành được cập nhật ngay vào hệ thống ERP, giúp nhà quản lý theo dõi doanh thu, công nợ, dòng tiền và nghĩa vụ thuế theo thời gian thực.

Thay vì chờ tổng hợp dữ liệu từ nhiều nguồn, doanh nghiệp có thể khai thác các báo cáo quản trị trực tiếp trên ERP để đánh giá hiệu quả kinh doanh và đưa ra quyết định nhanh hơn.

Đây là một trong những giá trị lớn nhất của việc tích hợp hóa đơn điện tử với ERP, đặc biệt đối với doanh nghiệp đang mở rộng quy mô.

>>> Xem thêm: Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp

Phần mềm ERP ITG tích hợp hóa đơn điện tử

Thời điểm hiện tại, trên phạm vi cả nước đã sử dụng khoảng 277,98 triệu hóa đơn. Việc tích hợp hóa đơn điện tử trên phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tối ưu chi phí.

Hiện nay có nhiều nhà cung cấp phần mềm ERP có tích hợp hóa đơn điện tử như phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP từ Công ty CP Giải pháp ERP-ITG. Theo đó khi sử dụng phần mềm 3S ERP nhân viên kế toán thay vì tạo lập hóa đơn GTGT trên giấy như truyền thống thì bạn có thể nhập thông tin hóa đơn lên phần mềm 3S ERP với các nội dung thông tin cơ bản của một hóa đơn GTGT (Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán; Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua, Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hoá, dịch vụ, thành tiền ghi bằng số và bằng chữ, thuế giá trị gia tăng, tổng số tiền phải thanh toán ghi bằng số và bằng chữ) để tạo lập, xuất hóa đơn và gửi hóa đơn ngay trên phần mềm.

Ngay sau khi lập chứng từ bán hàng ghi nhận doanh thu thì chưa đầy 5s, kế toán có thể phát hành hóa đơn điện tử để gửi cho người mua ngay trên phần mềm ERP. Người mua tức thời nhận được hóa đơn điện tử thông qua email, tra cứu hóa đơn dễ dàng chỉ với 1 cú click chuột.

Doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí in ấn, vận chuyển hóa đơn giấy. Bạn chỉ cần ở văn phòng và gửi hóa đơn điện tử đến khách hàng với những thao tác đơn giản.

Việc ITG chọn BKAV là đối tác cung cấp HĐĐT sẽ giúp khách hàng tăng khả năng bảo mật lưu trữ an toàn dữ liệu HĐĐT, thời gian xuất và lưu giữ hóa đơn, thời gian giải quyết hóa đơn cho khách hàng được rút ngắn. Mọi công tác quản lý tài chính, doanh thu hàng ngày đều được thực hiện minh bạch, rõ ràng, dễ tra cứu và sao lưu.

>>> Xem thêm: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì khi triển khai ERP

Bộ FAQ lợi ích của hóa đơn điện tử được tích hợp trên phần mềm ERP

1. Doanh nghiệp đang sử dụng ERP có cần thay đổi toàn bộ hệ thống để tích hợp hóa đơn điện tử không?

Không nhất thiết. Nhiều phần mềm ERP hiện nay hỗ trợ kết nối với hệ thống hóa đơn điện tử thông qua API nên doanh nghiệp chỉ cần cấu hình và tích hợp theo hướng dẫn của nhà cung cấp. Tuy nhiên, mức độ triển khai sẽ phụ thuộc vào phiên bản ERP đang sử dụng và khả năng tương thích với giải pháp hóa đơn điện tử.

2. Việc tích hợp hóa đơn điện tử với ERP có ảnh hưởng đến dữ liệu đang vận hành không?

Nếu được triển khai đúng quy trình, việc tích hợp thường không làm ảnh hưởng đến dữ liệu hiện có. Dữ liệu khách hàng, sản phẩm, đơn hàng và kế toán sẽ được đồng bộ giữa các hệ thống, giúp giảm nhập liệu thủ công và hạn chế sai lệch thông tin.

3. ERP có thể tích hợp với nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử hay chỉ một đơn vị?

Điều này phụ thuộc vào khả năng kết nối của phần mềm ERP. Nhiều hệ thống ERP hiện nay hỗ trợ tích hợp với nhiều nhà cung cấp hóa đơn điện tử thông qua API, giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn giải pháp phù hợp với nhu cầu và quy định hiện hành.

4. Sau khi phát hành hóa đơn điện tử trên ERP, doanh nghiệp có thể theo dõi trạng thái hóa đơn không?

Có. Khi ERP được tích hợp với hệ thống hóa đơn điện tử, người dùng có thể theo dõi trạng thái hóa đơn như đã phát hành, đã gửi cho khách hàng hoặc đã được tiếp nhận ngay trên hệ thống ERP. Điều này giúp kế toán dễ dàng quản lý và đối chiếu khi cần.

5. Khi doanh nghiệp mở rộng quy mô, hệ thống ERP tích hợp hóa đơn điện tử có đáp ứng được không?

Nếu lựa chọn giải pháp ERP có khả năng mở rộng, doanh nghiệp có thể đáp ứng nhu cầu xử lý số lượng hóa đơn lớn hơn, bổ sung chi nhánh hoặc kết nối thêm các hệ thống khác mà không phải thay đổi toàn bộ nền tảng. Đây là yếu tố nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm ERP cho chiến lược phát triển dài hạn.

Mọi thông tin khách hàng cần giải đáp về phần mềm ERP cho doanh nghiệp mời bạn liên hệ với chuyên gia của chúng tôi: 0986.196.838

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/