Tìm hiểu về ERP: 12 vấn đề mà doanh nghiệp cần xác định

Tìm hiểu về ERP và quá trình triển khai hệ thống này là một công việc đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ doanh nghiệp. Để thành công triển khai dự án ERP, doanh nghiệp cần xác định những vấn đề quan trọng và đối mặt để giải quyết chúng. Cùng tìm hiểu những vấn đề này trong bài viết dưới đây.

12 vấn đề cần xác định khi triển khai ERP

Lựa chọn loại phần mềm ERP phù hợp 

Có hai loại phần mềm ERP là phần mềm ERP đóng gói sẵn và phần mềm ERP thiết kế theo yêu cầu. Lựa chọn loại phần mềm ERP nào còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau như quy mô doanh nghiệp, lĩnh vực kinh doanh, số công ty con, số lượng các bên liên quan, ngân sách, quy trình kinh doanh, phần mềm hiện tại sử dụng,… ERP đóng gói sẵn thường đáp ứng các nhu cầu của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Tuy nhiên hệ thống ERP đóng gói sẵn không thể đáp ứng nhu cầu của các doanh nghiệp lớn và doanh nghiệp kinh doanh lĩnh vực ngách. Thay vào đó, các doanh nghiệp này nên sử dụng ERP thiết kế tùy biến theo yêu cầu để có được một hệ thống linh hoạt và phù hợp hơn để xử lý các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp mình.

Ngoài ra còn có thể phân loại phần mềm ERP thành phần mềm ERP trong nước và phần mềm ERP nước ngoài. Các phần mềm ERP nước ngoài được thiết kế sẵn đóng gói với quy trình chuẩn quốc tế nhưng chi phí triển khai cao, khó tương thích và khả năng tùy biến kém. Trong khi đó các phần mềm ERP trong nước thường có chi phí triển khai thấp hơn, tính tùy biến cao hơn để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.  

Xem thêm: 

• Sự khác biệt giữa hệ thống ERP nước ngoài và ERP trong nước
• Tìm hiểu các phần mềm ERP Việt Nam phổ biến nhất

Lập kế hoạch, xác định mục tiêu rõ ràng 

Trước khi triển khai ERP, doanh nghiệp cần xác định rõ các mục tiêu ngắn hạn – dài hạn, sau đó lập một bản kế hoạch chi tiết về quy trình triển khai theo từng giai đoạn. Điều này sẽ giúp Ban lãnh đạo đưa ra quyết định chính xác hơn về quy trình nghiệp vụ, điều phối nguồn lực đảm bảo dự án đúng tiến độ kế hoạch đã vạch ra.

Đặt mục tiêu SMART để xác định rõ ràng tầm nhìn và hướng đi đúng đắn. Mục tiêu SMART được định nghĩa là:

S – Cụ thể  

M – Đo lường được, 

A – Có thể đạt được

R – Liên quan

T – Kịp thời 

Mục tiêu SMART

Nói một cách đơn giản, mục tiêu ERP của doanh nghiệp phải cụ thể, rõ ràng, thực tế, hướng đến kết quả và có thời hạn.

Uy tín của nhà cung cấp ERP

Khi tìm hiểu về ERP, doanh nghiệp có thể gặp khó khăn trong việc lựa chọn nhà cung cấp giữa muôn vàn tên tuổi đơn vị trên thị trường.

Bước đầu tiên doanh nghiệp cần tìm hiểu kỹ nhu cầu và vấn đề của mình sau đó trình bày yêu cầu này với nhà cung cấp ERP để đưa ra các giải pháp phù hợp.

Doanh nghiệp nên dành thời gian tìm hiểu và làm việc với nhà cung cấp ERP có khả năng đáp ứng các yêu cầu cụ thể giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh. Nhà cung cấp phần mềm ERP được chọn nên có kinh nghiệm triển khai thành công cho các doanh nghiệp tương tự trong cùng ngành nghề kinh doanh, đồng thời có chuyên môn và uy tín trên thị trường.

Xem thêm: Công ty cung cấp phần mềm ERP tốt nhất Việt Nam

Đảm bảo thử nghiệm thực tế (vận hành thử)

Ngay cả khi hệ thống ERP đã đáp ứng tất cả các yêu cầu và mong đợi của doanh nghiệp trong bản kế hoạch chi tiết, một trong những rủi ro khi triển khai ERP là thiếu thử nghiệm thực tế. 

Để đảm bảo phần mềm vận hành trơn tru, không xảy ra lỗi và đáp ứng tốt các yêu cầu về thông số kỹ thuật, doanh nghiệp cần vận hành thử nghiệm và đảm bảo hệ thống chạy trơn tru trước khi áp dụng chính thức với quy mô người dùng lớn hơn trong doanh nghiệp.

Thông thường, các đơn vị cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp sẽ tiến hành chạy thử nghiệm ở một bộ phận nhỏ trước khi triển khai trên toàn hệ thống của doanh nghiệp nhằm đánh giá tính khả thi, phát hiện sớm các vấn đề có thể xảy ra và đo lường chuẩn xác hiệu quả đạt được sau khi áp dụng.

Xây dựng đội ngũ triển khai ERP chuyên nghiệp

Triển khai hệ thống ERP sẽ là một cuộc cách mạng, tác động đến hoạt động của tất cả các phòng ban trong doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao doanh nghiệp cần thiết lập đội ngũ dự án nội bộ, để cùng kết hợp với nhà cung cấp phần mềm ERP. Lý tưởng nhất, các doanh nghiệp sẽ chỉ định một nhóm dự án bao gồm:

Giám đốc dự án: Là một thành viên quản lý cấp cao, có tiếng nói trong doanh nghiệp, nhanh nhạy với công nghệ. Giám đốc dự án chính là người trực tiếp quản lý, điều phối dự án dựa trên chiến lược kinh doanh, và mục tiêu của doanh nghiệp để đảm bảo dự án được hoàn thành đúng thời gian và ngân sách. Ngoài ra, vai trò của giám đốc dự án là: là người nắm được toàn bộ mục tiêu, quy mô dự án để phân bổ nguồn lực phù hợp, đồng thời cũng là người quyết định cuối cùng khi dự án phát sinh các điểm thay đổi, đảm bảo dự án hoàn thành đúng mục tiêu và tiến độ..

Dưới giám đốc dự án là nhóm các Key user: thường là những người ở bộ phận quản lý các các bộ phận như sản xuất, bán hàng, tài chính, kỹ thuật…Đây là nhóm trực tiếp sử dụng phần mềm, họ sẽ cùng phối hợp với nhà cung cấp ERP trong quá trình triển khai phần mềm.  

Sự đồng thuận và quyết tâm của lãnh đạo cấp cao

Thuyết phục tất cả nhân viên trong công ty sử dụng phần mềm ERP là một thách thức lớn. Một số nhân viên có thể từ chối sử dụng phần mềm vì họ cho rằng nó không hiệu quả như những gì họ đang sử dụng hoặc đơn giản là họ không muốn thay đổi. 

Một lý do khác khiến cho việc ứng dụng ERP vào doanh nghiệp gặp nhiều trở ngại, không đạt được sự đồng thuận giữa lãnh đạo và nhân viên là khi quyền lợi của một số cá nhân, bộ phận mâu thuẫn với mục tiêu của dự án dẫn đến họ không nhiệt tình làm việc hoặc cản trở việc triển khai dự án. 

Như vậy, điều quan trọng ở đây là nhà quản trị doanh nghiệp (lãnh đạo cấp cao) cần có sự quyết tâm khi triển khai và đồng thuận với toàn thể nhân viên. Các quản lý cấp cao cần giúp nhân viên thấy rõ được những lợi ích mà họ có thể nhận được khi sử dụng phần mềm (tiết kiệm thời gian, giảm bớt sổ sách/giấy tờ, cắt giảm các công đoạn rườm rà,…) để nâng cao tính chủ động của họ. Điều này sẽ giúp việc triển khai đạt hiệu quả và thành công nhất.

Trong quá trình triển khai ERP sẽ có nhiều vấn đề phát sinh, doanh nghiệp cũng có những thay đổi liên tục và những điều này cần được thông báo đầy đủ, kịp thời cho nhà cung cấp để đảm bảo các bên cùng nắm rõ những gì đã, đang và sẽ làm.

Nếu nhà cung cấp ERP không thực sự hiểu khách hàng,điều này sẽ dẫn đến tư vấn sai và thiết kế ERP không phù hợp với mô hình doanh nghiệp. Cũng có thể lãnh đạo doanh nghiệp chưa hoàn toàn tin tưởng vào nhà cung cấp, không muốn tiết lộ “bí mật kinh doanh” dẫn đến thông tin về mô hình kinh doanh của doanh nghiệp không đầy đủ. Điều này cũng khiến hệ thống ERP chưa hoàn thiện và chưa hoàn toàn tương thích với nhu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp nên đặt niềm tin tuyệt đối vào nhà cung cấp giải pháp ERP mà mình đã lựa chọn.

Chất lượng tài liệu về ERP được cung cấp

Ở mỗi giai đoạn của dự án ERP, doanh nghiệp và bên cung cấp dịch vụ bắt buộc phải lập bộ hồ sơ phù hợp liên quan đến tiến trình dự án để cung cấp tất cả các yếu tố cần thiết cho hoạt động triển khai. Tài liệu phù hợp sẽ đảm bảo tính minh bạch, nhất quán đối với các mục tiêu và nhiệm vụ triển khai, đảm bảo rằng mọi nhân viên trong một tổ chức đều có chung tầm nhìn về việc triển khai ERP.

Cung cấp tài liệu ERP là một quá trình liên tục cho đến khi dự án ERP được hoàn thành toàn bộ. Doanh nghiệp có thể bắt đầu với một danh sách đơn giản về các mục tiêu kinh doanh, tiến trình chuyển đổi dữ liệu và nâng cấp dự án. Tài liệu ERP phản ánh mọi thay đổi mới được đưa vào hệ thống vận hành chung của doanh nghiệp.

Xác định thời gian và ngân sách phù hợp

Về lâu dài, hệ thống ERP có thể giúp doanh nghiệp tăng hiệu quả và năng suất vận hành, nhưng việc triển khai kém có thể gây tác dụng ngược mà không phải lúc nào cũng được tính đến. 

Khi lập ngân sách, doanh nghiệp phải tính đến chi phí tài chính và thời gian thực hiện công việc của các thành viên trong nhóm dự án ERP. Điều cốt yếu là mọi người trong công ty cần có trách nhiệm với dự án, giao tiếp và hợp tác chặt chẽ với nhà cung cấp ERP để đạt được kết quả tốt nhất.

Đảm bảo cơ sở hạ tầng, mạng thông tin, khả năng tích hợp

Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng phần cứng trong một dự án triển khai ERP luôn phát sinh từ các điều kiện thực tế như số lượng người dùng, số lượng địa điểm, các loại tích hợp và nhiều điều kiện khác. Do đó, vấn đề này nên được giải quyết trong cuộc thảo luận với đối tác nhà cung cấp ERP của doanh nghiệp. Nếu phần cứng không đáp ứng đủ, có thể ảnh hưởng xấu đến hoạt động của ERP.

Đảm bảo công/nhân viên được đào tạo về hệ thống ERP

Hệ thống ERP sẽ chỉ hoạt động tốt khi người dùng hiểu hệ thống, vì vậy một trong những thách thức chính mà doanh nghiệp sẽ gặp phải là đảm bảo rằng nhân viên của mình được đào tạo tốt về hệ thống ERP. Việc triển khai thành công hệ thống ERP của doanh nghiệp sẽ khả thi hơn nhiều nếu nhân viên được đào tạo đầy đủ và đảm bảo họ có động lực sử dụng hệ thống phục vụ cho quá trình sản xuất và kinh doanh.

Mặc dù nhiều nhân viên đang triển khai ERP nhận thức được tầm quan trọng cũng như lợi ích trong việc cải thiện năng suất, nhưng nếu chưa được đào tạo kỹ lưỡng và hiểu cách sử dụng ERP, thì việc ứng dụng ERP không đúng mục tiêu và cách thức vẫn có thể xảy ra. Do đó, để triển khai ERP thành công, doanh nghiệp cần đảm bảo nhân viên được đào tạo đúng cách để sử dụng đầy đủ chứng năng của hệ thống.

Xem thêm: Quy trình triển khai ERP trong thực tế: 9 bước để thành công

Giải quyết tất cả vấn đề trên với giải pháp ERP của ITG 

Hệ thống 3S ERP do ITG phát triển là một giải pháp quản lý tổng thể doanh nghiệp, hỗ trợ các nhà lãnh đạo có thể hoạch định và điều hành toàn bộ các nguồn lực của doanh nghiệp (Hàng hóa – Tài sản – Tài chính – Nhân sự), đồng thời trợ giúp tất cả các bộ phận thao tác nghiệp vụ, chia sẻ thông tin, liên kết một cách hiệu quả thông qua quy trình xử lý công việc đã được quy chuẩn phù hợp khi thiết kế phần mềm.

Hệ thống 3S ERP được thiết kế bởi ITG với những ưu điểm nổi bật sau sẽ giải quyết phần lớn những vấn đề phía trên đã đề cập:

• Thiết kế giải pháp ERP chuyên sâu theo ngành: ITG phát triển giải pháp ERP chuyên sâu theo đặc thù của từng ngành (điện tử, cơ khí, đúc nhựa, bao bì, vật liệu xây dựng, dược phẩm,…)
• Đội ngũ tư vấn 1-1: Không chỉ đóng vai trò là đơn vị phát triển và cung cấp phần mềm, ITG còn đóng vai trò là một nhà tư vấn chiến lược chuyển đổi số cho doanh nghiệp. 
• Đồng hành cùng doanh nghiệp Trước – Trong – Sau khi triển khai ERP: Với đội ngũ nhân sự giàu kinh nghiệm, thấu hiểu bài toán đặt ra của doanh nghiệp, ITG sẽ đưa ra những tư vấn và thiết kế giải pháp phần mềm ERP phù hợp nhất với đặc thù từng lĩnh vực. Song song quá trình triển khai thực tế, chúng tôiluôn đồng hành cùng doanh nghiệp, trao đổi giải quyết mọi khó khăn vướng mắc. Quy trình triển khai bám sát thực tế bao gồm kiểm thử hệ thống, kiểm thử người dùng, nghiệm thu và hỗ trợ sau nghiệm thu.
• Giải pháp ERP hoạt động đa nền tảng, tương thích với nhiều hệ điều hành: Windows, Web, Android, iOS, Linux,… 3S ERP tích hợp và kết nối một cách dễ dàng với nhiều thiết bị ngoại vi, hỗ trợ việc thu thập dữ liệu sản xuất theo thời gian thực.
• Kinh nghiệm triển khai hệ thống ERP lâu năm được khách hàng và giới chuyên môn công nhận: ITG là đối tác triển khai phần mềm ERP cho nhiều doanh nghiệp thuộc top VNR 500 và các doanh nghiệp FDI của Nhật Bản, Hàn Quốc. Các công ty sử dụng phần mềm ERP của ITG Technology tiêu biểu như: Goldsun, APP, Traphaco CNC, Panasonic Appliances Việt Nam, Kansai Paint, K&G Việt Nam (chủ sở hữu thương hiệu Aristino), Nam Dược, Meiko, Goshi Thăng Long, Weldcom, Nhôm Đông Á,…

Sự sáng tạo và phấn đấu bền bỉ trong suốt 17 năm của ITG không chỉ nhận được sự tin tưởng đồng hành từ khách hàng mà còn được ghi nhận và vinh danh bởi các cơ quan chuyên môn qua các giải thưởng, danh hiệu cao quý: Danh hiệu Sao Khuê trong 4 năm (2008, 2010, 2021 và 2023) cho sản phẩm công nghệ tiêu biểu. Đây là giải thưởng dành uy tín nhất trong ngành CNTT cho sản phẩm phần mềm ưu việt. Bên cạnh đó, ITG 3 năm liên tiếp (2017, 2018, 2019) được Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam bình chọn nằm trong Top 50 Doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam. Năm 2022, Giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY của ITG được Liên hiệp các Hội Khoa học và Kỹ thuật Việt Nam, Hiệp hội Tự động hóa và Viện sáng tạo trao giải I4.0 Award cho hạng mục “Sản phẩm số thông minh và giải pháp công nghệ 4.0.

Kết luận

Bằng cách đối mặt, đầu tư thời gian và nỗ lực và giải quyết những vấn đề trên. Tìm hiểu về ERP giúp doanh nghiệp có thể nâng cao tỷ lệ thành công triển khai ERP giúp tổ chức đạt được toàn bộ lợi ích của công cụ quản lý kinh doanh mạnh mẽ này trong bối cảnh cạnh tranh gay gắt của thị trường kinh doanh hiện nay. Nếu quý khách cần sự tư vấn xây dựng hệ thống ERP cho doanh nghiệp hãy liên hệ với chúng tôi. Các chuyên gia giải pháp về phần mềm quản lý ERP của chúng tôi đã sẵn sàng giải đáp tất cả các câu hỏi và giúp doanh nghiệp lựa chọn giải pháp phù hợp. Hotline tư vấn phần mềm ERP: 092.6886.855