Điểm danh ưu và nhược điểm của phần mềm ERP

Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP là một loại phần mềm quản lý dành cho các doanh nghiệp vừa và lớn cũng như các doanh nghiệp đang phát triển nhanh chóng. Phần mềm ERP có thể thay thế hoàn toàn các phần mềm riêng lẻ rời rạc trong tổ chức. Tuy nhiên phần mềm ERP có phù hợp cho tất cả doanh nghiệp? Hãy cùng ITG điểm danh những ưu và nhược điểm của phần mềm ERP qua bài viết sau:

>>Đọc thêm: Phần mềm ERP là gì

Ưu và nhược điểm của phần mềm ERP

Ưu điểm của phần mềm ERP

Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp là một tài sản cho nhiều tổ chức. Chúng làm cho doanh nghiệp của bạn hoạt động trơn tru hơn bằng cách tự động hóa các quy trình, thống nhất nguồn thông tin trong tổ chức hỗ trợ các hoạt động hàng ngày của bạn và lập kế hoạch dài hạn hiệu quả hơn. Dưới đây là một số lợi ích ERP lớn nhất khi triển khai loại phần mềm này:

1. Chi phí công nghệ thông tin tập trung

Mặc dù ERP thường là một khoản đầu tư lớn, nhưng nó có thể thống nhất chi phí CNTT của bạn và nâng cao hiệu quả. Thay vì chi tiêu tài nguyên cho nhiều hệ thống mà tất cả đều cần nhân viên tận tâm, cơ sở hạ tầng, nhóm hỗ trợ, bạn có thể tập trung tất cả các chi phí này vào một hệ thống ERP. Sử dụng một hệ thống duy nhất cũng làm giảm yêu cầu đào tạo cho người dùng cuối, vì họ chỉ cần học một hệ thống thay vì tương tác với nhiều ứng dụng riêng lẻ.

Trong khi một hệ thống ERP có thể bao gồm nhiều lĩnh vực chức năng như quản lý khách hàng (CRM), kế toán , quản lý nhân sự và quản lý chuỗi cung ứng… Điều này cho phép bạn chỉ sử dụng các phần phù hợp với nhu cầu của bạn. Về cốt lõi, ERP là chất keo gắn kết các bộ phận khác nhau và kết nối dữ liệu. Một số ERP cho phép bạn tích hợp nhiều hệ thống của bên thứ ba thành một thể thống nhất.

2. Mang đến cái nhìn tổng quát về mọi hoạt động của doanh nghiệp

Lợi ích này của ERP là một trong những điểm bán hàng lớn nhất cho phần mềm. ERP cho phép người quản lý truy cập vào mọi quy trình hoạt động của doanh nghiệp một cách dễ dàng từ đó có thể nắm bắt hiệu quả từng bộ phận ngay trong thời gian thực.

Ví dụ: bạn có thể theo dõi mức tồn kho hàng ngày, bao gồm cả các lô hàng trong tương lai vẫn chưa được nhận và hàng tồn kho hiện đang được vận chuyển. Bằng cách biết chính xác vị trí của bạn về mức tồn kho, bạn có thể kiểm soát vốn lưu động của mình ở mức chính xác hơn.

Ngoài ra, tính khả dụng của tất cả thông tin của công ty bạn ở một vị trí tập trung cho phép tăng cường hợp tác và hoàn thành hợp lý hơn các nhiệm vụ. Khả năng hiển thị đầy đủ này cung cấp các quy trình công việc mạch lạc hơn và cho phép các quy trình giữa các bộ phận dễ dàng được theo dõi với hiệu quả tối đa. Tất cả điều này giúp bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng trong sự tự tin, vì bạn có thể yên tâm rằng bạn đang nhìn thấy bức tranh đầy đủ, hoàn chỉnh tại bất kỳ thời điểm nào.

3. Cải thiện báo cáo và lập kế hoạch

Cùng với khả năng hiển thị được cải thiện, cái nhìn sâu sắc hơn là một lợi thế lớn của ERP. Triển khai bộ phần mềm ERP trên khắp các phòng ban có nghĩa là tổ chức của bạn có một hệ thống báo cáo thống nhất, duy nhất cho mọi quy trình. Bằng cách có một nguồn sự thật duy nhất, một hệ thống ERP có thể dễ dàng tạo các báo cáo và phân tích hữu ích bất cứ lúc nào. Phần mềm này cung cấp cho bạn khả năng phân tích và so sánh các chức năng giữa các phòng ban, mà không gặp rắc rối với nhiều bảng tính và email.

4. Cải thiện hiệu quả làm việc của nhân viên

Cùng với giảm chi phí cho đầu tư một hệ thống CNTT và chi phí đào tạo, một hệ thống ERP có thể làm giảm thời gian và nỗ lực cần thiết cho lực lượng lao động trong các hoạt động hàng ngày của họ. Được triển khai đúng cách, một ERP có thể giảm đáng kể hoặc loại bỏ các quy trình thủ công lặp đi lặp lại, do đó giải phóng các thành viên trong nhóm để tập trung vào các nhiệm vụ ảnh hưởng đến doanh thu.

5. Dịch vụ khách hàng được cải thiện

Khách hàng của công ty bạn cũng nhận được lợi ích hệ thống ERP, ngay cả khi họ không biết điều đó. Vì thông tin khách hàng được tập trung và sắp xếp hợp lý, nhóm bán hàng của bạn sẽ có thể tập trung vào việc xây dựng và duy trì mối quan hệ khách hàng thay vì duy trì bảng tính excel. Thông qua theo dõi từ đầu đến cuối và thông tin chi tiết về khách hàng do ERP cung cấp, bạn có thể cung cấp tương tác khách hàng tốt hơn từ tiếp thị mục tiêu trong suốt chặng đường thông qua dịch vụ khách hàng giai đoạn cuối.

Hầu hết các bộ phần mềm ERP cập nhật cũng hỗ trợ tích hợp web Thương mại điện tử. Điều này có nghĩa là doanh nghiệp của bạn sẽ có khả năng xử lý đơn hàng và tương tác với khách dựa trên web tốt hơn.

6. Tính bảo mật và chất lượng dữ liệu

Một trong những lợi thế lớn nhất của hệ thống ERP là bảo mật dữ liệu. Trung tâm của khái niệm ERP là dữ liệu. Chia sẻ dữ liệu trên các silo chức năng như dịch vụ khách hàng, bán hàng, tiếp thị và phát triển kinh doanh giúp tăng cường sự hợp tác trong toàn công ty. Mặt khác để truy cập dữ liệu rộng rãi là kiểm soát ai có thể xem và chỉnh sửa thông tin. Các giải pháp ERP có các kiểm soát nội tại để đảm bảo an toàn cho dữ liệu của bạn.

Hơn nữa, điều giúp ERP duy trì mức độ bảo mật dữ liệu cao là chúng cung cấp một hệ thống đầu vào duy nhất. Việc hợp nhất thông tin từ nhiều hệ thống thường gây ra xung đột giữa các nguồn, nhưng có một kho thông tin duy nhất giúp cải thiện tính chính xác, nhất quán và bảo mật dữ liệu của công ty bạn.

7. Cải thiện hợp tác và quy trình làm việc

Hợp tác là một phần thiết yếu của một doanh nghiệp phát triển mạnh. Nhưng thường xuyên hơn không, nếu như làm việc trên các phần mềm rời rạc việc chia sẻ dữ liệu thực hiện thủ công. Ví dụ bộ phận sales muốn chia sẻ thông tin về yêu cầu của khách hàng, số lượng họ đặt, kiểu dáng kích cỡ sản phẩm…cho bộ phận sản xuất thì sẽ mất thời gian. Nhưng với ERP sự chia sẻ thông tin giữa các bộ phận ngay trên phần mềm đơn giản như bạn ăn một chiếc bánh. Một nền tảng ERP hợp lý hóa quá trình hợp tác với những người khác bằng cách cung cấp cho nhân viên quyền truy cập chia sẻ dữ liệu cần ngay trên hệ thống tập trung.

Điều này cho phép cập nhật dự án theo thời gian thực và giao tiếp tốt hơn trên toàn công ty. Với một hệ thống ERP được áp dụng, mọi nhân viên đều có quyền truy cập theo yêu cầu vào toàn bộ dữ liệu của công ty, cho phép họ nhìn thấy bức tranh lớn. Đổi lại, điều này mang lại cho nhân viên của bạn các công cụ họ cần để đưa ra quyết định chủ động trong khi khiến họ cảm thấy có giá trị hơn. Hiệu quả với doanh nghiệp của bạn là tăng hiệu quả giao tiếp và giảm chi phí hoạt động liên quan đến theo dõi dữ liệu thủ công, cũng như sự gắn kết của nhân viên cao hơn.

8. Quy trình kinh doanh chuẩn hóa

Hệ thống ERP chuẩn hóa các quy trình hoạt động của doanh nghiệp giúp nâng cao hơn nữa năng suất và hiệu quả.

Các quy trình này cung cấp kết quả nhất quán cho phép bạn liên tục cải thiện cách thức vận hành tổ chức của mình. Và bởi vì nhiều quy trình được tự động hóa, lỗi và chi phí được giảm đáng kể.

9. Quản lý chuỗi cung ứng được cải thiện

Đối với các công ty liên quan đến việc di chuyển hàng tồn kho và sản xuất vật lý, hệ thống ERP sẽ tăng cường quản lý chuỗi cung ứng theo nhiều cách khác nhau. Cải tiến này dẫn đến rút ngắn thời gian giao hàng, giao hàng đúng hạn hơn và nhiều lợi ích khác giúp tăng cường hoạt động chung và thành công của doanh nghiệp của bạn. Thông qua một nền tảng ERP được thiết kế tốt, chuỗi cung ứng của bạn có thể trở nên tốt hơn và phản ứng nhanh hơn thông qua dự báo nhu cầu được cải thiện, quản lý hàng tồn kho, mua sắm và nhiều hơn nữa. Chuỗi cung ứng được sắp xếp hợp lý cũng tạo điều kiện cho các sáng kiến ​​sản xuất, có thể giúp bạn giảm chi phí và phát triển các sản phẩm mới thú vị mang lại cho doanh nghiệp của bạn lợi thế cạnh tranh cần thiết để đi trước.

Ngoài ra, một ERP có thể cải thiện đáng kể lợi nhuận và giảm tình trạng dư thừa liên quan đến hàng tồn kho và sản xuất. Cái nhìn sâu sắc thống nhất về lịch trình bán hàng, sản xuất và giao hàng cho phép mức độ cổ phiếu được tối ưu hóa thay vì dựa vào ước tính tốt nhất của đoán đoán cho các tập sắp tới.

Nhược điểm của ERP

Với rất nhiều lợi ích của hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, bạn có thể sẵn sàng bắt đầu so sánh các hệ thống. Nhưng điều quan trọng không kém là phải hiểu những nhược điểm và rủi ro của loại phần mềm này để đảm bảo ERP là hệ thống phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Sau đây là những nhược điểm chính của ERP mà người mua có thể gặp phải khi triển khai một hệ thống mới:

Chi phí của phần mềm ERP

Nếu bạn chọn đầu tư vào ERP bạn cần chi nhiều tiền cho một phần mềm, có thể lấy ví dụ một phần mềm ERP của nội có thể có giá vài chục nghìn USD và với giải pháp ERP của nước ngoài từ những nhà cung cấp hàng đầu có thể lên đến triệu USD. Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ đây là khoản đầu tư lớn.

Chi phí thực hiện và bảo trì

Trong khi riêng phần mềm là một khoản đầu tư lớn, quá trình thực hiện có thể tốn gần gấp bốn lần. Các doanh nghiệp phải tính đến chi phí nhân lực và thời gian cần thiết để triển khai thành công. Bạn có thể cần phải thuê thêm nhân viên CNTT, chuyên gia tư vấn ERP, chuyên gia đào tạo phần mềm, v.v.Hơn nữa, bạn có thể cần đầu tư vào phần cứng mới để hỗ trợ đúng cách cho ERP của mình, chẳng hạn như máy chủ và thiết bị di động tương thích.

Sự phức tạp

Giải pháp phần mềm ERP cung cấp nhiều khả năng, nhưng điều đó cũng có nghĩa là phần mềm có thể phức tạp và khó sử dụng. Không có gì lạ khi các công ty bị cuốn vào tất cả tiềm năng của một hệ thống ERP nhưng không có kế hoạch đúng đắn cho việc triển khai. Một số doanh nghiệp có thể thấy mình có hệ thống quá lớn và phức tạp cho quy trình của họ, dẫn đến ROI kém. Điều này đặc biệt đúng nếu bạn không thể thuyết phục nhóm của mình áp dụng phần mềm do sự phức tạp.

Bạn có nên đầu tư vào ERP hay không?

Khi đưa ra quyết định về nền tảng nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn, điều quan trọng là phải xem xét ưu và nhược điểm của phần mềm ERP. Nhưng bạn không nên để những nhược điểm tiềm ẩn làm bạn sợ hãi khỏi những công cụ có thể đưa doanh nghiệp của bạn lên một tầm cao mới. Bạn nên đánh giá trung thực về nhu cầu và lĩnh vực vấn đề của tổ chức của bạn và sau đó tìm kiếm một hệ thống ERP sẽ mang lại cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng nhất để cải thiện.
Đối với hầu hết các công ty, những lợi thế của hệ thống ERP thường lớn hơn những nhược điểm. Tiềm năng cho các chức năng kinh doanh hoàn toàn sắp xếp hợp lý và làm tăng năng suất trong dài hạn làm cho lợi ích của việc thực hiện hệ thống ERP là một đầu tư đáng giá về thời gian và nguồn lực.

>> Đọc thêm: Các nhà cung cấp phần mềm ERP tại Việt Nam hiện nay: Đâu là lựa chọn tốt nhất?

Tag: ưu và nhược điểm của phần mềm ERP