5 Cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất doanh nghiệp cần biết

Quản lý chất lượng trong sản xuất giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu chi phí phát sinh do sai lỗi hiệu quả. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng hiểu rõ và áp dụng đúng các cấp độ quản lý chất lượng. Bài viết này sẽ phân tích chi tiết 5 cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất mà mỗi doanh nghiệp cần nắm vững để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả.

Các cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất

Quản lý chất lượng (Quality Management) có 5 cấp độ chính gồm: Kiểm tra chất lượng – Kiểm soát chất lượng – Đảm bảo chất lượng – Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC) – Quản lý chất lượng toàn diện (TQM).

Có 5 cấp độ trong quản lý chất lượng sản xuất

Cấp độ 1: Kiểm tra chất lượng (Quality Inspection – QI)

Cấp độ đầu tiên trong hệ thống quản lý chất lượng là kiểm tra chất lượng (Quality Inspection). Ở cấp độ này, doanh nghiệp sẽ tập trung vào việc phát hiện và loại bỏ sản phẩm lỗi ở khâu cuối cùng của quy trình sản xuất, đồng thời, truy tìm nguyên nhân lỗi để điều chỉnh quy trình sản xuất kịp thời, giúp giảm thiểu tổn thất về chi phí.

Ví dụ, trong sản xuất cơ khí, sau khi gia công một chi tiết máy (bánh răng, trục, ốc vít…), kỹ thuật viên sẽ sử dụng các dụng cụ đo như thước cặp, panme, đồng hồ so để kiểm tra xem kích thước và hình dạng của sản phẩm.

Đối với cấp độ 1, doanh nghiệp hầu như chưa áp dụng hệ thống hỗ trợ vào công tác quản lý chất lượng. Vì vậy, mức độ kiểm soát quy trình còn khá thấp, chỉ phù hợp với doanh nghiệp nhỏ, sản xuất đơn giản và quy mô sản xuất chưa lớn.

Kiểm tra chất lượng chỉ được thực hiện sau khi quá trình sản xuất hoàn tất

Đặc điểm của cấp độ kiểm tra chất lượng là:

• Hoạt động kiểm tra chỉ diễn ra sau khi quá trình sản xuất đã hoàn thành
• Chỉ tập trung tìm sản phẩm không đạt tiêu chuẩn mà không có cơ chế phòng ngừa
• Việc kiểm tra thường do bộ phận Kiểm tra chất lượng sản phẩm (KCS/OTK) chịu trách nhiệm và phụ thuộc phần lớn vào tay nghề cũng như kinh nghiệm của nhân viên

Vì là cấp độ cơ bản của quản lý chất lượng trong sản xuất nên Quality Inspection vẫn còn tồn tại nhiều bất cập:

• Lỗi chỉ được phát hiện ở cuối công đoạn sản xuất khiến doanh nghiệp tốn nhiều chi phí hơn cho hoạt động sửa chữa và thu hồi sản phẩm lỗi
• Không ngăn ngừa được nguyên nhân gốc rễ của vấn đề chất lượng
• Phản ứng chậm, dễ làm ảnh hưởng đến tiến độ
• Tạo tâm lý ỷ lại vào khâu kiểm tra cuối cùng

Cấp độ 2: Kiểm soát chất lượng (Quality Control – QC)

Quality Control là cấp độ thứ hai của hệ thống quản lý chất lượng trong sản xuất, chú trọng việc giám sát, kiểm tra và kiểm soát chất lượng sản phẩm trước khi đưa ra thị trường. Ở cấp độ này, doanh nghiệp không chỉ kiểm tra đầu ra của sản phẩm mà còn giám sát xuyên suốt quá trình sản xuất để phát hiện lỗi sớm và khắc phục vấn đề kịp thời, tránh để sản phẩm không đạt chất lượng chuyển sang công đoạn sau.

Ví dụ, trong lĩnh vực sản xuất linh kiện điện tử, hoạt động QC được thực hiện xuyên suốt quá trình lắp ráp bo mạch (PCB). Kỹ thuật viên sẽ thường xuyên kiểm tra các thông số của máy hàn (nhiệt độ, áp suất, thời gian) để đảm bảo các thông số này nằm trong phạm vi tiêu chuẩn. Ngoài ra, kỹ thuật viên cũng có thể lấy mẫu bo mạch đã hàn để kiểm tra ngẫu nhiên chất lượng mối hàn nhằm phát hiện sớm các lỗi như cầu chì, mối hàn lạnh…

Kiểm soát chất lượng có thể được thực hiện xuyên suốt quá trình sản xuất

Đặc điểm của cấp độ QC trong sản xuất:

• Chất lượng nguyên vật liệu được kiểm soát ngay từ khâu đầu vào, đảm bảo tiêu chuẩn ngay từ nguồn cung ứng
• Các yếu tố chất lượng được theo dõi và giám sát tại tất cả các công đoạn sản xuất
• Phát hiện và xử lý vấn đề kịp thời, góp phần giảm thiểu sản phẩm lỗi
• Bắt đầu có khả năng kiểm soát nguyên nhân phát sinh lỗi, góp phần cải thiện độ ổn định của quy trình sản xuất

Để nâng cao hiệu quả kiểm soát chất lượng trong sản xuất, doanh nghiệp có thể áp dụng bộ công cụ 7QC Tools. Cuốn Ebook: 7 QC Tools – Thực hành ứng dụng trong quản lý chất lượng và chuyển đổi số doanh nghiệp do ITG Technology tổng hợp, phân tích và biên soạn sẽ giúp doanh nghiệp có cái nhìn trực quan, dễ hiểu nhất về công cụ 7 QC Tools thông qua những ví dụ thực tế đơn giản. DOWNLOAD EBOOK MIỄN PHÍ TẠI ĐÂY!

Cấp độ 3: Đảm bảo chất lượng (Quality Assurance – QA)

Quality Assurance là một bước tiến quan trọng của quản lý chất lượng trong sản xuất. Cấp độ này tập trung vào phòng ngừa thay vì phát hiện lỗi. Bằng cách thiết lập các quy trình, tiêu chuẩn và hệ thống kiểm soát chặt chẽ, QA giúp doanh nghiệp đảm bảo chất lượng được duy trì xuyên suốt toàn bộ quá trình sản xuất, giảm rủi ro sai sót và ngăn ngừa vấn đề chất lượng từ gốc rễ.

Quality Assurance là cấp độ thứ ba của quản lý chất lượng trong sản xuất

Đặc điểm của cấp độ đảm bảo chất lượng trong sản xuất:

• Tập trung vào việc ngăn ngừa lỗi xuất hiện
• Xây dựng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng toàn diện
• Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo chuẩn quốc tế (ISO 9001, IATF 16949, GMP,…) để đảm bảo chất lượng đồng nhất
• Chú trọng đào tạo và nâng cao nhận thức về quản lý chất lượng cho nhân viên
• Có bộ phận QA độc lập giám sát quá trình và điều phối hoạt động cải tiến

Xem thêm: Phân biệt QA và QC trong quản lý chất lượng

Cấp độ 4: Kiểm soát chất lượng toàn diện (Total Quality Control – TQC)

Đến với cấp độ thứ tư của hệ thống quản lý chất lượng trong sản xuất, việc kiểm soát chất lượng sẽ bao trùm lên mọi quy trình của doanh nghiệp. Total Quality Control yêu cầu tất cả các bộ phận trong tổ chức, từ mua hàng đến thiết kế sản phẩm và sản xuất đều phải tham gia vào hoạt động quản lý chất lượng. 

Ví dụ, các nhà cung cấp phụ tùng ô tô thường áp dụng TQC để kiểm soát chặt chẽ chất lượng nguyên liệu đầu vào, giám sát quy trình sản xuất và thực hiện các biện pháp phòng ngừa lỗi; nhằm đảm bảo các linh kiện cung cấp cho các nhà sản xuất ô tô đạt tiêu chuẩn chất lượng nghiêm ngặt.

Đặc điểm của kiểm soát chất lượng toàn điện (TQC):

• Yêu cầu sự tham gia của toàn bộ tổ chức, từ cấp lãnh đạo đến nhân viên của các phòng ban
• Tập trung phòng ngừa lỗi ngay từ những giai đoạn đầu thay vì chỉ kiểm tra sản phẩm hoàn thiện
• Ứng dụng Kaizen để thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục trong hoạt động quản lý chất lượng
• Sử dụng công cụ thống kê để đo lường và cải thiện chất lượng

Cấp độ 5: Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM)

TQM là cấp độ cao nhất của quản lý chất lượng trong sản xuất, tập trung vào việc thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và sự tham gia của tất cả các cá nhân, bộ phận vào hoạt động quản lý chất lượng. Ở cấp độ 5, chất lượng được xem là văn hóa, tác động đến mọi khía cạnh, giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình để đảm bảo sản phẩm/dịch vụ đáp ứng tối đa nhu cầu khách hàng.

Hãng xe Toyota là ví dụ điển hình của việc áp dụng quản lý chất lượng toàn diện (TQM) vào sản xuất. Công ty trao quyền cho mọi nhân viên tham gia vào việc kiểm soát chất lượng. Bên cạnh đó, triết lý Kaizen (cải tiến liên tục) cũng là “kim chỉ nam” được Toyota phổ biến rộng rãi, khuyến khích mọi người tìm kiếm và thực hiện các cải tiến nhỏ hàng ngày nhằm nâng cao chất lượng.

Đặc điểm của cấp độ 5 – quản lý chất lượng toàn diện (TQM):

• Khách hàng làm trung tâm, sự hài lòng của khách hàng là thước đo cho chất lượng của doanh nghiệp
• Luôn tìm kiếm cơ hội để cải thiện chất lượng và quy trình
• Mọi bộ phận và cá nhân đều có trách nhiệm nâng cao chất lượng
• Sử dụng dữ liệu và phân tích để đưa ra quyết định. Các công cụ và phương pháp thường được sử dụng khi áp dụng TQM gồm: Kaizen, Six sigma, PDCA, 5S…

Hướng dẫn ứng dụng hiệu quả 5 cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất vào doanh nghiệp

Để triển khai quản lý chất lượng trong sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng chiến lược phù hợp với điều kiện và mục tiêu phát triển của mình.

Hướng dẫn ứng dụng 5 cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất

Đánh giá thực trạng và xác định cấp độ quản lý chất lượng phù hợp

Trước tiên, doanh nghiệp cần phân tích kỹ lưỡng hệ thống sản xuất hiện tại và đánh giá chính xác cấp độ quản lý chất lượng đang được áp dụng:

• Doanh nghiệp chỉ kiểm tra sản phẩm cuối cùng hay đã có hệ thống kiểm soát chất lượng tại tất cả các công đoạn sản xuất?
• Doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn nào?
• Văn hóa chất lượng đã thấm nhuần trong tổ chức chưa?

Nếu chưa có quy trình rõ ràng, doanh nghiệp nên bắt đầu ở những cấp độ đầu tiên: Kiểm tra chất lượng (QI), Kiểm soát chất lượng (QC) và Đảm bảo chất lượng (QA). Đối với các doanh nghiệp đã có nền tảng quản lý chất lượng vững chắc, lãnh đạo có thể cân nhắc đến việc nâng cấp lên cấp độ Quản lý chất lượng toàn diện (TQM) hoặc Kiểm soát chất lượng toàn diện (TQC) để tối ưu hóa toàn bộ quy trình sản xuất của tổ chức.

Ứng dụng các tiêu chuẩn chất lượng và công nghệ hiện đại vào sản xuất

Doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng bằng cách áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9001, Six Sigma, GMP…) để chuẩn hóa quy trình sản xuất.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể ứng dụng các công nghệ hiện đại như: AI, IoT, hệ thống quản lý chất lượng QMS để giám sát chất lượng theo thời gian thực, phân tích dữ liệu hiệu quả và tự động hóa các hoạt động kiểm soát sản xuất.

Xây dựng văn hóa chất lượng trong tổ chức

Để nâng cao cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất, hướng tới mức cao nhất là quản lý chất lượng toàn diện (TQM), doanh nghiệp cần khuyến khích toàn bộ nhân viên tham gia vào quá trình kiểm soát chất lượng.

Thông qua các buổi đào tạo nâng cao nhận thức về tầm quan trọng chất lượng, khuyến khích tư duy cải tiến liên tục và đề cao tinh thần trách nhiệm của từng cá nhân trong việc thực hành quản lý chất lượng, doanh nghiệp có thể xây dựng văn hóa chất lượng bền vững trong tổ chức.

Đo lường và cải tiến liên tục

Doanh nghiệp nên định kỳ kiểm tra, đánh giá hiệu quả của các cấp độ quản lý chất lượng hiện tại và có sự điều chỉnh linh hoạt khi cần thiết. Việc triển khai mô hình PDCA (Hoạch định – Thực hiện – Kiểm tra – Hành động) sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hiệu suất sản xuất và không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ hiệu quả.

Nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng trong sản xuất với giải pháp QMS của ITG

Các doanh nghiệp sản xuất ngày càng chú trọng đến công tác quản lý chất lượng. Hiểu được điều đó, ITG Technology – doanh nghiệp tiên phong trong triển khai giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam đã nghiên cứu và phát triển giải pháp quản lý chất lượng QMS nhằm giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình sản xuất, giảm thiểu lỗi và đảm bảo tuân thủ tiêu chuẩn quốc tế.

Phần mềm quản lý chất lượng QMS của ITG Technology

Giải pháp QMS nằm trong hệ sinh thái giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY của ITG. Phần mềm có khả năng thu thập dữ liệu thông qua thiết bị IoT, số hóa hoạt động QC từ đầu vào đến đầu ra, giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất nguồn gốc sản xuất. Đặc biệt, giải pháp còn tích hợp bộ công cụ 7 QC Tools, hỗ trợ người quản lý chủ động kiểm soát chất lượng trước khi xảy ra sự cố. 

Với giải pháp QMS đến từ ITG, doanh nghiệp sản xuất có thể: 

• Quản lý quy trình kiểm tra chất lượng toàn diện IQC – PQC – OQC
• Giám sát chất lượng theo thời gian thực 
• Khoanh vùng NG trên từng công đoạn 
• Xác định lỗ hổng và các vấn đề chất lượng trong quy trình sản xuất nhờ công cụ 7 QC Tools được tích hợp trong hệ thống
• Truy xuất nguồn gốc theo 5M1E

Việc hiểu và áp dụng đúng các cấp độ quản lý chất lượng trong sản xuất là yếu tố then chốt để doanh nghiệp nâng cao hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng. Bắt đầu từ những bước cơ bản và tiến tới quản lý chất lượng toàn diện sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững.