Business Intelligence là gì? 7 chìa khóa cho một chiến lược BI thành công

Những năm gần đây, Business intelligence (BI) ngày càng được quan tâm như một nền tảng để cải thiện quá trình ra quyết định của doanh nghiệp từ đó  đem lại hiệu quả và lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy Business Intelligence là gì? Và đâu là chìa khóa để doanh nghiệp thành công với BI? Tất cả sẽ được ITG giải đáp trong bài viết dưới đây: 

Business Intelligence là gì?

Business Intelligence là gì? Business Intelligence viết tắt là BI là hệ thống báo cáo quản trị thông minh, có khả năng tích hợp công nghệ giúp các lãnh đạo doanh nghiệp kiểm soát khối lượng dữ liệu khổng lồ đến từ nhiều nguồn khác nhau và khai thác nguồn dữ liệu đó một cách hiệu quả. BI cung cấp những cái nhìn đa chiều, dự đoán tương lai về các xu hướng nhất định từ những dữ liệu trong quá khứ. Mục đích cuối cùng của Business Intelligence đó là tối ưu hóa mọi quyết định trong hoạt động kinh doanh để đạt hiệu quả tốt nhất.

BI có thể làm được gì?

BI được ứng dụng cho mọi tổ chức/doanh nghiệp để giải quyết nhu cầu tích hợp dữ liệu và phân tích thông tin

Thông thường, khi Ban lãnh đạo doanh nghiệp cần các thông tin để thống kê, phân tích và đưa ra quyết định chiến lược, phương pháp truyền thống là họ sẽ yêu cầu các bộ phận hỗ trợ (thường là các phòng ban tài chính) đưa ra các báo cáo. Công việc này thường mất nhiều thời gian để liên hệ, tạo lập báo cáo. Đặc biệt, đôi khi các số liệu cũng chỉ là tương đối, bởi công việc này hầu như được làm một cách thủ công với sự hỗ trợ của các công cụ tin học văn phòng, mà chủ yếu là MS Excel.

BI ra đời được ứng dụng để trả lời các câu hỏi như:

• Top 5 khách hàng quan trọng nhất của doanh nghiệp hiện nay là ai?
• Thị trường nào đang mang lại tỷ trọng lợi nhuận chính
•  Ngày nào thu được bao nhiêu tiền?”

Với những doanh nghiệp ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP hay các hệ thống thông tin đặc thù khác, BI sẽ tự động móc nối vào các nền tảng nói trên để tự động cung cấp báo cáo thống kê phân tích phục vụ quá trình quản lý và ra quyết định tức thời.

Một số hoạt động chính mà BI có thể giúp doanh nghiệp phải kể đến như:

• Xác lập báo cáo động (ad-hoc report) theo nhiều chiều thông tin
• Tạo ra hệ thống các biểu đồ động (graphical chart)
• Bộ chỉ tiêu quản lý hiệu năng công việc (KPIs)
• Tạo ra hệ thống phân tích báo cáo giả lập (Simulation and Forecasting reports)
• Phân tích xử lý trực tuyến (Online analytical processing (OLAP))
• Khai thác dữ liệu (Data mining)
• Phân tích thống kê (Statistical analysis)
• Dự đoán (Forecasting)

Mô hình hoạt động của Business Intelligence là gì?

Về cơ bản, BI giúp chuyển hóa lượng thông tin khổng lồ thành các dữ liệu quan trọng và cần thiết cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Do vậy, một hệ thống BI sẽ bao gồm ba yếu tố cơ bản: Kho dữ liệu (Data Warehouse); Bộ phận thu thập và chuyển đổi dữ liệu và Các dự báo và phân tích giả lập.

Thực tế, trong hầu hết các doanh nghiệp, dữ liệu được lưu trữ trong rất nhiều nơi và nhân sự trong một phòng ban không thể truy cập dữ liệu cần thiết từ phòng ban khác khi cần một cách dễ dàng. Các nguồn lưu trữ vô cùng phong phú như ERP, DMS, CMS, Database… Tại đây, dữ liệu tuy đã sẵn sàng phục vụ việc phân tích, song, không có sự gắn kết, “móc nối”. Điều này dẫn tới sự thất thoát thông tin quan trọng.

Trong khi đó, Business Intelligence thiết lập khu vực thu thập và chuyển đổi dữ liệu thô, cho phép tổng hợp và lưu trữ toàn bộ thông tin của doanh nghiệp từ quá khứ tới hiện tại, và cập nhật trong tương lai (thông tin khách hàng, dữ liệu nội bộ,…). Tất cả tạo thành Data Warehouse – khu vực lưu trữ dữ liệu trong lâu dài.

Từ các dữ liệu được lưu trữ tại Data Warehouse, hệ thống BI thông minh tiến hành phân tích dữ liệu trực tuyến OLAP, khai thác dữ liệu (Data mining), đưa ra dự báo (Reporting). Sau khi đưa ra các dự báo, Business Intelligence sẽ gợi ý những quyết định phù hợp, hiệu quả cho chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp.

Doanh nghiệp nào nên áp dụng Business Intelligence? 

Rất nhiều chuyên gia công nghệ thông tin cho rằng, Business Intelligence có thể áp dụng trong hầu hết doanh nghiệp, từ ngành F&B, hàng hóa tiêu dùng đến các tổ chức giáo dục, chăm sóc sức khỏe, hay Chính phủ, đặc biệt, ngành công nghiệp hiện đại được dự đoán sẽ là lĩnh vực tận dụng được nhiều lợi thế từ kỷ nguyên BI đem lại.

Những người hưởng được nhiều lợi ích nhất từ các công nghệ BI bao gồm:

• Ban quản trị (Executives)
• Người ra quyết định kinh doanh (Business Decision Makers)
• Phân tích viên (Analysts)

Không chỉ vậy, lý do mà các công nghệ BI nên được phổ biến trong nhiều doanh nghiệp là:

• Nó hỗ trợ hầu hết các doanh nghiệp thuộc tất cả các kích cỡ và lĩnh vực khác nhau
• Đặc biệt mang lại lợi ích với các doanh nghiệp trong ngành hàng hóa tiêu dùng, F&B
• Mang lại lợi ích tối đa khi được kết hợp với các ứng dụng ERP

Lợi ích khi doanh nghiệp áp dụng Business Intelligence là gì?

Các công cụ BI giúp tăng tốc độ phân tích thông tin và đánh giá hiệu suất, từ đó, các công ty giảm thiểu sự kém hiệu quả, khắc phục các vấn đề tiềm ẩn, tìm ra các dòng doanh thu mới và xác định các lĩnh vực phát triển trong tương lai.

Những lợi ích cụ thể mà doanh nghiệp có được khi sử dụng Business Intelligence bao gồm:

• Tăng hiệu quả của các quy trình hoạt động.
• Hiểu sâu hơn về hành vi của khách hàng.
• Theo dõi chính xác hoạt động bán hàng, tiếp thị và tài chính.
• Cảnh báo tức thì về sự bất thường của dữ liệu và các vấn đề của khách hàng.
• Các dữ liệu được chia sẻ trong thời gian thực giữa các phòng ban.

7 chìa khóa cho một chiến lược BI thành công

• Phát triển đồng bộ giữa hạ tầng CNTT: Công nghệ bổ sung không chỉ làm tăng thêm chi phí mà cả độ phức tạp cho hạ tầng CNTT. Chính vì thế, phát triển đồng bộ hạ tầng CNTT như một điều kiện đủ, trong đó đặc biệt lưu tâm sự phân chia rõ ràng kiến trúc và khả năng mở rộng sau này.

• Xác định rõ ràng mục tiêu kinh doanh trước khi triển khai giải pháp BI: Các yêu cầu về cơ sở hạ tầng CNTT không phải là yêu cầu duy nhất ảnh hưởng đến sự thành công của hệ thống BI. Trong đó, mỗi tổ chức cần xác định rõ nét những ưu tiên của mình, nguồn dữ liệu lưu trữ mà doanh nghiệp yêu cầu… Có như vậy, doanh nghiệp mới có thể xác định nhu cầu BI cụ thể, kèm những tính năng và chức năng nào sẽ đáp ứng tốt nhất nhu cầu kinh doanh.

• Xây dựng văn hóa dữ liệu để chuyển đổi số thành công: Văn hóa dữ liệu đóng một vai trò thiết yếu đưa công cuộc chuyển đổi số thành công trong doanh nghiệp. Cụ thể, văn hóa dữ liệu là khi mọi người trong một tổ chức hiểu được giá trị tiềm năng của dữ liệu, vai trò của họ trong việc sử dụng dữ liệu cũng như cách thức hành động và ra quyết định theo hướng dữ liệu, tất cả đều giúp đẩy nhanh việc đạt được các mục tiêu chung của doanh nghiệp. Song, không phải doanh nghiệp bỗng dưng có một nền văn hóa dữ liệu phát triển mạnh mẽ. Văn hóa dữ liệu là một công việc và là một quá trình xây dựng, phát triển liên tục.

• Đừng bỏ qua việc đào tạo nhân viên của bạn: ​Không một hệ thống BI nào có thể đi đến thành công nếu không có sự hướng dẫn kỹ lưỡng cho nhân viên sử dụng. Bởi vì việc ứng dụng Business Intelligence dẫn theo sự thay đổi đáng kể đến cách làm việc của nhân viên, việc đào tạo phải là một phần không thể thiếu trong việc triển khai một hệ thống lớn.
• Trao quyền cho người cùng: Nếu nhân viên được trao quyền đúng cách, lãnh đạo doanh nghiệp sẽ tạo ra một môi trường làm việc hăng say, nơi mà mọi người chủ động đóng góp cho công ty và cảm thấy mãn nguyện khi đi làm. Điều này tác động không nhỏ tới sự thành công của hệ thống BI.
• Đưa BI trở thành công cụ quản trị chiến lược toàn diện của doanh nghiệp: Các công cụ BI nên cung cấp dữ liệu đến nhiều người lao động hơn trên toàn doanh nghiệp, cũng như khả năng hiển thị theo thời gian thực. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần thiết lập các thủ tục để kiểm tra tình trạng hoạt động của BI, từ đó bộ phận quản trị có thể xác định các điều chỉnh, cải tiến và nâng cấp cần thiết.
• Không ngừng cải tiến, nâng cao giải pháp: Giống như nhiều lĩnh vực khác trong CNTT và kinh doanh nói chung, một chiến lược BI hiệu quả liên quan đến những cải tiến liên tục cũng như những bước nhảy vọt về sử dụng dữ liệu nâng cao hơn, chẳng hạn như phân tích dự đoán và mô tả. Dữ liệu là một hành trình chứ không phải đích đến, vì vậy hệ thống BI cần đổi mới liên tục nhằm theo kịp thị trường công nghệ biến chuyển liên tục. 

3S BIZHUB – Giải pháp BI hiện đại giúp doanh nghiệp khai thác dữ liệu thông minh

Hệ thống Báo cáo quản trị thông minh 3S BIZHUB nằm trong là bộ giải pháp chuyển đổi số toàn diện 3S iFACTORY do Công ty CP Công nghệ ITG triển khai. 

Đây là công cụ không thể thiếu của lãnh đạo cấp cao nhất trong doanh nghiệp. 3S BIZHUB sẽ giúp các nhà hoạch định chiến lược lập báo cáo dựa trên dữ liệu được tích hợp từ nhiều luồng thông tin động, không chỉ ở bên trong mà còn bên ngoài doanh nghiệp. Từ những thông tin đó, nhà quản lý có thể đưa ra được quyết định chính xác nhất, đem lại lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp.

Với thời gian triển khai nhanh chóng, khả năng mở rộng, thân thiện với người sử dụng, 3S BIZHUB  cung cấp cho người dùng khả năng thực hiện theo mọi yêu cầu thông tin của mọi cấp độ người dùng, bao gồm các cấp lãnh đạo xem thông tin trên các dashboard, các nhà quản lý cấp trung muốn xem hoặc tự xây dựng báo cáo phân tích trên Web, người phân tích muốn có khả năng khai phá dữ liệu sâu hơn để phân tích và ra chiến lược chính xác và phù hợp với tình hình chung…

Trước khi triển khai giải pháp 3S BIZHUB, ITG sẽ tư vấn thời gian triển khai và vận hành các công nghệ như thế nào và khả năng mở rộng và tích hợp với các hệ thống hiện tại ra sao. 

Những khách hàng đã sử dụng 3S BIZHUB đánh giá cao mức độ dễ sử dụng và khả năng thực hiện những phân tích phức tạp. Biến dữ liệu thành nguồn thông tin “vàng”  để thúc đẩy cạnh tranh với giải pháp 3S BIZHUB.

Hy vọng với những thông tin đưa ra ở trên có thể cho bạn đọc hình dung tổng quan về Business intelligence là gì? Liên hệ với chuyên viên tư vấn của chúng tôi để được tư vấn về hệ thống báo cáo quản trị thông minh ngay hôm nay: 092.6886.855