Tiêu chí đánh giá phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả
Thời đại ngày nay, khi lên mạng tìm kiếm các thông tin về các giải pháp quản trị nguồn nhân lực, bạn thường sẽ thấy rất nhiều những phần mềm quản lý nhân sự trong và ngoài nước. Phần mềm nào cũng giống nhau, liệt kê hàng tá những tính năng vượt trội, thậm chí bạn sẽ thấy có cả những phần mềm được rao bán miễn phí. Do đó bạn sẽ không biết đâu là sản phẩm chất lượng. Bài viết dưới đây sẽ giúp bạn có tiêu chí để lựa chọn phần mềm HRM hiệu quả
Phù hợp nhu cầu nghiệp vụ của khách hàng
Mỗi một phần mềm quản lý nhân sự khi được xem là phần mềm hữu hiệu thì cần phải đáp ứng được các yêu cầu về nghiệp vụ nhân sự của riêng doanh nghiệp đó. Điều này được thể hiện ở sự đa năng và linh hoạt của phần mềm, có thể thực hiện những thay đổi tùy vào từng chính sách và có thể dễ dàng tích hợp với các phần mềm cũng rất phổ biến khác ví dụ như: phần mềm kế toán, phần mềm ERP…
Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu
Dữ liệu nhân sự chính là một trong những thông tin mang tính quan trọng nhất của doanh nghiệp, do đó chúng cần phải được bảo mật ở mức tuyệt đối an toàn. Theo đó, chức năng phân quyền tự động của phần mềm cũng cần được thực hiện một cách chi tiết, bảo mật đến từng chức năng, từng người dùng.
Quản lý tập trung được dữ liệu, kết nối chặt chẽ giữa các bộ phận
Các hồ sơ của nhân viên sẽ phải được lưu trữ và được quản lý ngay từ quá trình làm việc cho đến tận khi họ nghỉ việc, giúp cho nhà quản trị có thể bao quát được về năng lực thực sự của nhân viên, để từ đó đưa ra quyết định phân bổ nguồn lực một cách hợp lý. Đối với cổng thông tin nhân sự của phần mềm, nhân viên cũng sẽ được kết nối một cách chặt chẽ hơn với các bộ phận khác trong doanh nghiệp, đồng thời cũng sẽ chủ động thực hiện các hiệu chỉnh về thông tin cá nhân, giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể những chi phí hành chính và tổn hao đi nguồn lực thực hiện.
Giúp đánh giá được nguồn nhân lực tốt, hoạch định nhân sự trong tương lai
Doanh nghiệp thành công là doanh nghiệp có khả năng xây dựng nên một đội ngũ nhân sự thực lực giỏi, biết cống hiến ngay cho cả hiện tại và cả tương lai. Ngoài những chức năng xây dựng hệ thống đối chiếu năng lực cho từng vị trí công việc, phần mềm quản lý nhân sự được xem là hiệu quả thì còn phải có thêm công cụ hoạch định những nguồn lực kế thừa cũng như có thể đánh giá được các rủi ro thay đổi về nguồn lực nội bộ.
Hiện nay có rất nhiều những cơ sở cung cấp các phần mềm quản lí nhân sự, với chất lượng và giá thành khác nhau, tuỳ vào nhu cầu và tiềm lực tài chính của các doanh nghiệp, tổ chức. Nhưng dù ở chất lượng hay giá thành nào thì phần mềm quản lí nhân sự vẫn cần đáp ứng được những tiêu chí cơ bản nhất định để đảm bảo rằng chúng đem lại lợi ích cho doanh nghiệp, tổ chức trong việc quản lí nhân sự và đưa ra được những quyết định về vấn đề nhân sự một cách chính xác và có hiệu quả.
Linh hoạt đối với nhiều phương pháp quản lí
Với sự đa dạng ngành nghề như hiện nay cộng với mô hình hoạt động được xây dựng trên những nền tảng khác nhau, do đó phương pháp quản lý nhân sự ở các doanh nghiệp, tổ chức hầu như không giống nhau. Bởi vậy, một phần mềm quản lí nhân sự hiệu quả là phần mềm cho phép người sử dụng có thể thay đổi các chức năng và phương pháp quản lí cho phù hợp với tiêu chí quản lý của từng doanh nghiệp, tổ chức.
Cách sử dụng dễ dàng
Khi quản lí hồ sơ nhân sự và các tài liệu liên quan, các nhân viên cũng như các lãnh đạo sẽ có những thời điểm định kì để thiết lập báo cáo, hay muốn tìm kiếm và xuất dữ liệu khi cần. Nếu như phần mềm quản lý nhân sự có thể đáp ứng nhu cầu này một cách hiệu quả và trơn tru thì đó chính là phần mềm đạt chuẩn. Hơn thế nữa, phần mềm cũng cần gần gũi với người sử dụng, giúp họ dễ dàng truy cập và thay đổi cũng như cung cấp thông tin cần thiết, tạo lập hệ thống dễ hiểu đối với toàn thể người lao động.
Tính bảo mật dữ liệu chặt chẽ
Đối với một doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ thì tính bảo mật thông tin người dùng cũng như bảo mật các tài liệu, hồ sơ công ty là vô cùng quan trọng. Do đó, để tránh những nguy hiểm như đánh tráo thông tin, làm giả thông tin hay làm rò rỉ thông tin thì phần mềm quản lí nhân sự cần phải có sự bảo mật tuyệt đối để các lãnh đạo cũng như các nhân viên có những quyết định đúng đắn về nhân sự, tránh đưa ra quyết định nhầm lẫn, làm tổn thất cho doanh nghiệp.
Với những tiêu chí này, doanh nghiệp cũng như các tổ chức sẽ đánh giá phần mềm quản lí nhân sự một cách triệt để và đúng đắn hơn, có thể giúp các ban lãnh đạo có thể đưa ra những quyết đinh về nhân sự một cách hiệu quả hơn, chính xác hơn.
Đọc thêm: Những điều cần phải lưu ý khi mua phần mềm HRM quản lý nhân sự