12 Cách quản lý nhân viên hiệu quả lãnh đạo cần biết

Quản lý nhân viên là nghệ thuật mà các nhà lãnh đạo thông thái cần nắm rõ. Tuy nhiên, hành trình xây dựng một đội ngũ nhân sự gắn kết, làm việc hiệu quả và chủ động chưa bao giờ là hành trình dễ dàng. Trong bài viết này, các chuyên gia của ITG sẽ chia sẻ đến các lãnh đạo, nhà quản trị tương lai 10 cách quản lý nhân viên tối ưu nhất. Cùng tham khảo và áp dụng!

Tầm quan trọng cuả việc quản lý nhân viên hiệu quả

Cách quản lý nhân viên không chỉ dừng ở việc phân công nhiệm vụ và giám sát công việc hàng ngày. Một nhà lãnh đạo thông thái còn cần biết cách tạo ra môi trường làm việc tích cực, khai thác tối đa tiềm năng của từng cá nhân và xây dựng văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ.

Quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất làm việc tổng thể, giảm thiểu chi phí và mang lại nhiều lợi ích nổi bật khác

Theo nghiên cứu của Gallup, các doanh nghiệp có đội ngũ nhân viên gắn bó cao sẽ giúp lợi nhuận kinh doanh tăng trưởng 23% và giảm tỷ lệ nghỉ việc xuống 18%. Số liệu này cho thấy tầm quan trọng của việc xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự chuyên nghiệp.

Bằng cách quản lý nhân viên hiệu quả, doanh nghiệp có thể:

• Tối ưu hóa năng suất và hiệu quả công việc của cá nhân, đội nhóm
• Nâng cao sự hài lòng và gắn kết của nhân viên
• Giảm chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân sự mới
• Giảm thiểu các vấn đề nội bộ như tranh chấp, xung đột, thiếu động lực làm việc
• Xây dựng văn hóa doanh nghiệp vững mạnh

Xem thêm: 5 cấp độ lãnh đạo của John Maxwell

12 Cách quản lý nhân viên tốt nhất

Dưới đây là 10 cách quản lý nhân viên mà người lãnh đạo cần nắm vững để áp dụng:

Lựa chọn phong cách lãnh đạo phù hợp

Mức độ gắn kết của nhân viên với công việc thường đến từ cách quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Vì vậy, người làm lãnh đạo cần hiểu rõ tính cách của từng thành viên trong đội ngũ và điều chỉnh phong cách quản lý phù hợp với mỗi cá nhân.

Chẳng hạn, một số nhân sự chỉ làm việc tốt nhất khi có sự hướng dẫn rõ ràng từ cấp trên. Một số khác lại phát huy tối đa năng lực khi được trao quyền và tự do sáng tạo. Người làm quản lý giỏi không nên áp đặt một phong cách lãnh đạo duy nhất cho tất cả đối tượng mà cần linh hoạt điều chỉnh cho phù hợp với từng cá nhân, qua đó, khai thác tối đa tiềm năng của nhân viên.

Tùy thuộc vào tính cách của nhân viên, người quản lý có thể thể hiện phong cách lãnh đạo phù hợp

Một số phong cách lãnh đạo phổ biến mà bạn có thể áp dụng:

• Lãnh đạo độc đoán: Nhà lãnh đạo là trung tâm của mọi quyết định và chỉ đạo nhân viên thực hiện. Phong cách này thích hợp với các tình huống khẩn cấp, cần đưa ra quyết định nhanh.
• Lãnh đạo dân chủ: Nhà lãnh đạo khuyến khích nhân viên đóng góp ý kiến trước khi đưa ra quyết định cuối cùng. Cách tiếp cận này giúp tăng cường sự gắn kết và cam kết của cả đội.
• Lãnh đạo ủy quyền: Nhà lãnh đạo trao quyền cho cấp dưới tham gia vào quá trình ra quyết định, từ đó, tăng cường sự tự chủ của nhân viên. Phong cách này thích hợp với các nhân sự giỏi chuyên môn và đã có kinh nghiệm.
• Lãnh đạo quan liêu: Lãnh đạo dựa trên hệ thống quy tắc và thủ tục đã được thiết lập nhằm đảm bảo mọi nhân viên làm việc theo đúng trình tự, phù hợp với các lĩnh vực đòi hỏi sự an toàn và chính xác cao.

Luôn làm gương cho nhân viên

Sự chuyên nghiệp, tinh thần trách nhiệm và thái độ tận tâm của nhân viên là sự phản chiếu trực tiếp từ chính người quản lý. Lời nói có thể bị lãng quên, nhưng hành động của người lãnh đạo sẽ là nguồn cảm hứng mạnh mẽ nhất. Để nhân viên đạt được những kỳ vọng mong muốn, trước tiên, lãnh đạo phải là người tiên phong.

Bằng cách thể hiện nhất quán các giá trị, hành động và kỹ năng mong muốn ở nhân viên, người lãnh đạo sẽ tạo ra hình mẫu rõ ràng để nhân viên học hỏi, đồng thời chứng tỏ cam kết rõ ràng của lãnh đạo đối với các tiêu chuẩn đã đặt ra. Điều này giúp họ củng cố lòng tin và sự tôn trọng trong nội bộ, thúc đẩy nhân viên học tập và noi theo.

Lắng nghe và thấu hiểu nhân viên

Lắng nghe là một kỹ năng quan trọng cần có để quản lý nhân viên hiệu quả. Thông qua việc lắng nghe chia sẻ của nhân viên, người lãnh đạo có thể hiểu rõ hơn cảm xúc, động lực và mong muốn của họ, đồng thời phát hiện những khó khăn trong công việc mà nhân viên đang gặp phải, để đưa ra những điều chỉnh phù hợp.

Luôn lắng nghe để hiểu rõ mong muốn và những khó khăn nhân viên đang gặp phải

Hãy tạo cơ hội để nhân viên có thể chia sẻ ý kiến và quan điểm cá nhân. Sự đa dạng trong tư duy sẽ giúp đội ngũ tìm ra những giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn.

Giao tiếp và phản hồi rõ ràng

Giao tiếp hiệu quả là “xương sống” của mọi mối quan hệ thành công. Theo Trade Press Services, 85% nhân viên cảm thấy có động lực làm việc cao nhất khi giao tiếp nội bộ hiệu quả. Vì vậy, lãnh đạo doanh nghiệp cần đảm bảo mọi thông tin được truyền đạt chính xác, kịp thời và dễ hiểu đến các thành viên trong nhóm.

Ví dụ, khi giao việc, người quản lý cần nêu rõ mục tiêu, thời hạn hoàn thành và tiêu chí đánh giá. Đồng thời, tạo ra các kênh liên lạc chính thức để nhân viên có thể dễ dàng liên hệ khi cần hỗ trợ. Việc phản hồi cần được thực hiện thường xuyên, mang tính xây dựng và cụ thể.

Phản hồi tích cực giúp nhân viên biết được điểm mạnh và duy trì động lực, trong khi phản hồi về những điểm cần cải thiện giúp họ phát triển bản thân và nâng cao hiệu suất công việc.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng

Một trong những cách thức quản lý nhân viên hiệu quả nhất là đảm bảo mọi người đều hiểu rõ mục tiêu và định hướng của tổ chức. Mục tiêu rõ ràng giúp nhân viên tập trung năng lực vào những việc quan trọng nhất và đo lường được kết quả công việc.

Đặt hiệu quả rõ ràng giúp nhân viên tập trung vào các công việc mang lại giá trị cho doanh nghiệp

Người quản lý có thể áp dụng phương pháp SMART để đảm bảo mục tiêu đặt ra: Cụ thể (Specific), Đo lường được (Measurable), Có thể đạt được (Achievable), Phù hợp (Relevant) và Có thời hạn (Time-bound). Điều này giúp nhân viên hiểu rõ những gì cần đạt được và cách thức thực hiện.

Bên cạnh mục tiêu ngắn hạn, người đứng đầu cũng cần chia sẻ tầm nhìn dài hạn của tổ chức để nhân viên hiểu được ý nghĩa công việc của mình trong bức tranh tổng thể. Điều này tạo ra động lực mạnh mẽ và sự cam kết lâu dài từ nhân viên.

Việc thu thập dữ liệu nào và đo lường chỉ số sao cho hiệu quả là vấn đề mà nhiều nhà quản trị quan tâm hiện nay. Hiểu rõ điều đó, ITG đã đã thực hiện ghi hình Webinar và biên soạn bộ tài liệu với chủ đề: “Xây dựng và hoàn thiện bộ Smart – KPI linh hồn của nhà máy thông minh” nhằm giúp các nhà quản trị xây dựng và triển khai được một bộ KPI thông minh, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp. TẢI TÀI LIỆU TẠI ĐÂY

Đo lường và giám sát hiệu suất công việc thường xuyên

Đo lường và giám sát hiệu suất thường xuyên là cách thức quản lý nhân viên không thể thiếu để người quản lý đảm bảo các mục tiêu được thực hiện đúng kế hoạch.

Tuy nhiên, việc giám sát quá mức có thể tạo áp lực cho nhân viên. Thay vì kiểm soát chặt chẽ hiệu suất của từng cá nhân, lãnh đạo nên tập trung vào kết quả và tạo ra các chỉ số đo lường rõ ràng trong quá trình làm việc. Điều quan trọng là giúp nhân viên cần cảm thấy được tin tưởng và có đủ quyền tự chủ để thực hiện công việc một cách sáng tạo.

Không để tình trạng làm việc kém hiệu quả lặp lại

Tình trạng làm việc kém hiệu quả lặp đi lặp lại có thể làm ảnh hưởng đến năng suất của toàn bộ tổ chức. Để ngăn chặn, người quản lý cần xác định đúng nguyên nhân gốc rễ. Vấn đề có thể xuất phát từ kỹ năng của nhân viên, quy trình làm việc rườm rà hoặc thiếu nguồn lực…

Thay vì khiển trách, người quản lý nên chủ động đối thoại để tìm hiểu khó khăn của nhân viên và đưa ra các giải pháp cụ thể như: Đào tạo bổ sung, phân công lại nhiệm vụ, cải tiến quy trình,… để giải quyết dứt điểm vấn đề và ngăn tình trạng làm việc kém hiệu quả tái diễn.

Ghi nhận và khen thưởng xứng đáng

Một trong những cách quản lý nhân viên hiệu quả nhất chính là tạo động lực thông qua các chính sách khen thưởng xứng đáng. Sự công nhận là một trong những động lực mạnh mẽ nhất giúp nhân viên duy trì hiệu suất cao và gắn bó lâu dài với tổ chức.

Thiết lập hệ thống khen thưởng trong tổ chức là một trong những cách quản lý nhân viên tốt nhất

Hệ thống trao thưởng và ghi nhận nên đa dạng, không chỉ giới hạn ở tiền thưởng mà còn bao gồm cả những hình thức phi vật chất như danh hiệu, cơ hội thăng tiến hay những đặc quyền đặc biệt.

Đặc biệt, lãnh đạo cần đảm bảo tính công bằng, minh bạch trong quá trình đánh giá, trao thưởng. Các thành tích cần được ghi nhận kịp thời và khen thưởng công khai để tạo động lực cho nhân viên, khuyến khích những người khác phấn đấu để đạt được thành tích tương tự.

Đầu tư vào phát triển nhân sự

Bên cạnh các chính sách khen thưởng, đãi ngộ, lãnh đạo doanh nghiệp cũng nên chú trọng đến việc định hướng phát triển cho từng cá nhân. Đây là một trong những cách quản lý nhân viên mang lại hiệu quả cao nhất.

Doanh nghiệp nên đầu tư vào phát triển nhân sự

Để giúp nhân viên tiến xa hơn trong công việc, đồng thời tạo ra nguồn nhân sự chất lượng cao cho tổ chức, doanh nghiệp cần:

• Xác định nhu cầu đào tạo: Đánh giá kỹ năng hiện tại của nhân sự và xây dựng lộ trình phát triển phù hợp với từng cá nhân để đáp ứng yêu cầu, mục tiêu chung của công ty.
• Mở rộng cơ hội học tập: Cung cấp các khóa đào tạo chuyên sâu (bao gồm cả đào tạo kỹ năng cứng và kỹ năng mềm), tạo cơ hội cho nhân viên tham gia các khóa học, hội thảo,… để mở rộng kiến thức và kỹ năng.
• Xây dựng lộ trình thăng tiến: Xác định lộ trình phát triển rõ ràng để nhân viên thấy được cơ hội thăng tiến trong công ty, từ đó có động lực để cống hiến lâu dài.

Tin tưởng và trao quyền cho nhân viên

Tin tưởng và trao quyền là hai yếu tố then chốt trong cách thức quản lý nhân viên hiện đại. Khi cảm thấy được tin tưởng, nhân viên sẽ chủ động hơn trong công việc và sẵn sàng đảm nhận trách nhiệm lớn hơn.

Lãnh đạo cần tìm hiểu kỹ về năng lực, kinh nghiệm và điểm mạnh của từng nhân viên để có thể giao việc phù hợp. Việc trao quyền không có nghĩa là buông lỏng quản lý, mà là tạo ra khuôn khổ rõ ràng và để nhân viên tự quyết định cách thức thực hiện.

Nhân viên được trao quyền sẽ có cơ hội phát triển kỹ năng quản lý, từ đó, doanh nghiệp có thể tạo ra nguồn nhân lực lãnh đạo kế cận cho tổ chức. Thông qua đó, các nhà quản lý hiện tại sẽ có thời gian tập trung vào những công việc chiến lược quan trọng hơn.

Phân chia công việc hợp lý

Mỗi nhân viên trong doanh nghiệp đều có điểm mạnh và hạn chế riêng. Do đó, người quản lý cần quan sát và giao nhiệm vụ phù hợp với năng lực, sở trường của từng cá nhân. Khi công việc được phân bổ đúng người, hiệu suất làm việc của cả đội nhóm sẽ được nâng cao, đồng thời, giảm thiểu sự chồng chéo và lãng phí nguồn lực.

Xây dựng văn hóa doanh nghiệp tích cực

Môi trường làm việc tích cực giúp nhân viên cảm thấy vui vẻ, thoải mái và có động lực để cống hiến hết mình cho doanh nghiệp. Bên cạnh việc tạo ra không gian làm việc mở, khuyến khích sự hợp tác và chia sẻ trong tổ chức, lãnh đạo doanh nghiệp nên thường xuyên tổ chức các hoạt động team building, sự kiện nội bộ để tăng cường sự gắn kết giữa các thành viên.

Văn hóa doanh nghiệp cần phản ánh các giá trị cốt lõi của tổ chức và được thể hiện qua hành động cụ thể của ban lãnh đạo. Điều này giúp tạo ra sự thống nhất và định hướng rõ ràng cho toàn bộ nhân viên.

Quản lý đội nhóm hiệu quả với phần mềm 3S HXM của ITG

3S HXM là module quản trị nhân sự nằm trong bộ giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP. Phần mềm cung cấp các tính năng mạnh mẽ hỗ trợ các lãnh đạo quản lý nhân viên toàn diện:

Giao diện phần mềm 3S HXM

• Phân công nhiệm vụ chi tiết cho từng nhân viên kèm deadline và chỉ số đánh giá cụ thể
• Cập nhật liên tục tiến độ công việc của từng cá nhân, giúp người quản lý dễ dàng theo dõi và đánh giá
• Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên theo tháng/quý/năm
• Quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương, lịch nghỉ phép,…
• Cung cấp tài liệu hướng dẫn, quy định, cơ chế của doanh nghiệp trên phần mềm, giúp nhân viên mới nhanh chóng hòa nhập hơn
• …

Cách quản lý nhân viên hiệu quả không phải là một công thức cứng nhắc mà là quá trình linh hoạt, đòi hỏi sự thấu hiểu và khả năng gắn kết đội ngũ của nhà lãnh đạo. Hãy nhớ rằng, mỗi nhân viên là một tài sản quý giá, việc đầu tư vào cách quản lý nhân viên chính là đầu tư vào sự phát triển bền vững của doanh nghiệp.