Backorder là gì? Cách khắc phục tình trạng backorder trong sản xuất hiệu quả

Backorder trong sản xuất xảy ra khi một sản phẩm không có sẵn trong kho và phải đặt hàng hoặc sản xuất thêm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Tình trạng backorder nếu không được xử lý tốt sẽ làm ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và sự hài lòng của khách hàng. Vậy làm thế nào để giảm thiểu backorder trong môi trường sản xuất? Bài viết này sẽ giúp bạn giải đáp thắc mắc trên.

Back order là gì?

Backorder (đơn hàng dự trữ) là một thuật ngữ thường được sử dụng trong quản lý chuỗi cung ứng và bán lẻ, mô tả tình trạng khi khách hàng đặt mua một sản phẩm của doanh nghiệp nhưng sản phẩm đó không có sẵn trong kho nên không thể giao hàng ngay lập tức.

Điều này thường xảy ra khi số lượng hàng tồn trong kho không đủ để đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Trong trường hợp này, doanh nghiệp vẫn có thể tiếp nhận đơn hàng và giao hàng sau khi tiến hành sản xuất thêm.

Backorder là một thuật ngữ phổ biến trong ngành bán lẻ và quản lý chuỗi cung ứng

Backorder có thể kéo dài từ vài ngày đến vài tuần, tùy vào độ phức tạp của sản phẩm và khả năng phục hồi chuỗi cung ứng. Khi tình trạng này xảy ra, doanh nghiệp cần có kế hoạch để giải quyết nhanh chóng, tránh làm gián đoạn dây chuyền sản xuất và gây mất lòng tin từ khách hàng.

Doanh nghiệp muốn tránh tình trạng backorder, cần xác định chính xác Reorder Point (điểm đặt hàng lại) để đảm bảo đủ lượng hàng dự trữ trong kho. Bài viết Reorder Point là gì? Công thức tính ROP và cách áp dụng hiệu quả trong quản lý tồn kho sẽ chia sẻ những thông tin hữu ích giúp doanh nghiệp thực hành xác định Reorder Point hiệu quả.

Nguyên nhân dẫn đến backorder trong sản xuất

Có nhiều nguyên nhân khiến một sản phẩm rơi vào trạng thái backorder, tiêu biểu có thể kể đến như:

• Gián đoạn chuỗi cung ứng: Sự chậm trễ của nhà cung cấp, thiếu hụt nguyên vật liệu hoặc sự cố kỹ thuật trong quá trình sản xuất… có thể phá vỡ sự ổn định trong chuỗi cung ứng, khiến backorder xảy ra.
• Sai sót trong quản lý tồn kho: Quản lý tồn kho không hiệu quả khiến doanh nghiệp không phát hiện kịp thời khi hàng hóa đang sắp hết để tiến hành đặt hàng bổ sung, dẫn đến tình trạng backorder.
• Không có phương án tồn kho dự phòng: Việc không duy trì một mức tồn kho dự phòng đủ lớn khiến doanh nghiệp bị động khi nhu cầu từ khách hàng đột ngột tăng cao.
• Dự báo nhu cầu không chính xác: Nguyên nhân này thường xuất phát từ việc doanh nghiệp đánh giá sai nhu cầu thực tế của thị trường, dẫn đến hàng sản xuất ra không đủ để đáp ứng yêu cầu.
• Nhu cầu tăng đột biến: Sự gia tăng đột ngột về nhu cầu do chính sách thị trường, ảnh hưởng chính trị hoặc yếu tố mùa vụ và các chiến dịch tiếp thị (giảm giá, khuyến mãi…) cũng có thể trở thành nguyên nhân gây backorder.

Back order xảy ra từ những vấn đề trong quản lý kho và chuỗi cung ứng

Cách quản lý backorder hiệu quả trong sản xuất

Tình trạng backorder kéo dài có thể gây ra nhiều ảnh hưởng xấu cho doanh nghiệp như: Tăng chi phí, giảm sự hài lòng của khách hàng, mất uy tín… Để khắc phục và giảm thiểu backorder, doanh nghiệp cần thực hiện một số chiến lược sau:

Nâng cao khả năng dự báo

Dự báo sản xuất chính xác là yếu tố quyết định giúp giảm thiểu tình trạng backorder trong sản xuất. Bằng cách sử dụng các dữ liệu bán hàng trong quá khứ kết hợp với phân tích xu hướng thị trường, doanh nghiệp có thể lập kế hoạch nhập hàng/sản xuất hiệu quả hơn.

Tăng cường quan hệ với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp và lên danh sách các nguồn cung cấp dự phòng thay thế sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguyên liệu luôn có sẵn khi cần thiết. Ngoài ra, khi làm việc với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần lưu ý một số điểm sau đây:

• Thỏa thuận về thời gian giao hàng chính xác: Cần có các thỏa thuận rõ ràng với nhà cung cấp về thời gian giao hàng và các yêu cầu sản xuất.
• Xây dựng mối quan hệ lâu dài: Cung cấp cho nhà cung cấp những đơn hàng lớn và ổn định có thể giúp doanh nghiệp nhận được sự ưu tiên và các điều kiện giao hàng tốt hơn.

Tăng cường sự linh hoạt trong quy trình sản xuất

Để giảm thiểu tình trạng backorder, các doanh nghiệp cũng cần cải thiện quy trình và tiến độ sản xuất để có thể linh hoạt hơn trong việc xử lý các đơn hàng khẩn cấp. Các công ty có thể áp dụng công nghệ tự động hóa vào dây chuyền sản xuất giúp tăng tốc độ sản xuất và giảm thiểu thời gian chờ đợi nguyên liệu.

Quy trình sản xuất cần được tối ưu để đáp ứng các đơn hàng kịp thời

Minh bạch thông tin với khách hàng

Khi tình trạng backorder xảy ra, doanh nghiệp cần thông báo kịp thời cho khách hàng về tình trạng sản phẩm, dự báo thời gian giao hàng chính xác và đưa ra các giải pháp thay thế để khách hàng có thêm lựa chọn. Ngoài ra, các đơn hàng backorder cũng cần được ưu tiên xử lý trước để đảm bảo sự hài lòng của khách hàng.

Sử dụng phần mềm quản lý backorder hiệu quả

Một trong những cách hiệu quả nhất để giải quyết vấn đề backorder là cải thiện hoạt động quản lý tồn kho. Doanh nghiệp có thể quản lý hàng tồn kho hiệu quả hơn bằng cách áp dụng phương pháp Just-in-Time (JIT), thiết lập mức tồn kho tối thiểu (Reorder Point)… 

Bên cạnh đó, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý kho hàng để theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Một trong những phần mềm đang được quan tâm và tin tưởng nhất hiện nay là 3S WMS của ITG Technology.

Sử dụng phần mềm quản lý kho là xu hướng giải quyết backorder trong thời đại công nghệ phát triển

Phần mềm 3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh do ITG Technology nghiên cứu và phát triển. Phần mềm sở hữu nhiều tính năng nổi bật giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề quản lý kho, đặc biệt là tình trạng backorder hiệu quả:

• Quản lý nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển hàng hóa qua QR Code/ Barcode/ RFID/ Pick to Light.
• Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa, nguyên vật liệu
• Quản lý kho theo vị trí và theo các nguyên tắc FIFO, LO/LOT, Just in time.
• Theo dõi hạn sử dụng của sản phẩm và trực quan hóa năng lực kho.
• Truy xuất nguồn gốc thông qua các mã vật tư, số lot, mã vị trí nhập – xuất, mã hộp/thùng/pallet.

Đặc biệt, tính năng cảnh báo khi tồn kho vượt hoặc giảm xuống dưới mức cho phép giúp doanh nghiệp xác định điểm tái đặt hàng chính xác hơn, từ đó tránh được tình trạng thiếu hụt hàng hóa và backorder, đồng thời đảm bảo nguồn cung ổn định cho sản xuất.

Nhờ ứng dụng 3S WMS, các doanh nghiệp có thể nâng cao năng suất lao động lên đến 50%, giảm thời gian quản lý kho tới 80% và giảm thiểu hàng hóa thất thoát lên đến 75%.

Backorder trong sản xuất là một vấn đề khó tránh khỏi, nhưng với các chiến lược quản lý đúng đắn và sự hỗ trợ của các công cụ như phần mềm WMS, doanh nghiệp có thể giải quyết hiệu quả tình trạng này. Phần mềm 3S WMS của ITG Technology là giải pháp lý tưởng giúp các doanh nghiệp sản xuất quản lý back order một cách dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả. Liên hệ ngay hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ thông tin về phần mềm 3S WMS!