Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch ưu việt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch đang trở thành công cụ không thể thiếu đối với doanh nghiệp sản xuất, thương mại và logistics. Không chỉ giúp giảm sai sót trong hoạt động nhập – xuất – kiểm kê, giải pháp này còn mang đến tốc độ xử lý dữ liệu vượt trội giúp doanh nghiệp ra quyết định nhanh chóng hơn và nâng cao năng suất của đội ngũ quản lý kho. Tuy nhiên, với vô vàn sự lựa chọn trên thị trường, đâu mới là giải pháp quản lý kho bằng mã vạch tối ưu nhất, phù hợp với doanh nghiệp?  Hãy cùng đọc bài viết để tìm câu trả lời!

Quản lý kho bằng mã vạch là gì?

Quản lý kho bằng mã vạch là phương pháp sử dụng mã định danh (Barcode) gắn lên hàng hóa hoặc vị trí lưu trữ để theo dõi, kiểm soát toàn bộ hoạt động trong kho.

Mỗi mã vạch sẽ chứa các thông tin quan trọng như: Mã sản phẩm, lô sản xuất, số lượng, ngày sản xuất, hạn sử dụng, vị trí lưu trữ,… Khi cần thực hiện nhiệm vụ nhập – xuất – kiểm kê, nhân viên chỉ cần dùng máy quét mã vạch hoặc thiết bị di động để đọc thông tin. Dữ liệu ngay lập tức được truyền về phần mềm quản lý kho bằng mã vạch để xử lý và cập nhật theo thời gian thực.

Quản lý kho bằng mã vạch

Khác với việc nhập liệu thủ công, phương pháp này loại bỏ hoàn toàn các bước trung gian dễ gây nhầm lẫn. Hệ thống phần mềm quản lý kho hàng bằng mã vạch tích hợp trực tiếp với cơ sở dữ liệu trung tâm, đảm bảo mọi thông tin về tồn kho, vị trí hàng hóa, lịch sử giao dịch đều được ghi nhận chính xác, đầy đủ và có thể truy xuất bất cứ lúc nào.

Để quản lý kho hàng bằng mã vạch hiệu quả, doanh nghiệp có thể áp dụng PHẦN MỀM 3S WMS của ITG Technology

Khám phá 3S WMS

Ứng dụng của phương pháp quản lý kho bằng mã vạch

Doanh nghiệp có thể ứng dụng phương pháp quản lý kho bằng mã vạch vào tất cả các hoạt động quản lý kho như:

Quản lý kho bằng mã vạch có thể ứng dụng trong mọi khía cạnh của hoạt động vận hành kho

• Nhập kho hàng hóa: Khi hàng hóa về kho, nhân viên sử dụng thiết bị quét để ghi nhận thông tin từ mã vạch. Dữ liệu được cập nhật trực tiếp vào hệ thống, giúp đảm bảo thông tin về số lượng, chủng loại, vị trí lưu trữ hàng hóa chính xác ngay từ đầu.
• Xuất kho hàng hóa: Hệ thống quản lý kho bằng mã vạch hỗ trợ nhân viên kho xác định chính xác vị trí và số lượng hàng cần lấy theo từng đơn hàng. Khi quét mã vạch xuất hàng, hệ thống tự động trừ tồn, đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác.
• Kiểm kê và đối chiếu tồn kho: Nhân viên chỉ cần quét mã vạch lần lượt ở từng khu vực, kết quả kiểm kê thực tế sẽ được đối chiếu tức thì với số liệu trên hệ thống, giúp giảm thiểu sai lệch và rút ngắn thời gian kiểm kê.
• Theo dõi vị trí hàng hóa: Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch giúp nhân viên nắm bắt chính xác từng mặt hàng đang ở vị trí nào trong kho, từ đó rút ngắn thời gian tìm kiếm và tránh tình trạng thất lạc hàng hóa.
• Quản lý hàng tồn kho: Hệ thống tự động theo dõi số lượng tồn theo thời gian thực, giúp bộ phận kho chủ động đặt hàng bổ sung đúng thời điểm.
• Truy xuất nguồn gốc hàng hóa: Quản lý kho bằng mã vạch cho phép doanh nghiệp truy xuất toàn bộ thông tin về nhà cung cấp, ngày nhập kho, vị trí lưu trữ, ngày xuất kho,… của sản phẩm nhanh chóng, chính xác.

Tại sao nên quản lý kho bằng mã vạch?

So với phương pháp quản lý kho thủ công, sử dụng hệ thống quản lý kho bằng mã vạch giúp doanh nghiệp:

• Giảm sai sót trong quản lý: Quản lý kho bằng mã vạch giúp doanh nghiệp loại bỏ việc nhập liệu thủ công, từ đó giảm thiểu sai sót trong ghi nhận dữ liệu.
• Tăng tốc độ xử lý: Mỗi thao tác quét mã chỉ mất vài giây, giúp doanh nghiệp rút ngắn đáng kể thời gian xử lý nhập kho, xuất kho và kiểm kê.
• Minh bạch dữ liệu: Tất cả thông tin được lưu trữ trên hệ thống, dễ dàng truy xuất và kiểm tra khi cần.
• Nâng cao hiệu suất nhân sự: Nhân viên kho có thể xử lý nhiều công việc hơn với cùng một nguồn lực nhờ quy trình được tự động hóa.
• Tiết kiệm chi phí vận hành kho: Quản lý kho tự động bằng mã vạch giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí nhân lực, giảm chi phí kiểm kê định kỳ và hạn chế tổn thất do hàng hóa thất lạc, hết hạn hoặc hư hỏng vì quản lý kém.
• Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Dữ liệu tồn kho được cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản lý đưa ra quyết định chính xác hơn.
• Tuân thủ quy định và truy xuất nguồn gốc: Với các ngành có yêu cầu truy xuất nguồn gốc nghiêm ngặt như dược phẩm, thực phẩm và thiết bị y tế, hệ thống quản lý kho bằng mã vạch đảm bảo mọi lô hàng đều có đầy đủ hồ sơ giao dịch.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất

Quy trình quản lý kho hàng bằng mã vạch

Để hoạt động quản lý kho bằng mã vạch đạt hiệu quả tối đa, doanh nghiệp cần xây dựng quy trình vận hành chuẩn hóa, đảm bảo dữ liệu được ghi nhận chính xác, xuyên suốt và đồng nhất. Dưới đây là một quy trình quản lý kho bằng Barcode điển hình mà doanh nghiệp có thể tham khảo:

Các bước triển khai quản lý kho bằng mã vạch

Bước 1: Chuẩn hóa dữ liệu hàng hóa

Đầu tiên, doanh nghiệp cần chuẩn hóa dữ liệu kho hàng để đảm bảo hệ thống quản lý kho bằng mã vạch hoạt động khoa học, chính xác. Các thông tin cơ bản cần chuẩn hóa gồm:

• Danh mục hàng hóa (SKU, mã vật tư, đơn vị tính)
• Xác định cấu trúc mã vạch (mã sản phẩm, lô, vị trí, serial…)
• Thiết kế sơ đồ kho (khu vực, kệ, tầng, ô…)
• Thiết lập quy tắc nhập xuất kho (FIFO, FEFO,LO/LOT…)

Bước 2: Cấu hình phần mềm quản lý kho bằng mã vạch

Sau khi có dữ liệu chuẩn, doanh nghiệp cần tiến hành cấu hình phần mềm quản lý kho bằng mã vạch. Tại đây, hệ thống sẽ được thiết lập các quy trình nhập kho, xuất kho, điều chuyển, kiểm kê và các quy tắc vận hành (FIFO, FEFO…) như đã xác định ở trên.

Trên phần mềm, người dùng có thể tạo mã vạch riêng cho từng sản phẩm, lô hàng, vị trí lưu trữ. Mã này được in và dán trực tiếp lên sản phẩm, thùng hàng hoặc pallet trước khi nhập kho.

Bước 3: Nhập kho bằng Barcode

Khi hàng hóa được nhập kho, nhân viên sử dụng thiết bị quét mã (scanner/handy terminal/điện thoại) để ghi nhận dữ liệu đầu vào. Hệ thống sẽ tự động cập nhật số lượng hàng hóa nhập kho và số lượng tồn kho thực tế sau mỗi lần quét. Toàn bộ thao tác nhập liệu thủ công gần như được loại bỏ, giúp giảm sai sót và tăng tốc độ xử lý.

Bước 4: Theo dõi và kiểm soát kho hàng

Sau khi hoàn thành bước nhập kho, doanh nghiệp có thể quản lý các hoạt động sắp xếp, kiểm kê kho bằng mã vạch hiệu quả:

• Sắp xếp và quản lý vị trí lưu trữ

Hàng hóa sau khi nhập sẽ được đưa vào các vị trí lưu trữ đã định sẵn. Nhân viên chỉ cần quét mã hàng và mã vị trí để xác nhận lưu kho. Nhờ đó, hệ thống luôn biết chính xác hàng đang nằm ở đâu, giúp việc tìm kiếm, xuất hàng và kiểm kê trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.

• Kiểm kê kho

Nhân viên có thể thực hiện kiểm kê bằng cách quét mã hàng hóa tại kho. Hệ thống sẽ tự động so sánh dữ liệu thực tế với dữ liệu trên phần mềm, giúp phát hiện chênh lệch nhanh chóng.

• Theo dõi tồn kho và truy xuất nguồn gốc

Toàn bộ dữ liệu nhập xuất tồn được cập nhật liên tục trên phần mềm quản lý kho, cho phép nhà quản lý theo dõi tồn kho theo thời gian thực. Khi cần, doanh nghiệp có thể truy xuất nhanh lịch sử của từng lô hàng: Nhập từ đâu? Lưu ở vị trí nào? Đã xuất cho ai?…

Bước 5: Xuất kho theo mã vạch

Khi có đơn hàng cần xuất, hệ thống sẽ tạo lệnh xuất và hiển thị vị trí hàng cần lấy. Nhân viên lấy hàng theo hướng dẫn, sau đó quét xác nhận từng mặt hàng trước khi đóng gói. Toàn bộ thao tác xuất kho sẽ được ghi nhận tức thì, đảm bảo dữ liệu tồn kho luôn chính xác.

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch tốt nhất cho doanh nghiệp

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm một phần mềm quản lý kho bằng mã vạch barcode toàn diện, được thiết kế phù hợp với đặc thù vận hành của doanh nghiệp Việt Nam và đáp ứng tiêu chuẩn quốc tế, giải pháp 3S WMS của ITG Technology là cái tên đáng được xem xét đầu tiên.

3S WMS là giải pháp quản lý kho thông minh được thiết kế chuyên sâu cho doanh nghiệp sản xuất. Phần mềm hỗ trợ quản lý kho bằng mã vạch chính xác đến 100%, giúp doanh nghiệp giảm thiểu thao tác nhập xuất thủ công, tăng tốc độ vận hành kho, giảm thiểu thất thoát và tối ưu tồn kho hiệu quả.

Phần mềm quản lý kho bằng mã vạch barcode 3S WMS

Một số chức năng nổi bật của phần mếm 3S WMS có thể kể đến như:

• Nhập – xuất – kiểm kê kho bằng QR Code/Barcode/RFID: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý quy trình nhập, xuất, kiểm kê, điều chuyển kho theo nhiều nguyên tắc (FIFO, Lo/Lot, hạn sử dụng,…). Mọi giao dịch được ghi nhận tức thì, đảm bảo số liệu tồn phản ánh trung thực trạng thái kho ở bất kỳ thời điểm nào.
• Quản lý tồn kho theo thời gian thực: Cập nhật mọi biến động tồn kho theo thời gian thực, đảm bảo dữ liệu luôn chính xác. Điều này giúp doanh nghiệp giảm chi phí lưu kho và tối ưu vòng quay hàng hóa.
• Quản lý kho theo vị trí: Hỗ trợ người dùng theo dõi, đánh giá tình trạng kho theo vị trí. Mỗi vị trí đều có mã vạch riêng giúp nhân viên xác định chính xác vị trí hàng hóa, tối ưu không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian tìm kiếm.
• Truy xuất nguồn gốc: 3S WMS ghi nhận đầy đủ lịch sử xuất – nhập – điều chuyển theo lô, lot,… đồng thời liên kết chặt chẽ với quy trình sản xuất và kiểm soát chất lượng (QC, QA), giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi có sự cố.

Lỗi: Không tìm thấy biểu mẫu liên hệ.

Case study: Những doanh nghiệp đã triển khai phần mềm quản lý kho bằng mã vạch 3S WMS thành công

Giải pháp 3S WMS hiện là sự lựa chọn của nhiều doanh nghiệp lớn (vendor Samsung, Honda, Toyota,…) và công ty FDI Nhật Bản. Một số cái tên tiêu biểu có thể kể đến như: Hitachi Astemo, Goshi Thăng Long, VIPIC 1, AK Vina, Ishigaki Việt Nam, HHP GLOBAL,…

Công ty TNHH Ishigaki Việt Nam

“Phần mềm 3S WMS có hiệu quả rất tốt trong quản lý kho, rút ngắn kiểm kê kho và cho kết quả chính xác. Chúng tôi rất hài lòng về đội ngũ nhân viên ITG” – Ông Trần Khánh Duy (Giám đốc nhà máy – Công ty TNHH Ishigaki Việt Nam)

Ishigaki Việt Nam là doanh nghiệp thuộc lĩnh vực cao su có 100% vốn đầu tư Nhật Bản, trực thuộc công ty Ishigaki Rubber Industrial. Với quy mô nhân sự hơn 200 người và nhà máy có tổng diện tích hơn 10.000m2, được trang bị các thiết bị máy móc hiện đại từ Nhật Bản, Đài Loan; Ishigaki Việt Nam hiện là đối tác của các doanh nghiệp lớn như: Panasonic, Honda Lock, Asahi Denso, SUMIRIKO, Takagi,…

Quy mô doanh nghiệp lớn cùng danh mục sản phẩm đa dạng khiến Ishigaki đứng trước gánh nặng kiểm kê kéo dài. Cùng với đó, sự thiếu hụt các công cụ cảnh báo tồn kho sắp hết hạn cũng vô tình tạo ra áp lực đè nặng lên bộ máy vận hành.

Để khắc phục tình trạng này, ban giám đốc Ishigaki Việt Nam đã quyết định triển khai phần mềm 3S WMS của ITG. Sau 21 ngày triển khai thần tốc, giải pháp đã mang lại cho doanh nghiệp kết quả ấn tượng:

• Loại bỏ các hoạt động xuất – nhập – điều chuyển – kiểm kê kho thủ công bằng quy trình tự động hóa với thao tác scan QR Code trên Handy Terminal.
• Kiểm kê kho chính xác hơn, rút ngắn từ 1 – 2 ngày còn ½ ngày.
• Loại bỏ tem tháng nguyên vật liệu nhập về thay bằng QR Code.
• Ghi nhận dữ liệu theo thời gian thực, truy xuất nguồn gốc nhanh chóng.
• Báo cáo hàng tồn kho, cảnh báo hàng tồn kho sắp hết hạn sử dụng.

Phú Thái Cat

“Dự án này không chỉ tối ưu hóa hàng tồn kho mà còn đáp ứng được cho bộ phận kế toán tính chính xác được giá vốn hàng bán, nâng cao hiệu quả vận hành đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của thị trường. Đây cũng là một cột mốc để Phú Thái Cat có nguồn dữ liệu chính xác để tích hợp AI trong tương lai sau này.” – Ông Lê Minh Hiếu (Giám đốc dự án Phú Thái Cat)

Phú Thái Cat trực thuộc Tập đoàn Phú Thái Holdings, là đại lý độc quyền duy nhất của Caterpillar tại Việt Nam, cung cấp giải pháp toàn diện từ phân phối máy công trình, động cơ điện, cho thuê thiết bị đến dịch vụ kỹ thuật và phụ tùng chính hãng trên toàn quốc.

Hiện công ty đang quản lý hơn 18.000 danh điểm lưu kho với tổng giá trị trên 15 triệu USD, phục vụ cho hoạt động bảo trì, sửa chữa và vận hành thiết bị của khách hàng trên toàn quốc.

Với quyết tâm xây dựng một hệ thống quản lý kho có độ chính xác cao, khả năng kiểm soát chặt chẽ và vận hành ổn định, Phú Thái Cat đã bắt tay cùng ITG Technology triển khai dự án Kho thông minh 3S WMS.

Sau khi hoàn thành và đưa phần mềm quản lý kho bằng mã vạch 3S WMS vào ứng dụng thực tế, Phú Thái Cat đã nhận được nhiều kết quả bất ngờ:

• Dữ liệu tồn kho được cập nhật tức thì ngay khi phát sinh giao dịch.
• Tối ưu hóa các khâu xuất – nhập – lưu trữ nhờ sự hỗ trợ của thiết bị đọc mã vạch và chỉ dẫn hệ thống.
• Tăng tốc độ soạn hàng và giao hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ.
• Đảm bảo sự sẵn sàng của phụ tùng, hạn chế tối đa gián đoạn hoạt động kinh doanh cho khách hàng.
• Hệ thống tích hợp chặt chẽ với DBS & Unit4, giải quyết triệt để bài toán tính giá vốn hàng bán (COGS) phức tạp.

Công ty TNHH công nghiệp chính xác Việt Nam 1 (VIPIC 1)

Vipic 1 là doanh nghiệp FDI ngành cơ khí & chế tạo thuộc Tập đoàn Eurocharm. Hiện Vipic 1 đang là đối tác chiến lược của các tập đoàn danh tiếng như: Honda, Toyota, Ford, Piaggio, Ducati, France bed, Polaris và Yamaha Việt Nam.

Là doanh nghiệp lớn với quy mô nhân sự lên đến hơn 3500 người, doanh nghiệp này sở hữu danh mục sản phẩm đồ sộ với các mặt hàng từ linh kiện xe máy, ô tô, phương tiện giải trí đến thiết bị y tế. Riêng nhà máy tại Vĩnh Phúc đã có diện tích lên đến 43,300 m2, gồm 6 kho nguyên vật liệu, 6 kho linh kiện và 6 kho thành phẩm.

Để quản lý hiệu quả các kho hàng này, Vipic 1 đã lựa chọn giải pháp quản lý kho bằng mã vạch 3S WMS của ITG Technology. Kết quả đạt được:

• Số hóa toàn bộ nhà kho
• Quản lý nhập/xuất kho theo thời gian thực
• Quản lý theo vị trí, trực quan hóa toàn bộ hệ thống kho
• Truy xuất nguồn gốc nguyên vật liệu
• Kết nối cân điện tử, ghi nhận dữ liệu tự động

Xem thêm chi tiết câu chuyện thành công của Vipic 1: Doanh nghiệp FDI ngành cơ khí & chế tạo thuộc Top VNR500 triển khai kho thông minh với giải pháp 3S WMS

Từ việc kiểm soát tồn kho chính xác, tối ưu quy trình đến hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng, phần mềm quản lý kho bằng mã vạch đã và đang chứng minh hiệu quả của mình trong việc duy trì hoạt động kho của doanh nghiệp. Nếu doanh nghiệp của bạn đang gặp khó khăn trong quản lý kho hoặc muốn nâng cấp hệ thống hiện tại, đây chính là thời điểm phù hợp để triển khai giải pháp quản lý kho bằng mã vạch. Liên hệ ngay đến ITG Technology để được tư vấn chi tiết thêm về phần mềm và hướng dẫn quy trình triển khai cụ thể cho doanh nghiệp: 092.6886.855.