3 “Tử huyệt” khiến nhiều dự án WMS thất bại

Nhiều doanh nghiệp đầu tư ngân sách lớn cho phần mềm quản lý kho (WMS) với mong muốn kiểm soát tồn kho chính xác hơn, giảm thất thoát, tối ưu không gian lưu trữ,… Tuy nhiên, sau một thời gian triển khai, doanh nghiệp nhận ra phần mềm không đáp ứng được kỳ vọng ban đầu. Là một chuyên gia tư vấn và triển khai phần mềm kho cho hơn 1000 doanh nghiệp, tôi nhận thấy nhiều dự án WMS thất bại không đến từ năng lực của phần mềm, mà đến từ cách tiếp cận của doanh nghiệp.

Bản chất của hệ thống WMS trong nhà máy

Một trong những ngộ nhận phổ biến nhất của nhiều nhà quản trị khi triển khai WMS là: “Chỉ cần mua phần mềm WMS tốt, kho sẽ tự tối ưu”. Thực tế không phải vậy.

WMS bản chất chỉ là công cụ giúp doanh nghiệp quản lý quy trình vận hành kho dựa trên dữ liệu thời gian thực, từ đó nâng cao hiệu quả nhập – xuất – kiểm soát tồn và giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân. Phần mềm không tự sinh ra quy trình đúng.

Nếu quy trình quản lý kho vẫn đang chồng chéo, mã hàng không được chuẩn hóa, vị trí lưu trữ chưa quản lý thống nhất,… khi đưa WMS vào, doanh nghiệp chỉ đang số hóa cách vận hành cũ. Khi đó, vấn đề không biến mất mà còn dễ lan rộng hơn vì toàn bộ hệ thống đang chạy dựa trên dữ liệu sai. Đây cũng là lý do khiến nhiều dự án WMS thất bại ngay sau giai đoạn go-live.

Bản thân là một người làm tư vấn và đã trực tiếp khảo sát hàng nghìn kho hàng lớn nhỏ, tôi từng gặp những kho hàng mà trước khi triển khai WMS, mọi người đều tin rằng vấn đề nằm ở chuyện “chưa có phần mềm”. Nhưng sau khi áp dụng WMS, kho vẫn loạn, tồn kho vẫn lệch, nhân sự vẫn ghi giấy rồi nhập lại cuối ngày, sản xuất vẫn phải gọi điện hỏi kho còn hàng hay không.

Lúc đó, doanh nghiệp mới phát hiện: Vấn đề thực sự chưa bao giờ nằm ở việc thiếu phần mềm mà đến từ việc doanh nghiệp triển khai công nghệ khi nền tảng vận hành chưa sẵn sàng. Nói cách khác, WMS chỉ phát huy giá trị khi doanh nghiệp đã chuẩn hóa được dữ liệu, quy trình và kỷ luật vận hành tại hiện trường.

Xem thêm: 5 Yếu tố chính ảnh hưởng đến giá phần mềm quản lý kho

Góc nhìn thực tế: Nguyên nhân khiến dự án WMS thất bại

Có 3 nguyên nhân chính khiến nhiều dự án WMS thất bại, bao gồm:

3 Nguyên nhân chính khiến dự án WMS thất bại

Sai lầm 1: Chỉ số hóa quy trình cũ

Rất nhiều doanh nghiệp khi triển khai WMS thường đưa ra yêu cầu: “Bên em đang vận hành thế nào thì đưa nguyên lên hệ thống như vậy”.

Nghe qua thì hoàn toàn hợp lý. Không ai muốn thay đổi quá nhiều trong quá trình vận hành. Nhưng vấn đề nằm ở chỗ, rất nhiều quy trình kho hiện tại vốn đã tồn tại bất cập từ trước, chỉ là doanh nghiệp đang “vá lỗi” bằng kinh nghiệm của nhân sự nên chưa nhìn thấy rõ.

Tôi từng gặp không ít kho hàng vận hành theo kiểu:

• Hàng về có chỗ trống đâu thì đặt vào đó
• Xuất trước hay xuất sau phụ thuộc vào người trực của ca đó
• Nhân sự nhớ vị trí hàng bằng kinh nghiệm
• Cùng một mã hàng nhưng tồn tại ba, bốn loại tem khác nhau (kho gọi một kiểu, kế hoạch gọi một kiểu, mua hàng gọi một kiểu khác)

Khi chưa có hệ thống, mọi thứ vẫn “chạy được” nhờ những người làm lâu năm. Nhưng khi áp dụng WMS, hệ thống sẽ yêu cầu dữ liệu phải rõ ràng và thống nhất:

• Hàng đang nằm ở vị trí nào?
• Thuộc lô nào?
• Ai là người xuất/nhập
• Thao tác diễn ra lúc nào?
• …

Điều đáng nói, thay vì chuẩn hóa lại quy trình kho, nhiều doanh nghiệp lại chọn cách chỉnh sửa phần mềm để phù hợp với hiện trạng. Đây thường là điểm bắt đầu của một dự án WMS thất bại.

Bởi càng cố tùy biến theo những quy trình cũ thiếu chuẩn hóa, hệ thống sẽ càng phức tạp, khó dùng và khó mở rộng về sau. Đến một lúc nào đó, doanh nghiệp không còn vận hành theo quy trình nữa mà đang vận hành để “phục vụ phần mềm”.

Sai lầm 2: Không chuẩn hóa dữ liệu Master (Master Data)

Một sai lầm khác khiến nhiều dự án WMS thất bại chính là dữ liệu đầu vào không được chuẩn hóa.

Nhiều doanh nghiệp sẵn sàng đầu tư tiền cho license, hệ thống server, thiết bị quét (scanner) để vận hành WMS trơn tru nhưng lại ngại “dọn dữ liệu cũ”. Trong khi đó, đây mới là yếu tố quyết định phần mềm WMS có vận hành ổn định hay không.

Hầu hết các kho hàng trước khi triển khai WMS đều có chung một tình trạng: Dữ liệu master data chưa được chuẩn hóa.

• Hệ thống mã hàng (SKU), mã vị trí lộn xộn, đặt tên theo thói quen của từng nhân sự
• Một sản phẩm nhưng nhiều quy cách đóng gói
• Đơn vị tính (UoM) giữa bộ phận mua hàng, kho và sản xuất không đồng nhất
• Thiếu quy chuẩn về lot, batch hoặc date code

Tôi từng từng gặp một dự án WMS, sau khi go-live khoảng vài tháng, kho liên tục phát sinh lệch tồn. Ban đầu doanh nghiệp nghĩ do nhân viên thao tác sai. Nhưng khi kiểm tra sâu hơn, nguyên nhân nằm ở chỗ cùng một pallet hàng nhưng mỗi bộ phận lại đang hiểu quy cách đóng gói theo một cách khác nhau. Sai lệch không xuất hiện ngay lập tức mà tích tụ dần qua từng giao dịch nhập – xuất cho đến khi số liệu trên hệ thống không còn đáng tin.

Đó cũng là lý do tôi luôn nói rằng: Dữ liệu đầu vào trong WMS là nền móng để hệ thống vận hành hiệu quả.

Khi dữ liệu vận hành thiếu chuẩn hóa, hệ thống sẽ ngày càng phát sinh nhiều ngoại lệ. Đến một thời điểm nào đó, nhân sự bắt đầu phải ghi chú thêm bên ngoài, đối chiếu thủ công hoặc kiểm tra lại bằng Excel. Và khi điều đó xảy ra, doanh nghiệp gần như đang quay trở lại cách vận hành cũ, chỉ khác là giờ có thêm một phần mềm đắt tiền chạy song song.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho theo vị trí, kho sản xuất, hàng tồn kho tốt nhất

Sai lầm 3: Thiếu khả năng tích hợp hệ thống

Một trong những nguyên nhân cốt lõi khiến nhiều dự án WMS thất bại là hệ thống kho được triển khai như một phần mềm độc lập; không kết nối với hệ thống mua hàng, sản xuất, kế toán,…

Dữ liệu kho là một “mắt xích” quan trọng trong toàn bộ hệ sinh thái vận hành. Vì vậy, nếu WMS không kết nối được với các hệ thống khác, doanh nghiệp rất dễ rơi vào tình trạng:

• Kế hoạch sản xuất đã thay đổi nhưng kho vẫn cấp phát nguyên vật liệu theo kế hoạch cũ
• Hàng đã xuất giao khách nhưng số liệu tồn trên phần mềm kế toán chưa được cập nhật kịp thời
• Nhân sự phải nhập đi nhập lại cùng một dữ liệu trên nhiều phần mềm khác nhau

Khi số lượng giao dịch tăng lên, những thao tác nhập liệu lặp lại bắt đầu tạo ra hàng loạt vấn đề: Lệch tồn kho, dữ liệu giữa các hệ thống không khớp nhau, mất nhiều thời gian đối soát,…

Một hệ thống WMS tốt cần có khả năng kết nối dữ liệu xuyên suốt giữa kho, sản xuất, mua hàng và kế toán. Khi dữ liệu được đồng bộ theo thời gian thực, doanh nghiệp mới thực sự kiểm soát được dòng vật tư, tiến độ cấp phát và độ chính xác tồn kho trên toàn hệ thống.

Làm sao để triển khai WMS thành công?

Sau nhiều năm triển khai WMS cho các nhà máy, tôi nhận thấy: Phần lớn dự án WMS thất bại không phải vì doanh nghiệp chọn sai phần mềm, mà vì triển khai sai cách. Để WMS tạo ra hiệu quả thực sự, doanh nghiệp cần đi đúng theo 4 giai đoạn dưới đây.

Hướng dẫn triển khai giải pháp WMS thành công

Giai đoạn 1: Chuẩn hóa nền tảng vận hành trước khi triển khai WMS

Giai đoạn này cần được thực hiện trước khi doanh nghiệp làm việc với các nhà cung cấp giải pháp WMS. Hãy rà soát lại toàn bộ hệ thống và quy trình vận hành kho hiện tại, tiến hành:

• Chuẩn hóa hệ thống mã hàng, đơn vị tính, lot/batch
• Kiểm kê và làm sạch dữ liệu tồn kho thực tế
• Quy hoạch lại layout kho và logic lưu trữ
• Thiết lập quy chuẩn mã hàng thống nhất
• Xây dựng quy trình nhập – xuất – kiểm kê rõ ràng

Nếu kho ngoài đời đang lộn xộn, đừng kỳ vọng hệ thống WMS sẽ biến kho hàng của bạn thành “smart warehouse” sau vài tháng triển khai. WMS chỉ giúp doanh nghiệp vận hành tốt hơn trên một nền tảng đã được chuẩn hóa.

Giai đoạn 2: Lựa chọn giải pháp phù hợp với thực tế vận hành

Rất nhiều doanh nghiệp có tâm lý chọn phần mềm WMS đến từ những thương hiệu quốc tế lớn vì giải pháp đã được kiểm chứng toàn cầu và có khả năng đáp ứng các tiêu chuẩn vận hành khắt khe. Tuy nhiên, đây có thể là khởi đầu khiến dự án WMS thất bại.

Trên thực tế, để khai thác hiệu quả hệ thống WMS ngoại, doanh nghiệp cần một đội ngũ vận hành có trình độ chuyên môn cao, cùng hạ tầng phần cứng tương xứng. Đối với các doanh nghiệp quy mô vừa, quy trình vận hành chưa quá phức tạp hoặc chưa thực sự chuẩn hóa, việc đầu tư vào giải pháp ngoại có thể khiến doanh nghiệp phải gánh chịu chi phí license lớn và thời gian triển khai kéo dài. Không chỉ vậy, quá trình vận hành sau triển khai cũng dễ phát sinh khó khăn do khác biệt về quy trình, ngôn ngữ, tốc độ hỗ trợ kỹ thuật,…

Thay vào đó, doanh nghiệp nên chọn giải pháp WMS có tính linh hoạt và khả năng mở rộng theo sự phát triển của doanh nghiệp. Đặc biệt, hãy lựa chọn đơn vị triển khai đã có kinh nghiệm thực tế trong lĩnh vực của doanh nghiệp. Một đơn vị chuyên triển khai WMS cho kho thương mại điện tử chưa chắc đã hiểu được các đặc thù quản lý kho của doanh nghiệp sản xuất.

Giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS của ITG Technology được thiết kế chuyên sâu, phù hợp với đặc thù kho hàng của doanh nghiệp sản xuất tại nhiều lĩnh vực: Điện tử, Cơ khí – Chế tạo, Bao bì – In ấn, Đúc nhựa, Dược phẩm, F&B, Vật liệu xây dựng, Phân phối bán lẻ,…

Phần mềm ứng dụng Barcode/QR Code/RFID cùng công nghệ IoT hỗ trợ doanh nghiệp kiểm soát hoạt động nhập – xuất – kiểm kê – điều chuyển kho theo thời gian thực, nhanh chóng, chính xác. Bên cạnh đó, 3S WMS còn hỗ trợ doanh nghiệp quản lý kho theo FIFO, LO/LOT, sơ đồ, vị trí. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu chi phí lưu kho, tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng và hạn chế lỗi do con người gây ra.

Trong quá trình tư vấn và triển khai giải pháp, đội ngũ chuyên gia của ITG sẽ luôn đồng hành cùng doanh nghiệp để thiết kế giải pháp phù hợp nhất, đảm bảo hiệu quả trong suốt quá trình sử dụng.

Khám phá 3S WMS

Giai đoạn 3: Triển khai cuốn chiếu

Dữ liệu WMS liên quan trực tiếp đến dòng vật tư và hoạt động sản xuất. Chỉ cần hệ thống gặp sự cố vài giờ, cả dây chuyền có thể bị ảnh hưởng. Do đó, để giảm bớt rủi ro khi xây dựng hệ thống WMS, doanh nghiệp có thể thực hiện triển khai cuốn chiếu theo từng giai đoạn:

• Chọn một kho hoặc một nhóm hàng để triển khai thử nghiệm trước
• Vận hành thực tế trong một khoảng thời gian đủ dài để phát hiện lỗi
• Điều chỉnh quy trình và đào tạo lại nhân sự
• Sau khi hệ thống ổn định mới mở rộng sang các khu vực còn lại

Những dự án WMS thành công thường không triển khai nhanh nhất. Họ triển khai đủ chậm để sửa đúng vấn đề ngay từ đầu.

Giai đoạn 4: Chuyển đổi tư duy vận hành của đội ngũ hiện trường

Nếu nhân sự hiện trường vẫn giữ thói quen “làm trước, nhập liệu sau”, scan barcode cho có hoặc xử lý ngoại lệ bằng kinh nghiệm cá nhân, hệ thống sẽ rất nhanh mất giá trị.

Muốn WMS vận hành bền vững, doanh nghiệp phải đưa dữ liệu trở thành một phần của văn hóa vận hành:

• Mọi giao dịch đều phải được ghi nhận ngay tại thời điểm phát sinh
• Hiệu suất làm việc được đo bằng dữ liệu thực tế trên hệ thống
• Quy trình phải được tuân thủ đồng nhất giữa các ca và các kho

Khi nhân sự hiểu rằng hệ thống giúp họ làm việc nhanh hơn, ít sai hơn và minh bạch hơn, WMS mới thực sự trở thành công cụ hỗ trợ vận hành thay vì “gánh nặng nhập liệu”.

Lời kết dành cho nhà quản trị

Dự án WMS thất bại nguyên nhân đôi khi không đến từ phần mềm mà từ những yếu tố “ít công nghệ” hơn như: Quy trình chưa chuẩn, dữ liệu thiếu thống nhất, nhân sự vận hành thiếu kỷ luật,… Vì vậy, hãy giải quyết triệt để bài toán về quy trình và tư duy quản trị trước khi bạn quyết định đầu tư hệ thống WMS. Khi được triển khai đúng cách, phần mềm WMS sẽ giúp doanh nghiệp bạn kiểm soát tồn kho theo thời gian thực, tăng khả năng truy xuất, giảm phụ thuộc vào kinh nghiệm cá nhân, chuẩn hóa vận hành và tạo tiền đề cho smart factory trong tương lai.