Hệ thống quản lý chất lượng là gì ?

Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS) khi triển khai nó sẽ mang lại lợi ích cho toàn tổ chức. Đối với chuỗi cung ứng nếu được áp dụng thông suốt hệ thống sẽ góp phần cải tiến chất lượng sản phẩm và mối quan hệ giữa nhà cung ứng, khách hàng, và người tiêu dùng cuối cùng.

Hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Trước đây, người Mỹ đưa ra khái niệm về quản lý chất lượng tổng thể (TQM – Total Quality Management) một phương pháp quản lý chất lượng, không chỉ nhấn mạnh vào các số liệu thống kê mà còn ở các phương pháp tiếp cận nắm giữ toàn bộ tổ chức.

Vào cuối thế kỷ 20, các doanh nghiệp độc lập đã bắt đầu đưa ra các tiêu chuẩn sản xuất cho việc tạo ra và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng. Chính trong khoảng thời gian này cụm từ “Quản lý Chất lượng Tổng thể” đã bắt đầu rơi vào quên lãng. Do có vô số hệ thống ưu việt khác có thể áp dụng, thuật ngữ “Hệ thống Quản lý Chất lượng” hoặc “QMS” được ưa dùng hơn. Vào đầu thế kỷ 21, QMS bắt đầu kết hợp với những ý tưởng về tính bền vững và tính minh bạch, vì các chủ đề này ngày càng trở nên quan trọng đối với sự hài lòng của người tiêu dùng.

Vậy hệ thống quản lý chất lượng là gì? Hệ thống quản lý chất lượng (Quality Management System – QMS) là một hệ thống hợp thức hóa các quy trình, thủ tục và trách nhiệm để đạt được những chính sách và mục tiêu về chất lượng. QMS giúp điều phối và định hướng hoạt động của doanh nghiệp, nhằm đáp ứng được khách hàng và các yêu cầu chế định, đồng thời nâng cao hiệu quả và năng suất hoạt động trên một nền tảng liên tục.

Hệ thống quản lý chất lượng bao gồm xây dựng chính sách chất lượng, hoạch định cơ cấu, trách nhiệm và quy trình chất lượng của tổ chức. Nó cũng bao gồm việc kiểm tra thực hiện các quy trình này và tập trung vào sự cải tiến liên tục hệ thống. Trong khi một số sử dụng thuật ngữ QMS để mô tả tiêu chuẩn ISO 9001 hay một nhóm các tài liệu mô tả chi tiết về QMS, thì thực sự thuật ngữ này đề cập đến toàn bộ hệ thống.

Hệ thống quản lý chất lượng phục vụ cho rất nhiều mục đích khác nhau, bao gồm:

• Cải tiến quy trình
• Giảm lãng phí
• Giảm chi phí
• Tạo điều kiện và xác định các cơ hội đào tạo
• Thu hút nhân viên
• Thiết lập hướng phát triển cho doanh nghiệp

Các hệ thống cơ bản trong hệ thống QMS

• Hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2015

ISO 9001:2015 là bộ tiêu chuẩn quốc tế về hệ thống quản lý chất lượng bao gồm những nguyên tắc, yêu cầu cơ bản tập trung vào việc nâng cao hiệu quả chất lượng để đáp ứng, thỏa mãn các yêu cầu cùng mong đợi của khách hàng.

• Cam kết và triển khai Chính sách Chất lượng,
• Phân tích bối cảnh tổ chức, các rủi ro và cơ hội, và phát triển các biện pháp kiểm soát nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng, nâng cao hiệu quả của hệ thống quản lý, và cải tiến liên tục,
• Kiểm soát Chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong suốt các quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
• Phòng ngừa các rủi ro về chất lượng thông qua kiểm soát các hoạt động nghiên cứu phát triển, hoạch định sản xuất và cung cấp dịch vụ, chăm sóc khách hàng, mua hàng và kiểm tra, thử nghiệm,
• Kiểm soát các sản phẩm/đầu ra không phù hợp và thực hiện hành động khắc phục,
• Hoạch định trách nhiệm, quyền hạn, cơ cấu và đảm bảo năng lực nhân sự, năng lực của hệ thống thiết bị, cơ sở hạ tầng và môi trường cần thiết quản lý chất lượng sản phẩm, dịch vụ,
• Trao đổi thông tin, kiểm soát tài liệu và hồ sơ, đánh giá nội bộ và xem xét hệ thống quản lý.

Lợi ích mà hệ thống ISO 9001:2015 mang lại cho doanh nghiệp bao gồm:

• Cung cấp niềm tin rằng đơn vị đó có Hệ thống quản lý tốt về Chất lượng sản phẩm, dịch vụ và có khả năng cung cấp một cách ổn định các sản phẩm và dịch vụ đáp ứng các yêu cầu
• Tạo điều kiện điều kiện vượt qua các rào cản kỹ thuật và dễ dàng cho tham gia vào các chuỗi cung ứng toàn cầu hay việc xuất khẩu sang các thị tường khó tính trên thế giới
• Tiêu chuẩn hóa toàn bộ hoạt động quản lý Chất lượng trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp
• Giảm tối đa các nguy cơ và các chi phí giải quyết các vụ bồi thường sự cố Chất lượng, các khoản phạt vi phạm pháp luật về Chất lượng
• Cải thiện hiệu quả tài chính của doanh nghiệp thông qua việc nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm sai lỗi, lãng phí
• Tạo khuôn khổ nền tảng cho việc triển khai và tích hợp các Hệ thống quản lý khác như quản lý môi trường, An toàn sức khỏe nghề nghiệp, Quản lý năng lượng, An toàn thực phẩm, …

• Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

Quản lý chất lượng toàn diện (Total Quality Management – TQM) được ví là chiếc “gậy thần” góp phần đưa nước Nhật trở thành cường quốc về chất lượng và kinh tế.

Hệ thống quản lý chất lượng toàn diện (TQM) là quá trình liên tục phát hiện và giảm thiểu hoặc loại bỏ các lỗi trong sản xuất, cải thiện trải nghiệm của khách hàng và đảm bảo rằng nhân viên được đào tạo theo kịp tốc độ phát triển của thị trường. Nguyên tắc cốt lõi của TQM đó là đảm bảo sự tham gia của tất cả các thành viên trong doanh nghiệp vào quá trình quản lý và cải tiến chất lượng, vì mọi người sẽ quan tâm và tự hào hơn nữa về công việc của họ. Triển khai TQM góp phần gia tăng sự thỏa mãn khách hàng và góp phần xây dựng văn hóa doanh nghiệp.

Các bước để triển khai áp dụng TQM vào doanh nghiệp

• Đào tạo về chất lượng và TQM
• Xây dựng nhóm kiểm soát chất lượng (QCC) và thúc đẩy hoạt động
• Quản lý chéo – chức năng

Lợi ích mang lại của hệ thống quản lý chất lượng là gì?

Thi hành hệ thống quản lý chất lượng ảnh hưởng đến mọi khía cạnh hoạt động của doanh nghiệp. Hai lợi ích bao quát của việc thiết kế và thực hiện các hệ thống quản lý chất lượng đã được ghi nhận bao gồm:

• Đáp ứng yêu cầu của khách hàng, giúp tạo ra niềm tin của khách hàng vào doanh nghiệp, nhờ đó doanh nghiệp sẽ có nhiều khách hàng hơn, bán nhiều hàng hơn và có nhiều khách hàng quay lại hơn ( khác với khách hàng trung thành)
• Đáp ứng được những yêu cầu của doanh nghiệp, đảm bảo tuân thủ các quy định, cung cấp sản phẩm và dịch vụ theo cách hiệu quả nhất về chi phí và nguồn tài nguyên, tạo chỗ cho sự mở rộng, tăng trưởng và lợi nhuận.

Trong những lợi ích tổng thể này còn có các lợi ích khác như giúp truyền đạt sự sẵn sàng để tạo ra những kết quả nhất quán, ngăn ngừa sai sót, giảm chi phí, đảm bảo các quy trình được xác định, kiểm soát, và liên tục cải tiến theo các yêu cầu của doanh nghiệp.

Mặc dù bất kỳ hệ thống quản lý chất lượng nào cũng được tạo ra cũng để đáp ứng các nhu cầu riêng biệt của mỗi doanh nghiệp, nhưng có một số yếu tố chung mà tất cả mọi hệ thống đều có, bao gồm:

• Chính sách chất lượng và mục tiêu chất lượng của doanh nghiệp
• Sổ tay chất lượng
• Thủ tục, hướng dẫn và hồ sơ
• Quản lý dữ liệu
• Quy trình nội bộ
• Sự hài lòng của khách hàng từ chất lượng sản phẩm
• Cơ hội cải tiến
• Phân tích chất lượng

Mỗi yếu tố của một hệ thống quản lý chất lượng đều hướng tới mục tiêu chung là đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và của doanh nghiệp. Đảm bảo mỗi yếu tố của một QMS chắc chắn thực hiện đúng và theo chức năng của QMS.

Thiết lập và triển khai hệ thống quản lý chất lượng

Thiết lập một hệ thống quản lý chất lượng giúp doanh nghiệp vận hành một cách có hiệu quả. Trước khi thiết lập hệ thống quản lý chất lượng, doanh nghiệp phải xác định và quản lý các quá trình kết nối đa chức năng khác nhau để chắc chắn rằng sự hài lòng của khách hàng luôn là mục tiêu hàng đầu. Có rất nhiều điều cần cân nhắc khi thiết lập một hệ thống QMS cho tổ chức của bạn. Điều quan trọng là phải đảm bảo được nó là một lựa chọn chiến lược, chịu ảnh hưởng bởi các mục tiêu, nhu cầu và sản phẩm và dịch vụ được cung cấp khác nhau. Cấu trúc này chủ yếu dựa vào chu kỳ Plan-Do-Check-Act (PDCA) và cho phép sự cải tiến liên tục, cả về sản phẩm và QMS. Các bước cơ bản để thực hiện một hệ thống quản lý chất lượng như sau:

• Thiết kế:

Doanh nghiệp cần tập trung tìm hiểu và tiếp cận nhu cầu của khách hàng, hướng đến sản phẩm tạo ra cần đạt được sự hài lòng của khách hàng. Bước thiết kế và xây dựng sẽ là khung cấu trúc để phát triển các kế hoạch thực thi và cần đặt nhiều thời gian và công sức để xây dựng một hệ thống hoàn chỉnh

• Triển khai:
  Cần chi tiết hóa bằng cách chia nhỏ những quy trình và huấn luyện, đào tạo những nhân viên thêm kiến thức chuyên môn.
• Kiểm soát và đo lường và cải tiến:
  Đây là bước để xác định, đánh giá mức độ hiệu quả và năng suất làm việc của từng quá trình trong chuỗi các quá trình của quy trình và sau đó thông báo lại kết quả này cho nhân viên, cập nhật những xu hướng, phương pháp mới nhất tốt nhất dựa trên những thông tin nhận được ở quá trình thực hiện trên.

Kết

Hy vọng với những thông tin mà chúng tôi đưa ra giúp bạn thấu hiểu khái niệm hệ thống quản lý chất lượng là gì? Để được tư vấn về ứng dụng phần mềm để nâng cao hiệu quả quản lý chất lượng, hãy liên hệ với chúng tôi qua Hotline: 092.6886.855