Chi phí chất lượng CoQ là gì và cách tối ưu hóa chi phí này?

Trong những chi phí của doanh nghiệp, khoản CoQ là một khoản chi phí mà doanh nghiệp phải chi để tối ưu chất lượng. Tuy quan trọng là vậy, nhưng nhiều công ty vẫn chưa có cái nhìn đúng đắn về khoản chi phí này và còn băn khoăn làm sao để tối ưu hóa CoQ? Bài viết dưới đây sẽ cung cấp thông tin CoQ là gì? và các thông tin chi tiết về CoQ mà doanh nghiệp cần biết.

Chi phí chất lượng CoQ là gì?

COQ viết tắt của Cost of Quality, nghĩa là Chi phí chất lượng. Đây là các chi phí mà công ty phải chịu để đảm bảo rằng sản phẩm đạt tiêu chuẩn chất lượng.

Hiểu đơn giản, CoQ ra đời nhằm đảm bảo việc sản xuất hay cung ứng dịch vụ có thể thoả mãn nhu cầu khách hàng một cách tối đa.

Tầm quan trọng của chi phí chất lượng CoQ

• CoQ là một phương pháp đánh giá hiệu suất tổng hợp của quản lý chất lượng

Được coi là một trong những thước đo của doanh nghiệp trong việc quản lý chất lượng, khoản CoQ cho thấy những hiệu quả mà đơn vị đó đạt được trong nhiệm vụ quản lý và cải tiến chất lượng của mình. Theo đó, khi nhà máy để diễn ra tình trạng lãng phí các nguồn lực như nguyên vật liệu do sai hỏng, nhân công để làm lại sản phẩm, thời gian, máy móc… khoản CoQ lập tức gia tăng do doanh nghiệp thực hiện các hoạt động phòng ngừa và hạn chế thiệt hại do các sai sót. Từ việc chi phí chất lượng tăng sẽ khiến tổng chi phí tăng dẫn đến lợi nhuận doanh nghiệp bị giảm mạnh.

• CoQ là một biện pháp để xác định các khu vực có trục trặc và các chỉ tiêu hành động

Thông qua việc phân tích, đánh giá tình hình sử dụng CoQ thực tế tại các nhà xưởng, doanh nghiệp có thể xác định hiện tượng của vấn đề chất lượng cũng như xác định xem khu vực nào hoạt động chưa có hiệu quả,chất lượng kém. Điều này giúp cho doanh nghiệp dễ dàng tìm hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, đồng thời thôi thúc việc xây dựng cẩm nang cải tiến chất lượng bên trong nhà máy.

• CoQ nâng cao nhận thức, sự cam kết và tạo văn hoá chất lượng trong doanh nghiệp

Chỉ khi doanh nghiệp có thể thống kê một cách cụ thể, chính xác về chi phí thiệt hại, thì mới có thể nhận thấy tầm quan trọng của chất lượng sản phẩm, dịch vụ đối với sự phát triển của mình. Trong khi đó, CoQ cung cấp số liệu cho doanh nghiệp có thể báo cáo và phân tích các chi phí chất lượng. Điều này khiến mọi cá nhân trong tổ chức cam kết thực hiện nghiêm túc và hợp tác nhằm giảm bớt các chi phí liên quan đến chất lượng.

Chất lượng không tự sinh ra; chất lượng không phải là một kết quả ngẫu nhiên, nó là kết quả của cả một quá trình và liên quan đến nhiều bộ phận. Bài viết: 101 Điều cần biết về quản lý chất lượng sẽ gợi ý cho bạn những phương pháp để quản lý và cải tiến chất lượng hiệu quả.

Phân loại CoQ

• Chi phí chất lượng tốt (CoGQ – Cost of Good Quality)

Đây là khoản chi phí mà doanh nghiệp dùng để ngăn ngừa hoặc tránh các vấn đề không đảm bảo chất lượng. Theo đó, CoGQ bao gồm: Chi phí phòng ngừa (PC – Prevention Cost) và Chi phí thẩm định (AC – Appraisal Cost).

• Chi phí thẩm định (AC – Appraisal Cost): Khoản AC được gắn liền với việc thẩm định/đánh giá các sản phẩm đã hoàn thành với các tiêu chí chất lượng mà doanh nghiệp đề ra. Cụ thể, nó bao gồm chi phí kiểm tra sản phẩm và hoàn thiện dịch vụ… nhằm đảm bảo sản phẩm luôn đạt yêu cầu chất lượng cao nhất.
• Chi phí phòng ngừa (PC – Prevention Cost): Đây là khoản mà doanh nghiệp dùng để phòng ngừa các sự cố có thể xảy ra, bao gồm các hoạt động như: huấn luyện và đào tạo về chất lượng, nghiên cứu thử nghiệm, xem xét lại sản phẩm mới, triển khai các hoạt động vòng tròn chất lượng, thẩm định chất lượng, điều tra năng lực nhà cung cấp, nâng cao trình độ kỹ thuật nhà máy…. Hiểu đơn giản, khoản AC dùng để xây dựng nhận thức về vấn đề chất lượng, từ đó hạn chế các chi phí lỗi/hỏng ở mức tối đa.

• Chi phí chất lượng kém (CoPQ – Cost of Poor Quality)

Chi phí chất lượng kém CoPQ được định nghĩa là chi phí liên quan đến việc cung cấp các sản phẩm hoặc dịch vụ kém chất lượng tới tay khách hàng. Theo đó, doanh nghiệp sẽ phải chịu các tổn thất tài chính do việc không thoả mãn khách hàng. CoPQ được xác định bởi 2 yếu tố: Chi phí tổn thất bên trong (IFC – Internal Failure Costs) và Chi phí tổn thất bên ngoài (EFC – External Failure Costs).

• Chi phí tổn thất bên trong (IFC – Internal Failure Costs): Là những chi phí nảy sinh trong tổ chức, trước khi hàng được giao đi cho bên mua. Đây là chi phí của các sản phẩm hoặc dịch vụ được phát hiện là bị lỗi trước khi hàng đến tay người mua như chi phí hao hụt vật tư, chi phí phế phẩm, chi phí của hàng thứ cấp, lãng phí…
• Chi phí tổn thất bên ngoài (EFC – External Failure Costs): Đây là khoản bao gồm chi phí bảo hành, điều tra phàn nàn của khách hàng, hàng hóa trả lại, thu hồi sản phẩm, chiết khấu, và các nghĩa vụ khác liên quan đến sản phẩm. Các chi phí lỗi bên ngoài cũng bao gồm, các chi phí trực tiếp và gián tiếp như: chi phí nhân công và đi lại liên quan đến việc điều tra phàn nàn của khách hàng, thẩm định khi bảo hành, thử và sửa chữa.

Cách tối ưu hóa CoQ

• Xây dựng hệ thống phát hiện lỗi sớm

Việc phát hiện lỗi chỉ được thực hiện ở những giai đoạn sau của quá trình sản xuất và trong khâu phân phối. Chi phí thấp nhất sẽ đạt được khi sự không phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật được phòng ngừa ngay từ đầu. Khi sự không phù hợp xảy ra, việc phát hiện chúng càng sớm thì chi phí sẽ càng thấp.

Khi doanh nghiệp phát hiện lỗi ở những giai đoạn sau của quá trình sản xuất và trong khâu phân phối, việc thu hồi sản phẩm và thực hiện các công tác khắc phục là vô cùng khó khăn cũng như khiến CoQ bị đội lên rất cao. Ngược lại, khi doanh nghiệp có sự phòng ngừa ngay từ ban đầu, hay việc tuân thủ chặt chẽ các tiêu chuẩn kỹ thuật sẽ hạn chế lỗi một cách tối đa, hoặc cho phép các đơn vị dễ dàng nhận diện sai sót để xử lý, khắc phục. Ngoài ra việc phát hiện lỗi sớm sẽ cung cấp thông tin phản hồi có ý nghĩa hơn cho việc xác định nguyên nhân gốc rễ. Từ đó, công tác truy xuất nguồn gốc cũng trở nên hiệu quả, nhanh chóng, dễ dàng.

Để có thể xây dựng hệ thống phát hiện lỗi sớm, doanh nghiệp cần hoạch định chất lượng trước (theo phương pháp quality planning APQP) hoặc xây dựng cẩm nang tiêu chuẩn quản lý chất lượng và phổ biến tới mọi bộ phận trong tổ chức. Sự hiện hữu, minh bạch của các chuẩn mực chất lượng sẽ cho phép mọi cá nhân thực hiện chính xác hơn, hiệu quả hơn. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng cần thực hiện việc đánh giá các lỗi phát sinh đều đặn hàng tháng nhằm phân tích xu hướng biến động của những tiêu chí này.

• Quản lý CoQ

Đây là công việc yêu cầu doanh nghiệp phải thiết lập thứ tự ưu tiên cho các hành động khắc phục, từ đó có sự phân bổ một cách hợp lý các nguồn lực của mình. Để quản lý chi phí chất lượng một cách hiệu quả, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn biểu đồ nhằm đánh giá những chi phí lỗi và xác định những lĩnh vực cần có sự quan tâm nhất. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần kết hợp việc ghi chép lại chi phí lỗi nhằm báo cáo đầy đủ với bộ phận quản lý.

Theo đó, việc sử dụng biểu đồ Pareto sẽ được kết hợp với các công cụ chất lượng khác như biểu đồ kiểm soát và biểu đồ nhân – quả, nhằm xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề chất lượng. Từ mô hình trên, doanh nghiệp cần chú ý tới hai khoản chi phí chính là chi phí thẩm định và chi phí phòng ngừa để làm sáng tỏ khoản CoQ của mình. Thực tế, khi doanh nghiệp tiến hành các hoạt động phòng ngừa và thẩm định thì lúc đầu chi phí thẩm định tăng, tuy nhiên cùng với sự cải tiến và đào tạo chất lượng thì chi phí/thẩm định lại giảm dần, chi phí phòng ngừa tăng nhẹ. Nếu doanh nghiệp giữ ổn định và duy trì các hoạt động phòng ngừa, đánh giá ổn định trong thời gian dài thì chi phí chất lượng giảm xuống mức tối ưu.

Kết

Có thể thấy, chi phí chất lượng không chỉ đánh giá hoạt động quản trị chất lượng của doanh nghiệp mà còn là yếu tố thể hiện lợi nhuận cũng như việc thoả mãn nhu cầu khách hàng.