Để đảm bảo chuỗi giá trị xanh, bên cạnh các yếu tố về nguồn nhân lực và sản phẩm, thì công nghệ chính là một trong ba trụ cột chính mà Traphaco CNC hướng tới. Doanh nghiệp không ngừng quan tâm, chú trọng đầu tư vào công nghệ sản xuất và quản lý vận hành. Bởi với ngành đông dược, khoa học công nghệ được coi là chìa khóa dẫn lối cho sự phát triển bền vững. 

Nhà máy bao gồm hệ thống nhà xưởng GMP, phân xưởng Nang mềm, Sơ chế có diện tích lên đến 40.000m2 cùng hệ thống dây chuyền sản xuất các loại đã được bổ sung và nâng cấp với quy mô bậc nhất. Đặc biệt, Traphaco CNC còn trang bị thêm dây chuyền sản xuất ống thuốc PVC công nghệ khép kín ASEPTIC và dây chuyền đóng gói ép vỉ tốc độ cao, góp phần đưa doanh nghiệp trở thành đơn vị sản xuất có khả năng tự động hoá 100% với khả năng cung cấp hàng trăm triệu đơn vị sản phẩm/năm.

Việc nâng cấp quy mô sản xuất cả về diện tích lẫn chiều sâu công nghệ còn cần sự song hành của một hệ thống quản trị hiệu quả cũng như đội ngũ nhân lực sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu cao về mặt kỹ thuật. 

Vì vậy, với bầu nhiệt huyết và tầm nhìn chiến lược trở thành công ty “công nghệ cao” theo đúng ý nghĩa của tên gọi, ban lãnh đạo Traphaco CNC đã tiến hành tìm kiếm cho mình một đơn vị cung cấp giải pháp quản trị phù hợp nhất với nhu cầu của doanh nghiệp lúc bấy giờ.

Đây chính là khởi nguồn cho dự án triển khai hệ thống 3S ERP.iPHARMA của ITG Technology tại Traphaco CNC – Mảnh ghép hoàn thiện bức tranh chuyển đối số cho doanh nghiệp sản xuất Đông Dược số 1 Việt Nam. 

Ngay khi tiếp cận dự án, ITG nhận ra Traphaco CNC có những quy trình đặc thù, đòi hỏi một hệ thống công nghệ riêng mà các phần mềm “đóng gói” khó có thể đáp ứng. 

Vì thế, không lâu sau đó, ITG đã bắt tay vào nghiên cứu và đưa 3S ERP.iPHARMA vào vận hành tại Traphaco CNC. Giải pháp được thiết kế để giải bài toán quản trị sản xuất, kiểm soát chất lượng đầu-cuối, và đặc biệt là giúp Traphaco CNC truy xuất nguồn gốc hiệu quả thông qua hồ sơ lô điện tử.

Năm 2020, thời điểm dự án bắt đầu được khởi động, cả hai đơn vị đã gặp phải rất nhiều khó khăn ngay từ những ngày đầu. Có thể nói rằng, từ lúc khảo sát tới giai đoạn xây dựng tài liệu mô tả người sử dụng có lẽ là khoảng thời gian trắc trở nhất của ITG và Traphaco CNC khi phải làm việc với nhau qua màn hình máy tính mà không thể gặp nhau trực tiếp.

Anh Sơn cho biết thêm rằng quá trình trao đổi từ xa này kéo dài tới tận giai đoạn lập trình và một số buổi đào tạo hệ thống cho Traphaco CNC. Tất cả những điều đó phần nào đã gây đứt gãy luồng thông tin giữa hai bên.

Dù vậy, trong quá trình làm việc hai bên đã phối hợp chặt chẽ với nhau để đưa giai đoạn I của dự án cán mốc hoàn thành. Không để những khó khăn tạo thành bất lợi, tháng 7/2021 dự án đã chính thức triển khai thành công các phân hệ: Quản trị mua hàng, bán hàng, kế hoạch, kho, sản xuất, quản trị chất lượng, kiểm nghiệm và quản lý hồ sơ lô điện tử. 

Quản lý hồ sơ lô điện tử đã cho phép Traphaco CNC kiểm soát chặt chẽ nguyên vật liệu đầu vào theo tiêu chuẩn chất lượng GMP, số hoá và ghi chép lại toàn bộ quá trình sản xuất sản phẩm trên hệ thống 3S ERP.iPHARMA với giao diện dễ sử dụng, giúp giảm thiểu các tác vụ thủ công rườm rà. Tại đây, tất cả thông tin về quy trình, công thức bào chế dược liệu (BOM) đều được đưa lên môi trường số để hình thành kho dữ liệu Master Data. Để tăng tính bảo mật, hệ thống cho phép phân quyền truy cập và lưu lại lịch sử của từng thao tác, hoạt động. 

Vì thế, hoạt động truy xuất nguồn gốc – vấn đề từng là nỗi đau đầu của ban lãnh đạo Traphaco CNC vì chưa thể quản lý tốt hồ sơ sản phẩm, nay đã được giải quyết. Khối lượng dữ liệu khổng lồ từng trải dài hàng trăm trang giấy của Traphaco CNC giờ đây chỉ còn gói gọn trong hệ thống quản trị 3S ERP.iPHARMA.

Việc kiểm nghiệm chất lượng nguyên vật liệu, hàng hóa đầu vào đầu ra cũng nhanh chóng cải thiện và tối ưu hơn nhờ vào sự có mặt của hệ thống tại tất cả các quá trình: Nghiên cứu, thử nghiệm, sản xuất, quản lý các version sản phẩm. Việc này cũng trực tiếp giúp Traphaco CNC lên được kế hoạch sản xuất hiệu quả.

Ngoài ra, nhờ kế thừa dữ liệu ghi nhận từ hệ thống 3S ERP.iPHARMA, Traphaco CNC có thể tối ưu hoá hoạt động quản lý kho theo chuẩn GSP.  Phân hệ bán hàng cũng đã có thể truy xuất các thông tin báo cáo mua – bán hàng từ các khách hàng truyền thống và khách hàng mới, giúp bộ phận kinh doanh có thể đưa ra được chiến lược bán hàng tối hơn.

Việc đưa hệ thống vào sử dụng ở giai đoạn I phần nào đã cải thiện năng lực hoạt động cho các bộ phận tại Traphaco CNC một cách đáng kể. Các thông tin từ nguyên vật liệu, hàng hóa xuất, nhập, đến tồn kho đều được số hoá, đảm bảo tính chính xác tuyệt đối của dữ liệu, đây là điều mà bất kì doanh nghiệp sản xuất Dược phẩm nào cũng luôn chú trọng. Và đó chính là tiền đề quan trọng giúp dự án bước vào Giai đoạn II một cách thuận lợi.

Giai đoạn II bắt đầu cũng là thời điểm dịch Covid 19 đang dần được kiểm soát, đây chính là những tín hiệu khả quan để đội dự án ITG và Traphaco CNC cùng nhau bứt tốc về đích. Kế thừa lượng dữ liệu và thành công của Giai đoạn I, các phân hệ tài chính kế toán và hệ thống quản trị thông minh Business HUB từng bước được triển khai thuận lợi. 

Trong đó, đi vào vận hành hiệu quả các phân hệ liên quan tới nghiệp vụ ngân sách, kế toán công nợ cũng như quản lý chi phí sản xuất được Traphaco CNC đặt mục tiêu trở thành xương sống của Giai đoạn II.

Cổng thông tin quản trị Business HUB cũng trở thành là công cụ giúp Ban lãnh đạo Traphaco CNC kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp mọi lúc, mọi nơi và trên mọi thiết bị như Smartphone, Tablet với các biểu đồ báo cáo trực quan. Luồng thông tin kết nối xuyên suốt giữa 3S ERP.iPHARMA với Business HUB sẽ đưa ra các giữ liệu chính xác về các hoạt động của doanh nghiệp.

Những tháng đầu sau khi triển khai trọn vẹn hệ thống, đội ngũ nhân lực tại Traphaco CNC không tránh khỏi những khó khăn do phải cân đối và chuyển dịch giữa phương thức quản lý vận hành cũ với hệ thống mới. May mắn thay, Ban lãnh đạo Traphaco CNC đã thể hiện sự quyết liệt, xác định có thể dừng sản xuất, nhưng không dừng cải thiện và phải tăng tốc hơn để kiện toàn hệ thống hoạt động, nâng cao hiệu quả quản trị doanh nghiệp. 

Hoạt động kiểm thử được Traphaco CNC kết hợp cùng ITG tiến hành kỹ càng, cẩn trọng trong từng chi tiết. Đây cũng chính là yếu tố quan trọng hỗ trợ ITG đưa dự án tại Traphaco CNC cán đích thành công.

3S ERP.iPHARMA đã tạo nên một hệ xương sống quản trị tiến tiến và hiệu quả, chuẩn hóa mọi quy trình nghiệp vụ của Traphaco CNC. Trong hoạt động sản xuất, hệ thống đã hiện hữu trên cả 3 khâu quản lý chất lượng của Traphaco CNC bao gồm: Kiểm soát chất lượng nguyên liệu đầu vào, chất lượng trong quá trình sản xuất và chất lượng thành phẩm đưa ra kênh phân phối.

Đặc biệt, khả năng số hoá toàn bộ hồ sơ lô điện tử và hồ sơ kiểm nghiệm điện tử – cánh tay đắc lực trong việc hỗ trợ truy xuất nguồn gốc của Traphaco CNC đã giúp doanh nghiệp giảm 100% chi phí lưu trữ giấy tờ so với cách lưu giữ hồ sơ lô theo cách truyền thống.

Trải qua hơn 2 giai đoạn triển khai, 100% dữ liệu của Traphaco đã được số hoá trên hệ thống, 100% chức năng được vận hành tốt và 100% yêu cầu nghiệp vụ từ Traphaco CNC đều được đáp ứng.

Và thế là lại một câu chuyện thành công nữa về hành trình chuyển đổi số cho các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam được viết nên cùng sự tham gia của ITG Technology. Cả hai đội dự án đã trao cho nhau những lời cảm ơn đáng trân quý cùng những cái bắt tay thể hiện sự tin tưởng tại buổi lễ nghiệm thu được tổ chức ngay tại trụ sở của Traphaco CNC.

Dự án triển khai hệ thống 3S ERP.iPHARMA vừa mới khép lại chính là cột mốc quan trọng đưa Traphaco CNC tiến gần hơn tới mô hình nhà máy thông minh trong tương lai không xa. Hi vọng rằng với sự hỗ trợ từ 3S ERP.iPHARMA và ITG, sứ mệnh “xây dựng con đường sức khỏe xanh” trong thời đại 4.0 của doanh nghiệp sẽ từng bước được chinh phục, từ đó mang đến nhiều giá trị tuyệt vời và cao cả hơn nữa cho người tiêu dùng và cộng đồng.