Có nên áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ?

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên áp dụng phần mềm ERP? Câu trả lời là có, nhưng không phải doanh nghiệp nào cũng cần triển khai ngay. ERP phù hợp khi doanh nghiệp bắt đầu gặp khó khăn trong việc quản lý dữ liệu, tồn kho, đơn hàng, tài chính hoặc phối hợp giữa các phòng ban. Bài viết dưới đây sẽ giúp doanh nghiệp giải đáp thắc mắc có nên áp dụng phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ không? xác định khi nào nên triển khai ERP, lợi ích, chi phí và tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên đầu tư cho giải pháp ERP?

Có. Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đầu tư phần mềm ERP nếu hệ thống quản lý hiện tại không còn đáp ứng được nhu cầu vận hành và doanh nghiệp cần một nền tảng quản trị tập trung, có khả năng mở rộng. ERP giúp kết nối dữ liệu và quy trình giữa các bộ phận trên cùng một hệ thống, thay vì quản lý phân tán qua Excel hoặc nhiều phần mềm riêng lẻ.

Tuy nhiên, ERP không phải khoản đầu tư bắt buộc với mọi doanh nghiệp vừa và nhỏ. Nếu quy mô còn nhỏ, nghiệp vụ đơn giản và phương thức quản lý hiện tại vẫn đáp ứng tốt, doanh nghiệp có thể chưa cần triển khai ERP.

Doanh nghiệp vừa và nhỏ nên đầu tư phần mềm ERP

Vì vậy, câu hỏi không chỉ là “doanh nghiệp vừa và nhỏ có nên dùng ERP không?”, mà là “triển khai ERP có phù hợp với nhu cầu quản lý và định hướng phát triển của doanh nghiệp hay không?”. Khi hệ thống quản lý hiện tại bắt đầu tạo ra những hạn chế trong việc kết nối dữ liệu và vận hành, ERP có thể trở thành một nền tảng phù hợp để doanh nghiệp quản trị hiệu quả hơn.

Khi nào doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai phần mềm ERP?

Phần lớn doanh nghiệp vừa và nhỏ thường bắt đầu với phần mềm kế toán và một số phần mềm quản lý đơn giản như: Quản lý khách hàng, quản lý kho, quản lý bán hàng… hoặc quản lý tất cả bằng Excel. 

Tuy nhiên, khi doanh nghiệp phát triển, lượng giao dịch và dữ liệu tăng lên, quy trình kinh doanh – vận hành trở nên phức tạp hơn thì các nghiệp vụ như: Nhập đơn hàng, cập nhật tồn kho, xử lý hóa đơn, thanh toán và theo dõi tương tác khách hàng sẽ tốn thời gian hơn trước và dễ xảy ra sai sót. Giải pháp ERP có thể tự động hóa các quy trình thủ công này, giúp doanh nghiệp tập trung nhiều hơn vào việc bán hàng và phát triển kinh doanh thay vì các nhiệm vụ hành chính.

Vì vậy, nếu doanh nghiệp bạn đang phải đối mặt với một trong những vấn đề dưới đây, hãy cân nhắc đến việc triển khai hệ thống ERP:

6 dấu hiệu cho thấy doanh nghiệp vừa và nhỏ nên triển khai phần mềm ERP

• Sử dụng nhiều phần mềm quản lý riêng lẻ: Mỗi bộ phận trong doanh nghiệp sử dụng một phần mềm riêng biệt. Các phần mềm rời rạc, không thể tích hợp hay liên kết dữ liệu với nhau khiến nhân viên mất nhiều thời gian để nhập dữ liệu thủ công, kiểm tra thông tin chéo giữa các bộ phận hay sao chép dữ liệu từ hệ thống này sang hệ thống khác.
• Sai sót xảy ra ngày càng nhiều: Việc nhân viên phải đảm nhiệm nhiều công việc khác nhau hay thường xuyên phải nhập liệu thủ công do không có hệ thống thông tin đồng bộ khiến sai sót thường xuyên xảy ra làm ảnh hưởng đến kết quả công việc và quá trình ra quyết định của nhà quản trị.
• Khó xác định chính xác số lượng hàng tồn kho: Doanh nghiệp thường xuyên gặp tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa hàng tồn kho, việc kiểm kê hàng hóa tốn nhiều thời gian, công sức và không có cái nhìn thời gian thực về tình trạng hàng tồn tại các kho
• Dự báo doanh số chủ yếu dựa trên phỏng đoán: Công ty không có dữ liệu lịch sử chính xác hoặc đầy đủ để phân tích xu hướng bán hàng, thiếu công cụ phân tích dữ liệu để dự đoán nhu cầu thị trường và hành vi khách hàng, việc lập kế hoạch sản xuất và nhập hàng thường dựa vào kinh nghiệm cá nhân hơn là dữ liệu cụ thể.
• Quy mô mở rộng nhanh: Các đơn hàng gia tăng nhanh chóng và doanh nghiệp muốn mở rộng hoạt động kinh doanh lên quy mô lớn hơn nên triển khai ERP để tối ưu quy trình vận hành và quản lý tài nguyên hiệu quả hơn
• Yêu cầu của khách hàng: Khi khách hàng ngày càng khắt khe hơn về hiệu suất, chất lượng và thời gian giao hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ nên ứng dụng phần mềm ERP để đáp ứng tốt những yêu cầu này.

Có thể bạn quan tâm: Phần mềm ERP giá bao nhiêu?

ERP khác gì phần mềm kế toán và các phần mềm quản lý riêng lẻ?

Phần mềm kế toán chủ yếu tập trung vào các nghiệp vụ tài chính – kế toán, trong khi các phần mềm quản lý riêng lẻ thường chỉ giải quyết một nghiệp vụ như bán hàng, kho hoặc quản lý khách hàng. ERP có phạm vi rộng hơn, cho phép kết nối nhiều nghiệp vụ và dữ liệu trên cùng một hệ thống.

Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, sử dụng các phần mềm riêng lẻ có thể phù hợp khi quy mô và nghiệp vụ còn đơn giản. Tuy nhiên, khi mỗi phòng ban sử dụng một hệ thống khác nhau, dữ liệu dễ bị phân tán, nhân viên phải nhập lại thông tin và mất nhiều thời gian để đối chiếu.

Ví dụ, với ERP, một đơn hàng bán có thể được liên kết với tồn kho, kế hoạch mua hàng hoặc sản xuất, giao hàng và kế toán trên cùng hệ thống. Nhân viên không phải nhập lại cùng một thông tin ở nhiều phần mềm khác nhau.

Vì vậy, điểm khác biệt cốt lõi không nằm ở số lượng chức năng mà ở khả năng kết nối dữ liệu và quy trình. Doanh nghiệp nên cân nhắc ERP khi các phần mềm hiện tại không còn đáp ứng tốt nhu cầu quản lý liên phòng ban và việc tổng hợp, đối chiếu dữ liệu trở nên phức tạp.

Lợi ích khi triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đồng bộ và minh bạch dữ liệu

Thay vì cho mỗi bộ phận sử dụng một hệ thống thông tin riêng khiến dữ liệu giữa các phòng khập khiễng, không khớp với nhau, nhân viên phải nhập đi nhập lại nhiều lần dễ sai sót, việc triển khai phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ sẽ giúp dữ liệu đồng bộ và kết nối chặt chẽ với nhau trên cùng một hệ thống. Nhờ đó, nhân viên có thể truy cập và chia sẻ thông tin dễ dàng, giảm bớt sai sót trong quá trình thu thập thông tin và nâng cao tính minh bạch trong toàn bộ tổ chức.

ERP giúp đồng bộ hóa dữ liệu giữa các bộ phận trong doanh nghiệp

Nâng cao năng suất

Nâng cao hiệu suất làm việc của nhân viên chính là tiền đề tạo nên sự phát triển của các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bằng cách tự động hóa các công việc thủ công, sắp xếp các quy trình kinh doanh hợp lý, ERP giúp các nhân viên tập trung hơn vào công việc chuyên môn của họ để mang lại nhiều kết quả tốt hơn, đồng thời cũng giúp các phòng ban làm việc ăn khớp với nhau hơn.

Giảm chi phí vận hành

ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, có thể xử lý công việc của nhiều phòng ban khác nhau trên cùng một hệ thống nên khi triển khai phần mềm ERP, doanh nghiệp không cần phải tốn chi phí cho các phần mềm đơn lẻ mà vẫn có thể giải quyết nhiều bài toán quản lý khác nhau.

Ứng dụng ERP giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ tăng năng suất, giảm chi phí vận hành

Ngoài ra, doanh nghiệp vừa và nhỏ có thể triển khai giải pháp Cloud ERP thay vì On-premise ERP do giá thành phải chăng hơn và không cần phải đầu tư cơ sở hạ tầng đắt đỏ hay các chi phí khác liên quan đến bảo trì, nâng cấp. Tuy nhiên, cần lưu ý những hạn chế của Cloud ERP so với On-premise ERP để có được quyết định triển khai chính xác.

Ra quyết định chính xác hơn

Phần mềm ERP có thể cung cấp bức tranh toàn cảnh về mọi hoạt động trong doanh nghiệp, từ tiếp thị, mua hàng, bán hàng, kho đến kế toán… giúp nhà quản trị đưa ra quyết định chính xác và phản ứng nhanh với môi trường kinh doanh thay đổi.

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ thế nào là phù hợp?

Việc lựa chọn phần mềm phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định và tối ưu được nguồn lực. Dưới đây là một số yếu tố quan trọng khi lựa chọn giải pháp ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ:

Phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ nên được thiết kế dễ sử dụng

• Dễ sử dụng: Giao diện phần mềm ERP nên được thiết kế đơn giản, dễ sử dụng để nâng cao trải nghiệm của người dùng
• Khả năng mở rộng: Cần xem xét phần mềm có khả năng mở rộng khi quy mô của doanh nghiệp tăng lên trong tương lai không
• Dịch vụ hỗ trợ: Hãy tìm hiểu kỹ các chính sách hỗ trợ của nhà cung cấp liên quan đến việc đào tạo, bảo trì, bảo dưỡng, nâng cấp và khắc phục sự cố phần mềm sau triển khai

Tiêu chí lựa chọn phần mềm ERP phù hợp

Khi lựa chọn phần mềm ERP, doanh nghiệp nên ưu tiên mức độ phù hợp với nhu cầu quản trị và khả năng phát triển lâu dài, thay vì chỉ dựa vào số lượng tính năng hoặc chi phí đầu tư. Một số tiêu chí quan trọng cần xem xét gồm:

• Phù hợp với nghiệp vụ: Đáp ứng được các quy trình quản lý thực tế và đặc thù ngành của doanh nghiệp.
• Khả năng tích hợp: Có thể kết nối với các phần mềm, hệ thống và thiết bị doanh nghiệp đang sử dụng.
• Khả năng mở rộng: Dễ dàng mở rộng module, người dùng, chi nhánh và quy mô dữ liệu khi doanh nghiệp phát triển.
• Dễ sử dụng: Giao diện trực quan, thao tác đơn giản và thuận tiện cho nhân viên trong quá trình sử dụng.
• Bảo mật và công nghệ: Đảm bảo an toàn dữ liệu, phân quyền người dùng và khả năng vận hành ổn định.
• Chi phí đầu tư: Xem xét tổng chi phí gồm bản quyền, triển khai, tùy chỉnh, đào tạo và vận hành.
• Năng lực nhà cung cấp: Có kinh nghiệm triển khai, đội ngũ hỗ trợ tốt và khả năng đồng hành sau khi hệ thống đi vào hoạt động.

Với sự đa dạng của các giải pháp ERP trên thị trường như hiện nay, tìm kiếm một nhà cung cấp ERP uy tín sẽ đảm bảo triển khai dự án thành công.

Hy vọng với những chia sẻ trên của ITG, doanh nghiệp có thể chọn được phần mềm ERP cho doanh nghiệp vừa và nhỏ phù hợp nhất. Để nhận tư vấn thêm các vấn đề liên quan đến giải pháp ERP, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/