Vật tư là gì? Cách phân loại và quản lý vật tư hiệu quả

Vật tư là một thành tố quan trọng trong mọi hoạt động sản xuất. Để quản lý vật tư hiệu quả, trước tiên các nhà quản lý cần hiểu rõ vật tư là gì và cách phân loại chính xác. Vì vậy, trong bài viết này, ITG sẽ chia sẻ chi tiết những thông tin quan trọng về vật tư hàng hóa, giúp các nhà quản lý xây dựng chiến lược quản lý vật tư tối ưu nhất phục vụ cho quá trình sản xuất, kinh doanh.

Vật tư là gì?

Vật tư là tập hợp các loại tài sản, hàng hóa, nguyên liệu được doanh nghiệp sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Vật tư có thể bao gồm nguyên liệu đầu vào, linh kiện, nhiên liệu, công cụ dụng cụ, phụ tùng thay thế, thiết bị phụ trợ cho máy móc… Mục đích chính của vật tư là đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra liên tục và đạt hiệu quả cao.

Vật tư là tài sản được doanh nghiệp sử dụng trực tiếp hoặc gián tiếp trong sản xuất

Hiểu đúng vật tư là gì chính là bước đầu tiên giúp doanh nghiệp xây dựng chiến lược mua sắm, lưu trữ và sử dụng vật tư tối ưu, tránh lãng phí và đảm bảo dòng chảy sản xuất không bị gián đoạn.

Xem thêm: Phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả cho doanh nghiệp

Vật tư tiêu hao là gì?

Khi tìm hiểu “Vật tư là gì?” chúng ta sẽ được tiếp xúc với một khái niệm liên quan khác là “Vật tư tiêu hao”.

Theo đó, vật tư tiêu hao là các loại vật tư được sử dụng hết hoặc hao mòn đáng kể sau một hoặc vài lần sử dụng, làm mất đi tính năng và giá trị ban đầu. Vật tư tiêu hao không được hạch toán vào tài sản cố định, không cần khấu hao và có chu kỳ cấp phát, mua sắm thường xuyên.

Vật tư tiêu hao trong sản xuất bao gồm nhiều loại, ví dụ như:

• Vật liệu phụ trợ: Những vật liệu phục vụ cho quá trình vận hành máy móc, bảo dưỡng thiết bị hoặc các công đoạn phụ trợ trong sản xuất như dầu nhớt, mỡ bôi trơn, hóa chất tẩy rửa, keo dán, sơn…
• Công cụ lao động nhỏ: Những vật dụng nhanh hỏng hoặc cần thay thế định kỳ do hao mòn như đĩa cắt, lưỡi cưa, mũi khoan, đá mài, giấy nhám….
• Bao bì, nhãn mác: Những vật dụng dùng để đóng gói, bảo quản, vận chuyển sản phẩm như thùng carton, băng keo, nhãn sản phẩm…
• Nhiên liệu: Điện, gas, xăng, dầu diesel… phục vụ cho máy móc, phương tiện vận tải.

Hướng dẫn phân loại vật tư

Sau khi hiểu rõ vật tư là gì, doanh nghiệp cần tiến hành phân loại vật tư để lập kế hoạch mua sắm, tối ưu hóa lưu kho và kiểm soát chi phí hiệu quả hơn. Thông thường, vật tư được phân loại theo hai nhóm chính là:

Vật tư đươc chia thành 2 nhóm chính

Nhóm nguyên vật liệu

Nhóm nguyên vật liệu hay còn được gọi là vật tư tiêu hao bao gồm:

• Nguyên vật liệu chính: Là những thành phần chính tạo nên sản phẩm. Ví dụ: Gỗ trong sản xuất đồ nội thất, vải trong ngành may mặc hay thảo dược dùng để chế tạo thuốc,…
• Nguyên vật liệu phụ: Tuy không phải thành phần chính nhưng những vật liệu này có tác dụng hỗ trợ, làm tăng giá trị hoặc hoàn thiện sản phẩm. Ví dụ: Bao bì, nhãn dán, lọ đựng, sơn, keo dán,…
• Nguyên vật liệu thay thế: Các chi tiết, bộ phận dùng để thay thế cho máy móc, thiết bị khi bị hỏng hoặc hao mòn, đảm bảo quá trình sản xuất liên tục.
• Nhiên liệu: Các loại chất đốt dùng để tạo ra năng lượng (nhiệt, điện) phục vụ cho quá trình sản xuất hoặc vận hành máy móc, phương tiện. Ví dụ: xăng, dầu, than, gas.
• Phế liệu (nguyên vật liệu dư thừa): Các loại vật liệu phục vụ sản xuất nhưng không thuộc các nhóm trên, hoặc các phế liệu thu hồi được từ quá trình sản xuất có thể tái sử dụng hoặc bán.

Nhóm công cụ dụng cụ

Mặc dù nhóm vật tư này không có sự tiêu hao về số lượng trong quá trình sản xuất nhưng sẽ bị hao mòn, hư hỏng theo tần suất sử dụng. Nhóm công cụ dụng cụ cũng được chia thành:

• Dụng cụ sản xuất: Các thiết bị, máy móc nhỏ, khuôn mẫu, khuôn dập,… phục vụ trực tiếp cho các công đoạn sản xuất nhưng không phải là tài sản cố định.
• Thiết bị, dụng cụ văn phòng: Bàn ghế, máy tính, máy in, tủ tài liệu, và các vật phẩm văn phòng phẩm (giấy, bút, mực in),…

Ngoài cách chia nhóm vật tư như trên, doanh nghiệp cũng có thể tiến hành phân loại vật tư theo mục đích sử dụng (trực tiếp hoặc gián tiếp), theo tần suất sử dụng hoặc tính chất vật lý…

Phân biệt vật tư và nguyên vật liệu

Nhiều người thường dùng thuật ngữ “vật tư” và “nguyên vật liệu” thay thế cho nhau. Tuy nhiên, trên thực tế, hai khái niệm này có sự khác biệt rõ rệt về phạm vi và mục đích sử dụng. Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về sự khác nhau giữa vật tư và nguyên vật liệu:

Phân biệt rõ ràng vật tư và nguyên vật liệu giúp doanh nghiệp hạch toán chi phí chính xác hơn, từ đó có cơ sở để tính giá thành sản phẩm và đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp. Bên cạnh đó, việc phân loại này cũng góp phần giúp bộ phận kho tối ưu hóa không gian lưu trữ và quy trình kiểm soát tồn kho.

Cách quản lý vật tư hiệu quả trong doanh nghiệp

Để quản lý vật tư hiệu quả, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp quy mô lớn có danh mục vật tư đa dạng và quy trình phức tạp, ứng dụng phần mềm quản lý là điều tất yếu. Thay vì các phương pháp thủ công dễ sai sót và tốn thời gian, các giải pháp phần mềm chuyên dụng giúp doanh nghiệp tự động hóa quy trình, cung cấp dữ liệu chính xác và hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng hơn.

3S ERP hỗ trợ doanh nghiệp quản lý vật tư toàn diện

Phần mềm 3S ERP của ITG cung cấp nền tảng quản trị và hoạch định nguồn lực toàn diện, đồng bộ với 6 module chức năng lõi: Tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, sản xuất, kho và trục kế hoạch sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý chặt chẽ tất cả các quy trình nghiệp vụ cốt lõi và tối ưu các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, con người, vật tư, nguyên vật liệu, máy móc, nhà xưởng…

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Với sự trợ giúp của phần mềm 3S ERP, doanh nghiệp có thể quản lý vật tư hiệu quả từ đầu vào đến đầu ra:

• Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính xác: Hệ thống tự động tính toán nhu cầu sử dụng nguyên vật liệu cho quá trình sản xuất dựa trên kế hoạch sản xuất, giúp doanh nghiệp đặt hàng tối ưu và giảm thiểu mức tồn kho không cần thiết.
• Quản lý danh mục vật tư đồng bộ, tập trung: 3S ERP cho phép doanh nghiệp tạo và quản lý danh mục vật tư tập trung với đầy đủ thông tin chi tiết (mã SKU, đơn vị tính, đặc tính kỹ thuật,…). Mọi thông tin về vật tư được đồng bộ hóa trên toàn hệ thống, đảm bảo các phòng ban sử dụng dữ liệu thống nhất, loại bỏ tình trạng sai lệch thông tin do nhập liệu thủ công hoặc dữ liệu phân tán.
• Quản lý kho hàng thông minh: Phần mềm ghi nhận mọi giao dịch nhập kho, xuất kho vật tư, cung cấp bức tranh chính xác về số lượng tồn kho tại từng kho, từng vị trí.
• Kiểm soát chặt chẽ vật tư tiêu hao: 3S ERP cho phép doanh nghiệp khai báo và áp dụng định mức vật tư cho từng bán thành phẩm, thành phẩm hoặc quy trình sản xuất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể quản lý vật tư tiêu hao trong sản xuất hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm cũng cung cấp các báo cáo phân tích chênh lệch giữa tiêu hao thực tế và định mức, giúp doanh nghiệp nhanh chóng phát hiện các điểm lãng phí, nguyên nhân phát sinh và đưa ra biện pháp cải thiện.
• Kế toán vật tư: Dữ liệu từ module quản trị kho, quản trị mua hàng và quản trị sản xuất có thể liên thông trực tiếp với module tài chính kế toán trong 3S ERP, giúp doanh nghiệp có cái nhìn chi tiết về chi phí phát sinh từ vật tư, bao gồm chi phí mua hàng, chi phí tồn kho, chi phí tiêu hao. Bên cạnh đó,phần mềm còn có thể phân bổ chi phí vật tư chính xác cho từng đối tượng (sản phẩm, dự án, phòng ban), giúp doanh nghiệp tính toán giá thành sản phẩm một cách minh bạch và hiệu quả hơn.

Hiểu rõ vật tư là gì và áp dụng cách quản lý vật tư hiệu quả không chỉ là yêu cầu nghiệp vụ cơ bản đối với người làm quản lý kho và kế toán vật tư mà còn là yếu tố tạo nên lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp cũng nên xem xét đầu tư hệ thống quản lý vật tư hiện đại để hỗ trợ kiểm soát tốt vật tư tiêu hao, giảm thiểu lãng phí và đảm bảo nguồn lực luôn sẵn sàng cho mọi hoạt động sản xuất, kinh doanh. Nếu bạn có nhu cầu tìm hiểu chi tiết hơn về các phần mềm quản lý vật tư, hãy liên hệ đến ITG theo hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ.