VN 
Phần mềm quản lý kho vật tư 3S WMS
Quản lý kho vật tư hiệu quả là nhiệm vụ quan trọng nhằm đảm bảo các hoạt động của doanh nghiệp diễn ra thông suốt. Vậy làm thế nào để tối ưu kho vật tư và tránh thất thoát? Ngoài một số các phương pháp như: FIFO, lên layout kho, cẩn trọng trong khâu quản lý nhân sự thì lựa chọn phần mềm quản lý kho vật tư phù hợp chính là giải pháp để tăng hiệu quả cho hoạt động quản lý kho.
Kho vật tư là gì?
Kho vật tư là nơi lưu trữ các loại vật tư phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh hoặc cung ứng dịch vụ của một doanh nghiệp. Vật tư được quản lý trong kho thường chia thành hai loại chính là:
- Nguyên vật liệu: Là vật tư được dùng trong quá trình sản xuất sản phẩm, có tính chất hao hụt sau một thời gian sử dụng như nguyên vật liệu thô (kim loại, gỗ, vải…); vật liệu bán thành phẩm (các bộ phận, linh kiện, phụ tùng…); vật liệu phụ (hóa chất, chất bôi trơn, bao bì,…)
- Công cụ dụng cụ: Là loại vật tư luân chuyển được sử dụng để hỗ trợ quá trình sản xuất, có thể tái sử dụng nhiều lần, tuy nhiên sẽ hao mòn và giảm hiệu năng sau một thời gian sử dụng. Ví dụ: máy móc, thiết bị, khuôn mẫu, dao cụ,…
Kho vật tư là nơi chứa nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ phục vụ cho hoạt động sản xuất, cung ứng của doanh nghiệp
Tại sao doanh nghiệp cần quản lý kho vật tư?
Quản lý kho vật tư là quá trình tổ chức, sắp xếp, bảo quản, kiểm soát số lượng và chất lượng vật tư, hàng hóa trong kho nhằm đảm bảo khả năng cung cấp nguyên vật liệu và các công cụ dụng cụ cần thiết đúng lúc, đủ số lượng phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp mà không gây ra tình trạng gián đoạn không mong muốn.
Việc quản lý kho vật tư hiệu quả, chuyên nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích như:
- Tối ưu hóa hàng tồn kho: Doanh nghiệp có thể xác định số lượng nguyên vật liệu và các công cụ dụng cụ cần thiết để sản xuất một đơn hàng, tránh tình trạng cung cấp thừa hoặc thiếu vật tư.
- Nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh: Xây dựng quy trình quản lý kho vật tư hiệu quả giúp doanh nghiệp đảm bảo vật tư được cung cấp đúng lúc, đúng nơi và đúng số lượng; từ đó giảm thiểu thời gian chờ đợi trong sản xuất và giao hàng.
- Đảm bảo chất lượng sản phẩm: Bằng cách lưu trữ và quản lý kho đúng cách, doanh nghiệp có thể bảo vệ vật tư khỏi các yếu tố hư hỏng, mất mát, hoặc hao mòn, đảm bảo chất lượng đầu vào cho sản xuất và dịch vụ.
Hỗ trợ ra quyết định nhanh chóng: Quản lý kho vật tư hiệu quả cho phép bộ phận kho báo cáo nhanh chóng và chính xác tình hình hàng hóa cho bộ phận sản xuất. Thông tin này vô cùng quan trọng, giúp nahf quản lý lập kế hoạch nhập hàng, sản xuất phù hợp, đảm bảo nguồn cung ứng ổn định.
Những bất cập phổ biến trong quản lý kho vật tư hiện nay
Công tác quản lý kho vật tư, nguyên vật liệu của nhiều doanh nghiệp hiện nay đang gặp phải nhiều vấn đề bất cập do nhân viên thiếu kỹ năng và phương pháp quản lý còn thủ công:
Khó khăn trong việc tìm kiếm nguyên vật liệu, vật tư trong kho
Phương pháp quản lý kho vật tư bằng excel hoặc sổ sách thông thường khiến dữ liệu không đồng bộ, nhân viên mất nhiều thời gian để tìm kiếm nguyên vật liệu trong kho. Bên cạnh đó, việc ghi chép, nhập liệu thủ công cũng tiềm ẩn nhiều nguy cơ sai sót hoặc mất dữ liệu do một thông tin có thể được nhiều người nhập. Điều này dẫn đến thông tin trong sổ sách bị sai lệch so với thực tế.
Không kiểm tra, quản lý được tình trạng của vật liệu, vật tư
Đối với các doanh nghiệp lớn, số lượng vật tư, hàng hóa trong kho có thể lên đến hàng ngàn sản phẩm. Một số mặt hàng, nguyên vật liệu trong đó có hạn sử dụng và quy định bảo quản riêng. Do đó, việc quản lý theo cách thông thường sẽ gây khó khăn cho nhân viên trong công tác quản lý tình trạng của nguyên vật liệu, hàng hóa.
Không đảm bảo được định mức hàng hóa tồn kho
Mỗi doanh nghiệp đều cần đảm bảo một lượng hàng hóa tồn kho nhất định để hoạt động sản xuất, kinh doanh không bị gián đoạn. Tuy nhiên, công tác quản lý thủ công lại khiến các nhà quản lý và chủ doanh nghiệp không nắm được sự điều chuyển, tình trạng chính xác của nguyên vật liệu, hàng hóa, từ đó có kế hoạch thanh lý nguyên vật liệu, hàng tồn kho phù hợp.
Bị động trong công tác kiểm soát, quản lý hàng hóa tức thời
Với phương pháp quản lý kho theo cách truyền thống, thông tin dữ liệu và sổ sách thường chỉ được lưu trữ ở một số máy, do một số người nhất định quản lý (thường là thủ kho và kế toán). Vì vậy, khi chủ doanh nghiệp cần các báo cáo về số lượng nguyên vật liệu, hàng hóa tồn kho gấp, cần phải chờ đợi thủ kho, kế toán lập và gửi báo cáo rất mất thời gian.
Quản lý kho vật tư không hiệu quả là nguyên nhân gây thất thoát lớn nhất cho doanh nghiệp
Trong bối cảnh kinh doanh cạnh tranh hiện nay, các phần mềm quản lý kho vật tư đã được phát triển để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc tự động hóa quy trình, tối ưu hóa quản lý, và tăng cường tính chính xác và linh hoạt trong việc điều hành kho vật tư của mình. Doanh nghiệp có thể tham khảo các hệ thống quản lý kho thông minh trên thị trường để khắc phục những bất cập trong hoạt động quản lý kho vật tư đang tồn tại.
Xem thêm: Nhà kho thông minh (Smart Warehouse): Tư vấn lựa chọn giải pháp kho hàng thông minh phù hợp
Phần mềm quản lý kho vật tư 3S WMS ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp FDI và VNR500
Phần mềm quản lý kho vật tư là công cụ hỗ trợ doanh nghiệp theo dõi, kiểm soát quá trình nhập/xuất/kiểm kê kho cũng như các hoạt động khác liên quan đến kho vật tư như: Quản lý danh mục hàng hóa, điều chuyển, thu hồi, thanh lý…
Sử dụng phần mềm quản lý vật tư là giải pháp hàng đầu được nhiều doanh nghiệp hiện nay áp dụng nhằm tối ưu hóa chu trình vận hành kho. Trong số đó, 3S WMS là một trong những hệ thống quản lý kho vật tư nổi bật nhất tại thị trường Việt Nam, đang được ứng dụng thành công tại các doanh nghiệp lớn như: VIPIC1, Goshi Thăng Long, An Phú Việt, Meiko,…
3S WMS là phần mềm quản lý kho thông minh giúp doanh nghiệp kiểm soát về giá trị, số lượng vật tư, hàng hóa tồn kho, việc luân chuyển, sử dụng vật tư hiệu quả. 3S WMS hỗ trợ doanh nghiệp:
- Có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực (real-time)
- Kiểm soát nhân viên kho
- Hỗ trợ việc lập kế hoạch hàng ngày cho nhà quản trị
- Đảm bảo tính thống nhất cao giữa các bộ phận liên quan, đáp ứng nhu cầu quản lý, tối ưu hóa việc lưu kho
- Hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho.
- Tiết kiệm 80% thời gian nhập/xuất kho
- Tiết kiệm thời gian tìm kiếm hàng hóa trong kho
- Cắt giảm chi phí hàng tồn kho tối đa
- Hạn chế tối đa lỗi do con người gây ra trong quá trình kiểm kê
Những chức năng chính trong phần mềm quản lý kho vật tư 3S WMS
Sử dụng 3S WMS giúp doanh nghiệp cắt giảm chi phí tồn kho, tiết kiệm thời gian nhập/xuất kho, giảm thời gian tìm kiếm hàng trong kho, hạn chế tối đa lỗi do con người,… thông qua các chức năng chính nổi bật như:
- Tổ chức kho
Phần mềm quản lý nguyên vật liệu 3S WMS cho phép người dùng khai báo tổ chức kho cho nhiều phân xưởng, kho nguyên vật liệu, kho thành phẩm… Tính năng này cho phép chia sẻ thông tin liên quan đến hàng tồn kho trong các kho khác nhau cho người có quyền sử dụng.
- Thiết lập và quản lý danh mục hàng hóa vật tư
Hỗ trợ doanh nghiệp khai báo danh mục vật tư hàng hóa, các trạng thái và thuộc tính của vật tư, hàng hóa, các phân loại đa dạng phục vụ cho công tác quản trị.
- Quản lý kho vật tư theo nhiều đơn vị tính
Phần mềm cho phép quản lý kho nhiều thông tin trên chứng từ kho như kho, vật tư, nhập/xuất theo nhiều đơn vị tính (Tấn- Kg, Thùng-Hộp, Két-Chai…).
- Nhập/ xuất kho vật tư trên máy Handy Terminal
Phần mềm quản lý vật tư có thể tự động tạo phiếu Nhập/xuất/kho chỉ với 1 thao tác quét QR code/ barcode. Chỉ cần dùng máy Handy Terminal cầm tay đã được cài đặt phần mềm, nhân viên kho scan để thực hiện lệnh nhập/xuất kho đảm bảo độ chính xác tuyệt đối và tiết kiệm thời gian.
- Quản lý hạn sử dụng của vật tư hàng hóa
Với phần mềm quản lý vật tư thiết bị, doanh nghiệp có thể quản lý xuất/nhập/tồn kho và thời hạn sử dụng của vật tư-hàng hóa theo từng lô hoặc từng phiếu nhập.
- Kiểm kê kho vật tư
Hệ thống 3S WMS hỗ trợ nhân viên kiểm kê kho chỉ với một thao tác scan mã QR Code/ Barcode đơn giản. Chỉ cần scan mã QR Code/ Barcode trên các lô sản phẩm, phần mềm sẽ tự động ghi nhận số lượng hiện tại và tạo phiếu kiểm kê kho và cho phép đối chiếu với số lượng tồn kho trên phần mềm. Điều này hạn chế tối đa sai sót so với kiểm kê thủ công.
- Kết nối với các phận hệ khác trong hệ thống ERP
3S WMS được tích hợp chặt chẽ với các phân hệ mua hàng và bán hàng, Quản lý sản xuất và Tài chính – kế toán trong phần mềm 3S ERP để dự báo mua hàng, lập kế hoạch sản xuất hiệu quả đặc biệt với hoạt động tài chính kế toán, các giao dịch xuất, nhập, điều chuyển, nhận và xuất hàng trả lại đều phát sinh bút toán hạch toán kế toán tự động và được cập nhật vào sổ cái khi có lệnh.
3S WMS là phần mềm quản lý kho vật tư hiệu quả cho mọi doanh nghiệp
3S WMS được phát triển bởi ITG – Đơn vị có 18 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và nhiều doanh nghiệp FDI như: VIPIC1, Goshi Thăng Long, An Phú Việt, Meiko, Asahi,… Giải pháp giúp doanh nghiệp quản nhập/xuất/kiểm kê kho nhanh chóng với độ chính xác tuyệt đối. Nhà quản trị chỉ theo dõi báo báo tồn kho, hoạt động vận hành kho thông qua phần mềm một cách nhanh chóng, chính xác.
Một trong những đơn vị FDI tiêu biểu đã ứng dụng thành công giải pháp quản lý kho thông minh 3S WMS đó là Goshi Thăng Long (GTA).
Khi đưa vào ứng dụng dụng giải pháp kho 3S WMS thì các thông tin về sản phẩm được phát hành từ lệnh sản xuất được mã hóa thành các mã QR code và được dán các thùng thành phẩm.
Khi nhập/ xuất kho chỉ cần quét mã QR code trên lô hàng bằng máy Handy Terminal. Phần mềm sẽ tự động tạo phiếu nhập/ xuất trên phần mềm. Với quy trình nêu trên, nhân viên kho không cần phải mất công tạo phiếu và nhập liệu do đó tiết kiệm đáng kể thời gian và hạn chế 100% sai sót do nhập liệu thủ công.
Để đáp ứng yêu cầu của Honda: Dùng máy Handy Terminal để scan mã hàng yêu cầu của Honda và mã hàng của GTA để xác định được sự cố sai lệch mã hàng. Trong trường hợp mã QR code/Barcode của Honda và đơn vị cung cấp hàng không trùng khớp thì hệ thống sẽ hiển thị cảnh báo. Nếu hai mã trùng nhau hệ thống hiển thị tích xanh. Nhờ đó giúp GTA tránh được hoàn toàn sự cố giao nhầm hàng cho Honda.
Đọc thêm: Bí quyết quản lý kho theo QR code của vendor cấp 1 của Honda: Goshi Thăng Long
Lựa chọn đúng phần mềm quản lý kho vật tư là một trong những khâu tất yếu, chuẩn bị tốt cho việc tăng cường, nâng cao hiệu quả năng suất hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Bạn đang tìm kiếm giải pháp quản lý kho thông minh để tối ưu hoạt động quản lý cho doanh nghiệp? Bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về phần mềm quản lý kho thông minh mà nhiều doanh nghiệp lớn đã ứng dụng thành công? Gặp gỡ chuyên gia tư vấn của chúng tôi: 092.6886.855 để được tư vấn và demo phần mềm miễn phí.
Ebook: Nhựa xanh và Chuyển đổi số 
xemthem 
