Paperless là gì? Giải pháp văn phòng không giấy cho doanh nghiệp

Văn phòng không giấy (Paperless Office) đang là xu hướng chung của nhiều doanh nghiệp trong bối cảnh chuyển đổi số đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay. Bài viết này sẽ giúp bạn hiểu rõ paperless là gì, lợi ích vượt trội của văn phòng không giấy tờ và cách thiết lập văn phòng không giấy hiệu quả.

Paperless là gì?

Paperless (Không giấy tờ) là một thuật ngữ dùng để chỉ quy trình làm việc không sử dụng giấy và các tài liệu in ấn truyền thống mà được thay thế hoàn toàn bằng các phương thức điện tử như: Email, chữ ký số, phần mềm quản lý tài liệu, hệ thống lưu trữ đám mây…

Paperless Office nghĩa là văn phòng không giấy, một mô hình quản lý hiện đại, loại bỏ hoàn toàn tài liệu giấy trong quy trình, hoạt động vận hành hàng ngày của doanh nghiệp.

Paperless là một khái niệm phổ biến tại nhiều doanh nghiệp hiện nay

Doanh nghiệp cần phân biệt rõ “Paperless” (không giấy tờ) với “Less-paper” (giảm thiểu giấy tờ). Less-paper là nỗ lực giảm thiểu lượng giấy tờ sử dụng trong hoạt động hàng ngày. Trong khi đó, paperless hướng đến việc loại bỏ hoàn toàn sự phụ thuộc vào giấy tờ thông qua việc tái cấu trúc toàn bộ quy trình làm việc, từ quản lý, phê duyệt cho đến lưu trữ, chia sẻ thông tin. Paperless là một trong những trụ cột quan trọng của chuyển đổi số, giúp doanh nghiệp tạo ra môi trường làm việc hiện đại, nhanh chóng, minh bạch và tiết kiệm chi phí.

Hiện nay, các ứng dụng của văn phòng không giấy ngày càng phổ biến. Chúng ta có thể dễ dàng nhận thấy trong những hoạt động thường ngày của doanh nghiệp như: Trao đổi công việc qua email, lấy ý kiến/khảo sát khách hàng thông qua biểu mẫu (Google Form), ký kết hợp đồng điện tử,…

Xem thêm: Doanh nghiệp số: Đặc điểm, lợi ích và cách số hóa doanh nghiệp

Lợi ích của văn phòng không giấy trong quản lý vận hành tổ chức

Triển khai văn phòng không giấy không chỉ mang ý nghĩa bảo vệ môi trường mà còn đem lại giá trị kinh tế và hiệu quả quản trị to lớn cho doanh nghiệp, thể hiện qua những khía cạnh như:

Ứng dụng văn phòng không giấy mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Tăng tốc độ xử lý công việc

Thay vì phải tốn hàng giờ đển lục tìm tài liệu trong tủ hồ sơ, nhờ ứng dụng văn phòng không giấy tờ, nhân viên có thể truy cập vào các tài liệu cần thiết chỉ trong vài giây bằng cách gõ từ khóa tìm kiếm trên hệ thống quản lý.

Bên cạnh đó, quy trình phê duyệt trong doanh nghiệp cũng được rút ngắn, bởi mọi tác vụ đều được thực hiện trên môi trường điện tử. Người quản lý có thể tiếp nhận các yêu cầu, trình ký và tiến hành ký duyệt điện tử ngay cả khi không có mặt tại văn phòng, nhờ đó, giảm đáng kể thời gian chờ đợi, nâng cao hiệu quả hoạt động chung của doanh nghiệp.

Tối ưu hóa chi phí vận hành

Theo một thống kê của IDC, trung bình một nhân viên văn phòng sử dụng hết 10.000 tờ giấy in/ năm (tương đương 80$) và 70% trong số 10.000 tờ giấy đó được bỏ vào thùng rác sau khoảng 3 tháng. Cùng với chi phí in ấn, lưu trữ và bảo quản tài liệu, khoản tiền mà doanh nghiệp phải chi trả cho việc sử dụng giấy tờ truyền thống là vô cùng lớn.

Trong khi đó, khi chuyển sang mô hình paperless, doanh nghiệp có thể tiết kiệm từ 20-30% chi phí vận hành liên quan đến in ấn, văn phòng phẩm, không gian lưu trữ và nhân lực xử lý tài liệu.

Giải phóng không gian làm việc

Tại nhiều văn phòng, các tủ/kệ lưu trữ tài liệu thường chiếm một vị trí lớn, gây lãng phí không gian. Bằng cách triển khai văn phòng không giấy, doanh nghiệp có thể chuyển đổi tài liệu vật lý sang tài liệu số và lưu trữ an toàn trên các nền tảng điện tử.

Điều này không chỉ tạo ra một môi trường làm việc thông thoáng, hiện đại hơn mà còn cho phép doanh nghiệp tái sử dụng không gian lưu trữ tài liệu cũ cho các mục đích chiến lược hơn như: Mở rộng khu vực làm việc chung, phòng họp hoặc các tiện ích khác, từ đó nâng cao điều kiện làm việc và tạo sự thoải mái cho nhân viên.

Nâng cao khả năng bảo mật

Hồ sơ giấy luôn tiềm ẩn rủi ro thất lạc và hư hỏng do cháy nổ, ẩm mốc hoặc bị truy cập trái phép. Trong khi đó, tài liệu điện tử có thể được bảo mật nghiêm ngặt thông qua các cơ chế phân quyền truy cập, mã hóa dữ liệu và ghi nhật ký thao tác người dùng. Khả năng khôi phục dữ liệu cũng cao hơn trong trường hợp xảy ra sự cố.

Bảo vệ môi trường

Việc giảm sử dụng giấy tờ không chỉ mang lại lợi ích kinh tế mà còn thể hiện tinh thần trách nhiệm xã hội của doanh nghiệp đối với môi trường. Thống kê cho thấy, để sản xuất một tấn giấy cần tiêu tốn khoảng 24 cây xanh, gần 90.000 lít nước và hàng tấn khí CO2. Do đó, áp dụng văn phòng không giấy vừa giúp doanh nghiệp giảm chi phí vận hành, vừa xây dựng hình ảnh một doanh nghiệp xanh và bền vững trong mắt khách hàng, đối tác.

Ứng dụng của Paperless trong quản lý sản xuất

Trong các doanh nghiệp sản xuất, mô hình paperless không chỉ dừng ở việc số hóa hồ sơ văn phòng mà còn được ứng dụng sâu vào hoạt động quản lý vận hành như:

• Quản lý hồ sơ, tài liệu: Thay vì phải lưu trữ các hợp đồng, tài liệu kỹ thuật, hồ sơ kiểm tra chất lượng, SOP… dưới dạng giấy, doanh nghiệp có thể số hóa toàn bộ hồ sơ tài liệu này và lưu trữ trên hệ thống phần mềm để rút ngắn thời gian truy xuất, quản lý, chia sẻ thông tin và giảm tình trạng thất lạc tài liệu.
• Quản lý sản xuất: Toàn bộ hoạt động lập kế hoạch, theo dõi tiến độ, quản lý chất lượng, phân tích hiệu suất,… đều có thể số hóa và quản lý trên phần mềm, giúp lãnh đạo nắm bắt thông tin nhanh và ra quyết định tức thời. Ví dụ, doanh nghiệp có thể tạo, phân công và theo dõi lệnh sản xuất trên phần mềm. Công nhân dưới xưởng sẽ tiếp nhận lệnh sản xuất thông qua thiết bị di động hoặc máy tính bảng, giúp đảm bảo tính tức thời và chính xác của thông tin.
• Quản lý bảo trì: Paperless trong quản lý bảo trì được thể hiện ở việc doanh nghiệp lập lịch bảo trì định kỳ, ghi nhận lịch sử bảo trì và theo dõi tình trạng thiết bị trên phần mềm quản lý bảo trì thay vì quản lý bằng các phiếu giấy thủ công.
• Quản lý kho: Văn phòng không giấy mang lại hiệu quả rõ rệt trong quản lý kho. Các phiếu nhập – xuất kho được xử lý trực tiếp trên phần mềm, giúp giảm đáng kể sai sót so với phương thức ghi chép thủ công. Ngoài ra, số liệu được đồng bộ tức thì với các phòng ban khác như kế toán, kinh doanh, giúp doanh nghiệp nâng cao tính chính xác và hiệu quả trong toàn bộ quy trình vận hành.
• Quản lý nhân sự: Hồ sơ nhân viên, tài liệu đào tạo, chứng chỉ vận hành máy móc hay giấy phép lao động đều có thể được lưu trữ, quản lý dưới dạng điện tử, giúp doanh nghiệp tiết kiệm không gian lưu trữ và rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin.
• Quản lý tài chính kế toán: Bằng việc áp dụng mô hình paperless, bộ phận kế toán trong các doanh nghiệp sản xuất sẽ sử dụng hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy. Bên cạnh đó, phiếu thu chi, chứng từ kế toán cũng sẽ được lưu trữ trên hệ thống điện tử, giúp giảm thiểu rủi ro sai sót hoặc thất lạc chứng từ.

Cách thiết lập văn phòng không giấy hiệu quả

Mặc dù các doanh nghiệp đều có thể nhìn thấy được lợi ích mà paperless mang lại nhưng không phải đơn vị nào cũng triển khai thành công. Lý do chính dẫn đến việc thiết lập văn phòng không giấy tờ không đạt hiệu quả như mong đợi là doanh nghiệp chưa có công cụ hỗ trợ số hóa quy trình và dữ liệu toàn diện.

Hiểu được điều đó, ITG đã nghiên cứu và phát triển giải pháp quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP. Giảp pháp có khả năng tự động hóa các quy trình nghiệp vụ cốt lõi và quản lý dữ liệu tập trung trên một nền tảng đồng bộ, từ đó, giúp doanh nghiệp hiện thực hóa mô hình văn phòng không giấy paperless.

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Với sự trợ giúp của phần mềm 3S ERP, doanh nghiệp có thể:

Hệ thống hóa quy trình vận hành trên một nền tảng

Khác với nhiều phần mềm đơn lẻ chỉ giải quyết từng bài toán nhỏ, 3S ERP là một hệ thống tích hợp, cung cấp cho người dùng 6 module chức năng lõi (gồm: Tài chính kế toán, quản trị mua hàng, bán hàng, hàng tồn kho, sản xuất, trục kế hoạch sản xuất) và 4 module mở rộng (nhân sự, quan hệ khách hàng, kênh phân phối, báo cáo thông minh).

Do đó, doanh nghiệp khi triển khai 3S ERP có thể hệ thống hóa và quản lý hiệu quả các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, con người, nguyên vật liệu, máy móc, nhà xưởng chỉ với một hệ thống duy nhất.

Số hóa dữ liệu

Số hóa dữ liệu là một bước quan trọng để doanh nghiệp xây dựng văn phòng không giấy. 3S ERP cung cấp khả năng quản lý và lưu trữ hồ sơ điện tử, thay thế hoàn toàn giấy tờ, sổ sách thủ công. Tài liệu tại các phòng ban, từ hợp đồng, hóa đơn, hồ sơ kiểm tra chất lượng, phiếu sản xuất đến báo cáo tài chính… đều được số hóa, lưu trữ và quản lý trên hệ thống. Điều này không chỉ giúp doanh nghiệp dễ dàng tìm kiếm, truy xuất tài liệu mà còn góp phần giảm thiểu rủi ro thất lạc và rò rỉ thông tin.

Tự động phê duyệt

Không chỉ dừng lại ở quản lý tài liệu, 3S ERP còn mang đến tính năng phê duyệt điện tử, cho phép doanh nghiệp tự động hóa các quy trình duyệt chứng từ, lệnh sản xuất, đơn đặt hàng hoặc yêu cầu chi phí. Thay vì phải ký tá trên giấy, các bước phê duyệt sẽ được thực hiện online, giúp rút ngắn thời gian xử lý và đảm bảo tiến độ công việc ngay cả khi người quản lý không có mặt tại văn phòng hay nhà máy.

Quản lý sản xuất không cần giấy tờ

Chức năng quản trị sản xuất của 3S ERP cho phép người dùng tạo, phân công và theo dõi lệnh sản xuất ngay trên hệ thống. Công nhân có thể tiếp nhận lệnh sản xuất qua thiết bị di động hoặc máy tính bảng tại xưởng, thay vì nhận phiếu in giấy như trước đây.

Việc số hóa thông tin lệnh sản xuất giúp doanh nghiệp cập nhật kịp thời tình hình sản xuất thực dưới nhà máy và kịp thời điều chỉnh khi có sự thay đổi đột ngột, nhờ đó, đảm bảo tiến độ sản xuất.

Báo cáo thông minh

Với phần mềm 3S ERP, nhà quản lý không còn phải chờ đợi nhân viên tổng hợp báo cáo thủ công từ nhiều nguồn khác nhau. Thay vào đó, phần mềm sẽ cung cấp các báo cáo chi tiết và trực quan về các chỉ số quan trọng như: Tài chính, tỷ lệ hoàn thành đơn hàng và hiệu suất từng bộ phận… giúp người quản lý theo dõi thông tin nhanh chóng ngay trên phần mềm và đưa ra các quyết định kịp thời, chính xác hơn.

Giải pháp 3S ERP đã được triển khai thành công cho hơn 2000 doanh nghiệp lớn tại Việt Nam như: Canon Việt Nam, TDV, Niigata, Cosmos, HTMP, Traphaco, HHP,… Các doanh nghiệp có nhu cầu triển khai văn phòng không giấy hoặc muốn tìm hiểu chi tiết hơn về phần mềm 3S ERP, vui lòng để lại thông tin liên hệ theo form dưới đây:

Như vậy, trong bài viết này, ITG đã giải thích chi tiết cho bạn khái niệm Paperless là gì, lợi ích khi triển khai paperless và giải pháp giúp doanh nghiệp thiết lập văn phòng không giấy tờ hiệu quả. Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, việc xây dựng văn phòng không giấy chính là yêu cầu bắt buộc đối với các doanh nghiệp. Hãy thực hiện paperless ngay hôm nay để tái thiết lại cách thức vận hành và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp!