Ứng dụng hệ thống ERP khi chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS

Chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS đang trở thành mối quan tâm của nhiều doanh nghiệp Việt Nam trong quá trình hội nhập quốc tế, đặc biệt là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài (FDI). Để nâng cao hiệu quả chuyển đổi, nhiều doanh nghiệp sử dụng phần mềm ERP nhằm chuẩn hóa dữ liệu, quản lý các nguyên tắc kế toán song song và hỗ trợ lập báo cáo theo nhiều chuẩn mực. Bài viết này phân tích lộ trình, những điểm doanh nghiệp cần chuẩn bị và vai trò then chốt của ERP trong quá trình chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS.

Xu hướng áp dụng IFRS và nhu cầu chuyển đổi từ VAS sang IFRS

VAS (Vietnamese Accounting Standards) là hệ thống chuẩn mực kế toán Việt Nam, được xây dựng để phù hợp với khuôn khổ pháp lý và đặc thù kinh tế trong nước. Trong khi đó, IFRS (International Financial Reporting Standards) là hệ thống chuẩn mực báo cáo tài chính quốc tế do Hội đồng Chuẩn mực Kế toán Quốc tế (IASB) ban hành. Sự khác biệt giữa hai hệ thống có thể ảnh hưởng đến cách ghi nhận, đo lường, phân loại và trình bày các khoản mục trên báo cáo tài chính. 

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp có nhu cầu chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS. Nguyên nhân xuất phát từ ba động lực chính:

• Thứ nhất – minh bạch và khả năng so sánh: Báo cáo theo IFRS giúp nhà đầu tư đánh giá doanh nghiệp trên cùng một thước đo với các đối thủ trong khu vực. 
• Thứ hai – khả năng tiếp cận vốn: Doanh nghiệp có báo cáo chuẩn quốc tế thường thuận lợi hơn khi phát hành trái phiếu quốc tế, gọi vốn ngoại hoặc thực hiện M&A.
• Thứ ba – yêu cầu hợp nhất báo cáo: Các doanh nghiệp là công ty con của tập đoàn nước ngoài phải cung cấp số liệu theo IFRS để công ty mẹ hợp nhất.

Đọc thêm: Quản trị doanh nghiệp trong thời đại 4.0 thế nào cho hiệu quả?

Lộ trình áp dụng IFRS tại Việt Nam

Theo quyết định số 345/QĐ-BTC của Bộ Tài chính, lộ trình áp dụng IFRS được chia thành các giai đoạn chính sau:

Giai đoạn tự nguyện (2022 – 2025)

Các doanh nghiệp có nhu cầu, đủ khả năng và nguồn lực có thể đăng ký với Bộ Tài chính để tự nguyện áp dụng IFRS.

Trong đó, doanh nghiệp thuộc 4 nhóm sau có thể tự nguyện áp dụng IFRS cho báo cáo tài chính hợp nhất:

1. Công ty mẹ của tập đoàn kinh tế Nhà nước quy mô lớn hoặc có các khoản vay được tài trợ bởi các định chế tài chính quốc tế
2. Công ty mẹ là công ty niêm yết
3. Công ty mẹ là công ty đại chúng quy mô lớn chưa niêm yết 
4. Các công ty mẹ khác

Đối với doanh nghiệp có 100% vốn đầu tư từ nước ngoài, là công ty con của tập đoàn mẹ ở nước ngoài, có thể áp dụng IFRS cho báo cáo tài chính riêng.

Giai đoạn bắt buộc (sau năm 2025)

Với báo cáo tài chính hợp nhất, các công ty mẹ thuộc 4 nhóm được phép tự nguyện áp dụng IFRS ở giai đoạn 1 sẽ thuộc diện bắt buộc. Các doanh nghiệp khác có nhu cầu và nguồn lực có thể thông báo cho Bộ Tài chính để đăng ký áp dụng tự nguyện.

Với báo cáo tài chính riêng, Quyết định 345/QĐ-BTC chưa quy định đối tượng bắt buộc áp dụng IFRS.

Lưu ý: Mốc sau năm 2025 trong Quyết định 345/QĐ-BTC không đồng nghĩa với việc tất cả doanh nghiệp tại Việt Nam tự động phải chuyển sang IFRS. Phạm vi, đối tượng và thời điểm áp dụng cần được xác định theo quy định có liên quan và hướng dẫn hiện hành của cơ quan quản lý.

Xem thêm: Các bước chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS

Vì sao ERP đóng vai trò quan trọng khi chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS?

Dưới đây là những lý do doanh nghiệp nên sử dụng hệ thống ERP để nâng cao hiệu quả chuyển đổi báo cáo tài chỉnh từ VAS sang IFRS:

ERP hỗ trợ đáp ứng yêu cầu dữ liệu khi chuyển đổi từ VAS sang IFRS

VAS và IFRS có sự khác biệt về nguyên tắc ghi nhận, đo lường và trình bày. Với cùng một nghiệp vụ IFRS có thể yêu cầu hạch toán khác với VAS. Vì vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo dữ liệu tài chính chính xác, nhất quán và đủ chi tiết để thực hiện các bút toán điều chỉnh phù hợp.

Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp quản lý tập trung dữ liệu tài chính và dữ liệu vận hành trên cùng hệ thống, đồng thời chuẩn hóa quy trình ghi nhận, kiểm soát và lưu vết nghiệp vụ. Nhờ đó, doanh nghiệp có cơ sở dữ liệu nhất quán để đối chiếu giữa VAS và IFRS, thực hiện các điều chỉnh kế toán và truy xuất thông tin khi cần kiểm toán hoặc giải trình.

Quản lý song song hai hệ thống sổ sách

Để tuân thủ pháp luật Việt Nam (nộp báo cáo cho cơ quan thuế theo VAS) đồng thời đáp ứng yêu cầu của cổ đông, tập đoàn mẹ hoặc nhà đầu tư quốc tế (báo cáo theo IFRS), doanh nghiệp cần vận hành song song hai hệ thống sổ sách.

ERP cho phép ghi nhận một giao dịch phát sinh (ví dụ: mua tài sản cố định) và tự động hạch toán sang 2 sổ kế toán riêng biệt theo quy tắc riêng của VAS và IFRS mà không mất công nhập liệu hai lần.

Tự động hóa các nghiệp vụ xử lý chênh lệch phức tạp

khác biệt giữa VAS và IFRS không chỉ nằm ở cách ghi nhận ban đầu mà còn liên quan đến việc đo lường, phân bổ và đánh giá lại trong các kỳ tiếp theo. Nếu xử lý hoàn toàn bằng Excel, kế toán phải duy trì nhiều bảng tính và thực hiện lại các phép tính khi dữ liệu thay đổi.

ERP có thể hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập các quy tắc tính toán, phân loại và ghi nhận bút toán điều chỉnh theo chính sách IFRS mà doanh nghiệp áp dụng. Dữ liệu từ các phân hệ tài sản, hàng tồn kho, mua hàng, bán hàng và sản xuất được liên kết với kế toán, giúp giảm thao tác thủ công và hạn chế sai sót trong quá trình xử lý chênh lệch.

ERP giúp tăng khả năng truy xuất và kiểm soát dữ liệu tài chính

Báo cáo tài chính không chỉ cần phản ánh đúng số liệu mà còn phải có căn cứ để giải thích cách hình thành các chỉ tiêu. Khi sử dụng ERP, doanh nghiệp có thể thiết lập mối liên kết giữa bút toán kế toán với chứng từ mua hàng, hóa đơn, phiếu nhập kho, lệnh sản xuất, hồ sơ tài sản hoặc hợp đồng kinh tế.

Cơ chế phân quyền và nhật ký hệ thống giúp kiểm soát người tạo, người sửa, người phê duyệt và thời điểm thực hiện nghiệp vụ. Những thông tin này hỗ trợ doanh nghiệp rà soát sai lệch, kiểm tra tính hợp lệ của bút toán và chuẩn bị hồ sơ phục vụ kiểm toán.

Đối với các khoản điều chỉnh IFRS, doanh nghiệp nên thiết lập quy trình phê duyệt riêng, quy định rõ người lập, người kiểm tra và người có thẩm quyền phê duyệt. Các bút toán cần có tài liệu giải trình, phương pháp tính toán và căn cứ chuẩn mực liên quan.

Khi quy trình được vận hành nhất quán, doanh nghiệp có thể giảm thời gian tìm kiếm chứng từ, hạn chế điều chỉnh thiếu căn cứ và nâng cao khả năng kiểm soát trong mỗi kỳ lập báo cáo.

Đọc thêm: Chức năng tài chính trong phần mềm quản trị doanh nghiệp

Những lưu ý khi doanh nghiệp triển khai hệ thống ERP để chuyển đổi từ VAS sang IFRS

Hệ thống ERP tích hợp toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trên cùng một nền tảng chung và cho phép bộ phận tài chính – kế toán bổ sung hoặc thay đổi cách thức ghi nhận, đánh giá và đo lường các giao dịch kinh tế phát sinh. Đây được coi là lợi thế ưu việt của giải pháp công nghệ thông tin này so với các phần mềm kế toán riêng lẻ khác. Tuy nhiên, để có thể triển khai hệ thống ERP đáp ứng yêu cầu chuyển đổi báo cáo tài chính, doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau:

• Đánh giá khoảng cách giữa VAS và IFRS trước khi cấu hình ERP

Doanh nghiệp cần rà soát các chính sách kế toán hiện tại, xác định những khoản mục có khả năng phát sinh khác biệt và đánh giá tác động đến báo cáo tài chính. Các nội dung cần xem xét có thể bao gồm doanh thu, tài sản cố định, thuê tài sản, hàng tồn kho, công cụ tài chính và hợp nhất kinh doanh.

Kết quả đánh giá nên được thể hiện thành danh mục các vấn đề cần xử lý, kèm theo phương án kế toán, dữ liệu cần bổ sung và yêu cầu cấu hình hệ thống. Đây là cơ sở để tránh tình trạng triển khai ERP trước rồi mới phát hiện hệ thống chưa đáp ứng được nghiệp vụ IFRS.

• Xác định phương án tổ chức sổ VAS và IFRS

Doanh nghiệp cần làm rõ cách ghi nhận nghiệp vụ, cách xử lý chênh lệch và phương pháp lập báo cáo theo từng chuẩn mực. Tùy yêu cầu, hệ thống có thể sử dụng sổ kế toán riêng, sổ điều chỉnh hoặc cơ chế ghi nhận nhiều cơ sở kế toán.

Phương án được lựa chọn phải đảm bảo khả năng đối chiếu, tránh ghi nhận trùng lặp và xác định rõ số liệu nào được sử dụng cho từng mục đích báo cáo.

• Cân nhắc thời gian triển khai trong giai đoạn chính phủ khuyến khích triển khai IFRS

Trong hướng dẫn chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS, doanh nghiệp cần phải đưa ra quyết định về năm đầu tiên thực hiện chuyển đổi áp dụng IFRS. Nên lựa chọn thời gian trong giai đoạn 1 – áp dụng tự nguyện, để doanh nghiệp có thể tiến hành xây dựng lộ trình chuyển đổi cụ thể hơn và xây dựng cho mình chiến lược bài bản hơn trong kế hoạch tổng thể của dự án.

• Lựa chọn chính sách kế toán áp dụng

Chuẩn mực IFRS được xây dựng dựa trên hệ thống các nguyên tắc, cho phép doanh nghiệp có thể lựa chọn chính sách kế toán phù hợp với đặc thù kinh doanh của mình. Mỗi chính sách khác nhau sẽ cung cấp nguyên tắc cho việc ghi nhận và đo lường cũng như trình bày và công bố thông tin của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh tại doanh nghiệp khác nhau. Xác định chính sách kế toán phù hợp sẽ là nền tảng quan trọng của quá trình thiết kế và chỉnh sửa các quy trình của dự án ERP.

Để có thể lựa chọn một chính sách kế toán phù hợp áp dụng, doanh nghiệp cần phải thực hiện đánh giá chi tiết sự khác biệt giữa IFRS và VAS. Bên cạnh đó, việc tham khảo chính sách kế toán theo IFRS được áp dụng tại các doanh nghiệp khác trong cùng ngành cũng sẽ cung cấp thông tin hữu ích cho quá trình này.

• Chỉnh sửa quy trình

Doanh nghiệp cần lưu ý chỉnh sửa quy trình tài chính kế toán đảm bảo phù hợp các chính sách kế toán đã lựa chọn. Ngoài ra, bộ phận tài chính và kế toán còn phải tham gia vào quá trình thẩm định tính tuân thủ một cách toàn diện các quy trình sản xuất – kinh doanh nhằm đảm bảo tính tuân thủ tuyệt đối các chính sách kế toán đã lựa chọn.

• Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán

Hệ thống tài khoản cần phải được xây dựng lại để đảm bảo sự tuân thủ theo chuẩn mực VAS và IFRS. Bên cạnh yêu cầu tuân thủ, hệ thống tài khoản kế toán phải đáp ứng được các yêu cầu quản trị của nhiều bộ phận trong doanh nghiệp, từ khu vực sản xuất tới khối văn phòng.

Một hệ thống tài khoản được thiết kế tốt sẽ giúp doanh nghiệp rất nhiều trong quá trình truy xuất thông tin và tạo ra các báo cáo hữu ích, nhờ đó mà quyết định được đưa ra nhanh chóng và kịp thời.

Tiêu chí lựa chọn hệ thống ERP hỗ trợ chuyển đổi VAS sang IFRS hiệu quả

Để đáp ứng yêu cầu chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS, doanh nghiệp cần lựa chọn hệ thống ERP dựa trên các tiêu chí sau:

• Hỗ trợ nhiều nhiều sổ kế toán khác nhau: Doanh nghiệp nên chọn hệ thống ERP có khả năng tổ chức dữ liệu, quy tắc hạch toán và bút toán điều chỉnh theo các cơ sở kế toán khác nhau. Điều này cho phép doanh nghiệp dễ dàng đối chiếu chênh lệch giữa hai hệ thống VAS và IFRS một cách nhất quán.
• Linh hoạt trong thiết kế hệ thống tài khoản và báo cáo: Phần mềm ERP có khả năng thiết lập hệ thống tài khoản, chiều phân tích và cấu trúc báo cáo phù hợp với đặc thù doanh nghiệp là một điểm cộng. Khả năng tùy chỉnh giúp đáp ứng yêu cầu báo cáo của công ty mẹ, ban lãnh đạo và các bên liên quan mà không phải xử lý quá nhiều dữ liệu bên ngoài.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống khác: ERP cần kết nối với các phần mềm và hệ thống nghiệp vụ như quản lý sản xuất, kho, bán hàng, mua hàng và quản lý tài sản. Việc liên thông dữ liệu giúp hạn chế nhập liệu trùng lặp, tăng tính nhất quán giữa số liệu kế toán và hoạt động thực tế.
• Khả năng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển: Hệ thống nên đáp ứng được nhu cầu mở rộng quy mô, bổ sung pháp nhân, quản lý đa tiền tệ và hợp nhất báo cáo khi doanh nghiệp phát triển. Kiến trúc linh hoạt giúp giảm nhu cầu thay đổi toàn bộ hệ thống khi phát sinh yêu cầu quản trị mới.
• Đơn vị triển khai có kinh nghiệm: Đơn vị tư vấn cần hiểu cả quy trình vận hành ERP lẫn nghiệp vụ tài chính – kế toán. Kinh nghiệm triển khai giúp doanh nghiệp xác định đúng phạm vi, thiết kế phương án chuyển đổi, cấu hình hệ thống và xử lý các tình huống phát sinh trong quá trình vận hành.

Ngoài các tiêu chí trên, doanh nghiệp nên đánh giá khả năng truy xuất dữ liệu, phân quyền, lưu vết kiểm toán, bảo mật và chất lượng dịch vụ hỗ trợ sau triển khai. Đặc biệt, cần yêu cầu đơn vị cung cấp trình diễn các tình huống nghiệp vụ thực tế thay vì chỉ đánh giá qua danh sách tính năng.

FAQ: Câu hỏi thường gặp về chuyển đổi báo cáo tài chính từ VAS sang IFRS

Kết

Để chuyển đổi số thành công mô hình quản trị nói chung và báo cáo tài chính IFRS nói riêng đòi hỏi người lãnh đạo phải xác định tầm nhìn, chiến lược và xây dựng cho mình một lộ trình triển khai bài bản chỉn chu. Việc lựa chọn một giải pháp ERP được nhiều doanh nghiệp lớn tin dùng và triển khai thành công chính là bí quyết mà mỗi doanh nghiệp cần lưu ý. Để được tư vấn về hệ thống ERP và việc ứng dụng ERP trong quá trình chuyển đổi báo cáo tài chính từ các chuyên gia hàng đầu trong lĩnh vực triển khai phần mềm công nghệ thông minh, doanh nghiệp hãy đăng ký theo form dưới đây hoặc liên hệ qua số hotline: 092.6886.855