TMS là gì? Các chức năng chính của hệ thống TMS và lợi ích đối với doanh nghiệp

Doanh nghiệp có thể đầu tư ERP, WMS hay CRM nhưng nếu hoạt động vận tải vẫn được quản lý thủ công thì toàn bộ chuỗi cung ứng vẫn khó đạt hiệu quả tối ưu. Chỉ một sai sót trong khâu điều phối xe, lập kế hoạch giao hàng hoặc theo dõi lộ trình cũng có thể làm phát sinh chi phí. Hệ thống TMS có thể giúp doanh nghiệp giải quyết bài toán này. Vậy TMS là gì? Vì sao ngày càng nhiều doanh nghiệp triển khai giải pháp này? Hãy cùng ITG Technology tìm hiểu chi tiết trong bài viết.

TMS là gì?

TMS (Transportation Management System) là phần mềm quản lý vận tải hỗ trợ doanh nghiệp lập kế hoạch, điều phối, theo dõi và tối ưu hoạt động vận chuyển hàng hóa từ điểm xuất phát đến điểm giao nhận.

TMS là gì?

Hệ thống TMS là một trong những giải pháp quan trọng trong quản trị chuỗi cung ứng (Supply Chain Management – SCM). Phần mềm đóng vai trò là “trung tâm điều phối”, giúp kết nối thông tin giữa doanh nghiệp, đơn vị vận tải và khách hàng trên cùng một nền tảng. Nhờ có sự trợ giúp của giải pháp TMS, doanh nghiệp có thể đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, đúng chi phí và đúng lộ trình.

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, TMS còn đóng vai trò cầu nối giữa hoạt động sản xuất và logistics. Sau khi hàng hóa được hoàn thiện tại nhà máy, hệ thống sẽ tiếp nhận thông tin đơn hàng từ ERP hoặc WMS để lập kế hoạch giao hàng, phân bổ phương tiện và đảm bảo hàng hóa được vận chuyển đúng thời gian, đúng địa điểm theo yêu cầu của khách hàng.

Xem thêm: SCM ERP là gì? Tại sao doanh nghiệp nên tích hợp ERP với SCM

Hệ thống TMS hoạt động như thế nào?

Để hiểu rõ hơn TMS là gì, chúng ta cần nắm được cơ chế vận hành của hệ thống này trong thực tế. Một hệ thống quản lý vận tải thường hoạt động theo quy trình khép kín với 5 giai đoạn chính: Tiếp nhận, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và phân tích.

• Tiếp nhận nhu cầu vận chuyển: TMS tiếp nhận thông tin (điểm lấy hàng, điểm giao hàng, khối lượng hàng, thời gian giao hàng yêu cầu,…) từ phần mềm ERP, WMS hoặc hệ thống quản lý đơn hàng (OMS).
• Lập kế hoạch: Dựa trên dữ liệu đơn hàng, hệ thống sẽ tự động phân tích nhiều yếu tố như khoảng cách, tải trọng xe, năng lực đội xe, thời gian giao hàng, tình trạng giao thông, chi phí của từng nhà vận chuyển,… để đề xuất phương án tối ưu.
• Thực thi: Hệ thống tự động tạo lệnh vận chuyển, phân công xe, tài xế/đơn vị vận chuyển phù hợp với từng chuyến hàng. Thông tin điều phối được gửi trực tiếp đến tài xế thông qua ứng dụng di động hoặc thiết bị trên xe.
• Giám sát: Trong quá trình giao hàng, hệ thống TMS liên tục cập nhật dữ liệu từ GPS, thiết bị IoT hoặc ứng dụng của tài xế nhằm giúp doanh nghiệp theo dõi vị trí, tình trạng đơn hàng theo thời gian thực và chủ động xử lý các sự cố phát sinh.
• Phân tích: Sau khi đơn hàng hoàn tất, hệ thống tổng hợp dữ liệu để phân tích hiệu suất vận hành, đối soát chi phí với đơn vị vận tải và tạo báo cáo giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định cải tiến cho các chu kỳ vận chuyển tiếp theo.

Các chức năng chính của hệ thống quản lý vận tải TMS

Dưới đây là những chức năng quan trọng nhất của một giải pháp TMS:

Các chức năng chính của hệ thống TMS

Lập kế hoạch và tối ưu vận chuyển

Hệ thống tự động tính toán tuyến đường vận chuyển tối ưu dựa trên khoảng cách, tình trạng giao thông, chi phí nhiên liệu và thời gian giao hàng cam kết. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể giảm quãng đường di chuyển không cần thiết, tiết kiệm chi phí vận hành và rút ngắn thời gian giao hàng cho khách hàng cuối.

Quản lý đơn hàng và trạng thái giao hàng

Chức năng này của TMS cho phép người dùng tạo, theo dõi và cập nhật trạng thái của từng đơn hàng vận chuyển. Mọi thông tin về hàng hóa, điểm đi, điểm đến, trạng thái giao hàng đều được cập nhật theo thời gian thực, giúp bộ phận vận hành dễ dàng dễ dàng tra cứu thông tin và phản hồi nhanh chóng khi khách hàng cần cập nhật tiến độ giao hàng.

Quản lý chi phí vận tải

Hệ thống quản lý vận tải hỗ trợ ghi nhận, tổng hợp và phân tích chi phí logistics (nhiên liệu, phí cầu đường, phí bốc dỡ, phí lưu bãi, chi phí thuê ngoài,…) theo từng chuyến xe, từng khách hàng, từng nhà vận chuyển. Dữ liệu này giúp doanh nghiệp đánh giá hiệu quả hoạt động, đồng thời là cơ sở để đàm phán với đối tác và xây dựng chính sách giá phù hợp.

Quản lý đội xe và nhà vận chuyển

Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng đội xe nội bộ, lịch bảo trì phương tiện, đồng thời quản lý danh sách các đối tác vận tải thuê ngoài dựa trên tiêu chí giá cước, năng lực vận chuyển và mức độ tuân thủ hợp đồng. Tính năng này giúp doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn phương án vận chuyển phù hợp với từng thời điểm.

Quản lý tài xế và điều phối nhân sự

Phần mềm TMS hỗ trợ doanh nghiệp quản lý các thông tin liên quan đến tài xế như: Lịch làm việc, bằng lái, thời gian nghỉ, lịch sử chuyến đi và hiệu suất giao hàng. Khi phát sinh đơn hàng mới, hệ thống có thể tự động gợi ý tài xế phù hợp dựa trên vị trí hiện tại, khả năng đáp ứng và khối lượng công việc. Điều này giúp cân bằng nguồn lực, hạn chế tình trạng một số tài xế quá tải trong khi những người khác chưa được khai thác hiệu quả.

Quản lý tuyến đường và tải trọng phương tiện

Chi phí nhiên liệu và tỷ lệ xe chạy rỗng luôn là hai yếu tố ảnh hưởng lớn đến hiệu quả logistics. Tính năng quản lý tuyến đường và tải trọng phương tiện của hệ thống TMS có thể giải quyết bài toán này bằng cách sử dụng các thuật toán tối ưu để xác định tuyến đường phù hợp nhất. Ngoài ra, tính năng này còn cho phép doanh nghiệp tính toán phương án ghép đơn hiệu quả để tận dụng tối đa tải trọng của phương tiện.

Theo dõi hành trình theo thời gian thực

Phần mềm quản lý vận tải tích hợp định vị GPS cho phép bộ phận điều hành và khách hàng nắm bắt vị trí, tiến độ di chuyển của lô hàng bất kỳ lúc nào. Điều này giúp tăng tính minh bạch trong vận hành và cải thiện trải nghiệm dịch vụ khách hàng.

Báo cáo và phân tích hiệu suất vận tải

TMS cung cấp các báo cáo trực quan về hiệu suất vận chuyển như: Tỷ lệ giao hàng đúng hạn, chi phí trên mỗi đơn vị hàng hóa, mức tiêu hao nhiên liệu, hiệu quả sử dụng phương tiện,… Các báo cáo được cập nhật theo thời gian thực giúp ban lãnh đạo đưa ra quyết định nhanh chóng, đồng thời liên tục cải tiến hoạt động logistics dựa trên dữ liệu.

Phân biệt hệ thống TMS với WMS

Nếu WMS tập trung vào việc quản lý hàng hóa bên trong kho thì TMS lại chịu trách nhiệm quản lý quá trình vận chuyển hàng hóa giữa các điểm trong chuỗi cung ứng. Trong thực tế, hai hệ thống thường được triển khai đồng thời và tích hợp với ERP để tạo thành quy trình quản trị logistics khép kín.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn dễ dàng phân biệt hai giải pháp này:

>> Xem thêm: VMI là gì? Cách thức vận hành, lợi ích và lưu ý khi triển khai mô hình VMI

Doanh nghiệp nào nên sử dụng giải pháp TMS?

Dưới đây là các nhóm doanh nghiệp sẽ nhận được nhiều giá trị khi triển khai hệ thống quản lý vận tải:

Những doanh nghiệp được hưởng lợi khi sử dụng hệ thống quản lý vận tải

• Doanh nghiệp sản xuất có mạng lưới phân phối rộng: Các công ty sản xuất cần vận chuyển thành phẩm đến nhiều đại lý, nhà phân phối hoặc khách hàng trên nhiều tỉnh thành; sử dụng hệ thống TMS sẽ giúp tối ưu lịch trình, lựa chọn phương tiện phù hợp và đảm bảo giao hàng đúng tiến độ.
• Doanh nghiệp bán lẻ và thương mại điện tử: Với số lượng đơn hàng lớn mỗi ngày, doanh nghiệp cần kiểm soát đồng thời nhiều chuyến xe và nhiều điểm giao nhận. Phần mềm quản lý vận tải giúp tự động hóa điều phối, theo dõi trạng thái giao hàng theo thời gian thực và nâng cao trải nghiệm khách hàng.
• Doanh nghiệp logistics và vận tải: Đây là nhóm doanh nghiệp có nhu cầu quản lý đội xe, tài xế, nhà vận chuyển và chi phí vận hành ở mức cao. Giải pháp TMS giúp nâng cao hiệu suất khai thác phương tiện, giảm tỷ lệ xe chạy rỗng và tăng khả năng đáp ứng các yêu cầu của khách hàng.
• Doanh nghiệp sở hữu đội xe nội bộ: Việc quản lý hàng chục hoặc hàng trăm phương tiện đòi hỏi phải theo dõi lịch bảo dưỡng, đăng kiểm, tiêu hao nhiên liệu và hiệu suất từng xe. Hệ thống hỗ trợ số hóa toàn bộ dữ liệu, giúp doanh nghiệp khai thác đội xe hiệu quả hơn và hạn chế gián đoạn do sự cố.
• Doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc trung tâm phân phối: Khi hàng hóa được xuất từ nhiều địa điểm khác nhau, việc điều phối vận tải sẽ trở nên phức tạp nếu thiếu một nền tảng quản lý tập trung. Hệ thống quản lý vận tải giúp đồng bộ kế hoạch giao hàng giữa các kho, tối ưu tuyến đường và phân bổ nguồn lực hợp lý.
• Doanh nghiệp xuất nhập khẩu: Với đặc thù vận chuyển đa phương thức (đường biển, đường bộ, đường hàng không) và thủ tục phức tạp, sử dụng TMS giúp doanh nghiệp đồng bộ hóa thông tin và giảm thiểu rủi ro chậm trễ trong chuỗi cung ứng quốc tế.

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải

Việc đầu tư phần mềm quản lý vận tải không chỉ giúp doanh nghiệp số hóa hoạt động logistics mà còn tạo ra những giá trị lâu dài về chi phí, hiệu quả vận hành và khả năng cạnh tranh. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà hệ thống TMS mang lại:

Lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý vận tải

• Tiết kiệm chi phí vận chuyển: Phần mềm TMS tự động lựa chọn tuyến đường, phương tiện và phương án ghép chuyến phù hợp, giúp giảm quãng đường di chuyển, tiết kiệm chi phí nhiên liệu, nhân công và các khoản phụ phí phát sinh.
• Nâng cao hiệu quả sử dụng đội xe: Nhờ theo dõi lịch trình, tải trọng và tình trạng phương tiện theo thời gian thực; doanh nghiệp có thể khai thác tối đa năng lực của đội xe, giảm thời gian chờ và nâng cao tỷ lệ sử dụng phương tiện.
• Tăng tỷ lệ giao hàng đúng hạn: Phần mềm giúp doanh nghiệp lập kế hoạch giao hàng chính xác, theo dõi hành trình trực tuyến và cảnh báo sớm khi có nguy cơ chậm tiến độ, từ đó cải thiện chỉ số giao hàng đúng hẹn và nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Kiểm soát chi phí logistics minh bạch: Mọi chi phí liên quan đến chuyến hàng đều được ghi nhận và tổng hợp trên hệ thống. Điều này giúp doanh nghiệp dễ dàng phân tích cơ cấu chi phí và phát hiện các khoản phát sinh bất hợp lý.
• Nâng cao khả năng giám sát hoạt động vận tải: Với dữ liệu GPS và các dashboard trực quan, nhà quản lý có thể theo dõi vị trí phương tiện, tiến độ giao hàng và tình trạng vận chuyển theo thời gian thực mà không cần liên hệ trực tiếp với tài xế hoặc đối tác vận tải.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Doanh nghiệp có thể chủ động cung cấp thông tin về tiến độ giao hàng, thời gian dự kiến nhận hàng và xử lý nhanh các tình huống phát sinh. Sự minh bạch này góp phần gia tăng niềm tin và trải nghiệm của khách hàng.

Thách thức khi triển khai hệ thống TMS

Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng, trong quá trình triển khai hệ thống TMS, doanh nghiệp có thể gặp phải những khó khăn sau:

• Chi phí đầu tư và nguồn lực triển khai: Ngoài chi phí phần mềm, doanh nghiệp còn phải đầu tư cho hạ tầng công nghệ, thiết bị định vị, đào tạo người dùng và duy trì vận hành. Việc lựa chọn giải pháp không phù hợp với quy mô cũng có thể dẫn đến lãng phí ngân sách hoặc không khai thác hết giá trị của hệ thống.
• Khó khăn trong việc thay đổi thói quen làm việc: Nhân viên điều phối, tài xế hoặc các bộ phận liên quan có thể chưa quen với việc sử dụng phần mềm thay cho quy trình thủ công. Nếu không được đào tạo và hướng dẫn đầy đủ, việc chuyển đổi sẽ gặp nhiều trở ngại và làm giảm hiệu quả đầu tư.
• Dữ liệu đầu vào thiếu chính xác: Thông tin về khách hàng, tuyến đường, phương tiện, tải trọng hay biểu phí vận chuyển nếu không được chuẩn hóa sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng lập kế hoạch và tối ưu vận tải của hệ thống. Do đó, doanh nghiệp cần rà soát và làm sạch dữ liệu trước khi đưa vào sử dụng.
• Khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có: TMS thường cần kết nối với ERP, WMS, CRM hoặc các thiết bị GPS, IoT để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ. Nếu các hệ thống hiện hữu thiếu khả năng tích hợp hoặc sử dụng nhiều nền tảng khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần thêm thời gian và nguồn lực để xây dựng luồng dữ liệu thống nhất.

Xem thêm: Phần mềm ERP cho ngành phân phối: Bí quyết của người dẫn đầu

Một số lưu ý giúp triển khai TMS hiệu quả

Để giải pháp TMS phát huy tối đa giá trị, doanh nghiệp không chỉ cần lựa chọn phần mềm phù hợp mà còn phải xây dựng kế hoạch triển khai bài bản. Dưới đây là một số kinh nghiệm giúp quá trình triển khai diễn ra thuận lợi hơn:

• Đánh giá hiện trạng trước khi triển khai: Doanh nghiệp nên rà soát toàn bộ quy trình vận tải, xác định các điểm nghẽn và mục tiêu cần cải thiện. Đây là cơ sở để lựa chọn các chức năng phù hợp và xây dựng lộ trình triển khai sát với nhu cầu thực tế.
• Chuẩn hóa dữ liệu và quy trình nghiệp vụ: Trước khi đưa dữ liệu lên hệ thống, cần thống nhất thông tin về khách hàng, phương tiện, tuyến đường, biểu phí, tài xế và quy trình vận chuyển. Dữ liệu càng chính xác thì khả năng tự động hóa và tối ưu của TMS càng cao.
• Lựa chọn giải pháp có khả năng mở rộng: Nhu cầu vận tải sẽ thay đổi theo sự phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, nên ưu tiên phần mềm quản lý vận tải có khả năng mở rộng về số lượng người dùng, phương tiện, kho hàng và dễ dàng bổ sung các chức năng mới khi cần.
• Ưu tiên khả năng tích hợp với hệ thống hiện có: Một hệ thống TMS có thể kết nối với ERP, WMS, CRM, GPS hoặc các nền tảng IoT sẽ giúp dữ liệu được đồng bộ xuyên suốt, giảm thao tác nhập liệu và nâng cao hiệu quả quản trị chuỗi cung ứng.
• Đào tạo người dùng ngay từ giai đoạn đầu: Việc hướng dẫn sử dụng cho nhân viên điều phối, tài xế và các bộ phận liên quan giúp rút ngắn thời gian làm quen với hệ thống, đồng thời hạn chế những sai sót trong quá trình vận hành thực tế.
• Triển khai theo từng giai đoạn: Thay vì áp dụng đồng loạt trên toàn doanh nghiệp, nên triển khai thử nghiệm tại một chi nhánh, tuyến vận chuyển hoặc nhóm khách hàng trước. Sau khi đánh giá hiệu quả và hoàn thiện quy trình, doanh nghiệp có thể mở rộng phạm vi triển khai để giảm thiểu rủi ro.
• Lựa chọn nhà cung cấp có kinh nghiệm triển khai: Ngoài năng lực công nghệ, đơn vị cung cấp cần có hiểu biết sâu về nghiệp vụ logistics và chuỗi cung ứng. Một đối tác giàu kinh nghiệm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình, tư vấn lộ trình triển khai phù hợp và đồng hành trong quá trình vận hành lâu dài.

Hiểu rõ TMS là gì là bước đầu giúp doanh nghiệp lựa chọn đúng công cụ để nâng cao năng lực quản trị logistics trong bối cảnh chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp. Không chỉ hỗ trợ lập kế hoạch và điều phối vận chuyển, hệ thống TMS còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí, nâng cao tỷ lệ giao hàng đúng hạn, tăng khả năng giám sát và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Việc lựa chọn và triển khai đúng giải pháp TMS phù hợp với đặc thù ngành nghề sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tiết giảm chi phí mà còn xây dựng lợi thế cạnh tranh bền vững trong chuỗi cung ứng ngày càng phức tạp hiện nay.