Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ERP trong doanh nghiệp

Thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ERP là những vấn đề đang được nhiều doanh nghiệp Việt Nam quan tâm hiện nay. Vậy những thuận lợi, khó khăn đó là gì và doanh nghiệp nhận được lợi ích gì khi ứng dụng ERP thành công? Trong những chia sẻ sau đây, ITG sẽ giúp bạn tìm hiểu chi tiết hơn vấn đề này. 

Thuận lợi khi doanh nghiệp ứng dụng ERP

Quản lý dữ liệu tập trung và đồng bộ

ERP giúp tập trung dữ liệu từ các phòng ban trên một hệ thống duy nhất, giảm tình trạng dữ liệu phân tán trên Excel hoặc nhiều phần mềm khác nhau. Nhờ đó, doanh nghiệp dễ dàng tra cứu thông tin, hạn chế sai lệch dữ liệu và nâng cao khả năng phối hợp giữa các bộ phận.

Chuẩn hóa quy trình làm việc

ERP giúp chuẩn hóa các quy trình từ mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất đến kế toán theo một quy trình thống nhất. Điều này giúp giảm thao tác thủ công, hạn chế sai sót và đảm bảo mọi phòng ban làm việc theo cùng một quy chuẩn.

Theo dõi hoạt động theo thời gian thực

Doanh nghiệp có thể theo dõi tình trạng đơn hàng, tồn kho, sản xuất, tài chính và các chỉ số kinh doanh ngay trên hệ thống ERP. Dữ liệu được cập nhật theo thời gian thực giúp nhà quản lý đưa ra quyết định nhanh và chính xác hơn.

Tăng hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban

ERP kết nối các bộ phận trên cùng một nền tảng, giúp thông tin được chia sẻ xuyên suốt mà không cần nhập liệu nhiều lần. Điều này rút ngắn thời gian xử lý công việc và giảm tình trạng gián đoạn trong quy trình.

Nâng cao khả năng kiểm soát và minh bạch

Mọi giao dịch và thay đổi dữ liệu đều được ghi nhận trên hệ thống, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi lịch sử xử lý, phân quyền người dùng và kiểm soát hoạt động của từng bộ phận.

Dễ dàng mở rộng và tích hợp hệ thống

ERP có thể mở rộng thêm các phân hệ hoặc tích hợp với MES, WMS, CRM, BI và các hệ thống khác khi doanh nghiệp phát triển. Điều này giúp doanh nghiệp xây dựng nền tảng quản trị đồng bộ mà không phải thay đổi toàn bộ hệ thống.

Hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu

ERP cung cấp báo cáo, Dashboard và KPI theo thời gian thực, giúp ban lãnh đạo đánh giá hiệu quả hoạt động, phát hiện vấn đề và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu thay vì cảm tính.

Nâng cao năng lực quản trị và khả năng cạnh tranh

Khi quy trình được chuẩn hóa, dữ liệu minh bạch và thông tin được cập nhật liên tục, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh hơn trước biến động thị trường, tối ưu nguồn lực và nâng cao năng lực cạnh tranh trong dài hạn.

>>> Xem thêm: 10 bước triển khai phần mềm ERP thành công

Đội ngũ nhân sự trẻ hóa là một trong những thuận lợi lớn của doanh nghiệp khi triển khai ERP

Khó khăn khi ứng dụng ERP doanh nghiệp đang gặp phải

Triển khai ERP giúp doanh nghiệp chuẩn hóa quy trình và nâng cao hiệu quả quản trị, nhưng cũng đi kèm nhiều thách thức. Những khó khăn phổ biến nhất khi triển khai ERP gồm: lựa chọn sai nhà cung cấp, thiếu cam kết từ ban lãnh đạo, nhân viên chưa sẵn sàng thay đổi, dữ liệu chưa được chuẩn hóa, đào tạo chưa đầy đủ, thiếu ngân sách, kiểm thử hệ thống chưa kỹ và thiếu sự phối hợp giữa doanh nghiệp với đơn vị triển khai. Việc nhận diện sớm các rủi ro này sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng kế hoạch triển khai ERP hiệu quả và tăng tỷ lệ thành công của dự án.

Doanh nghiệp sẽ đối mặt với một số khó khăn nhất định khi ứng dụng ERP

Nhân viên chưa hình thành thói quen sử dụng ERP

Nhiều doanh nghiệp đã triển khai ERP nhưng nhân viên vẫn duy trì cách làm việc cũ như sử dụng Excel, ghi chép trên giấy hoặc trao đổi qua điện thoại. Điều này khiến dữ liệu không được cập nhật đầy đủ, làm giảm hiệu quả của hệ thống ERP.

Để khắc phục, doanh nghiệp cần đào tạo định kỳ, truyền thông lợi ích của ERP và quy định hệ thống ERP là nơi ghi nhận dữ liệu chính thức trong mọi hoạt động.

Dữ liệu thiếu chính xác và chưa được cập nhật kịp thời

ERP chỉ mang lại báo cáo chính xác khi dữ liệu đầu vào đầy đủ và đúng thời điểm. Việc nhập liệu chậm, sai mã hàng, sai BOM hoặc tồn kho không được cập nhật sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất và các quyết định quản trị.

Doanh nghiệp nên chuẩn hóa dữ liệu, phân quyền nhập liệu và kiểm tra định kỳ để đảm bảo tính chính xác của hệ thống.

Khó đồng bộ quy trình giữa các phòng ban

ERP kết nối toàn bộ hoạt động từ kinh doanh, mua hàng, kho, sản xuất đến kế toán. Nếu một phòng ban không tuân thủ quy trình hoặc cập nhật dữ liệu không đầy đủ, toàn bộ chuỗi vận hành sẽ bị ảnh hưởng.

Doanh nghiệp cần chuẩn hóa quy trình liên phòng ban, quy định rõ trách nhiệm và sử dụng workflow để đảm bảo dữ liệu được đồng bộ.

Chưa khai thác hết các tính năng của ERP

Nhiều doanh nghiệp chỉ sử dụng ERP cho kế toán hoặc bán hàng mà chưa khai thác các tính năng như MRP, BI, Dashboard hay Workflow. Điều này làm giảm hiệu quả đầu tư và chưa phát huy hết giá trị của hệ thống.

Doanh nghiệp nên đánh giá mức độ sử dụng từng phân hệ và xây dựng lộ trình khai thác ERP theo từng giai đoạn.

Khó mở rộng hệ thống khi doanh nghiệp phát triển

Khi mở thêm nhà máy, chi nhánh hoặc thay đổi quy trình kinh doanh, ERP cần được điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu mới. Nếu hệ thống thiếu tính linh hoạt, việc mở rộng sẽ mất nhiều thời gian và chi phí.

Giải pháp là lựa chọn ERP có khả năng cấu hình linh hoạt và dễ mở rộng theo quy mô doanh nghiệp.

Khó tích hợp ERP với các hệ thống khác

ERP thường cần kết nối với MES, WMS, CRM, phần mềm nhân sự hoặc các hệ thống sản xuất. Nếu việc tích hợp không đồng bộ, dữ liệu sẽ bị phân tán và phải nhập lại nhiều lần.

Doanh nghiệp nên ưu tiên giải pháp ERP hỗ trợ API mở và khả năng tích hợp với các hệ thống hiện có.

Báo cáo quản trị chưa đáp ứng nhu cầu điều hành

Một số doanh nghiệp vẫn phải xuất dữ liệu từ ERP sang Excel để tổng hợp báo cáo do hệ thống chưa được thiết lập theo nhu cầu quản trị. Điều này làm giảm khả năng ra quyết định theo thời gian thực.

Doanh nghiệp nên xây dựng Dashboard và KPI phù hợp với từng cấp quản lý để khai thác hiệu quả dữ liệu từ ERP.

Chi phí vận hành và nâng cấp hệ thống

Ngoài chi phí đầu tư ban đầu, doanh nghiệp còn phải duy trì ngân sách cho bảo trì, nâng cấp, hạ tầng và đào tạo người dùng. Nếu không có kế hoạch dài hạn, chi phí vận hành có thể tăng đáng kể.

Doanh nghiệp nên tính toán tổng chi phí sở hữu (TCO) và lập kế hoạch đầu tư theo từng giai đoạn.

>>> Xem thêm: Phần mềm ERP có giá bao nhiêu?

Phụ thuộc vào nhà cung cấp khi mở rộng hệ thống

Một số doanh nghiệp không thể tự chỉnh sửa quy trình hoặc báo cáo mà phải phụ thuộc vào nhà cung cấp ERP. Điều này làm tăng thời gian xử lý và chi phí nâng cấp.

Để hạn chế rủi ro, nên lựa chọn ERP có khả năng cấu hình linh hoạt, tài liệu đầy đủ và hỗ trợ chuyển giao cho đội ngũ nội bộ.

Khó đánh giá hiệu quả đầu tư ERP

Sau khi ứng dụng ERP, nhiều doanh nghiệp chưa có tiêu chí cụ thể để đánh giá hiệu quả của hệ thống. Điều này khiến việc tối ưu và mở rộng ERP thiếu cơ sở.

Doanh nghiệp nên theo dõi các KPI như thời gian xử lý đơn hàng, vòng quay tồn kho, OEE, OTIF và chi phí vận hành để đo lường hiệu quả đầu tư (ROI).

3S ERP - Hoạch định nguồn lực & Quản trị tinh gọn

Giải pháp quản trị & hoạch định nguồn lực duy nhất tại Việt Nam tích hợp Trục kế hoạch thông minh

• Chuẩn hóa quy trình: Loại bỏ trùng lặp và các thao tác thủ công dư thừa.
• Kiểm soát chi phí: Hạn chế thất thoát, lãng phí và thắt chặt quản lý tài chính.
• Tự động hóa nghiệp vụ: Rút ngắn thời gian xử lý và tăng tốc độ vận hành.
• Tối ưu 4M: Cân đối hiệu quả nguồn lực (Con người - Máy móc - Nguyên liệu - Phương pháp).

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Lợi ích nhận được sau khi triển khai ERP thành công

Thực tế, dù có những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ERP, nhưng lợi ích mà doanh nghiệp nhận được khi triển khai ERP thành công cũng không hề nhỏ. Tiêu biểu phải nhắc đến những lợi ích thiết thực sau:

• Tối ưu hóa quy trình hoạt động, sản xuất để nâng cao hiệu suất làm việc
• Khai thác tối đa tiềm năng và giảm thiểu sự dư thừa nhân lực
• Cung cấp dịch vụ tốt hơn, giúp tăng trải nghiệm và sự hài lòng của khách hàng
• Tạo đà tăng trưởng, giúp doanh nghiệp đạt được những thành tựu lớn hơn
• Quản lý và cập nhật đầy đủ, chính xác các thông tin liên quan đến kinh doanh, sản xuất, kho, kế toán,…
• Có khả năng thích ứng khi đối mặt với những thay đổi hoặc gián đoạn của môi trường kinh doanh

Triển khai ERP thành công, doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích đáng giá

Có thể nói, thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng ERP là những vấn đề luôn tồn tại song song. Tuy nhiên, chọn lựa đúng đơn vị cung cấp ERP phù hợp sẽ giúp các doanh nghiệp phát huy lợi thế và giải quyết khó khăn một cách tối ưu trên hành trình chuyển đổi số. Quý khách hàng có thể liên hệ ITG tư vấn thông qua hotline 092.6886.855 ngay hôm nay.

Xem thêm thông tin tại:

• Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
• Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
• Website: https://itgtechnology.vn/