bài Viết

Nằm lòng bí quyết quản lý kho hàng thông minh, hiệu quả, tránh thất thoát

05/01/2022

Kho hàng là một mắt xích không thể thiếu trong chuỗi cung ứng, đảm bảo sản phẩm được giao đúng số lượng, đúng thời điểm với chi phí tối thiểu. Hàng tồn kho thường chiếm 40-50% tổng giá trị tài sản của doanh nghiệp, do đó quản lý kho hàng góp phần giảm thiểu chi phí và đảm bảo hoạt động hiệu quả của bất kỳ chuỗi cung ứng nào.

Bài viết “Nằm lòng những bí quyết để quản lý kho hàng thông minh hiệu quả, tránh thất thoát” sẽ cung cấp cho người phụ trách kho và người quản lý doanh nghiệp những thông tin hữu ích về cách bố trí kho hàng, những nguyên tắc bất biến quản lý hàng tồn kho cũng như công nghệ mới được ứng dụng trong kho hàng 4.0. Hy vọng những thông tin mà chúng tôi cung cấp sẽ giúp bạn quản lý kho hiệu quả, tránh thất thoát.

Phần I: Tổng quan về quản lý kho

1. Quản lý kho là gì? 

Quản lý kho là những hoạt động liên quan trực tiếp đến việc giám sát các hoạt động trong một nhà kho. Điều này bao gồm tiếp nhận, theo dõi và lưu trữ hàng tồn kho cũng như đào tạo nhân viên, quản lý vận chuyển, lập kế hoạch khối lượng công việc và theo dõi sự di chuyển của hàng hóa..

Kho hàng được quản lý tốt sẽ giúp cho quá trình sản xuất, kinh doanh được liên tục, giảm các loại chi phí liên quan và khiến cho việc khai thác và sử dụng kho đạt hiệu quả cao hơn.

2. Vai trò của quản lý kho trong doanh nghiệp

quản lý kho hàng

  • Tránh thất thoát hàng hóa

Hiện tượng thất thoát hàng hóa xảy ra do nhiều nguyên nhân, đó có thể là nhân viên gian lận hoặc do thất thoát do mất hàng trong kho, hoặc tổn thất do trượt giá.

Một số mặt hàng như: điện máy, thời trang là những hàng hóa nhanh bị lỗi mốt, bị thay thế hoặc trượt giá. Việc kiểm tra, đối chiếu thường xuyên lượng hàng bán ra và lượng hàng tồn kho sẽ giúp doanh nghiệp tránh được thất thoát kể trên

  • Tiết kiệm chi phí mua nguyên vật liệu, vật tư

Hàng hóa/nguyên vật liệu tồn kho lâu ngày, bị hỏng hóc, hao mòn, hết hạn sử dụng… buộc phải tiêu hủy vì không thể đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, nếu vật tư tồn kho được thống kê chặt chẽ, liên tục, lên ngân sách dự trù sát sao, thì doanh nghiệp sẽ tránh được sự lãng phí không đáng có.

  • Tiết kiệm chi phí lưu kho 

Phí lưu kho phụ thuộc vào số lượng và kích thước hàng hóa mà bạn lưu trữ. Đối với Hàng tồn kho lớn, hay các sản phẩm quá cồng kềnh, doanh nghiệp phải sử dụng nhiều thiết bị lưu kho cùng các chi phí khác như điện, nước, nhân công,… thì chi phí lưu kho sẽ tăng lên. Do vậy, cần phát hiện sớm những hàng hóa có tồn kho lớn, những hàng hóa tiêu tốn nhiều chi phí lưu kho, để có biện pháp giải phóng, lưu chuyển hàng tồn kho kịp thời, tiết kiệm được nhiều chi phí lưu kho không cần thiết.

  • Mang lại sự hài lòng cho khách hàng

Báo cáo của UPS Pulse of the Online Shopper trên 1.000 khách hàng cho biết, 44% cho rằng tốc độ giao hàng là quan trọng khi tìm kiếm và lựa chọn sản phẩm, 77% người tiêu dùng sẵn sàng trả tiền cho việc vận chuyển nhanh. Do đó có thể thấy rằng, việc quản lý tốt lượng hàng tồn kho để xây dựng kế hoạch mua hàng kịp thời sẽ giúp bạn tránh khỏi nguy cơ “cháy hàng” cung ứng hàng hóa kịp thời đúng thời gian, tránh việc chậm trễ giao hàng.

  • Tăng hiệu quả vốn lưu động

Hàng hóa trong kho – Bao gồm sản phẩm và nguyên vật liệu trong kho là một yếu tố tạo nên vốn lưu động. Vốn lưu động là dòng tiền duy trì hoạt động kinh doanh và tái đầu tư của doanh nghiệp trong ngắn hạn. Vốn lưu động đến từ nguồn vốn tự có và doanh thu của doanh nghiệp, chi cho mục đích nhập hàng, nhập nguyên vật liệu cho 1 tháng hoặc 1 quý. Thiếu vốn lưu động, doanh nghiệp sẽ bị “bất động” vì không có tiền tiếp tục kinh doanh.

Nếu việc quản lý kho hiệu quả sẽ giúp hàng hóa trong kho được lưu thông tốt, giảm được lượng vốn lưu động cho 1 tháng, 1 quý và rút ngắn thời gian quay vòng vốn. 

Để trở thành người quản lý kho giỏi bạn cần phải có những kỹ năng gì? Đón đọc Kỹ năng quản lý kho hàng bất biến mà người làm quản lý kho không thể bỏ qua để tìm ra câu trả lời.

3. Phân loại kho hàng

Trong chuỗi cung ứng hiện nay có rất nhiều loại kho hàng. Tùy vào mục đích sử dụng, đặc thù, dịch vụ cung cấp…sẽ có một số loại kho thường gặp như sau:

  • Kho kiểm soát khí hậu (Climate Controlled Warehouse)

Kho kiểm soát khí hậu thường được sử dụng để vận chuyển và lưu trữ các mặt hàng dễ hư hỏng, đa số là thực phẩm. Kho kiểm soát khí hậu sẽ chịu trách nhiệm quản lý và kiểm soát nhiệt độ, độ ẩm bảo đảm hàng hoá đến tay khách hàng đạt chất lượng theo yêu cầu. 

  • Kho tư nhân (Private Warehouse)

Trên thực tế, các kho tư nhân sẽ thuộc quyền sở hữu và quản lý của các tập đoàn bán lẻ quy mô lớn. Còn có tên gọi khách là kho bãi độc quyền, đa số đều được xây dựng và bảo trì bởi vốn đầu tư trả trước. Để thuận tiện cho hoạt động sản xuất, kho tư nhân thường được xây dựng ngay cạnh công xưởng sản xuất và chế biến thành phẩm. 

  • Kho công cộng (Public Warehouse)

Đối với các công ty và doanh nghiệp có nhu cầu lưu trữ hàng hoá trong thời gian ngắn, nhà kho công cộng sẽ là sự lựa chọn được ưu tiên hàng đầu. Đây là loại kho được yêu thích và ưu tiên hàng đầu trong hoạt động logistics bởi các doanh nghiệp có thể tận dụng kho này cho đến khi tìm được kho bổ sung mới. 

  • Kho tự động (Automated Warehouse)

Hiệu quả cao, nhanh chóng, linh động là ưu điểm của nhà kho tự động trong Logistics. Để quản lý kho tự động, người ta sẽ sử dụng phần mềm chuyên dụng để theo dõi hàng hoá, lưu trữ và tiến hành di chuyển hàng hoá. Để xếp dỡ hàng hoá trong kho, người ta sẽ sử dụng các thiết bị như xe nâng hay pallet. Đối với việc sử dụng phần mềm để quản lý, những lỗi vặt sẽ được hạn chế, khả năng vận chuyển hàng hoá sẽ linh động và nhanh chóng hơn rất nhiều. 

  • Kho ngoại quan (Bonded Warehouse)

Kho ngoại quan là một trong những kho bãi trong Logistics cực kỳ quan trọng. Kho ngoại quan sẽ thực hiện chức năng lưu trữ hàng hoá, bảo quản tạm thời đối với các lô hàng từ nước ngoài hoặc trong nước. 

  • Kho thương mại điện tử (Electronic Commerce Warehouse)

Kho thương mại điện tử có thể hiểu một cách đơn giản chính là nơi lưu trữ, bảo quản hàng hóa của bạn một cách khoa học bằng các hệ thống phần mềm chuyên nghiệp.

Với quy trình chuyên nghiệp và hệ thống phần mềm tiên tiến, các kho thương mại điện tử sẽ có khả năng xử lý việc phân loại, đóng gói hàng hóa với quy mô hàng ngàn đơn trong thời gian chỉ 01 ngày. Khách hàng chỉ cần gửi hàng cần lưu trữ cùng với thông tin mã hàng hóa và sản phẩm cho kho, tại đây hàng hóa của bạn sẽ được sắp xếp và phân loại theo từng ngành hàng một cách khoa học.

Không chỉ thế, khi có yêu cầu xuất nhập hàng hóa, kho sẽ giúp bạn thực hiện việc xuất – nhập tại kho dự trên yêu cầu mà bạn gửi, không cần bạn phải đến kiểm tra.

  • Kho CFS (Container Freight Station)

CFS trong tiếng Anh là viết tắt của cụm từ Container Freight Station là hệ thống kho bãi được sử dụng để thu gom, chia tách hàng lẻ, hay còn gọi là hàng LCL (Less than container load).

Những mặt hàng lưu trữ trong kho CFS thường bao gồm:

  • Hàng nhập khẩu chưa được làm thủ tục hải quan
  • Hàng xuất khẩu đã hoàn tất thủ tục hải quan hoặc đã đăng ký xong tờ khai hải quan, được đưa vào kho CFS để tiến hành kiểm tra thực tế.
  • Kho bảo thuế (Tax Suspension Warehouse)

Kho bảo thuế trong Logistics là nơi lưu trữ hàng hoá các lô hàng, nguyên liệu, vật tư đã được thông quan nhưng chưa hoàn thành nghĩa vụ đóng thuế. Các doanh nghiệp sản xuất hiện nay hầu như đều sở hữu kho bảo thuế. Các doanh nghiệp này chắc chắn sẽ chịu trách nhiệm trong việc phối hợp với cơ quan chức năng có thẩm quyền trong việc kiểm tra và giám sát hàng hoá lưu trữ tại kho bảo thuế.

Mời bạn đón đọc bài viết: Phân loại kho hàng trong chuỗi cung ứng để tìm hiểu sâu hơn về các loại kho hàng. 

4. Quy trình quản lý kho hàng

Quy trình quản lý kho đề ra những tiêu chuẩn, công đoạn trong quản lý kho, với mục đích tối đa công suất và hiệu quả trong việc vận hành kho của doanh nghiệp.

Theo đó, quy trình quản lý kho sẽ bao gồm các bước sau: 

quy trình quản lý kho

  • Nhập kho

Nhân viên phụ trách nhập kho sẽ phải thực hiện các công việc sau:

Bước 1: Hàng hóa đưa về kho, thủ kho kiểm kê đối chiếu với phiếu xuất hàng của nhà cung cấp và lập phiếu nhập kho. Sau đó thủ kho lưu trữ thông tin trên phần mềm hoặc sổ sách.

Bước 2: Hàng hóa tiến hành nhập kho theo vị trí  theo quy định của kho hàng, dưới sự hướng dẫn và sắp xếp của thủ kho, nhân viên kho.

Bước 3: Gắn thẻ tên, ghi nhớ vị trí lưu trữ vào sơ đồ nhà kho.

  • Xuất kho

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu xuất kho từ bộ phận bán hàng, hoặc sản xuất  (phiếu có sự phê duyệt từ Ban giám đốc hoặc người có thẩm quyền)

Bước 2: Kiểm tra tồn kho, xác định xem số lượng trong kho có đáp ứng được yêu cầu xuất kho và nếu thiếu sẽ lên kế hoạch nhập kho

Bước 4: Lập phiếu xuất kho, hóa đơn và các thủ tục giấy tờ khác

Bước 5: Thủ kho tiến hành xuất kho

Bước 6: Kế toán kho cập nhật nhật ký xuất kho, hạch toán hàng xuất, thủ kho ghi lại thẻ kho và xác định lượng tồn kho. 

  • Kiểm kê kho theo định kỳ 

Kiểm kê định kỳ là hình thức kiểm tra, đánh giá, cho kết quả chính xác về giá trị tài sản, thống kê nguồn vốn hiện có sau đó đối chiếu với các số liệu được lưu trong sổ kế toán. Quy trình kiểm kê gồm các bước:  

Bước 1: Lên kế hoạch chi tiết và phân chia công việc, người chịu trách nhiệm liên quan

Bước 2: Tiến hành kiểm kê

Bước 3: Báo cáo kết quả

Bước 4: So sánh với dữ liệu phần mềm (nếu có) hoặc sổ sách và tìm ra nguyên nhân chênh lệch.

  • Thống kê, báo cáo 

Việc thống kê, báo cáo kho sẽ cho lãnh đạo và người quản lý cái nhìn tổng quan về quy trình quản lý kho. 

Dưới đây là 1 số loại báo cáo kho cần phải có để bạn có thể đánh giá hiệu quả quản lý kho cũng như đưa ra kế hoạch nhập hàng, xả hàng kịp thời, phù hợp.

  • Sổ kho: Quản lý thông tin xuất, nhập, tồn kho
  • Báo cáo kho: Theo dõi giá trị tồn kho của kho hàng và các chi nhánh phân phối (nếu có)
  • Báo cáo vượt/dưới định mức: Xem các mặt hàng đang tồn vượt quá định mức hoặc thấp dưới định mức để có kế hoạch xả/nhập hàng phù hợp.
  • Gợi ý nhập hàng: Các mặt hàng bán chạy hoặc dưới định mức.
  • Báo cáo kiểm hàng: Quản lý số lượng hàng hoá bị thiếu hụt, hỏng hóc, lý do gây thất thoát.

Lưu ý trong quy trình quản lý kho theo ISO: Để việc kinh doanh diễn ra thuận lợi, doanh nghiệp cần phải quản lý kho hàng một cách chuyên nghiệp. Quy trình quản lý kho theo ISO đề ra những tiêu chuẩn giúp việc vận hành kho trở nên khoa học. 

Theo đó trong quá trình đóng gói bảo quản kho cần tuân theo các nguyên tắc sau:

  • Đảm bảo các sản phẩm nguyên vẹn và nếu là nguyên vật liệu cần đảm bảo không được trộn lẫn với các sản phẩm khác. 
  • Đảm bảo các điều kiện bảo quản để ngăn ngừa sự xuống cấp, hư hỏng hoặc mất mát.
  • Kho hàng cần tuân thủ các tiêu chuẩn về an toàn như phòng chống cháy nổ, tai nạn lao động. 

Phần II: Nguyên tắc sắp xếp hàng hóa trong kho

1. Nguyên tắc FIFO,  LIFO, FEFO và cách ứng dụng trong sắp xếp hàng hóa 

  • Nguyên tắc FIFO: Nhập trước – Xuất xuất trước 

FIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh First In, First Out có nghĩa là nhập trước, xuất trước. Hiểu một cách đơn giản, những hàng hóa lưu kho sẽ được xuất kho một cách tuần tự từ cũ nhất đến mới nhất. FIFO là một chiến lược quản lý kho tối ưu dành cho hàng hóa có hạn sử dụng như: bánh kẹo, sữa, thực phẩm hoặc những sản phẩm theo mốt như hàng hóa thời trang, các mặt hàng công nghệ “hot” nhưng dễ bị mất giá theo thời gian.

Bí quyết để ứng dụng nguyên tắc FIFO trong quá trình sắp xếp hàng hóa trong kho: Nhân viên kho cần xếp hàng theo chiều ưu tiên từ cửa kho tiến dần vào trong, tầng dưới trước tầng trên sau… Mỗi lô hàng cần phải được ghi thẻ kho với thông tin về loại hàng – ngày nhập – ngày xuất để tiện cho việc theo dõi nhập – xuất hàng hóa. Ô kệ hoặc kệ pallet phải được sắp xếp gọn gàng khoa học. Có thể tổ chức các lối đi dọc các dãy kệ sao cho người và các phương tiện như xe nâng, máy nâng,…có thể tiếp cận dễ dàng.

  • Nguyên tắc LIFO: Nhập sau – xuất trước

Trái ngược hoàn toàn với FIFO, LIFO là viết tắt của cụm từ tiếng Anh Last In, First Out có nghĩa là nhập sau, xuất trước. Theo đó, các mặt hàng nào mới nhập về sau sẽ là những hàng hóa đầu tiên được xuất đi. Hàng mới được ưu tiên giao bán cho các đại lý – khách hàng, hàng tồn kho sẽ là những hàng cũ đã lưu trữ từ lâu.

LIFO là phương pháp lưu trữ, xuất nhập hàng hóa chỉ áp dụng đối với các mặt hàng không bị giới hạn về thời gian sử dụng. Than đá, cát, gạch, thép, nhựa, gỗ, các vật liệu xây dựng…là những sản phẩm điển hình ví dụ cho loại hình LIFO, đặc biệt là trong giai đoạn lạm phát cao như hiện nay. 

Nguyên tắc để sắp xếp kho theo LIFO đó là: Hàng hóa nhập kho trước sẽ được xếp vào phía sau, hàng hóa nhập sau sẽ xếp phía trước để tiện nhập và xuất kho.

so sánh nguyên tắc lifo và fifo trong quản lý kho

Sự khác biệt của nguyên tắc ứng dụng FIFO VÀ LIFO trong nhập – xuất kho

  • Nguyên tắc FEFO – Hàng hết hạn xuất trước

FEFO là từ viết tắt của First Expired First Out – Cụ thể, FEFO là khái niệm được dùng để mô tả cách quản lý và luân chuyển sản phẩm trong kho: các sản phẩm dễ hỏng hoặc sắp hết hạn sử dụng sẽ được xuất kho trước, tránh tình trạng hết hạn sử dụng, gây thiệt hại cho doanh nghiệp và cho người tiêu dùng. 

Để ứng dụng nguyên tắc FEFO cần ưu tiên sắp xếp các sản phẩm có hạn sử dụng gần ở phía bên ngoài để xuất bán trước, các sản phẩm có hạn dùng lâu hơn sẽ sắp xếp vào trong để xuất sau.

Trong quá trình rà soát hàng tồn kho nên lưu ý những mặt hàng đã lưu kho lâu. Sắp xếp chúng ra thành một khu vực riêng để ưu tiên xuất đi trước hoặc có phương án để giải quyết số lượng hàng tồn kho trong thời gian quá lâu. Chẳng hạn như đưa ra các chương trình khuyến mãi giảm giá, tặng kèm sản phẩm,…

Bạn đọc có thể tham khảo bài viết Nguyên tắc FIFO, LIFO, FEFO trong sắp xếp và quản lý hàng hóa để tìm hiểu sâu hơn về những ưu và nhược điểm, cách sắp xếp ứng dụng trong sắp xếp kho như thế nào cho hiệu quả.

2. Sắp xếp kho theo SKU để dễ tìm, dễ lấy

SKU viết tắt của Stock Keeping Unit là mã hàng hóa bao gồm một chuỗi ký tự (số hoặc chữ) dùng để đánh dấu vị trí các mặt hàng hóa được lưu trữ trong nhà kho. Khi nhìn mã SKU, bạn sẽ nhanh chóng nhìn ra khu vực lưu trữ hàng hóa.

Chẳng hạn: Với sản phẩm giày lưu ở khu B, dãy 2, tầng 05, ô 15, màu xanh, size 36, mã SKU gợi ý là B20515XA36. Đây là cách sắp xếp kho hàng có thể nói là bắt buộc. Quy cách đặt mã SKU sẽ tùy thuộc vào từng đơn vị, doanh nghiệp đưa ra sao cho hợp lý, dễ hiểu, dễ nhận diện.

nguyên tắc SKU trong quản lý kho

Ví dụ về đặt tên mã hàng hóa theo nguyên tắc SKU

3. Sắp xếp kho theo tiêu chuẩn 5S 

Ứng dụng 5S trong quản lý kho sẽ giúp nhà kho ngăn nắp và có tổ chức từ đó cải tiến năng suất, chất lượng công việc. 5S là viết tắt của:

  • Seiri (整理) – Sàng lọc
  • Seiton (整頓) –  Sắp xếp
  • Seiso (清掃) –  Sạch sẽ
  • Seiketsu (清潔) – Săn sóc
  • Shitsuke (躾) – Sẵn sàng

Nguyên tắc ứng dụng tiêu chuẩn 5S trong sắp xếp kho hàng như sau:  

ứng dụng 5s trong quản ký kho

  • Sort (Sàng lọc)

Cần phân loại, sắp xếp kho theo đối tượng, mục đích và tần suất sử dụng, những mặt hàng thường sử dụng sẽ được ưu tiên để ở ngoài cùng, những đồ vật từ nặng cho đến nhẹ sẽ được xếp theo trình tự từ dưới lên.

  • Set (Sắp xếp)

Nguyên lý hoạt động của Set là chúng ta đặt mọi thứ ở những nơi dễ tìm đồng thời sử dụng những công cụ như bảng hiệu, giấy ghi chú và dán nhãn lên các sản phẩm.

  • Shine (Sạch sẽ)

Không gian sạch sẽ, mọi thứ trong kho được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng đúng chỗ sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong việc tìm kiếm cũng như lấy ra.

  • Standardize (Săn sóc)

Săn sóc được hiểu là duy trì và kế thừa các bước trên. Ở bước này mọi thứ đều phải đảm bảo tối ưu, đơn giản và dễ hiểu nhất trước khi sản phẩm tới tay người tiêu dùng.

Việc đầu tiên cần làm đó chính là đặt ra những mục tiêu và mong muốn tại nơi làm việc và lập danh sách những thứ cần có và những việc cần làm trong một khoảng thời gian cố định sẽ khiến mọi người chủ động hơn, ứng phó kịp thời nếu có vấn đề xảy ra.

  • Sustain (Sẵn sàng)

Việc duy trì và cải tiến nhà kho nơi áp dụng quy tắc 5S trong vận hành kho hàng luôn phải được thực hiện theo chu kỳ. Nguyên lý hoạt động của Sustain: Sắp xếp kho theo 5S không phải là phương pháp quản lý kho hàng chỉ áp dụng một lần rồi thôi mà nó đòi hỏi sự kiên trì, khả năng ứng phó và chấp nhận những thay đổi nhằm đi đến mục đích cuối cùng.

Phần III: Bí quyết quản lý hàng tồn kho

1. Giảm tồn kho tối đa với nguyên tắc JIT

JIT là viết tắt của Just – In – Time có nghĩa là “Đúng sản phẩm – Đúng số lượng – Đúng nơi – Đúng thời điểm cần thiết”.

Trong quá trình sản xuất hay cung ứng dịch vụ, mỗi công đoạn của quy trình sản xuất sẽ được hoạch định để làm ra một số lượng bán thành phẩm, thành phẩm đúng bằng số lượng mà công đoạn sản xuất tiếp theo sẽ cần tới.Và như vậy, hệ thống chỉ sản xuất ra những cái mà khách hàng muốn.

JIT còn được áp dụng trong cả suốt quy trình từ sản xuất cho đến bán hàng. Số lượng hàng bán và luồng hàng điều động sẽ gần khớp với số lượng hàng sản xuất ra, tránh tồn đọng vốn và tồn kho hàng không cần thiết. Có những công ty đã có lượng hàng tồn gần như bằng không. JIT áp  dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.

Ứng dụng JIT góp phần giảm thiểu hàng tồn kho, giảm lãng phí thông qua việc đáp ứng đúng, đủ nhu cầu của khách hàng về sản phẩm, chủng loại, số lượng.

Để áp dụng JIT trong quản lý tồn kho bạn cần: 

  • Xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp đầu vào
  • Áp dụng hiệu quả nhất đối với doanh nghiệp có hoạt động sản xuất có tính chất lặp đi lặp lại.

Nhược điểm của JIT là:

  • Cạnh tranh khốc liệt, nhiều sản phẩm thay thế có tích năng khác biệt. Khách hàng từ bỏ thói quen sử dụng sản phẩm cũ truyền thống.
  • Chi phí chuyển đổi dây chuyền thiết bị cho sản phẩm mới quá lớn làm tăng giá thành sản phẩm và làm chậm thời gian đưa sản phẩm ra thị trường.

Trong quản lý hàng tồn kho, có nhiều mô hình và phương pháp khác nhau được doanh nghiệp triển khai tùy vào đặc thù từng đơn vị. Tham khảo ngay bài viết So sánh mô hình quản lý hàng tồn kho EOQ, POQ, QDM.

2. Ứng dụng hệ thống Push và Pull System trong quản lý hàng tồn kho

Trong sản xuất, các doanh nghiệp thường có xu hướng dựa trên khảo sát thị trường rồi dự đoán sản lượng, sau đó mới tiến hành sản xuất, rồi đẩy ra thị trường tiêu thụ. Khi thị trường gặp biến động hoặc đi xuống, tồn kho sẽ trở thành bài toán nan giải của doanh nghiệp, khiến sụt giảm lợi nhuận, gây ảnh hưởng với toàn bộ chuỗi cung ứng của doanh nghiệp

Trước bài toán trên, các nhà quản trị sản xuất đưa ra chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho, bao gồm:

  • Hệ thống đẩy (Push System): Cần làm tốt khâu dự báo, để có số lượng sản xuất khớp với lượng tiêu thụ. Đồng thời phải có hệ thống tiêu thụ tốt để làm ra hao biêu tiêu thụ hết bấy nhiêu.
  • Hệ thống kéo (Pull system): Ngưng việc sản xuất hàng loạt, từ đó chắc chắn sẽ hạn chế tối đa lượng hàng tồn kho. 

chiến lược push and pull trong quản lý kho hàng

Chiến lược Push và Pull System để giảm thiểu hàng tồn kho

Ngoài JIT thì Push System và Pull System là hai phương pháp hỗ trợ quản lý hàng tồn kho hiệu quả mà người quản lý kho có thể cân nhắc ứng dụng. 

3. Cách kiểm soát Bullwhip Effect trong quản lý hàng tồn kho

Bullwhip Effect hay còn gọi là hiệu ứng chiếc roi da phản ánh hiện tượng chênh lệch giữa số lượng sản phẩm sản xuất ra so với nhu cầu thực tế.

Hiện tượng này mô phỏng theo hình ảnh thực tế của chiếc roi da, chỉ một lượng dao động nhỏ ở gốc cây roi, sẽ gây ra lượng dao động lớn ở cuối chiếc roi.

Hiệu ứng Bullwhip là hiện tượng thông tin về nhu cầu thị trường cho một sản phẩm bị bóp méo hay khuếch đại lên qua các khâu chuỗi cung ứng, dẫn đến sự dư thừa tồn kho, ảnh hưởng đến chính sách giá và tạo ra phản ánh không chính xác trong nhu cầu thị trường. 

bullwhip-effect trong quản lý kho

Chi tiết về hiệu ứng Bullwhip Effect 

Tuy nhiên, sau khi phân tích hiệu ứng bullwhip và thực hiện các bước cải tiến, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm lượng hàng tồn kho khoảng 10 đến 30% và có thể đạt được mức giảm 15 đến 35% trong các trường hợp hết hàng và bỏ lỡ đơn đặt hàng của khách hàng

Một số cách để kiểm soát Bullwhip Effect 

  • Chấp nhận và hiểu hiệu ứng Bullwhip
  • Quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho ngoài thị trường
  • Hợp tác và chia sẻ thông tin giữa các đối tác trong chuỗi cung ứng
  • Quản lý chặt chẽ số lượng hàng tồn kho ngoài thị trường
  • Ứng dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi tồn kho theo thời gian thực

Để tìm hiểu sâu hơn về cách kiểm soát Bullwhip Effect mời bạn đón đọc Quản lý hàng tồn kho – Cách kiểm soát Bullwhip Effect.

Quản lý tồn kho chính xác với QR code/ Barcode

Các doanh nghiệp sản xuất có hệ thống kho hàng với nhiều mã sản phẩm thì việc quản lý là vô cùng khó khăn với rất nhiều thông tin như: mã hóa sản phẩm, tên sản phẩm, lô sản xuất, quy trình sản xuất, số lượng sản phẩm/ lô, ngày sản xuất. Khi các doanh nghiệp sử dụng việc quản lý kho bằng QR Code/barcode thì các thông tin này sẽ được tự động mã hóa, người sản xuất sẽ in ra để dán lên sản phẩm khi xuất kho. Và đương nhiên mã QR code đó đã bao hàm tất cả thông tin về sản phẩm. Mã QR code hoặc Barcode có thể được đọc bởi một máy đọc mã vạch hoặc smartphone có chức năng chụp ảnh với ứng dụng chuyên biệt để quét mã vạch.​​

Như vậy, khi xuất kho hoặc nhập kho hàng hóa, nhân viên chỉ cần quét mã QR Code/Barcode bằng các thiết bị chuyên dụng thì mọi thông tin sẽ được hiển thị. Đồng thời hệ thống cũng sẽ ghi nhận và tự động tạo phiếu xuất, nhập kho, với tất cả các thông tin về sản phẩm. Như vậy, mọi công việc và quy trình sẽ đơn giản hơn rất nhiều.

Việc quản lý này không chỉ được áp dụng khi xuất hoặc nhập kho mà trong công tác kiểm kho cũng phát huy hiệu quả.

Quản lý kho bằng QR code/barcode là phương pháp quản lý kho hàng thông minh, hiện đại giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm yếu trong quản lý kho theo cách truyền thống. Bên cạnh đó, việc sử dụng quản lý kho bằng QR Code/barcode cũng giúp cho doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí, thời gian, cũng như nhân sự cho doanh nghiệp nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả quản lý kho đạt như mong đợi.

Bạn có biết: Quản lý kho bằng QR code/ Barcode là phương pháp giúp giảm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho với độ chính xác rất cao. 

Phần IV: Phần mềm quản lý kho WMS: Nâng cao hiệu quả cho người quản lý

1. WMS là gì?

WMS là viết tắt của Warehouse Management System có nghĩa là hệ thống quản lý kho hàng, được thiết kế để tối ưu việc quản lý kho hàng. Hệ thống WMS giúp bạn nắm bắt hàng tồn kho một cách chi tiết theo thời gian thực, điều này cải thiện đáng kể năng suất làm việc của nhân viên và khả năng dự báo nhu cầu và quy trình thực hiện đơn hàng trong nhà kho.

Bên cạnh đó, WMS cũng đóng vai trò quan trọng trong việc loại bỏ các quy trình thủ công và phỏng đoán, thay vào đó là việc số hóa quy trình quản lý kho, cung cấp thông tin nhanh chính xác hơn về những gì đang diễn ra bên trong nhà kho mà không cần tiến hành kiểm tra kho liên tục. Thông tin này giúp các nhà quản lý kho hàng xác định các vấn đề cần cải thiện và theo dõi tiến độ để thúc đẩy tối ưu hóa trong toàn bộ chuỗi cung ứng, từ thời điểm hàng tồn kho cập bến tải đến khi hàng tồn kho được vận chuyển đến điểm đến tiếp theo.

2. Đâu là phần mềm quản lý kho hiệu quả cho doanh nghiệp?

Phần mềm quản lý kho thông minh 3S iWAREHOUSE được phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị có hơn 15 năm kinh nghiệm cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp cho nhiều doanh nghiệp lớn tại Việt Nam và doanh nghiệp FDI. 

Hệ thống 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành kho 4.0 giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các quy trình, tiết kiệm 80% thời gian nhập, xuất, kiểm kê kho, hạn chế tối đa tình trạng thất thoát trong quá trình xuất nhập kho. Ứng dụng 3S iWAREHOUSE giúp doanh nghiệp có được cái nhìn tổng quát về tình hình và hoạt động của kho hàng trong thời gian thực; kiểm soát nhân viên kho; hỗ trợ việc lập kế hoạch mua hàng cho nhà quản trị. Phần mềm 3S iWAREHOUSE khi được cài đặt trên máy Handy Terminal – loại máy quét mã nhỏ gọn cầm tay sẽ giúp tự động nhập/xuất/kiểm kê kho chỉ với một thao tác quét mã QR code.

Một số những ưu điểm nổi bật của hệ thống  3S iWAREHOUSE:

  • Tự động tạo phiếu nhập/ xuất kho với 1 thao tác quét QR code/ barcode
  • Thiết lập layout kho giúp quản lý kho theo vị trí của sản phẩm trong kho từ đó tiết kiệm thời gian tìm kiếm trong kho.
  • Phần mềm cho phép quản lý hàng hoá theo nguyên tắc FIFO, LIFO
  • Cho phép kiểm kê kho chỉ với 1 thao tác scan mã QR Code/ Bar Code
  • Hệ thống cung cấp báo cáo/phân tích theo nhiều chiều thông tin cho lãnh đạo/ quản lý.

phần mềm quản lý kho thông minh

Trải nghiệm phần mềm 3S iWAREHOUSE là giải pháp vận hành  kho 4.0 được ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp lớn

Phần V: Khám phá những công nghệ mới ứng dụng trong kho 4.0

1. Xe tự hành AGV

Xe tự hành AGV tên tiếng anh là Automation Guided Vehicle là một robot vận chuyển hàng hóa tự động đã và đang được ứng dụng trong hầu hết các nhà máy thông minh, hệ thống logistic trên toàn thế giới. 

Tính năng vượt trội của xe tự hành AGV có thể kể đến là:

  • Có thể di chuyển đến mọi vị trí trong nhà máy một cách chính xác nhờ vào hệ thống băng từ dẫn đường. 
  • Khả năng tải trọng lên đến 3.000kg
  • Cho phép hoạt động liên tục, 24 giờ/ngày nhờ tính năng sạc không dây
  • Khả năng dừng hoặc tạm dừng tại các điểm hoặc trạm được lập trình sẵn
  • Có thể sạc pin tự động khi về trạm đích 
  • Khi gặp phải chướng ngại vật, AGV sẽ tạm dừng và phát ra cảnh báo (có thể là đèn nháy hoặc chuông).

Ứng dụng của AGV đối với kho hàng:Xe tự hành AGV được thiết kế với chức năng để vận chuyển pallet, thùng hàng trong kho một cách tự động, không cần sự can thiệp của con người. So với các phương pháp vận chuyển truyền thống thì giải pháp AGV đem lại rất nhiều hiệu quả như:

  • Giảm thiểu đáng kể chi phí lao động
  • Tính an toàn trong vận chuyển đồ trong kho hàng (đặc biệt là những vật cồng kềnh, nặng) được nâng cao
  • Tăng năng suất, độ chính xác trong vận hành

xe tự hành AGV ứng dụng trong quản lý kho

AGV có thể vận chuyển hàng hóa đến đúng địa điểm một cách an toàn

Bạn có thể tìm hiểu sâu hơn về cách hoạt động của AGV trong kho hàng tại đây.

2. Hệ thống lưu kho và truy xuất tự động AS/RS

Thuật ngữ AS-RS là viết tắt của từ Automated Storage and Retrieval Systems có nghĩa là hệ thống lưu kho và truy xuất tự động. Kệ kho chứa hàng AS-RS bao gồm 1 hệ thống khung giàn (racking) kết cấu cứng vững kết hợp với 1 hệ thống crane tự động để nhập, xuất hàng. Điểm đặc biệt của AS-RS là hệ thống được thiết kế rất cao (có thể lên tới 40m), tận dụng tối đa chiều cao kho và khả năng nâng hạ của cần trục.

Nếu được thiết kế thêm hệ thống băng tải vận chuyển tự động thì AS-RS hoàn toàn không cần có sự xuất hiện của con người để thao tác trong kho. Kho pallet tự động cực kì phù hợp trong những kho lạnh, kho đông, kho thủy hải sản, bia, nước giải khát…Nơi mà các sản phẩm được bảo quản ở điều kiện nhiệt độ âm sâu, không an toàn với con người.

hệ thống lưu kho và truy xuất nguồn gốc trong quản lý kho

3. Robot cộng tác

Robot cộng tác hay còn gọi là cobots, là những robot được thiết kế để làm việc song song với con người tại nhà máy hoặc kho hàng một cách hiệu quả, giảm thiểu những nhiệm vụ khó khăn hoặc lặp đi lặp lại của con người.

Thông thường, ở các kho hàng truyền thống, hàng hóa chuyển đến kho thường được tiến hành đóng gói và sắp xếp lên pallet để giao hàng. Tùy vào đặc tính của sản phẩm, to hay nhỏ, nặng hay nhẹ, có dễ vỡ hay không mà hai nhiệm vụ này sẽ có những yêu cầu kèm theo. Nhưng nhìn chung, nhiệm vụ đóng gói và bốc xếp hàng lên xuống pallet có điểm đặc thù là lặp đi lặp lại, gây nhàm chán cho người công nhân kho và không tận dụng được sức lao động của con người trong những nhiệm vụ đòi hỏi yêu cầu cao hơn. 

Đây cũng là lý do các doanh nghiệp hiện nay cân nhắc đến việc ứng dụng robot cộng tác vào nhiệm vụ này. Robot cộng tác sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng hoặc cất hàng theo các lệnh / đơn hàng trong các nhà kho.

robot cộng tác trong quản lý kho hàng

Cobot sẽ thay thế con người trong lấy hàng lấy hàng, đóng gói, vận chuyển hàng trong kho

Ứng dụng robot cộng tác giúp tiết kiệm đáng kể công sức, nhân công trong kho hàng, để tìm hiểu sâu hơn về ứng dụng của cobot, mời bạn đọc đón đọc bài viết tại đây.

Phần VI: Tài liệu quản lý kho hàng

ebook quản lý kho hiệu quả

Theo số liệu khảo sát mới nhất, 12% doanh thu của các doanh nghiệp bị mất đi do bị thất thoát hàng hóa. Có khá nhiều nguyên nhân dẫn đến tình trạng này mà yếu tố chủ yếu nằm ở quản lý kho hàng không hiệu quả.

Là đơn vị trực tiếp tư vấn và triển khai phần mềm cho hơn 1.000 doanh nghiệp tại Việt Nam bao gồm cả doanh nghiệp Việt ở mọi quy mô và các doanh nghiệp lớn. ITG Technology thấu hiểu rằng ở vị trí chủ doanh nghiệp, bạn có rất nhiều điều cân nhắc và lo lắng về:

  • Áp dụng phương thức quản lý kho như thế nào?
  • Làm thế nào để quản lý nhân viên kho hiệu quả?
  • Nên đầu tư công nghệ gì cho việc quản lý kho?
  • Chi phí đầu tư nào thì hợp lý?

Thấu hiểu những lo lắng này, ITG Technology đã biên soạn cuốn ebook với chủ đề: “Cẩm nang quản trị kho hàng hiệu quả”

Cuốn ebook bao gồm 31 trang được trình bày kết hợp với những hình ảnh trực quan sinh động sẽ mang đến cho bạn những kiến thức phục vụ công tác quản trị kho một cách hiệu quả. Bạn có thể tìm thấy trong cuốn ebook:

  • Những phương pháp quy hoạch kho, sắp xếp kho hàng khoa học, dễ thấy – dễ lấy
  • Cách kiểm kê được hàng hóa nhanh chóng
  • Thiết lập được quy trình nhập – xuất kho một cách khoa học
  • Các phương pháp quản trị kho để hạn chế những tổn thất thấp nhất
  • Những ứng dụng công nghệ để giảm ⅓ thời gian trong hoạt động nhập, xuất, kiểm kê kho
  • Câu chuyện ứng dụng công nghệ vào quản lý kho từ những doanh nghiệp lớn

Hy vọng cuốn ebook này sẽ là một cánh tay đắc lực hỗ trợ bạn để quản lý kho hiệu quả. Để tải tài liệu, bạn hãy điền thông tin vào form bên dưới. Chúng tôi sẽ sẽ gửi tài liệu tới bạn qua email. 

ĐĂNG KÝ NHẬN EBOOK: CẨM NANG QUẢN LÝ KHO HÀNG HIỆU QUẢ

    5/5 - (1 bình chọn)

    5/5 - (1 bình chọn)
    Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
    Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

      Bạn muốn chuyên gia tư vấn nhanh?
      Bạn đang tìm hiểu về các giải pháp chuyển đổi số và muốn chuyên gia tư vấn trực tiếp tức thì? Đừng ngại ngần kết nối với chúng tôi để được hỗ trợ giải pháp nhanh chóng

        Phone Gọi ngay
        zalo chat Zalo chat
        Facebook chat Facebook chat