Quản trị tài chính doanh nghiệp: Nguyên tắc, chức năng và quy trình ứng dụng thực tiễn

Quản trị tài chính doanh nghiệp đóng vai trò quan trọng quyết định sự thành bại của mọi tổ chức. Bài viết này sẽ cung cấp cái nhìn toàn diện về hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp, từ những khái niệm cơ bản, đặc điểm, chức năng đến các quy trình ứng dụng thực tiễn.

Quản trị tài chính doanh nghiệp là gì?

Quản trị tài chính doanh nghiệp là hoạt động lên kế hoạch, tổ chức, điều phối và kiểm soát các nguồn lực tài chính (tiền mặt, nợ và tín dụng, quỹ đầu tư, chi phí nguyên vật liệu, chi phí lương nhân viên…) để đạt được các mục tiêu kinh doanh đã đề ra và tối ưu hóa lợi nhuận.

Quản trị tài chính doanh nghiệp là hoạt động quan trọng giúp duy trì sự ổn định của tổ chức

Bản chất của quản trị tài chính doanh nghiệp là cân bằng giữa rủi ro và lợi nhuận, đồng thời đảm bảo tính thanh khoản và khả năng sinh lời cho tổ chức. Chính bởi vậy, quản trị tài chính hiệu quả không chỉ góp phần duy trì hoạt động sán xuất, kinh doanh mà còn là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp phát triển bền vững, linh hoạt trong môi trường biến động.

Có thể bạn quan tâm: Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả?

Mục tiêu của quản trị tài chính doanh nghiệp

Mục tiêu quản trị tài chính doanh nghiệp được chia thành hai nhóm chính: mục tiêu dài hạn và mục tiêu ngắn hạn, mỗi nhóm đều có ý nghĩa quan trọng trong việc định hướng hoạt động kinh doanh.

Mục tiêu ngắn hạn

Các mục tiêu quản trị ngắn hạn được đặt ra nhằm giúp doanh nghiệp kiểm soát tất cả các nguồn thu – chi và duy trì hoạt động kinh doanh trong thời gian dài. Doanh nhiệp đáp ứng tốt mục tiêu quản trị tài chính ngắn hạn có thể chi trả mọi khoản chi tiêu và đầu tư khi cần thiết, đồng thời thực hiện nghĩa vụ thanh toán lương nhân viên kịp thời.

Song song đó, quản trị tài chính doanh nghiệp ngắn hạn cũng phải đảm bảo việc kiểm soát chi tiêu theo đúng kế hoạch đã được thiết lập cho từng giai đoạn. Điều này giúp tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực và giảm thiểu tối đa rủi ro tài chính cho doanh nghiệp.

Mục tiêu dài hạn

Mục tiêu quan trọng nhất của quản trị tài chính doanh nghiệp dài hạn là đảm bảo sự phát triển lâu dài và bền vững cho tổ chức. Điều này bao hàm nhiều nhiều hoạt động trọng yếu như: Tối ưu hóa nguồn vốn, củng cố sức mạnh tài chính, gia tăng giá trị cổ phiếu và nâng cao lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.

Chức năng của quản trị tài chính doanh nghiệp

Chức năng của quản trị tài chính doanh nghiệp bao gồm nhiều hoạt động quan trọng, mỗi hoạt động đều đóng góp vào việc tối ưu hóa hiệu quả sử dụng nguồn lực tài chính.

Các chức năng chính trong hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp

Dự toán nhu cầu chi tiêu

Dự toán nhu cầu chi tiêu bao gồm 2 hoạt động chính là: Phân tích các khoản chi phí cần thiết cho hoạt động kinh doanh và dự báo nhu cầu đầu tư cho việc mở rộng sản xuất kinh doanh, nâng cấp công nghệ hoặc phát triển sản phẩm mới.

Thông thường, bộ phận quản lý tài chính doanh nghiệp sẽ dựa vào dữ liệu được các phòng ban khác cung cấp (sản xuất, mua hàng, kinh doanh, marketing…) để lập kế hoạch thu chi, chủ động phân bổ ngân sách phù hợp, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc lãng phí vốn.

Xác định thành phần vốn

Cơ cấu vốn bao gồm hai thành phần chính là vốn vay và vốn chủ sở hữu. Nhiệm vụ của quản trị tài chính doanh nghiệp là xây dựng tỷ lệ phù hợp giữa hai thành phần này để giảm thiểu tối đa rủi ro tài chính của doanh nghiệp và tăng tính hấp dẫn với nhà đầu tư.

Ví dụ, nếu tỷ lệ vay quá cao, doanh nghiệp dễ gặp áp lực trả nợ và rủi ro tài chính. Nếu quá phụ thuộc vốn chủ sở hữu, doanh nghiệp có thể bị hạn chế khả năng tăng trưởng nhanh.

Lựa chọn kênh huy động vốn

Một trong những chức năng của quản trị tài chính doanh nghiệp là quyết định kênh huy động vốn: Vay ngân hàng, phát hành trái phiếu, cổ phần hóa hay gọi vốn mạo hiểm… Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng cần theo dõi chi phí sử dụng vốn (WACC), đảm bảo hiệu suất đầu tư cao hơn chi phí huy động vốn.

Đầu tư vốn

Quyết định đầu tư vốn ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng sinh lời và sự phát triển của doanh nghiệp. Sau khi đã lựa chọn được nguồn vốn phù hợp, bộ phận quản trị tài chính doanh nghiệp cần phân bổ vốn hợp lý vào các hạng mục như: Nâng cấp thiết bị, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường… 

Việc lựa chọn đầu tư sẽ được quyết định dựa trên đánh giá về tỷ suất hoàn vốn (ROI), thời gian thu hồi vốn (payback period), dòng tiền chiết khấu (NPV) để lựa chọn phương án đầu tư hiệu quả nhất.

Loại bỏ thặng dư

Những nguồn lực dư thừa, tài sản kém sinh lời hoặc chi phí không cần thiết cần được loại bỏ để giải phóng nguồn vốn, giúp doanh nghiệp đầu tư vào các dự án có tiềm năng sinh lời cao hơn.

Ngoài ra, doanh nghiệp có thể thực hiện tái cấu trúc tài sản, loại bỏ tồn kho dư thừa hoặc cắt giảm chi phí không tạo giá trị để nâng cao sức khỏe tài chính.

Quản lý tiền mặt

Quản lý tiền mặt là chức năng trọng yếu trong quản trị tài chính. Các khoản chi tiêu tiền mặt của một tổ chức thường rất đa dạng như: chi phí điện – nước, chi phí tổ chức các hoạt động nội bộ, chi phí quảng cáo, in ấn,…

Bộ phận quản trị tài chính có trách nhiệm giám sát và kiểm soát chặt chẽ các khoản chi này, đảm bảo duy trì dòng tiền ổn định và cung cấp cơ sở dữ liệu quan trọng để nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định, chiến lược kinh doanh phù hợp với tình hình tài chính hiện tại của doanh nghiệp.

Kiểm soát tài chính

Chức năng kiểm soát tài chính bao gồm các công việc như: Kiểm tra việc sử dụng ngân sách, đo lường hiệu quả đầu tư và cảnh báo sớm các dấu hiệu rủi ro. Các hệ thống kiểm soát tài chính hiện đại thường tích hợp dashboard theo thời gian thực, cảnh báo tự động khi vượt hạn mức hoặc có dấu hiệu thất thoát.

Đặc điểm của quản trị tài chính doanh nghiệp

Quản trị tài chính doanh nghiệp là một hoạt động phức tạp và có tính đa chiều, được thể hiện rõ nét thông qua các đặc điểm sau:

• Tính hệ thống: Quản trị tài chính không hoạt động độc lập mà có liên kết chặt chẽ với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp. Mọi quyết định tài chính đều ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất, kinh doanh, marketing và nhân sự…
• Tính định lượng cao: Hầu hết các quyết định trong quản trị tài chính đều dựa trên số liệu cụ thể. Vì vậy, việc ứng dụng các công cụ phân tích dữ liệu tài chính sẽ giúp nhà quản trị đưa ra những quyết định chính xác và có cơ sở khoa học hơn.
• Tính rủi ro: Mọi quyết định tài chính đều đi kèm với rủi ro. Để quản trị tài chính hiệu quả, doanh nghiệp cần có khả năng cân bằng giữa rủi ro và lợi nhuận, đồng thời xây dựng các biện pháp phòng ngừa và giảm thiểu rủi ro phù hợp.
• Thay đổi theo thời gian: Giá trị của tiền tệ thay đổi theo thời gian do lạm phát và chi phí cơ hội. Do đó, mọi quyết định liên quan đến tài chính của doanh nghiệp đều phải tính đến yếu tố thời gian và giá trị hiện tại của các dòng tiền tương lai.

7 nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp

Dưới đây là các nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp tạo nên khung lý thuyết vững chắc cho mọi quyết định tài chính:

7 nguyên tắc quản trị tài chính doanh nghiệp

• Nguyên tắc sinh lời: Mọi hoạt động quản trị tài chính doanh nghiệp đều phải hướng đến việc tạo ra giá trị và tăng lợi nhuận, không chỉ ngắn hạn mà cả dài hạn.

• Nguyên tắc cân bằng rủi ro và lợi nhuận: Nguyên tắc này yêu cầu doanh nghiệp phải có hệ thống đánh giá rủi ro hoàn chỉnh, không vì theo đuổi lợi nhuận cao mà bỏ qua những rủi ro tiềm ẩn. Mọi quyết định đầu tư đều phải cân nhắc kỹ lưỡng giữa mức độ rủi ro có thể chấp nhận và lợi nhuận kỳ vọng.
• Nguyên tắc thanh khoản: Doanh nghiệp phải có khả năng chuyển tài sản thành tiền mặt nhanh chóng để thanh toán các khoản nợ khi đến hạn và đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần cân bằng giữa tính thanh khoản và khả năng sinh lời vì tiền mặt thường có lợi suất thấp.
• Nguyên tắc tuân thủ pháp luật: Mọi hoạt động tài chính phải tuân thủ luật thuế, luật doanh nghiệp và các quy định liên quan để tránh rủi ro pháp lý không mong muốn.
• Nguyên tắc sử dụng vốn hiệu quả: Nguồn vốn cần được sử dụng hiệu quả để tạo ra lợi nhuận cao nhất. Để làm được điều này, doanh nghiệp cần theo dõi chặt chẽ việc sử dụng vốn và lên kế hoạch tài chính hợp lý.
• Nguyên tắc minh bạch: Doanh nghiệp cần cung cấp các báo cáo tài chính minh bạch, trung thực đến cổ đông, nhà đầu tư và các bên liên quan khác để nâng cao mức độ uy tín trong mắt khách hàng và đối tác làm ăn.
• Nguyên tắc trách nhiệm: Phân chia rõ trách nhiệm tài chính cho từng cá nhân, nhóm/phòng ban cụ thể, giúp việc quản trị tài chính được hiệu quả hơn.

Các mức độ quản trị tài chính doanh nghiệp

Quản trị tài chính doanh nghiệp được thực hiện ở ba mức độ khác nhau, mỗi mức có vai trò và trách nhiệm riêng:

Quản trị tài chính cơ bản: Vai trò quản trị tài chính doanh nghiệp ở mức độ này mới chỉ dừng ở việc quản lý các ghi chép, hóa đơn, báo cáo thuế. Doanh nghiệp thường sử dụng các công cụ thủ công như Excel để thực hiện công việc này.

Quản trị tài chính nâng cao: Doanh nghiệp có bộ phận quản trị tài chính riêng biệt, thường sử dụng các phần mềm quản trị tài chính – kế toán hay phần mềm ERP để tổng hợp và lập các báo cáo tài chính nhanh chóng, có khả năng phân tích tài chính chuyên sâu để kiểm soát hiệu quả sử dụng vốn và giảm rủi ro tài chính.

Quản trị tài chính chuyên sâu: Đây là mức quản trị tài chính cao nhất. Doanh nghiệp thường sử dụng các công nghệ 4.0 hiện đại (Big Data, Blockchain…) để xử lý dữ liệu lớn. Toàn bộ thông tin tài chính của các bộ phận, cơ sở, chi nhánh đều được lưu trữ trên một nền tảng đồng bộ. Doanh nghiệp đạt đến mức độ quản trị này cần có đội ngũ chuyên gia tài chính mạnh, ứng dụng công nghệ vào hoạt động quản trị để ra quyết định chiến lược đúng đắn.

Xem thêm: 8 Lợi ích nổi bật của phần mềm ERP trong quản trị doanh nghiệp

Các công cụ thường được sử dụng trong quản trị tài chính doanh nghiệp

Phần mềm ERP

Phần mềm ERP là giải pháp toàn diện cho phép doanh nghiệp theo dõi và quản lý hoạt động tài chính của tất cả các bộ phận, phòng ban một hệ thống duy nhất. Dữ liệu được quản lý tập trung giúp bộ phận tài chính tiết kiệm thời gian thu thập và nhập liệu thủ công, đồng thời hạn chế rủi ro sai sót.

Bên cạnh đó, phần mềm cũng cung cấp các báo cáo tài chính minh bạch, chính xác, giúp nhà quản lý có cái nhìn toàn cảnh về hoạt động tài chính của doanh nghiệp, hỗ trợ cho việc ra quyết định.

Nếu doanh nghiệp bạn đang tìm kiếm giải pháp ERP có khả năng quản trị tài chính hiệu quả, 3S ERP chính là lựa chọn tối ưu. Phần mềm được nghiên cứu và phát triển bởi ITG Technology – Đơn vị tiên phong phát triển ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam.

Phần mềm 3S ERP được nhiều công ty sử dụng để quản trị tài chính doanh nghiệp

Phân hệ tài chính – kế toán của 3S ERP không chỉ đáp ứng toàn diện nhu cầu quản trị tài chính của doanh nghiệp Việt Nam mà còn tuân thủ chuẩn mực kế toán và các quy định pháp luật hiện hành. Một số tính năng nổi bật của phân hệ này có thể kể đến như:

• Quản lý chi phí theo trung tâm phí (Cost Center)
• Quản lý ngân sách, dòng tiền
• Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, tiền vay
• Quản lý công nợ phải thu, phải trả
• Quản lý tài sản cố định, công cụ dụng cụ
• Quản lý chi phí sản xuất và Tính giá thành
• Kế toán tổng hợp
• Quản lý hóa đơn điện tử
• Báo cáo quản trị – thuế – tài chính

Ngoài module tài chính – kế toán, phần mềm 3S ERP còn giúp doanh nghiệp quản lý các hoạt động cốt lõi khác trong doanh nghiệp như: Mua hàng, Bán hàng, Kho, Sản xuất, Nhân sự…

Phần mềm hiện đã được áp dụng tại nhiều doanh nghiệp lớn như: TDV, Traphaco CNC, Kim Sen, Aristino, Meijitsu, Rhythm, Matsuo Industries,…

Phần mềm kế toán

Đây là một trong những công cụ phổ biến nhất được nhiều tổ chức sử dụng để quản trị tài chính doanh nghiệp. Phần mềm kế toán có thể hỗ trợ doanh nghiệp:

• Tự động hóa các nghiệp vụ ghi nhận giao dịch, lập hóa đơn, quản lý công nợ…
• Phân tích và quản lý ngân sách, dòng tiền, chi phí, lợi nhuận của doanh nghiệp
• Lập báo cáo tài chính chi tiết, tự động
• …

Mặc dù có thể đảm nhận hầu hết các nghiệp vụ quản trị tài chính cơ bản trong doanh nghiệp, nhưng điểm hạn chế của các phần mềm kế toán là hoạt động độc lập nên dữ liệu không đồng bộ và liên kết với thông tin của các phòng ban khác, khiến tình trạng sai lệch thông tin thường xuyên xảy ra. Đồng thời, bộ phận tài chính cũng mất nhiều thời gian để thu thập và nhập liệu lại thông tin từ các phòng ban khác.

Xem thêm: Phần mềm kế toán ERP là gì? So sánh ERP kế toán và phần mềm kế toán thông thường

Công cụ phân tích dữ liệu

Để nâng cao hiệu quả quản trị tài chính, doanh nghiệp cũng có thể sử dụng Business Intelligence và Big Data để phân tích xu hướng tài chính, dự báo dòng tiền và xác định các cơ hội tối ưu hóa. Ngoài ra, công nghệ Machine Learning cũng có thể được ứng dụng vào hoạt động quản trị tài chính để hỗ trợ việc đánh giá rủi ro tín dụng và dự báo thị trường.

Lợi ích khi quản trị tài chính doanh nghiệp hiệu quả

Việc áp dụng quản trị tài chính hiệu quả mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp. Tiêu biểu có thể kể đến như:

• Tăng cường khả năng sinh lời: Bằng cách tối ưu hóa việc sử dụng nguồn lực tài chính, doanh nghiệp có thể gia tăng doanh thu và kiểm soát chi phí hiệu quả, từ đó cải thiện đáng kể tỷ suất lợi nhuận.

• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Hệ thống quản trị tài chính hoàn chỉnh giúp doanh nghiệp xác định sớm các rủi ro tiềm ẩn và xây dựng biện pháp phòng ngừa hiệu quả. 
• Nâng cao khả năng cạnh tranh: Quản trị tài chính tốt giúp doanh nghiệp có nguồn lực để đầu tư vào nghiên cứu phát triển, nâng cấp công nghệ và mở rộng thị trường, từ đó duy trì và củng cố vị thế cạnh tranh.
• Tăng giá trị doanh nghiệp: Các quyết định tài chính thông minh sẽ góp phần nâng cao giá trị tổng thể của doanh nghiệp, mang lại lợi ích cho cổ đông và tạo điều kiện thuận lợi cho việc huy động vốn trong tương lai.
• Cải thiện mối quan hệ với đối tác: Cung cấp các thông tin tài chính minh bạch giúp doanh nghiệp xây dựng lòng tin với ngân hàng, nhà cung cấp, khách hàng và các bên liên quan khác.

Quy trình quản trị tài chính doanh nghiệp

Quy trình quản trị tài chính bao gồm các bước được thực hiện tuần tự và lặp lại định kỳ:

Các bước quản trị tài chính hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1 – Phân tích tình hình tài chính

Trước tiên, doanh nghiệp cần phân tích các báo cáo tài chính gần nhất và những chỉ số tài chính quan trọng để đánh giá chính xác tình hình tài chính ở thời điểm hiện tại. Những vấn đề cần phân tích bao gồm: Khả năng thanh toán, hiệu quả sử dụng tài sản và cơ cấu vốn.

Bước 2 – Lập kế hoạch tài chính

Dựa trên kết quả đã phân tích, doanh nghiệp có thể xây dựng kế hoạch tài chính chi tiết cho từng giai đoạn. Kế hoạch này bao gồm: Dự báo doanh thu, chi phí, chi tiết phân bổ ngân sách cho từng phòng ban, nhu cầu vốn và mục tiêu tài chính cụ thể…

Một kế hoạch và ngân sách rõ ràng không chỉ giúp doanh nghiệp kiểm soát chi tiêu tối ưu mà còn là cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động và đưa ra các điều chỉnh kịp thời, đảm bảo doanh nghiệp luôn đi đúng hướng.

Bước 3 – Thực hiện kế hoạch

Triển khai các hoạt động theo kế hoạch đã đề ra, bao gồm huy động vốn, đầu tư, quản lý dòng tiền và kiểm soát chi phí. Giai đoạn này đòi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận.

Bước 4 – Giám sát và kiểm soát

Thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả sử dụng vốn và dòng tiền trong doanh nghiệp thông qua các báo cáo định kỳ. Điều này giúp doanh nghiệp ngăn chặn các hoạt động gian lận và kịp thời phát hiện sai sót trong việc phân bổ vốn.

Bước 5 – Đánh giá và điều chỉnh

Lãnh đạo cần thường xuyên đánh giá hệ thống quản trị tài chính doanh nghiệp, phân tích độ lệch giữa kế hoạch và thực tế, từ đó, xác định nguyên nhân và đưa ra các biện pháp điều chỉnh phù hợp. Quá trình này giúp cải thiện liên tục hiệu quả quản trị tài chính và mang lại sự thành công cho doanh nghiệp.

Quản trị tài chính hiệu quả là nền tảng cốt lõi để doanh nghiệp vận hành ổn định. Việc áp dụng đúng các nguyên tắc và quy trình quản trị tài chính doanh nghiệp không chỉ giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu kinh doanh ngắn hạn mà còn xây dựng nền tảng vững chắc cho sự tăng trưởng bền vững về sau.