Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp như thế nào cho hiệu quả?

Bạn có biết: 50% số doanh nghiệp bị phá sản vẫn đang làm ăn có lãi, nhưng họ chỉ cạn tiền mà thôi. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, việc quản lý dòng tiền – “mạch máu của doanh nghiệp” thực sự là yếu tố then chốt cho sự tồn tại của tổ chức.

Đọc thêm: Điểm danh 6 nguyên nhân hàng đầu khiến doanh nghiệp thất bại

Hiểu thế nào về dòng tiền trong doanh nghiệp?

Dòng tiền (Cash Flow) được hiểu là sự chuyển động của tiền mặt trong tổ chức. Dòng tiền thường được dùng trong phân tích tài chính, đó là những thay đổi của tài khoản tiền mặt diễn ra trong thời kỳ kế toán. Ngoài ra dòng tiền cũng được dùng trong phân tích đầu tư, đó là lợi nhuận, hay thu nhập ròng, cộng với lượng tiền trích vào quỹ khấu hao. Đây chính là nguồn vốn nội bộ dàn hạn mà doanh nghiệp có thể sử dụng vào mục đích đầu tư.

Mục tiêu của mỗi doanh nghiệp đó là tạo ra được dòng tiền dương. Cuối kỳ, doanh nghiệp sẽ lập ra một bản Báo cáo lưu chuyển tiền tệ để báo cáo tình hình luồng chảy tài chính trong tổ chức.

Theo hoạt động, dòng tiền được phân ra làm 3 loại chính:

– Dòng tiền hoạt động: được tính toán trên kết quả hoạt động kinh doanh chủ yếu của một doanh nghiệp. Đây cũng là dòng tiền được các nhà đầu tư quan tâm nhất.

– Dòng tiền đầu tư: là dòng tiền tính trên các hoạt động sử dụng vốn, như đầu tư hay mua lại doanh nghiệp khác.

– Dòng tiền tài chính: tính trên các hoạt động tài chính như vay/ trả nợ, phát hành hay mua lại cổ phiếu, thanh toán cổ tức…

Dòng tiền được hiểu là sự chuyển động của tiền mặt trong tổ chức.

Đọc thêm: Chức năng tài chính kế toán trong doanh nghiệp

Nguyên tắc vàng để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp

• Bước đầu tiên là cần hiểu đúng và chấp nhận số vốn mà doanh nghiệp cần để vận hành

Doanh nghiệp của bạn cần bao nhiêu hàng tồn kho? Bạn đang trả khách hàng đúng hạn hay chậm? Bao nhiêu tiền mặt đang bị đọng trong công việc dở dang? Khách hàng đang nợ bạn bao nhiêu? Thời gian bạn có từ lúc bạn phải trả nợ cho nhà cung cấp cho đến khi bạn thu được tiền của khách hàng là bao lâu? Tất cả những điều này sẽ hút hết tiền của bạn như mưa trên sa mạc vậy.

• Tiếp theo, hãy đảm bảo rằng công ty có đủ tiền cho các nhu cầu vốn hoạt động của bạn

Người ta thường nói, hãy sẵn sàng lượng tiền mặt đủ cho 3 tháng hoạt động, để phòng tình huống bất ngờ. Nghe có vẻ cổ điển là vậy, nhưng bạn nên có một số tiền dự phòng dưới hình thức tiền cá nhân hay một khoản thấu chi hoặc một khoản tín dụng. Một cách khác là giảm bớt số vốn bạn rút ra, coi như là lợi nhuận giữ lại, để có thêm nguồn vốn hoạt động bổ sung.

• Giờ thì, hãy lên kế hoạch!

Thật không sáng sủa gì nếu bạn thấy mình cạn tiền và khó tồn tại qua được cho đến khi việc kinh doanh khá lên, nếu bạn đã chót xem xét và đồng ý một khoản vay mua thiết bị với ngân hàng dựa vào số liệu từ vài tháng trước. Hãy chuẩn bị dự báo dòng tiền cho một năm tiếp theo. Nếu bạn thấy khó dự báo được doanh thu, hãy liệt kê trước tất cả những khoản bạn phải chi, từ đó bạn sẽ biết mình cần có được doanh thu bao nhiêu để đủ trang trải chi phí. Như vậy, ít nhất bạn cũng biết mục tiêu của mình là gì.

Lên kế hoạch theo từng tháng: Một cách rất dễ áp dụng là sử dụng một mẫu kế hoạch dòng tiền theo tháng để dự đoán trước xem doanh nghiệp có thể trả các khoản chi phí hàng tháng, ví dụ vào ngày 20, hay không. Với cách làm này, bạn có thể dễ dàng nhìn thấy trước thời điểm nào bạn có khả năng bị thiếu tiền. Từ đó bạn có những hành động phù hợp để đảm bảo khả năng chi trả của mình, ví dụ như dời thời gian chi trả một khoản nào đó. Vấn đề được giải quyết, và cơn đau đầu của bạn cũng tan biến!

• Xem xét số liệu và hệ thống của bạn

Rất tiếc phải nói rằng, đây là điểm yếu phổ biến trong các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Bạn có lỡ quên phát hành hóa đơn cho khách hàng không? Bạn phát hành hoá đơn kịp thời hay là mỗi tháng làm một lần? Bạn áp công nợ thu được vào lúc nào? Nhiều doanh nghiệp thậm chí không nắm được tổng số tiền mà khách hàng đang nợ họ và số nợ của họ với nhà cung cấp. Lần cuối mà bạn kiểm tra chi phí từ nhà cung cấp để đảm bảo là bạn không bị tính giá quá cao hoặc bị tính tiền cho hàng hoá mà bạn không nhận được là khi nào?

• Đẩy nhanh vòng quay tiền

Đây là khoảng thời gian giữa lúc doanh nghiệp phải trả tiền ra và lúc thu tiền về. Ví dụ, đối với doanh nghiệp sản xuất hoặc doanh nghiệp thương mại, thời gian này có thể là 3 tháng hoặc 6 tháng. Hãy yêu cầu khách hàng đặt cọc, thanh toán thành nhiều lần, hoặc thanh toán hàng tháng. Hãy giảm lượng hàng tồn kho, bằng cách thoả thuận thời gian giao hàng với nhà cung cấp, hoặc đàm phán thời hạn tín dụng dài hơn. Nghe nói là Dell và Amazon thậm chí còn có vòng quay tiền là số âm – sao họ làm được thế nhỉ?

• Tối ưu quy trình quản lý hàng hóa thành phẩm và hàng tồn kho để giải phóng dòng tiền

Hàng tồn kho luôn là nguyên nhân hàng đầu gây ứ đọng nguồn tiền. Do đó để quản lý dòng tiền hiệu quả cần tối ưu quy trình quản lý hàng tồn kho.

Trước khi sản xuất doanh nghiệp phải dự đoán nhu cầu của thị trường, dự đoán số lượng hàng hóa mà công ty có thể bán ra. Khả năng dự báo chưa đủ chính xác và sự thiếu am hiểu về thị trường tiêu thụ dẫn đến việc sản xuất dư thừa.

• Tạo mọi điều kiện thuận lợi nhất để khách hàng trả tiền cho bạn

Luôn luôn ghi sẵn thông tin tài khoản ngân hàng của công ty bạn trên hoá đơn, cấp tín dụng thanh toán ngay cho khách hàng, hoặc đề nghị thanh toán tự động. Thiết lập máy POS hoặc thanh toán trực tuyến trên website. Tóm lại là bạn hãy làm sao cho việc khách hàng thanh toán tiền trở nên dễ dàng nhất.

• Luôn tìm kiếm cách thức giảm chi phí và tăng doanh thu

Điều này quá hiển nhiên, phải không bạn? Nếu có điều gì đó khiến chi phí bị tăng hoặc cản trở việc tăng trưởng doanh thu, hãy giải quyết nó. Xem xét lại các nhà cung cấp, xem xét và loại bỏ bớt những sản phẩm hoặc dịch vụ không mang lại doanh thu tốt, đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên… Trong công ty, bạn là người biết rõ nhất có thể làm gì để giảm chi phí và tăng doanh thu.

Quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp đảm bảo việc kinh doanh được thông suốt, mà còn là cơ sở để vượt lên các đối thủ khi thời cơ đến.

Đọc thêm: Cách tính giá thành sản phẩm và vai trò của tính giá thành trong sản xuất

Kiểm soát chặt chẽ dòng tiền trong doanh nghiệp hiệu quả với giải pháp 3S ERP

3S ERP – Giải pháp quản trị tổng thể doanh nghiệp sở hữu những tính năng ưu việt, sẽ giúp doanh nghiệp quản lý các khoản thu/chi/tồn quỹ tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo từng loại tiền (USD, VND…); kiểm soát thu tiền khách hàng và thanh toán cho nhà cung cấp. Thông tin đầy đủ về các quỹ, kế hoạch thu/chi để cân đối thu chi và quản lý dòng tiền một cách hợp lý…

Với 3S ERP các khoản trả chậm sẽ được quản lý một cách chặt chẽ thông qua quản lý hạn thanh toán mà nhân viên kinh doanh nhập đầu vào từ hóa đơn bán hàng, đồng thời đưa ra các báo cáo tổng hợp theo kỳ.

Cung cấp dự báo liên tục: 3S ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí hay chiều phân tích chuyên sâu; hỗ trợ doanh nghiệp tự động thiết lập các báo cáo chuyên sâu một cách liên tục đảm bảo theo kịp dòng kinh doanh. Thị trường có nhiều biến động thay đổi thì việc dự báo cần phải thường xuyên hơn và liên tục hơn. Như vậy mới kịp thời điều chỉnh sản lượng. Giảm thiểu số lượng hàng sản xuất dư thừa có thể giúp bạn tiết kiệm được rất nhiều chi phí như nguyên nhiên liệu, nhân công và kho bãi.

Bên cạnh đó, phân hệ kế toán vốn bằng tiền còn hỗ trợ tác nghiệp cho các bộ phận: “Kế toán”, “Ban Lãnh đạo” và liên kết dữ liệu với phân hệ khác: “Quản lý Bán hàng”, “Quản lý mua hàng”, “Nhân sự – Tiền lương” và “Kế toán tổng hợp”.

Lợi ích thu được khi ứng dụng giải pháp 3S ERP trong quản trị dòng tiền của doanh nghiệp:

– Chủ động hơn nếu xảy ra tình hình thiếu hụt tiền mặt;

– Giảm sự phụ thuộc vào Ngân hàng, tiết kiệm các chi phí tài chính;

– Có kế hoạch đầu tư, chủ động sử dụng vốn tiền mặt dư thừa một cách linh hoạt;

– Đảm bảo “sức khỏe tài chính” đối với các bên có liên quan đến lợi ích của doanh nghiệp.

Trên đây là những hiệu quả mà 3S ERP đem lại để quản lý dòng tiền trong doanh nghiệp. Bạn có muốn trải nghiệm phần mềm ERP từ đơn vị cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu Việt Nam? Hãy nhấc máy lên và liên hệ với chuyên gia tư vấn giải pháp ERP của chúng tôi 092.6886.855