Phương pháp quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp

Quản lý công nợ là một nghiệp vụ quan trọng trong hoạt động quản lý tài chính doanh nghiệp. Nếu đây cũng là vấn đề bạn đang quan tâm, hãy đọc ngay bài viết để cùng khám phá cách quản lý công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu dòng tiền, giảm rủi ro tài chính và nâng cao hiệu quả kinh doanh.

Quản lý công nợ là gì?

Quản lý công nợ là quá trình ghi nhận, theo dõi và xử lý các khoản nợ phải thu, phải trả của doanh nghiệp. Đây là một hoạt động quan trọng trong quản trị tài chính doanh nghiệp, liên quan đến hai nhóm chính:

• Công nợ phải thu: Khoản tiền khách hàng nợ doanh nghiệp sau khi mua hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ.
• Công nợ phải trả: Khoản tiền doanh nghiệp nợ nhà cung cấp hoặc đối tác kinh doanh.

Quản lý công nợ là hoạt động quan trọng của doanh nghiệp

Quản lý công nợ không chỉ đơn thuần là việc ghi chép các khoản nợ mà còn bao gồm phân tích xu hướng, dự báo rủi ro, đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng và đối tác. Hoạt động này yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các phòng ban như tài chính kế toán, bán hàng, mua hàng và pháp chế để đảm bảo tính nhất quán và hiệu quả trong toàn bộ quy trình.

Mục tiêu của quản lý công nợ là đảm bảo việc thu tiền và thanh toán các khoản nợ đúng hạn, từ đó duy trì tính thanh khoản, giảm thiểu nợ xấu và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn của doanh nghiệp.

Xem thêm: Nguyên tắc, chức năng và quy trình ứng dụng quản trị tài chính doanh nghiệp

Phân loại công nợ trong doanh nghiệp

Để quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần hiểu rõ về các loại công nợ và đặc điểm riêng của từng loại. Dưới đây là một số loại công nợ phổ biến:

Cách phân loại công nợ trong doanh nghiệp

Phân loại theo tính chất

Công nợ được chia thành hai nhóm chính là nợ phải thu và nợ phải trả:

• Nợ phải thu: Bao gồm các khoản tiền mà khách hàng, đối tác nợ doanh nghiệp từ việc bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ hoặc cho vay.
• Nợ phải trả: Là các khoản tiền mà doanh nghiệp phải thanh toán cho nhà cung cấp, ngân hàng, nhà thầu hoặc các bên liên quan khác.

Phân loại theo thời hạn

Công nợ được phân chia thành công nợ ngắn hạn và công nợ dài hạn:

• Công nợ ngắn hạn: Là các khoản nợ cần thu hồi hoặc thanh toán trong vòng 1 năm, thường liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày như mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Công nợ dài hạn: Là các khoản nợ có thể thu hồi hoặc thanh toán sau 1 năm, thường gắn với các khoản đầu tư tài sản cố định, dự án mở rộng sản xuất.

Phân loại theo đối tượng

Dựa theo đối tương nợ, doanh nghiệp có thể phân loại công nợ để quản lý thành:

• Công nợ doanh nghiệp: Bao gồm các khoản nợ phát sinh trong quá trình sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
• Công nợ cá nhân: Bao gồm các khoản nợ cá nhân phát sinh từ việc vay tiền, mua sắm sản phẩm hoặc dịch vụ cá nhân.

Phân loại theo tính chất bảo đảm

Công nợ có thể được phân loại dựa trên việc có tài sản đảm bảo hay không, điều này ảnh hưởng trực tiếp đến mức độ rủi ro của bên cho vay:

• Công nợ có bảo đảm: Là những khoản nợ được đảm bảo bằng tài sản của bên vay hoặc bên nợ. Nếu khoản nợ không được thanh toán đúng hạn, bên cho vay có quyền tịch thu và xử lý tài sản đảm bảo (như bất động sản, phương tiện, máy móc…) để thu hồi nợ.
• Công nợ không bảo đảm: Là những khoản nợ không có bất kỳ tài sản nào để bảo đảm. Trong trường hợp bên vay không thể hoặc không muốn thanh toán, bên cho vay sẽ phải đối mặt với rủi ro cao hơn vì không có tài sản cụ thể để khấu trừ.

Phân loại theo tuổi nợ

Việc phân loại công nợ được thực hiện dựa trên thời gian quá hạn của khoản nợ, giúp doanh nghiệp ưu tiên xử lý. Có 2 nhóm chính gồm:

• Nợ trong hạn: Các khoản nợ chưa đến ngày đáo hạn
• Nợ quá hạn: Các khoản nợ đã đến hạn nhưng chưa được thanh toán, thường được chia thành nợ dưới 30 ngày quá hạn, từ 31 – 60 ngày quá hạn, từ 61 – 90 ngày quá hạn, trên 90 ngày quá hạn, trên 180 ngày quá hạn và trên 360 ngày quá hạn (thường được xếp vào nợ xấu)

Phân loại theo khả năng thu hồi, thanh toán

Cách phân loại này rất quan trọng trong việc đánh giá rủi ro công nợ. Doanh nghiệp có thể phân loại theo 3 nhóm chính:

• Công nợ dễ thu hồi/thanh toán: Là các khoản có khả năng thu hồi/thanh toán cao, ít rủi ro. Thường là các khoản trong hạn hoặc mới quá hạn trong thời gian ngắn.
• Công nợ khó thu hồi/thanh toán: Là các khoản có khả năng thu hồi/thanh toán thấp, tiềm ẩn rủi ro cao. Thường là các khoản đã quá hạn lâu ngày.
• Công nợ không có khả năng thu hồi/thanh toán (nợ xấu/mất vốn): Là các khoản chắc chắn không thể thu hồi được, cần được xử lý xóa sổ theo quy định.

Việc phân loại công nợ giúp doanh nghiệp xác định mức độ ưu tiên trong việc thu hồi nợ và áp dụng các biện pháp quản lý phù hợp với từng loại công nợ.

Những yêu cầu quan trọng trong quản lý công nợ

Để quản lý công nợ hiệu quả, doanh nghiệp cần đáp ứng một số yêu cầu cơ bản như sau:

Các yêu cầu quan trọng trong nghiệp vụ quản lý công nợ

Ghi nhận thông tin minh bạch, chính xác

Mọi thông tin về công nợ phải được ghi chép đầy đủ, chính xác và cập nhật thường xuyên để tránh sai sót, chồng chéo thông tin làm ảnh hưởng đến việc ra quyết định. Những thông tin càn được ghi nhận thường bao gồm: Tên khách hàng, số tiền, thời hạn thanh toán, điều khoản hợp đồng và lịch sử giao dịch.

Xây dựng chính sách quản lý công nợ rõ ràng

Để quản lý chặt chẽ công nợ, doanh nghiệp cần xây dựng chính sách rõ ràng, nêu ra các yêu cầu về hạn mức tín dụng, điều kiện thanh toán, quy trình thu hồi và xử lý nợ. Đặc biệt, chính sách ban hành cần được áp dụng một cách nhất quán và liên tục trong mọi hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.

Theo dõi sát hạn thanh toán, thu hồi nợ

Việc theo dõi và xử lý công nợ cần được thực hiện thường xuyên và kịp thời. Doanh nghiệp cần thiết lập các báo cáo định kỳ, xây dựng hệ thống cảnh báo tự động khi có công nợ sắp đến hạn hoặc quá hạn để chủ động can thiệp kịp thời.

Tuân thủ quy định pháp lý

Hoạt động quản lý công nợ phải tuân thủ các quy định của pháp luật về kế toán, thuế và các quy định khác có liên quan. Điều này giúp doanh nghiệp tránh được các rủi ro pháp lý và đảm bảo tính hợp pháp của các giao dịch.

Sử dụng công nghệ

Ứng dụng công nghệ có thể giúp doanh nghiệp tăng cường hiệu quả và rút ngắn thời gian quản lý công nợ. Chẳng hạn, với các hệ thống quản lý công nợ tự động như phần mềm 3S ERP của ITG, doanh nghiệp có thể theo dõi chặt chẽ danh sách các khoản nợ phải thu/phải trả, nắm bắt tình trạng công nợ thông qua báo cáo định kỳ và nhận thông báo về các khoản nợ sắp đến hạn.

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Quy trình quản lý công nợ chuẩn

Quy trình quản lý công nợ cần được xây dựng một cách khoa học, có hệ thống giúp doanh nghiệp kiểm soát hiệu quả các khoản công nợ từ khâu phát sinh đến khâu thanh toán hoàn tất. Dưới đây là quy trình quản lý công nợ chuẩn mà doanh nghiệp có thể áp dụng:

5 Bước quản lý công nợ

Bước 1: Thiết lập chính sách công nợ

Doanh nghiệp tiến hành xây dựng các chính sách tín dụng rõ ràng, bao gồm tiêu chí đánh giá khách hàng, hạn mức tín dụng, điều kiện thanh toán và các biện pháp xử lý khi có nợ quá hạn. Đồng thời, thiết lập các quy định nội bộ về quy trình quản lý công nợ và phân công trách nhiệm cụ thể cho từng bộ phận.

Bước 2: Ghi nhận và theo dõi

Ghi nhận mọi thông tin giao dịch công nợ phát sinh (tên khách hàng, số tiền, ngày phát sinh, ngày đến hạn, các điều kiện đặc biệt…) chính xác, kịp thời vào hệ thống và thực hiện thường xuyên thông qua các báo cáo công nợ định kỳ.

Bước 3: Phân tích đánh giá

Doanh nghiệp phân tích tình hình công nợ thông qua các chỉ số như: Tuổi nợ, tỷ lệ nợ quá hạn, chu kỳ thu tiền và hiệu quả thu hồi nợ. Việc đánh giá này giúp doanh nghiệp xác định được những vấn đề cần giải quyết trong quá trình thanh toán/thu hồi nợ và đưa ra các biện pháp cải thiện phù hợp.

Bước 4: Thu hồi và thanh toán nợ

Thực hiện thu hồi và thanh toán nợ theo kế hoạch đã định, đảm bảo công nợ được xử lý đúng hạn. Đối với các khoản vay của khách hàng, doanh nghiệp cần có biện pháp thu hồi phù hợp với từng nhóm và mức độ rủi ro, từ nhắc nhở nhẹ nhàng đến các biện pháp pháp lý nếu cần thiết.

Bước 5: Đánh giá cải thiện

Doanh nghiệp nên thường xuyên đánh giá hiệu quả của quy trình quản lý công nợ và đưa ra các cải tiến để nâng cao chất lượng quản lý. Các công việc chính ở giai đoạn này bao gồm: Cập nhật chính sách, cải thiện quy trình và nâng cao năng lực nhân viên.

Cách quản lý công nợ hiệu quả cho doanh nghiệp

Các doanh nghiệp có thể tham khảo một số phương pháp quản lý công nợ hiệu quả dưới đây:

Quản lý công nợ bằng Excel

So với phương pháp quản lý công nợ truyền thống trên sổ sách, quản lý công nợ bằng Excel đang ngày càng trở nên thông dụng hơn với nhiều doanh nghiệp.

Phần mềm Excel là công cụ tin học văn phòng cơ bản, dễ sử dụng và có chi phí thấp nên thường được các doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ áp dụng để quản lý các hoạt động tài chính trong tổ chức, trong đó có quản lý công nợ. Việc quản lý công nợ trên Excel giúp doanh nghiệp:

• Tạo và điều chỉnh bảng theo dõi công nợ theo nhu cầu riêng
• Theo dõi và tính toán các khoản công nợ nhanh chóng
• Dễ dàng chia sẻ nội bộ giữa các bộ phận như kế toán, bán hàng, thu mua…

Tải ngay: File quản lý công nợ bằng Excel miễn phí

Tuy nhiên, quản lý công nợ bằng Excel cũng có nhiều điểm hạn chế:

• Dữ liệu dễ bị sai sót, nhầm lẫn do thao tác thủ công.
• Khó kiểm soát khi khối lượng dữ liệu lớn hoặc nhiều người cùng chỉnh sửa.
• Không có cảnh báo tự động khi có công nợ đến hạn hoặc quá hạn.
• Không thể tích hợp với các bộ phận khác như bán hàng, sản xuất, mua hàng.

Quản lý công nợ bằng phần mềm

Với doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh hoặc có quy mô lớn hơn, việc tiếp tục quản lý công nợ bằng Excel có thể gây ra nhiều rủi ro và cản trở khả năng kiểm soát tài chính. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp hiện nay đã chuyển đổi từ quản lý công nợ thủ công trên Excel sang quản lý trên phần mềm.

Các phần mềm quản lý công nợ sở hữu nhiều tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp khắc phục những điểm còn hạn chế của phương pháp quản lý trên Excel, từ đó nâng cao hiệu suất, giảm thiểu sai sót hiệu quả.

3S ERP là giải pháp quản lý công nợ được nhiều doanh nghiệp sử dụng

Một trong những giải pháp quản lý công nợ được nhiều doanh nghiệp tin dùng hiện nay phải kể đến phần mềm 3S ERP do ITG Technology nghiên cứu, phát triển. 3S ERP giúp doanh nghiệp quản trị và hoạch định các nguồn lực cốt lõi trong doanh nghiệp như: Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc thiết bị, Nhà xưởng trên một hệ thống duy nhất, thông qua 6 module chính: Tài chính kế toán, quản trị mua hàng, bán hàng, tồn kho, sản xuất và trục kế hoạch sản xuất thông minh.

Trong đó, quản lý công nợ là tính năng nổi bật nằm trong phân hệ Tài chính kế toán của phần mềm 3S ERP. Tính năng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp:

• Ghi nhận công nợ tự động theo từng nghiệp vụ mua bán, hóa đơn, hợp đồng phát sinh.
• Phân loại và theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, nhà cung cấp, hạn thanh toán, nhóm sản phẩm…
• Cảnh báo tự động khi có công nợ đến hạn/quá hạn giúp doanh nghiệp chủ động xử lý.
• Đối chiếu công nợ nhanh chóng nhờ các biểu mẫu báo cáo linh hoạt, dễ hiểu.
• Tích hợp với tính năng quản lý dòng tiền, giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định tài chính hợp lý và tối ưu sử dụng vốn lưu động.
• Phân quyền truy cập rõ ràng, đảm bảo tính bảo mật và minh bạch trong quản lý công nợ.

Dữ liệu ở phần quản lý công nợ có thể kết nối liên thông với dữ liệu từ các phân hệ khác trên phần mềm giúp đảm bảo tính đồng bộ và cập nhật theo thời gian thực, cho phép nhà quản trị kiểm soát toàn diện hoạt động tài chính của doanh nghiệp.

Tại sao doanh nghiệp cần quản lý công nợ hiệu quả?

Thực tế, rất nhiều doanh nghiệp lâm vào tình trạng thiếu hụt dòng tiền, chậm thanh toán hoặc mất khả năng chi trả không phải vì thua lỗ, mà vì quản lý công nợ yếu kém. Việc quản lý công nợ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tránh được tình trạng này và mang lại nhiều lợi ích như:

Đảm bảo dòng tiền ổn định

Khi công nợ khách hàng được thu hồi đúng hạn và công nợ với nhà cung cấp được lên kế hoạch thanh toán hợp lý, doanh nghiệp có thể duy trì dòng tiền ổn định để phục vụ cho các hoạt động sản xuất, vận hành và mở rộng kinh doanh.

Giảm thiểu rủi ro tài chính

Quản lý công nợ giúp doanh nghiệp giảm thiểu rủi ro tài chính và bảo vệ lợi nhuận hiệu quả. Thông qua việc đánh giá tín dụng khách hàng, theo dõi tuổi nợ và áp dụng các biện pháp thu hồi kịp thời, doanh nghiệp có thể hạn chế tối đa tình trạng nợ xấu, tránh tình trạng mất vốn và thiệt hại về tài chính.

Tối ưu nguồn vốn

Bằng cách điều chỉnh thời gian thanh toán và chuyển đổi các khoản nợ thành tiền mặt, doanh nghiệp có thể đảm bảo dòng tiền luôn luân chuyển và sử dụng hiệu quả vào các hoạt động sản xuất kinh doanh, tránh tình trạng “tồn đọng vốn” trong các tài khoản không sinh lời gây lãng phí.

Duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng, đối tác

Quản lý công nợ hiệu quả đóng vai trò quan trọng trong việc thể hiện năng lực tài chính và cam kết trách nhiệm của doanh nghiệp với các đối tác kinh doanh. Khi thanh toán nợ đúng hạn cho nhà cung cấp, doanh nghiệp có thể nhận được các điều kiện hợp tác tốt hơn như gia hạn thanh toán, chiết khấu thương mại hoặc ưu tiên trong việc cung cấp hàng hóa dịch vụ. Trong khi đó, việc thu hồi công nợ đúng cách giúp doanh nghiệp tạo thiện cảm và xây dựng mối quan hệ tốt với khách hàng.

Ra quyết định chính xác hơn

Các thông tin liên quan đến tình hình công nợ là dữ kiện quan trọng giúp các nhà quản trị đánh giá tình hình tài chính thực tế và xu hướng kinh doanh, từ đó, đưa ra quyết định kinh doanh chiến lược phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp.

Bằng cách áp dụng quy trình, phương pháp quản lý công nợ khoa học, doanh nghiệp có thể nâng cao hiệu quả kiểm soát dòng tiền và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Hy vọng những chia sẻ trên của ITG đã giúp doanh nghiệp hiểu rõ hơn khái niệm quản lý công nợ là gì và tìm kiếm được giải pháp quản lý công nợ phù hợp cho đơn vị của mình. Mọi thắc mắc cần giải đáp thêm, vui lòng liên hệ với chúng tôi qua hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.