Phần mềm quản lý doanh nghiệp: Đâu là lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn?

Đối với những doanh nghiệp vừa và lớn, bài toán triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp trở nên khó khăn hơn do quy mô và nhu cầu quản trị là vô cùng phức tạp. Cùng tìm hiểu một vài gợi ý lựa chọn phần mềm cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và lớn để tìm ra giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.

>>>Đọc thêm: Chi phí bảo trì và nâng cấp phần mềm ERP

Bí quyết lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP tốt nhất

Tiêu chí 1: Đáp ứng nhu cầu doanh nghiệp

Năng lực của nhà cung cấp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp. Đừng chủ quan rằng một nhà cung cấp danh tiếng thì chắc chắn quá trình triển khai ERP cho doanh nghiệp của bạn sẽ thành công. Bởi mỗi công ty, một ngành nghề lại có một quy trình làm việc, đặc thù sản xuất, quản lý… khác nhau. Thậm chí cùng một công ty nhưng ở các giai đoạn khác nhau, quy trình làm việc cũng có những điểm khác biệt. Cho nên hãy cân nhắc kỹ để tìm ra một nhà triển khai thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang gặp phải, nhằm đáp ứng tốt những nhu cầu và mong muốn được đề ra của doanh nghiệp bạn. Nên nhớ, không có nhà cung cấp giỏi nhất, chỉ có người hiểu rõ doanh nghiệp bạn nhất mà thôi.

Chính vì vậy khi lựa chọn đối tác triển khai ERP thì một cuộc điều tra nho nhỏ về năng lực của nhà cung cấp không bao giờ là thừa. Các tiêu chí đánh giá nên bao gồm báo cáo tài chính được công bố, định hướng của công ty và đội ngũ quản lý của họ. Bằng cách so sánh các tiêu chí kể trên, bạn sẽ có được những cân nhắc về nhà cung cấp phù hợp nhất. Bên cạnh đó bạn có thể tham khảo các dự án họ đã từng triển khai, những đơn vị cùng ngành nghề với bạn đã triển khai ERP cùng nhà cung cấp đó để có thể lựa chọn được đối tác phù hợp với doanh nghiệp của bạn.

Nhà cung cấp nên được coi như một đối tác, khi đó họ sẽ sẵn sàng đưa ra những đánh giá thẳng thắn về cách thức cũng như hiệu suất hoạt động của doanh nghiệp. Có như vậy bạn mới có thể tìm ra một phương án phù hợp nhất cho sự phát triển sau này.

Năng lực của nhà cung cấp là một yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình triển khai

>>>Đọc thêm: Hệ thống quản trị ERP có vai trò gì?

Tiêu chí 2: Các chính sách hỗ trợ cho doanh nghiệp

Mức độ và cam kết hỗ trợ là một trong những tiêu chí mà doanh nghiệp cần cân nhắc khi lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp. Các chính sách hỗ trợ cần được đảm bảo trong và sau quá trình thực hiện dự án, bởi sẽ rất khó khăn nếu đến khi vận hành chính thức lại xảy ra các sai sót. Vì thế nếu nhà cung cấp chỉ đưa cho doanh nghiệp bạn một bản hệ thống ERP mà không có những hỗ trợ sau này thì đây cũng không phải một lựa chọn nhà cung cấp đúng đắn.

Một nhà cung cấp phần mềm quản lý doanh nghiệp tốt phải có ít nhất 4 chính sách hỗ trợ là:

• Chính sách tư vấn: một nhà cung cấp giải pháp ERP chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm sẽ biết thế nào là quy trình tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn và tư vấn được cho doanh nghiệp về quy trình quản lý phù hợp. Dù phía bạn đã có quy trình quản lý hay chưa thì việc tìm được nhà cung cấp có khả năng tư vấn quy trình cũng rất quan trọng.
• Chính sách hỗ trợ triển khai ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng là vô cùng quan trọng. Trong quá trình triển khai sẽ có nhiều vấn đề phát sinh như lỗi phần mềm, hiểu sai quy trình, khách không hiểu cách dùng,… Do đó, dịch vụ hỗ trợ online hay offline đều là cần thiết.
• Chính sách đào tạo trước khi vận hành: nhà cung cấp cũng cần đảm bảo có chương trình hỗ trợ đào tạo, huấn luyện từ cơ bản đến chuyên sâu cho các nhân viên trong doanh nghiệp cách sử dụng, vận hành của hệ thống. Bởi ERP là một phần mềm về công nghệ tân tiến, rất khó để vận hành nếu chưa được hiểu rõ.
• Chính sách bảo hành ERP: dịch vụ hỗ trợ khách hàng sau khi dự án kết thúc là vô cùng quan trọng. Đôi khi sẽ có những trục trặc xảy ra, và khi đó nhà cung cấp phải có trách nhiệm sửa chữa, bảo dưỡng.

>>>Đọc thêm: Các giai đoạn trong quá trình triển khai hệ thống ERP

Tiêu chí 3: Chi phí và rủi ro

Khi triển khai một phần mềm quản lý doanh nghiệp, doanh nghiệp nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả, bao gồm: chi phí phần mềm, chi phí triển khai thực hiện, chi phí hỗ trợ hàng năm… Đi kèm với chi phí là nhiều rủi ro tiềm ẩn. Hãy đánh giá thật kĩ yếu tố này, đừng vội triển khai nếu chi phí phải bỏ ra sẽ vượt qua ngân sách tối đa đã được đề sẵn.

Khi triển khai ERP, doanh nghiệp nên hiểu rõ những chi phí mà mình cần chi trả

Lựa chọn một nhà cung cấp giàu kinh nghiệm làm việc với nhiều doanh nghiệp sẽ giúp phía bạn nắm rõ những lợi ích và rủi ro trong quá trình thực hiện dự án. Ngoài ra, trước khi ký hợp đồng, doanh nghiệp cũng nên đàm phán kĩ càng về thời gian thực hiện, triển khai, yêu cầu nhà cung cấp cam kết về thời hạn một cách chắc chắn, có mục tiêu rõ ràng. Đó là cách thức làm việc chuyên nghiệp và cũng cho thấy một tinh thần trách nhiệm cao của nhà cung cấp.

>>>Đọc thêm: 5 chỉ số KPI để đánh giá giải pháp ERP thành công

Đâu là sự lựa chọn tốt nhất cho các doanh nghiệp vừa và lớn?

Có nhiều phương pháp giúp doanh nghiệp lựa chọn đơn vị triển khai ERP phù hợp. Vấn để của mỗi doanh nghiệp là tìm kiếm một nhà cung cấp hệ thống ERP biết nắm rõ các nghiệp vụ, tuân thủ đúng quy định, chuẩn mực tài chính kế toán trong nước và thực sự hiểu vấn đề mà doanh nghiệp đang cần tìm ra. Cũng như xây dựng một hệ thống quản trị đảm bảo vận hành tốt tại những quy mô lớn cũng như giải quyết nhiều bài toán phức tạp cho doanh nghiệp. Như vậy sản phẩm cuối cùng sẽ có khả năng ứng dụng cao hơn, tỷ lệ triển khai thành công cao hơn.

3S ERP – phần mềm quản trị được sử dụng nhiều nhất hiện nay

Việc triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp của nhà cung cấp trong nước là sự lựa chọn tại nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam, trong đó có 3S ERP – giải pháp được cung cấp bởi Công ty CP Giải pháp ERP – ITG. Là đơn vị CNTT tại Việt Nam đi tiên phong trong cung cấp giải pháp phần mềm quản trị doanh nghiệp ERP. Trải qua 14 năm xây dựng và phát triển với đội ngũ chuyên môn giàu kinh nghiệm, hiểu biết sâu sắc nghiệp vụ chuyên ngành. Đến nay ITG là đối tác của hơn 1.000 khách hàng là các công ty, tập đoàn lớn trong cả nước. Hệ thống 3S ERP nhận giải thưởng Sao Khuê cho phần mềm ưu việt. Hệ thống 3S ERP được xây dựng phù hợp triển khai cho các đơn vị thuộc mọi lĩnh vực: Thương mại, Dịch vụ, Xây lắp, Sản xuất, bán lẻ. ITG tiếp tục khẳng định chất lượng doanh nghiệp CNTT hàng đầu khi liên tiếp 2 năm liền nằm trong top những doanh nghiệp CNTT hàng đầu Việt Nam.

Một số lợi ích nổi bật của phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP do ITG cung cấp có thể kể đến như:

• Đầy đủ phân hệ nghiệp vụ được xây dựng theo chuẩn quốc tế: 3S ERP có đầy đủ các phân hệ như Kế toán tài chính, Nhân sự tiền lương, Quản lý kho, Mua sắm, Bán hàng, Quản lý dự án, Quản lý sản xuất… Do đó đảm bảo đáp ứng nhu cầu mọi đặc thù doanh nghiệp.
• Tích hợp hoàn toàn – dữ liệu tập trung: Các phân hệ được xây dựng theo thiết kế tổng thể với mô hình dữ liệu thống nhất và trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Dữ liệu được quản lý tập trung, đầy đủ, chia sẻ, thống nhất và xuyên suốt toàn bộ doanh nghiệp.
• Tự động hóa quy trình tác nghiệp: Vận hành theo quy trình nghiệp vụ, hoàn toàn tích hợp giữa các phân hệ, chia sẻ việc nhập liệu cho các cán bộ nghiệp vụ ngay khi nghiệp vụ ban đầu phát sinh, tăng cường kiểm soát luồng dữ liệu.
• An toàn, bảo mật cao: An ninh và an toàn dữ liệu rất cao, phân quyền phù hợp với vai trò, vị trí và nhiệm vụ của mỗi cá nhân, đơn vị.

>>>Đọc thêm: Đánh giá về phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP