7S là gì? Cách ứng dụng mô hình 7S trong sản xuất

Mô hình 7S đang trở thành “kim chỉ nam” giúp các doanh nghiệp đánh giá toàn diện nội lực và xây dựng lộ trình chuyển đổi bền vững. Vậy mô hình 7S là gì và được ứng dụng như thế nào trong hoạt động sản xuất? Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết!

7S là gì?

Mô hình 7S là một công cụ quản lý chiến lược do McKinsey phát triển, được dùng để phân tích, đánh giá và cải thiện hiệu suất trong doanh nghiệp, đặc biệt là trong lĩnh vực sản xuất và quản lý chất lượng.

7S là viết tắt của 7 yếu tố cốt lõi quyết định sự thành công của một tổ chức, bao gồm:

• Structure (Cơ cấu tổ chức)
• Strategy (Chiến lược)
• Systems (Hệ thống vận hành)
• Shared Values (Chia sẻ giá trị)
• Style (Phong cách lãnh đạo)
• Staff (Nhân sự)
• Skills (Kỹ năng)

Trong đó, Strategy, Structure, Systems là nhóm yếu tố cứng (Hard Elements) có thế dễ dàng xác định và quản lý. Shared Values, Style, Staff, Skills là nhóm yếu tố mềm (Soft Elements) mang tính định hướng văn hóa, khó đo lường nhưng có ảnh hưởng sâu rộng đến hành vi tổ chức.

Cấu trúc của mô hình 7S

Để mô hình 7S vận hành hiệu quả, 7 yếu tố trên cần được điều chỉnh hài hòa, thống nhất. Việc thay đổi một yếu tố cũng có thể làm ảnh hưởng đến hiệu quả vận hành của tổ chức.

Hai tác giá của cuốn sách “Nghệ thuật quản lý của Nhật Bản” – Richard T. Pascal và Anthony Athos đã đánh giá mô hình 7S của Nhật Bản làm rất tốt 4 yếu tố S mềm (Shared Values, Style, Staff, Skills), trong khi các doanh nghiệp Mỹ lại chú trọng vào 3 yếu tố S cứng (Strategy, Structure, Systems). Đây là điều mà các doanh nghiệp Mỹ cần cải thiện!

Các yếu tố tạo nên mô hình 7S trong sản xuất

Trong ngành sản xuất, mô hình 7S không chỉ là công cụ phân tích chiến lược mà còn đóng vai trò định hướng trong quá trình chuyển đổi sang nhà máy thông minh (Smart Factory). Trong đó, 7 yếu tố tạo thành mô hình 7S gồm:

Structure (Cơ cấu tổ chức)

Cơ cấu tổ chức là cách thức doanh nghiệp thiết lập bộ máy vận hành, bao gồm việc xác định cấu trúc bộ máy, phân chia phòng ban và trách nhiệm của từng bộ phận…

Tại các doanh nghiệp sản xuất, việc cơ cấu tổ chức có thể được thực hiện theo chức năng (sản xuất, bảo trì, chất lượng…), theo dự án, theo dây chuyền hoặc theo sản phẩm. Một cơ cấu tổ chức được xây dựng hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy, nâng cao sự hợp tác giữa các phòng ban và giảm thiểu sự chống chéo thông tin khi triển khai các hệ thống công nghệ mới như ERP, MES, SCADA…

Strategy (Chiến lược)

Chiến lược là yếu tố quan trọng trong mô hình 7S, đề cập đến việc xác định hướng đi và mục tiêu cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ: Tăng năng suất, giảm sản phẩm lỗi, tối ưu chi phí, cải thiện khả năng đáp ứng đơn hàng…). Chiến lược càng rõ ràng, cụ thể thì việc lựa chọn công nghệ, thiết bị và cách triển khai hệ thống càng nhất quán.

Xây dựng chiến lược cụ thể, rõ ràng giúp doanh nghiệp xác định hướng đi phù hợp cho tổ chức

Systems (Hệ thống vận hành)

Yếu tố Systems chỉ các quy trình, hệ thống kiểm soát và công cụ phần mềm được sử dụng để quản lý và điều hành doanh nghiệp. Những hệ thống này đóng vai trò quan trọng trong tối ưu hóa quy trình hoạt động, nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu suất làm việc của tổ chức.

Xem thêm: Các công cụ quản lý sản xuất cần thiết doanh nghiệp nên có

Style (Phong cách lãnh đạo)

Phong cách quản lý của lãnh đạo có ảnh hưởng rất lớn đến văn hóa làm việc và cách thức đưa ra quyết định trong tổ chức. Để doanh nghiệp vận hành hiệu quả, ban lãnh đạo nên thường xuyên kiểm tra hiệu suất của nhà máy, đánh giá khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu cụ thể. Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng cần khuyến khích tư duy cải tiến liên tục của nhân viên.

Staff (Nhân sự)

Bao gồm tất cả nhân sự liên quan đến hoạt động sản xuất – kinh doanh (quản lý nhà máy, nhân viên lập kế hoạch, nhân viên vận hành máy, nhân viên bảo trì…). Các nhân sự cần được trang bị đầy đủ kỹ năng cần thiết phục vụ công viên, đồng thời, doanh nghiệp cũng nên thường xuyên tổ chức các buổi đào tạo để nâng cao năng lực của đội ngũ.

Skills (Kỹ năng)

Là năng lực cụ thể mà đội ngũ nhân sự cần có để làm việc hiệu quả trong môi trường sản xuất hiện đại. Chẳng hạn, kỹ năng vận hành thiết bị, kỹ năng đọc hiểu dữ liệu, xử lý sự cố, sử dụng phần mềm quản lý… 

Shared Values (Chia sẻ giá trị)

Shared Values là trung tâm của mô hình 7S trong sản xuất. Yếu tố này nhấn mạnh vào các giá trị cốt lõi và nguyên tắc mà doanh nghiệp đặt ra để định hướng hành vi của nhân viên, tạo ra văn hóa làm việc chung của tổ chức. Chẳng hạn, tinh thần cải tiến liên tục, an toàn lao động là ưu tiên số 1, hay minh bạch dữ liệu là nguyên tắc làm việc…

Tại sao mô hình 7S là lựa chọn chiến lược cho các nhà máy hiện đại?

Một số lợi ích nổi bật doanh nghiệp nhận được sau khi ứng dụng mô hình 7S trong sản xuất gồm:

Những hiệu quả đáng kinh ngạc doanh nghiệp nhận được sau khi triển khai mô hình 7S

Tối ưu hóa quản lý tổ chức

Mô hình 7S của McKinsey giúp doanh nghiệp nhìn nhận tổ chức dưới 7 khía cạnh khác nhau, từ chiến lược, cơ cấu tổ chức đến hệ thống vận hành và con người… Điều này giúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể về toàn bộ hoạt động vận hành của tổ chức, từ đó ra quyết định nhanh chóng, chính xác và tối ưu hóa nguồn lực hiệu quả hơn.

Tinh gọn bộ máy

7S giúp doanh nghiệp tinh gọn bộ máy thông qua việc đánh giá lại nhiệm vụ, quy trình phối hợp giữa các phòng ban và tái cấu trúc hệ thống. Từ đó, giảm thiểu sự chống chéo thông tin, loại bỏ các quy trình kém hiệu quả và cải thiện khả năng vận hành.

Nâng cao hiệu suất làm việc

Khi tập trung cải thiện các yếu tố mềm trong mô hình 7S, (Shared Values – Style – Staff – Skills), năng suất làm việc của toàn bộ tổ chức sẽ được cải thiện đáng kể. Không chỉ lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn mà kỹ năng và trình độ kỹ thuật của công nhân viên cũng được nâng cao, góp phần tối ưu hiệu suất chung.

Tăng cường tính kết nối giữa các phòng ban

Mô hình McKinsey 7S đặc biệt nhấn mạnh Shared Values (Giá trị chung) – yếu tố tạo nên sự đoàn kết nội bộ trong doanh nghiệp. Khi toàn bộ đội ngũ cùng chia sẻ một hệ giá trị chung (như cải tiến liên tục, lấy khách hàng làm trung tâm, minh bạch trong vận hành), sự phối hợp giữa các phòng ban, giữa lãnh đạo và nhân sự sẽ tự nhiên hơn. Điều này cực kỳ quan trọng trong nhà máy hiện đại, nơi hoạt động sản xuất cần sự phối hợp chặt chẽ giữa nhiều phòng ban: R&D, sản xuất, bảo trì, chất lượng và logistics.

Cải thiện chất lượng sản phẩm

Doanh nghiệp xây dựng tốt mô hình 7S McKinsey sẽ kiểm soát quy trình sản xuất tốt hơn, giảm thiểu lỗi và rủi ro. Việc tích hợp công nghệ vào hệ thống vận hành còn giúp chuẩn hóa chất lượng sản phẩm, cải thiện sự ổn định và tốc độ phản hồi trước yêu cầu khách hàng, từ đó gia tăng sự hài lòng và củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.

Hướng dẫn ứng dụng mô hình 7S trong sản xuất

Để triển khai hiệu quả mô hình 7S trong sản xuất, doanh nghiệp có thể thực hiện theo các bước hướng dẫn dưới đây:

Các bước triển khai mô hình 7S

Bước 1: Phân tích mối liên hệ giữa các yếu tố 7S

Tại bước đầu tiên, doanh nghiệp cần đánh giá mối liên hệ và tác động lẫn nhau giữa các yếu tố trong mô hình 7S. Việc hiểu rõ mối liên kết giữa các yếu tố là tiền đề giúp doanh nghiệp xác định các điểm mạnh, điểm yếu và cơ hội cải thiện trong tổ chức.

Bước 2: Thiết kế lại cơ cấu tổ chức phù hợp

Dựa trên những phân tích ở bước 1, doanh nghiệp tiến hành điều chỉnh lại cơ cấu tổ chức để phù hợp với các chiến lược sản xuất và mục tiêu kinh doanh đã đặt ra. Công việc này có thể bao gồm:

• Tái cấu trúc các bộ phận, phòng ban để tăng cường hiệu quả phối hợp.
• Phân định rõ ràng vai trò và trách nhiệm của từng cá nhân, bộ phận.
• Xác định lại quy trình làm việc để đảm bảo tính linh hoạt và hiệu quả.

Cơ cấu tổ chức được xây dựng phù hợp sẽ tạo nền tảng vững chắc cho việc triển khai các thay đổi, cải tiến tiếp theo trong doanh nghiệp.

Bước 3: Xác định và lập kế hoạch cho các thay đổi cần thiết

Sau khi thiết kế lại cơ cấu tổ chức, doanh nghiệp cần xác định những thay đổi cụ thể cần thực hiện, chẳng hạn như: Đào tạo và phát triển kỹ năng cho nhân viên (Skills), điều chỉnh phong cách lãnh đạo (Style), cập nhật hoặc triển khai hệ thống vận hành (Systems)… Việc lập kế hoạch chi tiết cho các thay đổi này giúp đảm bảo quá trình chuyển đổi diễn ra suôn sẻ và đạt được kết quả như mong đợi.

Bước 4: Thực hiện các thay đổi đã xác định

Bước thứ tư của quá trình triển khai 7S trong sản xuất là tiến hành thực hiện các thay đổi theo kế hoạch đã đề ra. Doanh nghiệp có thể triển khai các buổi đào tạo để nâng cao kỹ năng nhân viên, áp dụng phương pháp quản lý mới, ứng dụng các hệ thống công nghệ mới đảm bảo tích hợp hiệu quả vào quy trình sản xuất hiện tại… Việc triển khai cần được giám sát chặt chẽ để kịp thời điều chỉnh khi cần thiết.

Bước 5:  Đánh giá và điều chỉnh liên tục các yếu tố trong mô hình 7S

Sau khi triển khai, doanh nghiệp cần liên tục đánh giá hiệu quả của các yếu tố đã thay đổi và thực hiện điều chỉnh khi cần thiết. Việc đánh giá và điều chỉnh liên tục là cần thiết để giúp doanh nghiệp duy trì sự linh hoạt và khả năng thích ứng trong môi trường sản xuất biến động.

Ứng dụng 3S iFACTORY để nâng cao hiệu quả triển khai 7S trong sản xuất

3S iFACTORY là giải pháp nhà máy thông minh do ITG Technology nghiên cứu và phát triển, giúp doanh nghiệp quản lý xuyên suốt dòng chảy sản xuất từ đàu vào đến đầu ra theo thời gian thực. Đây chính là trợ thủ đắc lực hỗ trợ doanh nghiệp sản xuất khai thác tối đa giá trị của mô hình 7S và ứng dụng mô hình này hiệu quả vào thực tiễn.

Dưới đây là cách 3S iFACTORY tăng cường hiệu quả của từng yếu tố 7S:

Tìm hiểu giải pháp 3S iFACTORY

Ứng dụng giải pháp 3S iFACTORY không chỉ giúp doanh nghiệp triển khai mô hình 7S sản xuất hiệu quả, mà còn tiến nhanh hơn trên hành trình chuyển đổi số nhà máy thông minh, hướng tới vận hành hiệu quả, bền vững và đột phá trong tương lai.

Qua những chia sẻ ở trên, có thể thấy rằng, mô hình 7S của McKinsey là một phương pháp toàn diện và tối ưu, giúp doanh nghiệp vận hành hoạt động sản xuất – kinh doanh tốt hơn. Hy vọng những thông tin trên thực sự hữu ích với doanh nghiệp của bạn. Nếu cần chia sẻ thêm về các công cụ hỗ trợ doanh nghiệp chuyển đổi số nhà máy thông minh, vui lòng liên hệ đến ITG theo số hotline 092.6886.855 để được giải đáp trong thời gian sớm nhất!