Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng: Các bước thực hiện

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một trong những hình thức lập kế hoạch phổ biến được nhiều doanh nghiệp sản xuất áp dụng nhằm giảm thiểu lãng phí, tăng hiệu quả hoạt động và tăng khả năng cạnh tranh. Phương pháp lập kế hoạch sản xuất này là gì và ứng dụng như thế nào cho hiệu quả? Cùng tìm hiểu trong bài viết!

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là gì?

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là phương pháp cho phép người lên kế hoạch có thể điều chỉnh số lượng hàng hóa cần sản xuất theo yêu cầu cụ thể của khách hàng. Hiểu đơn giản nghĩa là thay vì lập kế hoạch sản xuất hàng loạt theo dự đoán, doanh nghiệp sẽ chỉ bắt đầu lên kế hoạch sản xuất sau khi nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng.

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Phương pháp này thường được các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm theo mùa, doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có thời gian sử dụng ngắn hoặc sản xuất sản phẩm cao cấp sử dụng nhằm đảm bảo số lượng hàng xuất ra đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng, đồng thời tối ưu hóa sự sử dụng nguồn lực và gia tăng hiệu suất sản xuất.

Xem thêm: Phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Lợi ích của việc lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng

Giảm thiểu rủi ro và lỗi sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng tập trung vào việc xây dựng kế hoạch sản xuất theo đúng những gì khách hàng yêu cầu. Khi đã có kế hoạch cụ thể cho từng đơn hàng, các công đoạn sản xuất từ chuẩn bị nguyên vật liệu, phân bổ nguồn lực, áp dụng quy trình, thực thi sản xuất… sẽ được chuẩn bị kỹ lưỡng. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tránh các sai sót không đáng có và giảm thiểu lỗi sản xuất.

Tối ưu hóa sử dụng nguồn lực

Đối với các doanh nghiệp áp dụng hình thức sản xuất theo đơn đặt hàng, bộ phận kế hoạch có thể nắm rõ số lượng sản phẩm cần sản xuất, từ đó lên kế hoạch phân bổ nguồn lực (máy móc, thiết bị, nhân công…) chính xác hơn so với khi lập kế hoạch dựa trên dự đoán nhu cầu và xu hướng thị trường.

Lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng giúp doanh nghiệp sử dụng nguồn lực tối ưu hơn

Bên cạnh đó, các nguồn lực cũng chỉ được sử dụng khi cần thiết (có đơn hàng). Điều này giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa các nguồn lực, tránh tình trạng phân bổ nguồn lực không đồng đều, giảm thiểu lãng phí sản xuất, đồng thời đảm bảo khả năng cung ứng sản phẩm đúng thời gian và đủ số lượng.

Nâng cao sự hài lòng của khách hàng

Áp dụng phương pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng giúp doanh nghiệp đảm bảo sản phẩm được sản xuất theo đúng tiêu chuẩn và đáp ứng các yêu cầu về số lượng, chất lượng, thời gian giao hàng từ phía khách hàng. Bằng cách lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp có thể đảm bảo sự chính xác và đáng tin cậy trong việc thực hiện đơn hàng, từ đó tạo dựng lòng tin và sự hài lòng của khách hàng.

Các bước lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Quản lý nhu cầu sản xuất

Trước khi bắt đầu quy trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, nhân viên của bộ phận kế hoạch cần tính toán chính xác nhu cầu sản xuất dựa trên số lượng đơn đặt hàng cần thực hiện, đồng thời phân tích kỹ lưỡng yêu cầu của từng đơn hàng (bao gồm số lượng, thời gian giao hàng, yêu cầu chất lượng,…). Bước này chính là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch phân bổ nguồn lực sản xuất hợp lý.

Hoạch định năng lực sản xuất của doanh nghiệp

Sau khi phân tích nhu cầu sản xuất, doanh nghiệp cần thực hiện đánh giá khả năng sản xuất (công suất, sức chứa của nhà máy,…) và các nguồn lực cần thiết (máy móc, thiết bị, số lượng lao động,…) trong một đơn vị thời gian nhất định (tháng/quý/ năm…) để đảm bảo công ty có thể sử dụng các nguồn lực hiệu quả nhất mà vẫn hoàn thành đơn hàng trong thời gian yêu cầu và đáp ứng các yêu cầu về chất lượng.

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu

Dựa trên phân tích nhu cầu và đánh giá năng lực sản xuất, doanh nghiệp cần tính toán số lượng nguyên vật liệu cần sử dụng để lên kế hoạch điều phối nguyên vật liệu hoặc nhập thêm (nếu cần) nhằm đảm bảo đơn hàng được hoàn thành đúng tiến độ.

Hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu chính xác để tối ưu chi phí sản xuất

Tiến trình hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu thường gồm 4 bước sau: Phân tích kết cấu sản phẩm; tính tổng nhu cầu; tính nhu cầu thực; xác định thời gian phát đơn đặt hàng hoặc lệnh sản xuất.

Phân công nhiệm vụ – Lập kế hoạch lịch trình sản xuất

Bước tiếp theo khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng chính là phân công nhiệm vụ và lịch sản xuất. Doanh nghiệp cần lên kế hoạch phân công công việc cho các bộ phận và nhân viên liên quan để đảm bảo các nguồn lực được phân bổ hợp lý và mỗi người, mỗi bộ phận đều nắm rõ vai trò, nhiệm vụ của mình trong quy trình sản xuất.

Theo dõi quá trình sản xuất

Ngay cả khi đã hoàn thành xong bản kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, người lập kế hoạch vẫn cần theo sát mọi hoạt động trong quá trình sản xuất để đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ theo đúng kế hoạch và đáp ứng được yêu cầu của đơn hàng. Trường hợp phía khách hàng thay đổi yêu cầu hoặc có thêm đơn hàng mới trong quá trình sản xuất, doanh nghiệp cũng có thể điều chỉnh kế hoạch sản xuất linh hoạt, nhanh chóng, đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Theo dõi sát sao quá trính sản xuất để có thể điều chỉnh kế hoạch phù hợp khi cần thiết

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Đánh giá hiệu quả của kế hoạch sản xuất theo đơn hàng là một bước quan trọng để đảm bảo sự khớp nối giữa kế hoạch và thực tế. Các chỉ số hiệu suất như thời gian sản xuất, số lượng sản phẩm hoàn thành và chất lượng sản phẩm sẽ là “thước đo” giúp doanh nghiệp xác định mức độ thành công của kế hoạch.

Ngoài ra, nếu trong quá trình sản xuất xảy ra vấn đề (lỗi kỹ thuật, sự cố máy móc, thiếu nguyên vật liệu,…) làm ảnh hưởng đến kế hoạch ban đầu, việc đánh giá những vấn đề và lỗi này sẽ giúp doanh nghiệp nguyên nhân và tìm ra giải pháp để khắc phục, tránh tình trạng này tiếp diễn ở những đơn hàng sau.

Cải tiến kế hoạch sản xuất

Dựa trên kết quả đánh giá, doanh nghiệp có thể phân tích và đưa ra các đề xuất để chỉnh sửa phù hợp để khắc phục các vấn đề và lỗi đã xảy ra, tăng cường sự phối hợp giữa các bộ phận, tối ưu quy trình sản xuất,… Việc đánh giá và cải tiến kế hoạch sản xuất theo đơn hàng giúp nâng cao hiệu suất và chất lượng sản xuất, đồng thời đảm bảo đáp ứng đúng yêu cầu của khách hàng.

Trong thời đại 4.0 với xu hướng chuyển đổi số trong quản lý đang trở nên tất yếu. Trên thực tế, nhiều doanh nghiệp vẫn đang loay hoay với quy trình lập kế hoạch sản xuất sao cho hiệu quả và phát huy tối đa năng lực vận hành. Hiểu được vấn đề này, ITG đã biên soạn tài liệu và Video: “Bí quyết quản lý năng lực và kế hoạch sản xuất trong nhà máy thông minh” nhằm giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân khiến doanh nghiệp lập kế hoạch không hiệu quả và cách chuẩn hóa quy trình, số hóa công cụ lập kế hoạch sản xuất đạt hiệu quả tối ưu. ĐĂNG KÝ TẢI TÀI LIỆU TẠI ĐÂY!

Một số khó khăn khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

Khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, doanh nghiệp có thể đối mặt với một số khó khăn như:

Khó khăn khi lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng

• Thay đổi đột ngột từ khách hàng: Trong một vài trường hợp, khách hàng có thể thay đổi yêu cầu ban đầu của mình trong quá trình sản xuất, khiến doanh nghiệp buộc phải thay đổi kế hoạch để đáp ứng yêu cầu mới.
• Đơn hàng không đồng đều: Khối lượng đơn hàng mà doanh nghiệp tiếp nhận có thể không giống nhau. Một số đơn hàng sẽ có khối lượng lớn trong khi những đơn khác có khối lượng nhỏ hơn, thời gian giao hàng của các đơn hàng cũng sẽ khác nhau, đòi hỏi công ty phải có khả năng linh hoạt điều chỉnh quy trình sản xuất để đáp ứng một loạt các đơn hàng khác nhau.
• Phân bổ nguồn lực: Việc phân bổ nhân lực, vật liệu hoặc thiết bị sản xuất tại từng thời điểm có thể gây trở ngại cho quy trình lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng. Vì thực hiện sản xuất theo đơn đặt hàng nên có thời điểm doanh nghiệp sẽ cần sử dụng nhiều nguồn lực hơn so với bình thường, trong khi thời điểm không có nhiều đơn hàng sẽ phát sinh các “nguồn lực rảnh rỗi” gây lãng phí.

Giải pháp lập kế hoạch sản xuất theo đơn đặt hàng toàn diện cho doanh nghiệp

Phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP là giải pháp toàn diện giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, từ đó nâng cao khả năng đáp ứng yêu cầu đặt hàng từ khách hàng.

Với 3S ERP, các công ty sản xuất theo đơn hàng có thể quản lý dữ liệu sản xuất, quản lý nguồn lực, lập kế hoạch và phân công nhiệm vụ hiệu quả thông qua 5 chức năng chính: Quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị sản xuất, quản trị kho, tài chính – kế toán.

Giải pháp lập kế hoạch sản xuất toàn diện cho doanh nghiệp

Cụ thể, khi có thông tin về đơn hàng mới được bộ phận bán hàng đẩy vào hệ thống, nhân viên trong phòng kế hoạch có thể ứng dụng các công cụ nằm trong phân hệ quản trị sản xuất như: Quản lý định mức nguyên vật liệu (BOM), quản lý năng lực sản xuất tổng thể (PP), quản lý nhu cầu sản xuất (MDS), hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP),… để tiến hành lập kế hoạch chi tiết. Trong quá trình lên kế hoạch sản xuất theo đơn hàng, phòng kế hoạch có thể sử dụng các dữ liệu được liên kết với các bộ phận liên quan khác (mua hàng – kho – kế toán) để tính toán giá thành, nhu cầu nguyên vật liệu và phân bổ nguồn lực hợp lý.

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Đặc biệt, phần mềm 3S ERP còn có thể tích hợp với hệ thống điều hành và thực thi sản xuất 3S MES thông qua Trục kế hoạch sản xuất thông minh để rút ngắn thời gian lập kế hoạch, tối ưu lịch sản xuất, đồng thời kiểm soát chặt chẽ mọi hoạt động sản xuất dưới nhà máy nhằm đảm bảo khi có bất kỳ trục trặc hoặc thay đổi nào làm ảnh hưởng đến kế hoạch đã được thiết lập ban đầu, doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh để đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

Trong bài viết này, chúng ta đã tìm hiểu về lập kế hoạch sản xuất theo đơn hàng và cách các doanh nghiệp có thể áp dụng để tối ưu hóa hoạt động này. Mọi thắc mắc liên quan cần giải đáp chi tiết hơn, Quý Doanh nghiệp vui lòng liên hệ đến ITG theo hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ.