Cách tối ưu chi phí mua hàng trong doanh nghiệp

Mọi tài sản trong doanh nghiệp đều gắn liền với chi phí mua hàng. Do đó, nếu chi phí này không được sử dụng và cân đối hợp lý thì sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực đến nguồn lực tài chính của doanh nghiệp. Để tìm hiểu chi tiết hơn về chi phí mua hàng và cách cắt giảm nó, hãy cùng đọc thêm trong bài viết dưới đây.

Chi phí mua hàng là gì?

Chi phí mua hàng là tất cả các chi phí phát sinh trực tiếp trong quá trình thu mua hàng hóa từ lúc mua đến khi hàng về đến doanh nghiệp.

Chi phí mua hàng bao gồm: Bảo hiểm hàng hóa, tiền thuê kho, thuê bến bãi, chi phí vận chuyển, bốc xếp, chi phí bảo quản trong quá trình mua hàng, các khoản hao hụt tự nhiên trong định mức phát sinh của quá trình thu mua hàng hóa và các chi phí khác liên quan đến việc mua hàng tồn kho.

Các loại chi phí mua hàng 

Một số loại chi phí mua hàng

Chi phí mua hàng trong nước

Đối với hàng hóa trong nước, chi phí mua hàng thường bao gồm: Phí vận chuyển, thuê nhân viên mua hàng, bốc dỡ hàng hóa, thuê kho bãi,…

Để được ghi nhận là chi phí mua hàng hợp lý của doanh nghiệp thì những khoản chi này cần phải đáp ứng những điều kiện sau:

• Chi phí mua hàng phải phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp
• Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ cụ thể theo quy định.
• Những chi phí trên 20 triệu đồng phải được thanh toán qua ngân hàng.

Chi phí mua hàng nhập khẩu

Chi phí mua hàng nhập khẩu là những khoản phí cần chi khi doanh nghiệp mua hàng hóa từ nước ngoài. Chi phí mua hàng đối với hàng nhập khẩu thường bao gồm các khoản phí như: Phí xử lý hải quan, thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế bảo vệ môi trường (nếu có), phí bảo hiểm, phí hàng về kho (vận chuyển, bốc dỡ, lưu kho…).

Điều kiện để ghi nhận chi phí mua hàng nhập khẩu hợp lý tương tự như điều kiện đối với chi phí mua hàng hóa trong nước, tuy nhiên, doanh nghiệp sẽ cần bổ sung thêm tờ khai hải quan và biên lai nộp tiền.

Đọc thêm: Chi phí sản xuất chung – Công thức tính phân bổ chi phí sản xuất chung

Làm thế nào để giảm chi phí mua hàng?

Quản lý nhu cầu mua hàng 

Chi phí mua hàng thường xuất phát từ nhu cầu nội bộ. Trong đó, mỗi phòng ban sẽ có nhu cầu nhu cầu về hàng hóa/dịch vụ khác nhau nên nếu không quản lý chặt chẽ thì sẽ dễ phát sinh nhiều khoản phí không cần thiết. 

Chính vì vậy, nhiệm vụ của bộ phận mua hàng là phải lên kế hoạch, quản lý nhu cầu và cân đối ngân sách mua hàng phù hợp cho từng phòng ban trong doanh nghiệp. Một số phương pháp quản lý tập trung mà người mua hàng có thể áp dụng như:

• Giảm tiêu thụ: Cắt giảm các nhu cầu không cần thiết để tránh các chi phí phát sinh không đáng có.
• Đầu tư vào máy móc thiết bị hiện đại: Mặc dù chi phí đầu tư cho các thiết bị máy móc tiên tiến ban đầu khá cao nhưng nó lại giúp doanh nghiệp nâng cao năng suất lao động, chất lượng sản phẩm, giảm chi phí nhân công, chi phí nhiên liệu hao hụt và giảm tình trạng hư hỏng, từ đó tối ưu hóa chi phí mua hàng
• Tối ưu số lượng và loại hình nguyên vật liệu: Cân đối giữa số lượng nguyên vật liệu cần mua với kế hoạch sản xuất tổng thể để tránh dư thừa. Ngoài ra, nếu giá nguyên vật liệu đầu vào đang quá cao thì doanh nghiệp có thể cân nhắc đến việc sử dụng nguyên vật liệu thay thế tương đương với các nguyên vật liệu đang sử dụng để giảm chi phí mua hàng

Quản lý nguồn cung ứng

Quản lý tốt nguồn cung ứng sẽ giúp doanh nghiệp giảm thiểu đáng kể chi phí mua hàng. Theo đó, hoạt động quản lý nguồn cung ứng sẽ tập trung vào các chiến lược với đối tượng nhà cung cấp. Một số biện pháp giảm chi phí bán hàng bao gồm:

• Thiết lập mối quan hệ với nhà cung cấp: Tăng cường hợp tác, thiết lập mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp hiện tại để tìm cơ hội giảm chi phí. Đồng thời, người mua hàng cần phát triển mạng lưới nhà cung cấp để tìm kiếm những mối quan hệ hợp tác chất lượng và bền vững.
• Tăng tính cạnh tranh giữa các nhà cung cấp: Doanh nghiệp có thể áp dụng chiến lược nâng cao tiêu chuẩn chất lượng, chuẩn hóa các thông số kỹ thuật theo chuẩn quốc tế. Khi đó, số lượng nhà cung cấp phù hợp đáp ứng được các tiêu chuẩn đơn hàng sẽ ít hơn, từ đó nâng cao sự cạnh tranh giữa các nhà cung cấp., doanh nghiệp sẽ được hưởng lợi về giá tốt hơn.
• Xem xét đa dạng hóa nhà cung cấp: Không phụ thuộc quá nhiều vào một nhà cung cấp duy nhất. Doanh nghiệp nên mở rộng mối quan hệ với các nhà cung cấp khác nhau để tìm ra những nguồn cung cấp có giá cả hợp lý, có chất lượng sản phẩm và dịch vụ tốt.
• Tái cấu trúc nguồn cung ứng: Sử dụng nhiều nhà cung cấp khác nhau cho cùng một đơn hàng để tiết kiệm chi phí mua hàng.
• Đàm phán giá cả và điều kiện mua hàng: Sử dụng kỹ năng đàm phán để đạt được giá ưu đãi và điều kiện mua hàng tốt hơn từ nhà cung cấp. Tìm hiểu thị trường, so sánh giá cả và yêu cầu báo giá từ nhiều nguồn cung cấp khác nhau để có được sự cạnh tranh trong quá trình đàm phán.
  

Quản lý mối quan hệ với nhà cung cấp

Xem thêm: Quản Lý Nhà Cung Cấp Là Gì? Cách Thức Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp Với Nhà Cung Cấp

Quản lý tổng chi phí sở hữu

Tổng chi phí sở hữu của doanh nghiệp (Total Cost of Ownership – TCO) bao hàm tất cả các chi phí liên quan đến việc mua lại, vận chuyển và lưu trữ sản phẩm. Cắt giảm tổng chi phí sở hữu cũng là một cách hiệu quả để doanh nghiệp giảm chi phí mua hàng. Dưới đây là một số phương pháp giúp giảm TCO mà các công ty có thể áp dụng:

• Lưu trữ tại kho của nhà cung cấp: Chi phí kho bãi cũng là một khoản nằm trong chi phí mua hàng. Do đó, nếu doanh nghiệp sử dụng kho của nhà cung cấp để lưu trữ hàng hóa thì có thể giảm tải được chi phí này. Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm. Nó đòi hỏi người mua hàng phải có tầm nhìn và dự báo chính xác về nhu cầu sản xuất, nếu không khi thị trường hoặc các yếu tố nội bộ như khuyến mại thay đổi thì doanh nghiệp có thể gặp phải tình trạng thừa/thiếu hàng.
• Xem xét mua hàng trực tuyến: Sử dụng các nền tảng mua hàng trực tuyến để so sánh giá và tìm kiếm ưu đãi. Mua hàng trực tuyến có thể giúp tiết kiệm thời gian và giảm chi phí mua hàng nhờ các chương trình ưu đãi.
• Quản lý tồn kho hiệu quả: Theo dõi, quản lý tồn kho để tránh lãng phí và phát sinh các chi phí liên quan. Theo dõi xu hướng tiêu dùng và lập kế hoạch mua hàng theo nhu cầu thực tế.
• Đặt mục tiêu tiết kiệm chi phí dài hạn: Đưa ra mục tiêu tiết kiệm chi phí và tạo ra kế hoạch chi tiết để đạt được mục tiêu đó. Xem xét xem có thể tiết kiệm chi phí thông qua việc mua hàng hàng loạt, đàm phán giá hoặc tận dụng các chương trình khuyến mãi không.
• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi chi phí mua hàng và đánh giá hiệu quả của các biện pháp tiết kiệm. Xem xét báo cáo, số liệu và phản hồi từ các bên liên quan để tối ưu hóa quá trình mua hàng.

Quản lý tổng chi phí sở hữu là một phương pháp để giảm chi phí mua hàng

Đọc thêm: 5 Cách giảm chi phí sản xuất

Tối ưu chi phí mua hàng cho doanh nghiệp khi sử dụng 3S ERP

3S ERP là phần mềm quản lý doanh nghiệp tổng thể của Công ty Cổ phần Công nghệ ITG (ITG Technology), được thiết kế dành riêng cho doanh nghiệp Việt Nam, bao gồm 5 module lõi: quản trị mua hàng, quản trị bán hàng, quản trị kho, quản trị sản xuất, quản trị tài chính – kế toán và 3 module mở rộng bao gồm: quản trị nhân sự 3S HXM, quản trị kênh phân phối DMS, quản lý quan hệ khách hàng 3S CRM. Trong đó Module quản trị mua hàng hỗ trợ doanh nghiệp giảm đáng kể chi phí mua hàng phát sinh với những tính năng nổi bật sau:

Số hóa quy trình & Thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp bạn với 3S ERP

- Giải pháp được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù ngành: Điện tử, Cơ khí chế tạo, Dược phẩm, Bao bì, Phân phối, Bán lẻ…
- Dễ dàng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác
- Hơn 1000 doanh nghiệp tin dùng. Đã triển khai thành công cho nhiều DN sản xuất lớn, FDI Nhật Bản, Hàn Quốc
- Đội ngũ chuyên gia hàng đầu tư vấn 1:1 từ chiến lược đến thực thi

Đăng ký ngay

Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn: Module quản trị mua hàng giúp doanh nghiệp thiết lập quy trình mua hàng chuẩn, từ yêu cầu mua hàng cho đến đánh giá nhà cung cấp và đơn hàng mua. Quy trình mua hàng rõ ràng và được tối ưu hóa giúp bộ phận quản lý mua hàng giảm thiểu lỗi phát sinh, tránh nhầm lẫn và tiết kiệm thời gian, công sức trong quá trình mua sắm. Điều này giúp giảm chi phí phát sinh do các vấn đề không đáng có trong quy trình mua hàng.

Số hóa yêu cầu mua hàng & Quản lý đơn hàng mua: 3S ERP có khả năng số hóa đơn hàng lên phần mềm để quản lý các chỉ tiêu trong đơn hàng về giá, chiết khấu, doanh số,… Doanh nghiệp có thể dễ dàng theo dõi các chỉ tiêu thông qua biểu đồ trực quan hóa, từ đó nắm được chi phí nào cần cắt giảm hay tối ưu.

Quản lý & Lựa chọn nhà cung cấp chất lượng: Phân hệ quản trị mua hàng của 3S ERP cung cấp công cụ để quản lý danh sách, phân loại và đánh giá chất lượng nhà cung cấp dựa trên nhiều tiêu chí quan trọng như chất lượng sản phẩm, giá cả, tiến độ giao hàng,…. Doanh nghiệp có thể chọn nhà cung cấp chất lượng tốt với giá cả hợp lý để tiết kiệm đáng kể chi phí mua hàng.

Tối ưu lượng tồn kho: Cung cấp tính năng giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng thông minh dựa trên dữ liệu và thông tin tồn kho hiện có. Doanh nghiệp có thể tối ưu hóa mức tồn kho và quản lý lượng hàng tồn kho một cách hiệu quả, từ đó giảm chi phí lưu trữ, rủi ro hết hạn sử dụng và chi phí tiếp theo liên quan đến hàng tồn kho.

Đọc thêm: Phần mềm ERP giải quyết 4 vấn đề nổi trội về Chi phí trong Doanh nghiệp 

Kết luận

Nắm vững và quản lý tốt chi phí mua hàng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định thông minh cho bài toán quản lý chi phí chung của mình. Hy vọng với những kiến thức được cung cấp, doanh nghiệp có thể tìm ra lời giải cho bài toán tối ưu chi phí mua hàng. Nếu cần tìm hiểu và tư vấn hỗ trợ thêm, hãy liên hệ ngay hotline của ITG: 092.6886.855. Các chuyên gia về công nghệ của chúng tôi sẵn sàng giải đáp mọi thắc mắc của bạn.