Phương pháp lập kế hoạch mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Lập kế hoạch mua hàng đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo sự ổn định của chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp. Cùng khám phá các phương pháp lập kế hoạch mua hàng phổ biến hiện nay và cách lập bảng kế hoạch mua hàng hiệu quả trong bài viết!

Lập kế hoạch mua hàng là gì?

Lập kế hoạch mua hàng là quá trình xác định nhu cầu vật tư, nguyên vật liệu, linh kiện hoặc hàng hóa cần mua theo từng giai đoạn cụ thể, nhằm đảm bảo duy trì hoạt động sản xuất liên tục, đúng tiến độ và tối ưu chi phí cho doanh nghiệp.

Lập kế hoạch mua hàng là một bước quan trọng trong quản lý chuỗi cung ứng

Mục tiêu chính của việc lập kế hoạch mua hàng là:

• Đảm bảo nguồn cung nguyên vật liệu ổn định
• Tối ưu hóa lượng hàng tồn kho
• Cân đối dòng tiền và ngân sách, giúp doanh nghiệp dự trù tài chính chính xác
• Nâng cao hiệu quả phối hợp giữa các phòng ban (mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất…)

Đối với doanh nghiệp sản xuất, đặc biệt là các doanh nghiệp vận hành theo mô hình make-to-stock hoặc make-to-order, kế hoạch mua hàng chính xác giúp giảm thiểu tồn kho đáng kể, hạn chế lãng phí và tăng khả năng phản ứng với nhu cầu thị trường.

Lợi ích khi doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng chính xác

Một phương pháp lập kế hoạch mua hàng hiệu quả sẽ mang lại những giá trị rõ rệt cho doanh nghiệp. Tiêu biểu có thể kể đến như:

Những lợi ích doanh nghiệp nhận được khi lập kế hoạch mua hàng hiệu quả

Tăng khả năng đáp ứng nhu cầu

Lập kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp xác định chính xác nhu cầu về số lượng và chất lượng hàng hóa tại từng thời điểm cụ thể, dựa vào kế hoạch sản xuất hoặc đơn hàng đầu ra. Nhờ đó, đảm bảo nguồn cung ổn định, tránh để xảy ra tình trạng mua thừa gây tồn kho cao hoặc mua thiếu làm gián đoạn sản xuất.

Bên cạnh đó, một kế hoạch mua hàng tốt còn giúp doanh nghiệp dự đoán chính xác nhu cầu trong tương lai, từ đó chủ động mua sắm và điều chỉnh khi thị trường thay đổi đột ngột.

Tối ưu chi phí mua hàng và lưu kho

Khi có kế hoạch mua hàng cụ thể, doanh nghiệp có thể chủ động đàm phán giá với nhà cung cấp, tận dụng các chương trình ưu đãi/chiết khấu và kiểm soát các chi phí liên quan như vận chuyển, lưu kho hiệu quả hơn để có giá nhập tốt nhất và tránh những khoản phát sinh không đáng có.

Quan trọng hơn, việc nhập hàng đúng thời điểm với số lượng phù hợp cũng giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí lưu kho và bảo quản.

Quản lý thời gian hiệu quả

Lập kế hoạch mua hàng giúp doanh nghiệp xác định thời điểm mua sắm tối ưu nhất, từ đó, sắp xếp lịch đặt hàng hợp lý, tránh tình trạng “chờ hàng” hoặc tồn kho quá lâu.

Đối với doanh nghiệp, việc mua nguyên vật liệu đầu vào đúng lúc sẽ giúp đảm bảo tiến độ sản xuất và thời gian giao hàng, giảm áp lực xử lý công việc đột xuất lên nhân viên, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống.

Kiểm soát chất lượng tốt hơn

Một kế hoạch mua hàng bài bản luôn đi kèm với việc lựa chọn đúng nhà cung cấp và xác định trước các yêu cầu kỹ thuật hoặc kiểm định hàng hóa khi nhập kho. Điều này giúp doanh nghiệp quản lý nguyên liệu đầu vào tốt hơn và đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, tăng mức độ hài lòng của khách hàng.

Giảm thiểu rủi ro

Lập kế hoạch mua hàng là biện pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp dự báo và phòng ngừa rủi ro thiếu hàng, đứt gãy chuỗi cung ứng, đồng thời chủ động xử lý với biến động thị trường (biến động cung cầu, giá nguyên vật liệu…).

Xem thêm: Giải quyết bài toán lập kế hoạch nguyên vật liệu với phần mềm ERP

Những căn cứ để lập kế hoạch mua hàng

Để lập kế hoạch mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp cần căn cứ vào một số dữ liệu dưới đây:

• Định mức nguyên vật liệu (Bill of Materials – BOM): Danh sách chi tiết các nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất
• Hàng tồn kho thực tế (On-hand inventory): Tổng số lượng hàng tồn kho mà doanh nghiệp sở hữu và đang có trong kho
• In-coming Inventory: Số lượng hàng đã được đặt mua và đang trên đường đến
• Thời gian giao hàng (Leadtime): Khoảng thời gian từ khi doanh nghiệp đặt hàng đến khi nhận hàng từ nhà cung cấp
• Kế hoạch nhận hàng (Scheduled Receipt): Kế hoạch nhận hàng của các đơn hàng đã mua trước đó
• Tồn kho dự kiến (Projected On Hand): Lượng tồn kho dự kiến sau khi đã cộng số lượng hàng đến và trừ đi số lượng nhu cầu dự kiến
• Nhu cầu ròng dự kiến (Projected Net Requirement): Lượng hàng nhu cầu còn thiếu so với lượng hàng tồn của cuối kỳ trước đó
• Số lượng nhận hàng kế hoạch (Planned Order Receipt): Số lượng hàng cần nhận theo kế hoạch để đáp ứng lượng hàng còn thiếu
• Thời điểm đặt hàng (Planned Order Release): Số lượng nhận hàng kế hoạch để lên đơn hàng, thời điểm đặt hàng sẽ đặt trước đó 1 khoảng thời gian bằng (hoặc lớn hơn) Leadtime của nhà cung cấp.

Các phương pháp lập kế hoạch mua hàng phổ biến hiện nay

Lập kế hoạch mua hàng không chỉ là xác định số lượng hàng hóa cần mua, mà còn cần dự đoán nhu cầu, thời điểm mua sắm, chi phí và lựa chọn nhà cung cấp tối ưu. Tùy thuộc vào đặc thù ngành, quy mô và khả năng phân tích dữ liệu, các doanh nghiệp có thể áp dụng một hoặc kết hợp nhiều phương pháp lập kế hoạch mua hàng phổ biến dưới đây:

Phương pháp lập kế hoạch mua hàng định lượng

Phương pháp định lượng tập trung vào việc lập kế hoạch mua hàng dựa trên cơ sở logic và dữ liệu thực tế, đặc biệt phù hợp với các doanh nghiệp có dữ liệu đầy đủ và tính lặp lại trong chu kỳ mua bán.

Một số phương pháp lập kế hoạch mua hàng theo định lượng mà doanh nghiệp có thể áp dụng gồm:

• Dự báo dựa trên thời gian (Time Series Forecasting): Phân tích dữ liệu mua hàng trong quá khứ (ví dụ: doanh số bán hàng hàng tháng, hàng quý) để dự đoán xu hướng và nhu cầu trong tương lai. Phương pháp này thường được ứng dụng để dự báo nhu cầu mua hàng theo mùa vụ và các sản phẩm có chu kỳ tiêu thụ ổn định. Với phương pháp này, doanh nghiệp có thể lấy trung bình nhu cầu trong các kỳ gần nhất, hoặc gán trọng số cao hơn cho dữ liệu gần nhất để lập kế hoạch mua hàng.
• Điểm đặt hàng lại (Reorder Point): Xác định một mức tồn kho cụ thể (điểm đặt hàng lại). Khi lượng tồn kho giảm xuống dưới mức này, doanh nghiệp cần lập yêu cầu mua hàng mới. Mô hình này thường đi kèm với việc tính toán số lượng đặt hàng tối ưu (Economic Order Quantity – EOQ) để tối ưu chi phí tồn kho và chi phí đặt hàng.
• Lập kế hoạch yêu cầu vật liệu (Material Requirements Planning – MRP): Phương pháp này sử dụng dữ liệu về lịch trình sản xuất (Master Production Schedule) và định mức nguyên vật liệu (BOM) để tính toán chính xác số lượng và thời điểm cần mua nguyên vật liệu.

Phương pháp lập kế hoạch mua hàng định tính

Phương pháp lập kế hoạch mua hàng này thường được sử dụng trong các trường hợp dữ liệu chưa đầy đủ hoặc nhu cầu biến động mạnh, khó dự báo bằng số liệu. Với phương pháp này, doanh nghiệp sẽ dự đoán nhu cầu và lập kế hoạch mua hàng dựa trên ý kiến chủ quan, kinh nghiệm và thông tin thị trường.

Một số cách thức mà doanh nghiệp có thể áp dụng để lập bảng kế hoạch mua hàng theo định tính là:

• Ý kiến chuyên gia (Expert Opinion): Thu thập ý kiến từ các chuyên gia nội bộ (bộ phận kinh doanh, marketing, kho) hoặc bên ngoài (nhà tư vấn thị trường) để dự đoán nhu cầu mua hàng.
• Nghiên cứu thị trường (Market Research): Phân tích xu hướng thị trường, hành vi khách hàng và hoạt động của đối thủ cạnh tranh để đưa ra dự báo về nhu cầu mua sắm. Cách thức này thường được áp dụng trong ngành hàng tiêu dùng nhanh và doanh nghiệp sản xuất sản phẩm có vòng đời ngắn.
• Phương pháp Delphi: Tiến hành thu thập ý kiến của một nhóm chuyên gia (ẩn danh) theo nhiều vòng, đến khi đạt được sự đồng thuận. Đây là phương pháp có tính khoa học, khách quan cao, thường được ứng dụng khi doanh nghiệp cần lập kế hoạch mua hàng trong bối cảnh khủng hoảng chuỗi cung ứng hoặc chính sách thuế thay đổi…

Cách lập kế hoạch mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Quy trình lập kế hoạch mua hàng hiệu quả thường bao gồm 5 bước chính:

5 Bước lập kế hoạch mua hàng hiệu quả cho doanh nghiệp

Bước 1: Xác định nhu cầu mua sắm

Ở bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp cần thu thập dữ liệu từ các phòng ban như: Sản xuất, R&D, bán hàng, bảo trì và đối chiếu với lượng hàng tồn kho thực tế để xác định số lượng hàng hóa cần mua và thời điểm đặt mua.

Ngoài ra, để lập bảng kế hoạch mua hàng hiệu quả, doanh nghiệp nên kết hợp với hoạt động nghiên cứu thị trường để hiểu rõ hơn về hoạt động kinh doanh của công ty cũng như phân tích năng lực cạnh tranh so với các đối thủ. Điều này giúp doanh nghiệp có thể dự báo chính xác hơn nhu cầu hàng hóa trong tương lai và lựa chọn được nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bước 2: Xây dựng quy trình và chính sách mua hàng

Bước tiếp theo không thể thiếu trong công tác lập kế hoạch mua hàng là xây dựng các quy trình và chính sách. Ở bước này, doanh nghiệp cần thiết lập các bước cụ thể trong quy trình mua hàng (ví dụ: tạo yêu cầu mua hàng, phê duyệt, đặt hàng, nhận hàng, thanh toán). Đồng thời, tiến hành phân công trách nhiệm cho từng bộ phận hoặc cá nhân liên quan đến mỗi giai đoạn của quy trình. Việc này giúp đảm bảo sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bên, tránh chồng chéo và nâng cao hiệu quả của hoạt động mua sắm.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên xây dựng một hệ thống các hướng dẫn, quy định, nguyên tắc cần tuân thủ trong hoạt động mua sắm hàng hóa. Khi xây dựng chính sách mua hàng, doanh nghiệp cần đặc biệt chú trọng đến các yếu tố quan trọng như: Tiêu chí lựa chọn nhà cung cấp, quy trình đàm phán giá, các điều khoản thanh toán, chính sách bảo hành và quy định về đổi trả hàng hóa.

Bước 3: Tìm và lựa chọn nhà cung cấp

Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp là bước quan trọng trong quá trình lập kế hoạch mua hàng. Nhà cung cấp được lựa chọn cần đáp ứng các tiêu chí về chất lượng, giá cả, khả năng giao hàng đúng hẹn và có chính sách hậu mãi tốt.

Doanh nghiệp cũng có thể ký kết hợp đồng với nhiều nhà cung cấp khác nhau để hạn chế rủi ro có thể xảy ra trong cung ứng hàng hóa. Đồng thời tiến hành đánh giá định kỳ để đảm bảo nhà cung cấp luôn tuân thủ các tiêu chuẩn và yêu cầu đã được thiết lập.

Bước 4: Lập bảng kế hoạch mua hàng

Thông tin của bảng kế hoạch mua hàng cần có những nội dung quan trọng sau: 

• Tên vật tư (mã hàng)
• Số lượng cần mua
• Số lượng tồn kho
• Nhà cung cấp đề xuất
• Đơn giá ước tính
• Ngày cần giao
• … 

Một bảng kế hoạch mua hàng chuẩn, chi tiết sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi và nhân viên dễ triển khai hơn.

Bước 5: Theo dõi và đánh giá kế hoạch mua hàng

Sau khi nhận đầy đủ hàng hóa đã mua, nhà quản lý cần đánh giá lại kết quả thu mua để nhìn nhận cả quá trình thực hiện. Các yếu tố cần đánh giá bao gồm:

• Tiến độ thực hiện kế hoạch mua hàng
• Hiệu quả của quá trình mua hàng (chi phí, thời gian, chất lượng)
• Khả năng kiểm soát rủi ro trong quá trình mua hàng (nhà cung cấp không giao hàng đúng hẹn, chất lượng hàng không đảm bảo, biến động giá…)

Đây là tiền đề để doanh nghiệp tiến hành quay vòng quy trình hoặc điều chỉnh kế hoạch mua sắm khi cần thiết, đảm bảo quá trình mua hàng diễn ra thành công hơn trong những lần sau.

3S ERP – Bí quyết giúp doanh nghiệp lập kế hoạch mua hàng chính xác, tối ưu

Để giải quyết triệt để các vấn đề trong lập kế hoạch mua hàng, doanh nghiệp có thể tìm đến sự trợ giúp của các công nghệ hiện đại. Một trong những giải pháp được nhiều doanh nghiệp lớn hiện nay lựa chọn chính là phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP của ITG Technology.

3S ERP là giải pháp quản trị doanh nghiệp tổng thể, có khả năng kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi như: Mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất, tài chính kế toán… của tổ chức vào một hệ thống duy nhất. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định và tối ưu các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, con người, nguyên vật liệu, máy móc, nhà xưởng…

Ưu điểm vượt trội khi quản lý mua hàng bằng 3S ERP so với phương pháp thủ công

Đặc biệt, chức năng quản trị mua hàng của 3S ERP có thể giúp doanh nghiệp kiểm soát và nâng cao hiệu quả lập kế hoạch mua hàng thông qua những tính năng nổi bật như:

• Quản lý, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp: Thiết lập danh mục, quản lý, đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí (chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down,…).
• Lập kế hoạch mua hàng: Lập kế hoạch mua hàng tự động dựa trên tồn kho, kế hoạch sản xuất và định mức BOM, hệ thống tự động gợi ý danh sách vật tư cần mua.
• Quản lý PR, PO, D/O: Theo dõi số lượng, trạng thái, tiến độ thực hiện các yêu cầu đặt mua, giúp bộ phận mua hàng chủ động xử lý nếu có trễ hạn.
• Quản lý nhận hàng, nhập kho, hóa đơn: Kiểm soát số lượng, tình trạng nhận hàng, nhập kho, hóa đơn
• Đổi/trả hàng cho nhà cung cấp: Hỗ trợ lập phiếu yêu cầu và xuất lệnh đổi/trả lại hàng cho nhà cung cấp nhanh chóng khi phát hiện hàng lỗi, hỏng, thiếu,…
• Báo cáo quản trị mua hàng: Phân tích dữ liệu theo nhiều chiều thông tin và báo cáo quản trị mua hàng đầy đủ, trực quan giúp nhà quản lý dễ dàng đánh giá hiệu quả của các giao dịch mua hàng đã thực hiện.

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Lập kế hoạch mua hàng là một khâu chiến lược trong toàn bộ hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Khi áp dụng đúng phương pháp lập kế hoạch mua hàng và có cách lập kế hoạch bài bản, chi tiết,   doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt chi phí, tối ưu tồn kho và nâng cao năng lực cạnh tranh.