Quản Lý Nhà Cung Cấp Là Gì? Cách Thức Xây Dựng Mối Quan Hệ Tốt Đẹp Với Nhà Cung Cấp

Quản lý nhà cung cấp là một trong những công việc rất cần thiết trong hoạt động quản lý kinh doanh của doanh nghiệp. Việc xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, bền vững với các nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo nguồn cung ứng hàng hóa và dịch vụ chất lượng, giảm thiểu chi phí mua hàng, đồng thời tối ưu hóa quá trình sản xuất, kinh doanh. 

Bài viết này sẽ đề cập đến tất cả những gì bạn cần biết để có thể quản lý nhà cung cấp một cách hiệu quả nhất. Hãy cùng tìm hiểu chi tiết trong các phần nội dung tiếp theo ngay sau đây.

Quản lý nhà cung cấp là gì?

Trong mỗi doanh nghiệp, nguồn cung cấp hàng hóa hay dịch vụ là vô cùng quan trọng. Vì vậy, việc quản lý nhà cung cấp là một hoạt động mà bạn bắt buộc phải làm và thực hiện tốt.

Quản lý nhà cung cấp là hoạt động bắt buộc đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào

Hiểu đơn giản thì quản lý nhà cung cấp là quá trình quản lý các hoạt động liên quan đến nhà cung cấp. Nó bao gồm tất cả các hoạt động từ tìm kiếm, phân loại, chọn lựa, đánh giá chất lượng của các nhà cung cấp, cũng như duy trì và cải thiện hiệu quả làm việc của họ. Khi hoạt động quản lý nhà cung ứng được thực hiện tốt, doanh nghiệp sẽ có nền tảng để tạo dựng và phát triển các mối quan hệ ngày càng tốt đẹp hơn với các nhà cung cấp của mình.

Xem thêm: Quản lý sản xuất là gì? Những thông tin cực hữu ích mà người quản lý sản xuất không nên bỏ lỡ

Lợi ích của việc quản lý tốt mối quan hệ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp

Việc xây dựng tốt mối quan hệ giữa nhà cung cấp và doanh nghiệp mang lại rất nhiều lợi ích cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Cụ thể như sau:

Quản lý nhà cung cấp hiệu quả giúp giảm thiểu chi phí và tăng khả năng sản xuất 

• Tối ưu hóa nguồn cung cấp: Quản lý tốt quan hệ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp sở hữu mạng lưới chuỗi cung ứng đa dạng, hạn chế sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất. Điều này sẽ giảm thiểu tối đa tính rủi ro và tăng tính sẵn có của hàng hóa và dịch vụ, đảm bảo nguồn cung cấp luôn đầy đủ và ổn định. 
• Giảm chi phí và đảm bảo tiến độ sản xuất: Quản lý nhà cung cấp tốt sẽ giúp doanh nghiệp tìm được các nguồn cung có giá tốt nhất. Nhờ đó giảm chi phí mua hàng và chi phí vận chuyển, đồng thời đảm bảo nguồn nguyên liệu đầu vào không bị thiếu hụt hay chậm trễ. Từ đó sẽ làm tăng tiến độ sản xuất và lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Giảm tồn kho: Khi có được các nguồn cung ổn định, doanh nghiệp hoàn toàn có thể giảm số lượng hàng tồn kho. Điều này giúp giảm chi phí kho bãi, chi phí nhân công, chi phí bảo trì và cả chi phí hàng tồn kho.

Phân loại cấp độ nhà cung cấp

Tại các doanh nghiệp, nhà cung cấp sẽ được phân chia thành nhiều cấp độ khác nhau dựa trên các yếu tố như chất lượng sản phẩm, độ tin cậy, độ ổn định và các yếu tố rủi ro. Việc phân loại nhà cung cấp có thể được chia thành ba cấp độ chính như sau:

• Cấp I – Nhà cung cấp chiến lược: Là những nhà cung cấp chất lượng cao và đáng tin cậy nhất, thường có tiếng tăm tốt và đã có mối quan hệ đối tác lâu dài với doanh nghiệp. 
• Cấp II – Nhà cung cấp ưu tiên: Là những đơn vị có năng lực và độ tin cậy cao, có tiềm năng để phát triển mối quan hệ lâu dài với doanh nghiệp. Thông thường, họ sẽ được hưởng nhiều quyền lợi hơn so với các nhà cung ứng thuộc cấp độ cơ bản. Tuy nhiên, việc mua hàng từ các nhà cung cấp cấp II đôi khi cũng tiềm ẩn một số rủi ro như không đảm bảo về chất lượng và không đáp ứng tốt được các yêu cầu về mặt kỹ thuật. 
• Cấp III – Nhà cung cấp giao dịch: Là những nhà cung cấp mới, chưa có nhiều kinh nghiệm, chất lượng và độ tin cậy chưa được đánh giá cao. Khi cần thiết, doanh nghiệp sẽ liên hệ với nhà cung cấp, thương lượng về giá cả và quyền lợi sau đó đặt hàng. Mối quan hệ với nhà cung cấp này thường sẽ kết thúc sau khi các giao dịch hoàn tất, doanh nghiệp không cần phải duy trì và phát triển mối quan hệ thân thiết với họ.

Quy trình quản lý nhà cung cấp hiệu quả

Để quản lý nhà cung cấp hiệu quả, doanh nghiệp cần áp dụng một quy trình quản lý chặt chẽ, đảm bảo sự liên tục và hiệu quả trong việc tìm kiếm, lựa chọn, quản lý các nhà cung cấp. Dưới đây là một số bước cần thực hiện để quản lý nhà cung cấp hiệu quả:

Xây dựng quy trình quản lý nhà cung cấp hiệu quả là việc làm không thể thiếu trong quá trình quản lý doanh nghiệp

• Xác định các nhà cung cấp: Doanh nghiệp cần phải xác định các nhà cung cấp có thể cung cấp các sản phẩm và dịch vụ cần thiết cho hoạt động kinh doanh của mình.
• Xây dựng các tiêu chuẩn đánh giá nhà cung cấp: Xây dựng  một bộ gồm các tiêu chuẩn để đánh giá nhà cung cấp. Các tiêu chuẩn sẽ khác nhau tùy vào doanh nghiệp nhưng cơ bản sẽ bao gồm các nội dung cơ bản về giá cả, chất lượng sản phẩm/ dịch vụ, thời gian vận chuyển,…  
• Lựa chọn nhà cung cấp: Dựa vào các tiêu chí đưa ra, doanh nghiệp có thể lựa chọn được nhà cung cấp phù hợp nhất với nhu cầu của mình.
• Giám sát, đánh giá và cải thiện: Bước tiếp theo vô cùng quan trọng, đó là cần sử dụng các phương pháp hoặc công cụ để có thể giám sát và đánh giá nhà cung cấp. Việc thường xuyên theo dõi, liên hệ với nhà cung cấp cũng giúp doanh nghiệp có thể kịp thời giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như củng cố mối quan hệ với các nhà cung cấp của mình. 

Cách xây dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp

Xây dựng mối quan hệ với nhà cung cấp là điều rất quan trọng và có thể đem lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Để có thể làm được điều đó, bạn cần nắm được một số cách thức cũng như áp dụng công nghệ vào việc quản lý của mình.

Dưới đây là một số cách hiệu quả nhất giúp bạn có thể thiết lập, xây dựng, và duy trì mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với nhà cung cấp của mình:

Duy trì mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp

Thực hiện thanh toán đúng hạn và đầy đủ

Luôn thanh toán đúng hạn và đầy đủ cho các khoản nợ với nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng và củng cố niềm tin và độ tin cậy giữa hai bên. Nhà cung cấp sẽ đánh giá cao điều này và sẵn sàng hỗ trợ bạn khi có vấn đề phát sinh. 

Tạo ra một môi trường làm việc chuyên nghiệp

Luôn thể hiện sự đẳng cấp và chuyên nghiệp khi làm việc là cách tốt để tạo niềm tin, sự tin cậy và hợp tác lâu dài với các nhà cung cấp. Sự chuyên nghiệp sẽ giúp cho việc giao dịch và làm việc của 2 bên được diễn ra nhanh chóng, minh bạch và hiệu quả. 

Thường xuyên liên hệ và theo dõi các nhà cung cấp

Gặp gỡ trực tiếp với nhà cung cấp là cách hiệu quả để giải quyết các vấn đề phát sinh cũng như tăng cường mối quan hệ giữa 2 bên. Ngoài ra, việc thường xuyên giữ liên lạc, theo dõi và đánh giá hiệu quả của nhà cung cấp cũng sẽ giúp bạn xác định được những điểm mạnh, điểm yếu của nhà cung cấp và đưa ra những hướng xử lý và cải thiện tốt nhất.

Sử dụng công nghệ phần mềm vào việc quản lý nhà cung cấp

Ngày nay, việc quản lý nhà cung cấp đã trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết nhờ sự hỗ trợ của các công nghệ phần mềm. Việc áp dụng phần mềm vào quá trình quản lý các nhà cung cấp sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, giảm thiểu sai sót, tối đa hóa sự minh bạch cũng như tính hiệu quả.

Trong số các phần mềm trên thị trường hiện nay, hệ thống 3S ERP của ITG là giải pháp phần mềm được nhiều doanh nghiệp lớn trong danh sách VNR500 tin tưởng và sử dụng. Phân hệ quản trị mua hàng của hệ thống này sẽ giúp doanh nghiệp đạt được những lợi ích sau đây :

• Thiết lập quy trình mua hàng chuẩn: Quy trình mua hàng được thiết lập theo trình tự khoa học từ: yêu cầu mua hàng, lập kế hoạch, đánh giá nhà cung cấp cho đến đơn hàng mua,…
• Lựa chọn nhà cung cấp: 3S ERP cho phép doanh nghiệp đánh giá chất lượng nhà cung cấp theo nhiều tiêu chí như: chất lượng, giá cả, tiến độ giao hàng, cost down NCC,…
• Đánh giá chất lượng sản phẩm đầu vào: Cho phép thiết lập các chỉ tiêu đánh giá chất lượng sản phẩm (QA) để quản lý chất lượng nguyên vật liệu đầu vào (IQC).
• Quản lý công nợ phải trả: Kiểm soát công nợ hiệu quả giúp doanh nghiệp thanh toán đúng hạn, từ đó xây dựng niềm tin và tạo dựng mối quan hệ tốt với nhà cung cấp.
• Theo dõi hoạt động mua hàng realtime: Cung cấp bức tranh toàn cảnh và tức thời về tình hình mua hàng cung ứng thông qua hệ thống báo cáo trực quan.

Không chỉ vậy, 3S ERP còn có thể dễ dàng tích hợp với các phân hệ hoặc phần mềm có sẵn khác của doanh nghiệp, từ đó mang đến hiệu quả cao nhất cho toàn bộ quá trình kinh doanh của doanh nghiệp.

3S ERP hiện được triển khai cho các doanh nghiệp lớn cũng như FDI tại Việt Nam, có thể kể đến như: Meiko, Sumitomo Rubber Việt Nam, Traphaco CNC, Goldsun, Ricco, VPIC 1, Rhythm Precision, Panasonic Appliance, Asahi Kasei Advance Việt Nam, EBA Machinery,…

Xem thêm: Cách xếp hạng các nhà cung cấp phần mềm ERP

Như vậy, bạn đã biết được tầm quan trọng của việc quản lý nhà cung cấp cũng như cách để có thể xây dựng được mối quan hệ tốt với nhà cung cấp của mình. Và việc áp dụng phần mềm vào việc quản lý nhà cung cấp là việc vô cùng quan trọng và hữu ích. Hệ thống 3S ERP của ITG với ứng dụng công nghệ hiện đại sẽ đem lại sự thay đổi ngoạn mục trong toàn bộ quy trình kinh doanh và quản lý của bạn. Hãy gọi đến số Hotline 092.6886.855 của ITG để được hỗ trợ và tư vấn triển khai ERP sớm nhất.