Chân dung một BA trong triển khai giải pháp ERP

Các dự án ERP vô cùng phức tạp. Các doanh nghiệp rất dễ cảm thấy choáng ngợp nhất khi đối diện với vô số các chức năng. Để triển giải pháp ERP thành công, Business Analyst ( BA) -“Chuyên viên phân tích nghiệp vụ” đóng vai trò rất lớn trong dự án. Đây là một bộ phận đóng vai trò là một cầu nối giữa doanh nghiệp và đội lập trình viên của dự án.

Công việc chính của BA là gì?

• Làm việc với khách hàng

Để triển khai một giải pháp ERP, đội dự án sẽ được thành lập bao gồm: Quản trị dự án, BA, Lập trình viên, Tester…. trong đó BA khai thác yêu cầu, phân tích và đề xuất những giải pháp phù hợp, mô hình hóa các quy trình, tài liệu hóa yêu cầu và xác nhận thông tin với khách hàng.

• Chuyển giao thông tin cho nội bộ team

Sau khi thực khảo sát chi tiết, xây dựng tài liệu mô tả yêu cầu người sử dụng (URD) và chuyển cho đội lập trình viên.

• Quản lý sự thay đổi của yêu cầu

Vì bản chất của Business là luôn thay đổi, vì vậy sẽ có những yêu cầu theo thời gian cần phải được cập nhật lại. Do đó, BA cần phải phân tích được những ảnh hưởng của sự thay đổi đó đến tổng thể hệ thống và phải quản lý được sự thay đổi đó qua từng phiên bản được cập nhật trong tài liệu.

Như vậy, BA như là 1 cầu nối giữa khách hàng và team dự án, là người chuyển giao thông tin và là người hiểu rõ nhất về hệ thống mà họ sẽ thực hiện.

Đảm nhiệm vai trò là người “bắc cầu” cho các dự án ERP nên thử thách lớn nhất của BA chính là hiểu rõ được yêu cầu của khách hàng và đảm bảo sao cho quá trình vận chuyển thông tin đó đến với bộ phận lập trình được diễn ra suôn sẻ. Có rất nhiều trường hợp khách hàng là những người không có am hiểu về công nghệ thông tin thì lúc này, BA sẽ vừa là người tiếp nhận vừa là nhà tư vấn, đôi khi có thể đưa ra quyết định giúp khách hàng. Vì thế, khả năng giao tiếp và niềm đam mê công việc công với tư duy logic, cùng khả năng nhìn nhận và suy luận vấn đề tốt chính là những từ ngữ để miêu tả một BA chuyên nghiệp.

Là một BA có 6 kinh nghiệm, anh Hồ Ba Hải – BA công ty CP giải pháp ERP-ITG chia sẻ về nghề: “Tuy vất vả vì thời gian chủ yếu là làm việc khảo sát bên khách hàng nhưng cái mà BA có được chính là cơ hội được tiếp xúc với rất nhiều khách hàng thuộc các lĩnh vực kinh doanh khác nhau, bổ sung thêm kiến thức nghiệp vụ khác nhau. Đây là môi trường cho những ai đam mê học hỏi để nâng cao năng lực và làm dày thêm vốn sống cho bản thân”.

Các kỹ năng cần có của một nhân viên BA

• Kỹ năng giao tiếp

Bởi bản chất của công việc, các BA dành rất nhiều thời gian tương tác với người sử dụng, khách hàng, người quản lý và đội dự án phần mềm. Thành công của một dự án có thể phụ thuộc vào các BA giao tiếp rõ ràng các chi tiết như yêu cầu dự án, thay đổi yêu cầu và kết quả thử nghiệm. Kỹ năng ngoại ngữ thành thạo và khả năng giao tiếp bằng văn bản là kỹ năng thiết yếu đầu tiên trong sự nghiệp của một BA.

• Kỹ năng công nghệ

Để xác định các giải pháp kinh doanh, một BA nên biết những gì các ứng dụng công nghệ thông tin đang được sử dụng, những gì kết quả mới có thể đạt được thông qua các nền tảng CNTT hiện tại và những công nghệ gì đang được ứng dụng mới nhất. Kiểm tra phần mềm và thiết kế hệ thống kinh doanh cũng là những kỹ năng phân tích kỹ thuật quan trọng. Để đạt được sự tôn trọng và tạo ra một cảm giác tự tin giữa CNTT và người sử dụng nghiệp vụ cuối cùng đòi hỏi một BA cần phải có sự tự tin về kinh doanh và công nghệ, và chứng tỏ một khả năng kỹ thuật mạnh mẽ.

• Kỹ năng phân tích

Kỹ năng làm nên một BA tốt nên bao gồm bao gồm các kỹ năng phân tích xuất sắc để nhu cầu kinh doanh của khách hàng được hiểu đúng và truyền đạt chính xác vào các ứng dụng. Mặc khác, công việc của BA đôi lúc phải phân tích số liệu, tài liệu, các kết quả khảo sát với người sử dụng đầu tiên và quy trình làm việc để xác định quá trình xử lý để khắc phục vấn đề kinh doanh. Kỹ năng phân tích mạnh là lợi thế của một BA thành công.

• Kỹ năng xử lý vấn đề

Khả năng xử lý vấn đề không chỉ là kỹ năng duy nhất của riêng nghề BA mà còn là một kỹ năng cần thiết để tạo nên thành công của mọi nghề nghiệp. Như với hầu hết các vai trò trong ngành CNTT, công việc của các BA cũng thường xuyên ngẫu nhiên thay đổi. Khi các chuyên gia đang làm việc để phát triển các giải pháp kinh doanh của khách hàng, không có gì là 100% có thể đoán trước được – do đó việc tìm ra cách để nhanh chóng giải quyết vấn đề và tiến tới hoàn thành thành công của dự án là một trong những điều quan trọng của một BA.

• Kỹ năng ra quyết định

Một kỹ năng phân tích nghiệp vụ quan trọng khác là khả năng đưa ra quyết định. Là một người tư vấn quản lý và cố vấn cho các developer, các BA là người đưa ra các ý kiến và đưa ra hướng xử lý đầu tiên trong một loạt các vấn đề kinh doanh có liên quan và quyết định đó có thể xác định khả năng tồn tại của doanh nghiệp. Một BA nên có khả năng đánh giá tình hình tốt, tiếp nhận đầu vào từ các bên liên quan và chọn một ra một hướng xử lý hợp lý với tình hình các bên.

• Kỹ năng quản lý

Một kỹ năng khác mà BA cần có là khả năng quản lý dự án. Lập kế hoạch phạm vi dự án, chỉ đạo nhân viên, xử lý yêu cầu thay đổi, dự báo ngân sách và giữ tất cả mọi người trong dự án trong vòng ràng buộc thời gian quy định chỉ là một số trong những kỹ năng quản lý mà một BA nên có.

• Kỹ năng đàm phán và thuyết phục

Một BA như là cầu nối giữa các nhà phát triển và người sử dụng, khách hàng và các công ty, các nhà quản lý và CNTT. Tìm kiếm sự cân bằng giữa mong muốn cá nhân và nhu cầu kinh doanh, và sau đó tương tác với nhiều loại đối tượng để hướng tới một giải pháp mà có tác dụng cả với cả nghiệp vụ kinh doanh thì cần phải có một kỹ năng thuyết phục chuyên nghiệp.

Khi cạnh tranh cho các dự án của khách hàng, kỹ năng đàm phán của một BA phải sử dụng thường xuyên để đạt được mục tiêu đạt được một kết quả có lợi cho công ty và một giải pháp làm việc cho khách hàng. Để duy trì các mối quan hệ trong một tổ chức và với các đối tác bên ngoài đòi hỏi một BA phải có kỹ năng đàm phán và thuyết phục mạnh mẽ.

Kết luận

Như vậy từ khi khởi tạo dự án cho đến khi kết thúc dự án, các BA đóng vai trò quan trọng trong sự thành công khi triển khai giải pháp ERP. Đó không chỉ là người hiểu rõ các bài toán của khách hàng mà còn là cầu nối giúp đội lập trình viết phần mềm đúng mục tiêu đặt ra.