VN
[Tải miễn phí] 6 Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất 2025
Biên bản giao nhận hàng hóa đóng vai trò quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Để nắm được chi tiết cách viết phiếu giao nhận hàng và tải các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa mới nhất 2025, ITG Technology mời bạn theo dõi bài viết sau đây.
Những thông tin cần biết về biên bản giao nhận hàng hóa
Biên bản giao nhận hàng hóa là gì?
Biên bản giao nhận hàng hóa là văn bản có giá trị pháp lý, xác nhận việc giao – nhận hàng đã hoàn tất đúng với hợp đồng hoặc đơn đặt hàng đã thỏa thuận trước đó. Đây là căn cứ để bảo vệ quyền lợi cho tất cả các bên liên quan, đồng thời, giải quyết các tranh chấp có thể phát sinh trong quá trình giao dịch.
Biên bản giao nhận hàng hóa là tài liệu quan trọng trong giao dịch mua bán
Thông thường, biên bản giao nhận hàng hóa được lập thành hai bản. Mỗi bản đều thể hiện rõ thông tin về số lượng, chất lượng, tình trạng hàng hóa tại thời điểm giao nhận và có chữ ký xác nhận của các bên liên quan nhằm đảm bảo tính minh bạch.
Xem thêm: Download mẫu báo cáo tồn kho mới nhất
Quy định giao hàng và nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa
Các quy định về giao nhận trong hợp đồng mua bán hàng hóa được thể hiện trong Điều 34, Luật Thương mại 2005 và Điều 56, Luật Thương mại 2005. Cụ thể:
Quy định tại Điều 34, Luật Thương mại 2005 về việc giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa nêu rõ:
Điều 34. Giao hàng và chứng từ liên quan đến hàng hóa
|
Căn cứ Điều 56, Luật Thương mại 2005 quy định về việc nhận hàng trong hợp đồng mua bán hàng hóa như sau:
| Điều 56. Nhận hàng
Bên mua có nghĩa vụ nhận hàng theo thoả thuận và thực hiện những công việc hợp lý để giúp bên bán giao hàng. |
Đặc điểm của biên bản giao nhận hàng hoá
Biên bản giao nhận hàng hóa giữa bên mua và bên bán thường có những đặc điểm sau:
- Thời điểm lập: Biên bản được lập ngay lập tức sau khi việc giao hàng hoàn tất, không phụ thuộc vào thời điểm lập hóa đơn hay kết thúc hợp đồng.
- Xác nhận: Khi bên bán giao hàng đầy đủ theo thỏa thuận, bên mua sẽ tiến hành kiểm tra và ký xác nhận vào biên bản.
Thông tin chi tiết: Biên bản phải ghi đầy đủ thông tin của cả hai bên (bên bán và bên mua) như tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện và các thông tin về hàng hóa như mã hàng, chủng loại, số lượng và ngày giao hàng. - Tài liệu đi kèm: Biên bản giao nhận thường được đính kèm với các tài liệu liên quan khác như phiếu xuất kho (đối với bên bán) hoặc phiếu nhập kho (đối với bên mua).
Yêu cầu về nội dung và cách trình bày biên bản giao nhận hàng hóa
Việc lập mẫu biên bản giao nhận hàng hóa chuẩn xác đòi hỏi phải tuân thủ các yêu cầu về nội dung và hình thức theo quy định pháp luật. Trong phần này, ITG sẽ chia sẻ đến bạn những nội dung quan trọng cần có và cách thức trình bày biên bản giao nhận hàng hóa, giúp bạn áp dụng hiệu quả vào thực tế:
Nội dung cần có trong biên bản giao nhận
Để hạn chế tranh chấp có thể xảy ra, biên bản giao nhận hàng hóa mua bán cần cung cấp đầy đủ thông tin về:
- Thông tin về đơn vị mua và đơn vị bán hàng hóa. Đầy đủ tên công ty, địa chỉ, số điện thoại, người đại diện, chức vụ
- Thời gian (ngày, tháng, năm) thực hiện giao nhận hàng hóa
- Thông tin liên quan đến hàng hóa (Tên hàng, mã sản phẩm, chủng loại, tình trạng, số lượng, đơn giá…)
- Chữ ký, đóng dấu xác nhận của các bên
Lưu ý: Thông tin trên biên bản giao nhận hàng có thể được điều chỉnh để phù hợp với các mẫu sử dụng như: Biên bản giao nhận hàng nội bộ, biên bản giao nhận vật tư, biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho,…
Cách thức trình bày biên bản giao nhận hàng
Biên bản giao nhận hàng hóa thường được trình bày như sau:
- Trên cùng là tên công ty (bên trái), quốc hiệu và tiêu ngữ (bên phải)
- Phía dưới là dòng chữ: “BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG HÓA” được căn ở giữa
- Căn cứ hợp đồng mua bán hàng hóa, căn cứ thỏa thuận
- Ngày/tháng/năm lập biên bản
- Thông tin cá nhân người giao hàng và nhận hàng
- Thông tin hàng hóa được giao nhận
- Chữ ký xác nhận, tên và có thể đóng dấu
>> Xem thêm: 12 biểu mẫu theo dõi tiến độ sản xuất bằng Excel hiệu quả
Các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến hiện nay
Dưới đây là tổng hợp các mẫu phiếu giao nhận hàng hóa mới nhất được sử dụng phổ biến trong doanh nghiệp. Bạn có thể điều chỉnh mẫu tùy theo mục đích sử dụng:
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản 2025
Hiện tại chưa có quy định cụ thể nào về biên bản giao nhận hàng hoá. Do đó, để thuận tiện trong công việc thì bạn nên lập biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản phù hợp cho các giao dịch thông thường, hàng hóa không phức tạp. Mẫu biên bản giao nhận hàng hoá cơ bản này có cấu trúc ngắn gọn nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin cần thiết.
Minh họa mẫu biên bản giao nhận hàng hóa đơn giản
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho là form mẫu tích hợp đồng thời hai chức năng: Ghi nhận việc xuất hàng từ kho và xác nhận việc giao nhận hàng hóa. Đây là giải pháp tối ưu giúp doanh nghiệp giảm thao tác giấy tờ và tiết kiệm thời gian quản lý kho.
Bên cạnh các thành phần cơ bản của phiếu xuất kho truyền thống, mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho sẽ có thêm phần ghi nhận tình trạng hàng hóa khi xuất kho và khi giao, giúp xác định trách nhiệm rõ ràng giữa bộ phận kho và bộ phận giao hàng.
Minh họa mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Tải miễn phí mẫu biên bản giao nhận hàng hóa kiêm phiếu xuất kho
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
Form biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu thường được áp dụng cho các sản phẩm có yêu cầu kỹ thuật cao, cần kiểm tra chất lượng kỹ lưỡng trước khi bàn giao.
Ngoài thông tin cơ bản về giao nhận, mẫu biên bản này thường có thêm phần nghiệm thu chi tiết với các tiêu chí kiểm tra cụ thể. Mỗi tiêu chí có kết quả đánh giá đạt/không đạt kèm ghi chú cụ thể. Phần kết luận nghiệm thu sẽ xác định hàng hóa có được chấp nhận hay không.
Minh hoạt mẫu biên bản giao nhận hàng hóa và nghiệm thu
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Biên bản giao nhận nội bộ được sử dụng cho việc chuyển giao hàng hóa, tài sản giữa các bộ phận trong cùng một tổ chức hoặc giữa các kho. Mẫu này có cấu trúc đơn giản hơn so với biên bản giao nhận hàng được sử dụng khi làm việc với đối tác bên ngoài.
Minh họa mẫu biên bản giao nhận hàng hóa nội bộ
Mẫu biên bản giao nhận hàng hóa ba bên
Trong một số trường hợp, giao dịch có sự tham gia của bên thứ ba như: Đơn vị vận chuyển, đại lý, người bảo lãnh. Mẫu biên bản giao nhận hàng ba bên được thiết kế để ghi nhận vai trò và trách nhiệm của tất cả các bên liên quan.
Cấu trúc mẫu bao gồm thông tin đầy đủ của cả ba bên, phân định rõ trách nhiệm từng bên trong quá trình giao nhận. Phần ký tên cũng có ba vị trí tương ứng với từng bên tham gia.
Minh họa mẫu biên bản giao nhận hàng hóa ba bên
Mẫu biên bản giao nhận vật tư
Biên bản giao nhận vật tư có đặc thù riêng phù hợp với tính chất của vật tư như nguyên liệu, phụ tùng, công cụ dụng cụ. Ngoài các thông tin cơ bản thường thấy trong mẫu phiếu giao nhận hàng hóa, mẫu biên bản giao nhận vật tư thường có thêm các trường thông tin về xuất xứ, tình trạng, hạn sử dụng, giá trị vật tư,…
Đối với vật tư có tính chất đặc biệt như hóa chất, thiết bị y tế, mẫu biên bản cần có thêm các thông tin về an toàn, quy cách kỹ thuật. Phần kiểm tra chất lượng cũng chi tiết hơn với các tiêu chí cụ thể cho từng loại vật tư.
Lưu ý khi lập biên bản giao nhận hàng
Để đảm bảo tính hiệu quả và tránh rủi ro pháp lý, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm quan trọng sau khi lập mẫu phiếu giao nhận hàng hóa:
- Về thời gian lập biên bản: Biên bản phải được lập đồng thời với hợp đồng mua bán hoặc ngay tại thời điểm giao nhận, để đảm bảo tính chính xác của thông tin.
- Về người ký biên bản: Người ký phải có đủ thẩm quyền đại diện cho tổ chức. Trường hợp ủy quyền, cần có giấy ủy quyền rõ ràng kèm theo.
- Về nội dung trên biên bản: Thông tin về bên mua, bên bán và hàng hóa phải được thể hiện cụ thể, rõ ràng, chính xác.
- Về căn cứ thực hiện hợp đồng: Form biên bản giao nhận hàng hóa cần căn cứ vào hợp đồng hoặc đơn đặt hàng cụ thể để làm căn cứ giao nhận.
- Về xử lý hàng hóa lỗi: Khi phát hiện hàng hóa không đạt yêu cầu, cần ghi rõ trong biên bản và thỏa thuận cách xử lý.
- Về bản sao và lưu trữ: Biên bản giao nhận hàng hóa cần được lập thành ít nhất 02 bản, mỗi bên giữ 01 bản. Các bên có trách nhiệm lưu trữ cẩn thận, tránh ẩm mốc, rách nát. Thời gian lưu trữ tối thiểu là 5 năm kể từ ngày lập theo quy định về lưu trữ tài liệu.
Tạo biên bản giao nhận hàng hóa nhanh với phần mềm 3S WMS
Trong thời đại 4.0, việc lập biên bản bằng tay, in ấn và ký tay từng bản giấy đã trở nên kém hiệu quả và dễ sai sót. Do đó, nhiều doanh nghiệp đã quyết định số hóa các mẫu phiếu, bảng biểu bằng phần mềm để tự động hóa quá trình giao nhận hàng hóa và nâng cao độ chính xác.
3S WMS là phần mềm quản trị kho thông minh nằm trong hệ sinh thái giải pháp chuyển đổi số toàn diện của ITG. Giải pháp sở hữu những tính năng nổi bật như: Quản lý tồn kho, quản lý xuất nhập kho bằng mã vạch/QR Code, kiểm kê hàng hóa vật tư, quản lý kho theo vị trí,…
3S WMS giúp doanh nghiệp tạo biên bản giao nhận hàng hóa nhanh chóng, chính xác
Đặc biệt, phần mềm được thiết kế có khả năng kết nối thông tin liền mạch với các bộ phận liên quan như: Mua hàng, bán hàng, sản xuất, tài chính kế toán,… giúp doanh nghiệp:
- Tự động tạo biên bản giao nhận từ đơn hàng, phiếu xuất kho với đầy đủ thông tin cần thiết.
- Giảm sai sót khi nhập liệu thông tin trên phiếu giao nhận hàng hóa nhờ dữ liệu được liên kết đồng bộ.
- Rút ngắn thời gian lập biên bản giao nhận hàng hóa nhờ hệ thống mẫu đa dạng, đáp ứng các nhu cầu và mục đích sử dụng khác nhau.
- Nắm bắt chính xác tình hình giao nhận hàng hóa thông qua các báo cáo thống kế chi tiết.
Biên bản giao nhận hàng hóa là một tài liệu không thể thiếu trong quá trình mua bán và vận hành chuỗi cung ứng. Một biên bản rõ ràng, đúng quy chuẩn sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế rủi ro và minh bạch hóa quy trình. Hy vọng sau bài viết này, doanh nghiệp đã nắm được các mẫu biên bản giao nhận hàng hóa phổ biến hiện nay và áp dụng hiệu quả vào thực tế công việc.
Xem thêm thông tin tại:
- Facebook: https://www.facebook.com/itgtechnology.vn
- Youtube: https://www.youtube.com/c/ITGTechnology
Report: 5 xu hướng bao bì 2026 dẫn dắt nhà sản xuất bước vào kỷ nguyên thông minh 
xemthem 
