Work Order là gì? Vai trò và cách quản lý Work Order hiệu quả

Work Order là một thành phần quan trọng trong quy trình sản xuất, giúp đảm bảo tiến trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, đúng tiến độ. Vậy Work Order là gì? Cùng ITG Technology tìm hiểu về Work Order và cách quản lý thành phần này hiệu quả trong sản xuất để tối ưu hóa năng suất, rút ngắn thời gian giao hàng và giảm thiểu sai sót.

Work Order là gì?

Work order (WO – Lệnh sản xuất chi tiết) là một tài liệu chính thức do bộ phận quản lý sản xuất phát hành nhằm chỉ thị các nhân viên và bộ phận liên quan thực hiện một nhiệm vụ cụ thể tại dây chuyền sản xuất trong khoảng thời gian nhất định.

Work Order dịch ra tiếng việt nghĩa là lệnh sản xuất chi tiết

Trong sản xuất, Work Order đóng vai trò như cầu nối giữa bộ phận lập kế hoạch và bộ phận thực thi. Thông qua Work Order, nhân viên ở công tác dưới nhà máy có thể nắm được hướng dẫn chi tiết về mã sản phẩm cần sản xuất, số lượng cần hoàn thành, nguyên vật liệu sử dụng, cách thức thực hiện, thời gian hoàn thành và các yêu cầu kỹ thuật cụ thể.

Vai trò của Work Order trong sản xuất

Trong doanh nghiệp sản xuất, Work order là “xương sống” để đảm bảo các hoạt động diễn ra có kế hoạch, minh bạch và dễ dàng kiểm soát được tiến độ cũng như chất lượng. Lợi ích của Work Order thể hiện rõ trên nhiều khía cạnh:

Quản lý Work Order giúp doanh nghiệp đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ

Phân công và điều phối công việc hiệu quả

Thông qua các thông tin được cung cấp bởi Work Order, doanh nghiệp có thể sắp xếp các quy trình sản xuất và phân bổ nguồn lực hợp lý, đồng thời, theo dõi tiến độ công việc chặt chẽ và giảm sự chồng chéo giữa các công đoạn sản xuất. Điều này góp phần nâng cao hiệu quả tổng thể của doanh nghiệp.

Kiểm soát tiến độ

Nhiệm vụ của Work Order là chi tiết hóa kế hoạch sản xuất và lệnh sản xuất tổng (MO – Manufacturing Order) thành các công việc cụ thể với thời gian bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Nhờ đó, nhà quản lý có thể theo dõi sát sao tiến độ thực hiện tại từng công đoạn, từ đó, phát hiện sớm các điểm nghẽn để điều chỉnh kịp thời, đảm bảo đúng tiến độ sản xuất.

Phân bổ nguồn lực

Mỗi lệnh sản xuất chi tiết thường đi kèm với danh sách các nguyên vật liệu, thiết bị, máy móc, nhân công cần thiết. Thông tin này chính là cơ sở để nhà quản lý lập kế hoạch và phân bổ nguồn lực tối ưu, tránh tình trạng lãng phí. Ví dụ, bộ phận kho có thể chuẩn bị sẵn sàng nguyên vật liệu, bộ phận kỹ thuật có thể đảm bảo máy móc hoạt động tốt và quản đốc có thể phân công nhân sự phù hợp. Nhờ quản lý nguồn lực hiệu quả, doanh nghiệp có thể giảm lãng phí, tối ưu hóa tồn kho và đảm bảo luôn có đủ tài nguyên khi cần.

Kiểm soát chất lượng

Work Order thường bao gồm các hướng dẫn chi tiết về quy trình thực hiện, tiêu chuẩn chất lượng cần đạt được và các yêu cầu kiểm tra cụ thể. Điều này giúp đảm bảo mọi công đoạn sản xuất đều được thực hiện theo đúng quy trình và tiêu chuẩn chất lượng đã đặt ra, giúp doanh nghiệp giảm thiểu tỷ lệ hàng lỗi, nâng cao chất lượng sản phẩm đầu ra.

Hỗ trợ truy xuất nguồn gốc

Khi phát hiện sản phẩm lỗi, doanh nghiệp có thể dễ dàng truy vết lại quy trình sản xuất theo mã lệnh sản xuất, từ đó xác định nguyên nhân lỗi đến từ nguyên vật liệu, công đoạn, máy móc hay nhân sự để có biện pháp khắc phục phù hợp.

Những thông tin cần có trong một Work Order

Mặc dù cấu trúc có thể thay đổi tùy theo ngành nghề và loại công việc, nhưng một Work Order tiêu chuẩn thường bao gồm các thành phần cơ bản như sau:

Các trạng thái của Work Order

Trong quá trình sản xuất, Work Order cần trải qua nhiều trạng thái khác nhau từ lúc được tạo ra cho đến khi hoàn thành. Quản lý các trạng thái này hiệu quả giúp doanh nghiệp theo dõi tiến độ, phát hiện sớm các vấn đề và đưa ra quyết định kịp thời.

Dưới đây là các trạng thái cơ bản của một Work Order:

Work Order có 8 trạng thái chính

Trạng thái đã tạo (Created)

Đây là trạng thái ban đầu của Work Order ngay sau khi được tạo ra trong hệ thống. Ở trạng thái này, Work Order chứa đầy đủ thông tin cần thiết nhưng chưa được phê duyệt. Vì vậy, người tạo có thể chỉnh sửa, bổ sung thông tin hoặc hủy bỏ Work Order nếu cần thiết.

Trạng thái đã lên lịch (Scheduled)

Sau khi Work Order được xác minh và phê duyệt sẽ chuyển sang trạng thái “Đã lên lịch”. Trong trạng thái này, Work Order đã được sắp xếp vào kế hoạch sản xuất với thời gian bắt đầu và kết thúc cụ thể. Các nguồn lực cần thiết như nhân lực, thiết bị và nguyên vật liệu đã được phân bổ và đặt chỗ.

Trạng thái đã phát hành (Released)

Work Order chuyển sang trạng thái “Đã phát hành” khi tất cả các điều kiện chuẩn bị đã sẵn sàng và Work Order chính thức được giao cho bộ phận sản xuất để thực hiện. Lúc này, nguyên vật liệu đã được cấp phát, thiết bị đã sẵn sàng, nhân viên cũng nắm rõ nhiệm vụ được giao.

Trạng thái đang thực hiện (In Progress)

Đây là giai đoạn các hoạt động sản xuất thực tế đang diễn ra. Work Order trong trạng thái này được theo dõi chặt chẽ về tiến độ, chất lượng và các vấn đề phát sinh. Hệ thống sẽ liên tục cập nhật thông tin về tỷ lệ hoàn thành, thời gian thực tế so với kế hoạch và các chỉ số hiệu suất khác.

Trạng thái tạm dừng (On Hold)

Work Order có thể chuyển sang trạng thái “Tạm dừng” khi gặp phải các sự cố ngoài ý muốn như: Thiếu nguyên vật liệu, hỏng thiết bị, yêu cầu từ khách hàng thay đổi… Work Order khi ở trạng thái này sẽ tạm thời ngừng thực hiện các nhiệm vụ cho đến khi vấn đề được giải quyết. Việc chuyển sang trạng thái này cần được ghi nhận rõ ràng về nguyên nhân và thời gian dự kiến khôi phục.

Trạng thái đã hoàn thành (Completed)

Work Order chuyển sang trạng thái “Đã hoàn thành” khi tất cả các công việc đã được thực hiện xong theo yêu cầu. Trong trạng thái này, sản phẩm đã được kiểm tra chất lượng, đáp ứng các tiêu chuẩn quy định và sẵn sàng chuyển giao.

Trạng thái đã đóng (Closed)

Đây là trạng thái cuối cùng của Work Order khi tất cả các hoạt động liên quan đã được hoàn tất, bao gồm cả việc cập nhật dữ liệu, ghi nhận chi phí và đánh giá hiệu suất. Work Order ở trạng thái “Đóng” không thể chỉnh sửa và được lưu trữ làm dữ liệu lịch sử cho các mục đích phân tích và cải tiến.

Trạng thái hủy (Cancelled)

Thông thường, Work Order bị hủy khi kế hoạch sản xuất thay đổi hoặc đơn hàng bị dừng. Khi ở trạng thái này, Work Order sẽ không được thực hiện những dữ liệu vẫn được lưu để hỗ trợ đối chiếu sau này.

Phân biệt lệnh sản xuất tổng (MO) và lệnh sản xuất chi tiết (WO)

Lệnh sản xuất tổng (Manufacturing Order – MO) và lệnh sản xuất chi tiết (Work Order – WO) là hai khái niệm quan trọng trong quản lý sản xuất nhưng thường xuyên bị nhầm lẫn với nhau. Hiểu rõ bản chất và sự khác biệt giữa WO và MO sẽ giúp doanh nghiệp quản lý quy trình sản xuất hiệu quả hơn. Do đó, trong phần này, ITG sẽ giải thích chi tiết cho bạn về sự khác nhau cũng như mối liên hệ giữa WO và MO.

Manufacturing Order (MO) là lệnh sản xuất cấp cao, thường được tạo ra dựa trên đơn hàng của khách hàng hoặc kế hoạch sản xuất tổng thể. MO chứa thông tin tổng quan về toàn bộ quá trình sản xuất một sản phẩm hoặc một lô hàng lớn (bao gồm mục tiêu sản xuất tổng thể, thời gian hoàn thành dự kiến, tổng nguồn lực cần thiết và các yêu cầu chất lượng chung…)

Work Order (WO) là lệnh sản xuất chi tiết được tạo ra từ MO. Một MO có thể được chia thành nhiều WO khác nhau, mỗi WO tập trung vào một công đoạn cụ thể hoặc một phần của quy trình sản xuất. WO chứa hướng dẫn chi tiết về cách thực hiện từng công việc cụ thể, bao gồm các bước thực hiện, nguyên vật liệu cần thiết cho từng công đoạn, và yêu cầu kỹ thuật chi tiết.

Dưới đây là bảng so sánh chi tiết giữa MO và WO:

MO và WO có mối quan hệ bổ trợ chặt chẽ. MO đặt ra mục tiêu tổng thể và kế hoạch chung, trong khi WO biến kế hoạch đó thành các hành động cụ thể, có thể thực hiện được. Một MO không thể hoàn thành nếu không có các WO được thực hiện một cách hiệu quả. Ngược lại, các WO đơn lẻ sẽ thiếu định hướng nếu không có một MO tổng thể dẫn dắt.

Doanh nghiệp có thể quản lý MO và WO hiệu quả thông qua các công cụ hỗ trợ như phần mềm ERP và phần mềm MES. Trong khi ERP giúp doanh nghiệp quản lý lệnh sản xuất tổng (MO) và phân bổ lệnh xuống bộ phận thực thi dưới nhà máy, phần mềm MES lại có chức năng chia nhỏ, phân bổ và sắp xếp lệnh sản xuất chi tiết (WO) xuống từng chuyền, từng máy, và phân công nhiệm vụ cụ thể cho các nhân sự liên quan. Bằng cách kết hợp cả ERP và MES, doanh nghiệp có thể quản lý các lệnh sản xuất hiệu quả, phân bổ lệnh hợp lý, tránh tình trạng chồng chéo lệnh làm gián đoạn sản xuất.

Các doanh nghiệp có nhu cầu tư vấn và triển khai phần mềm ERP và MES vui lòng để lại thông tin để các chuyên gia của ITG liên hệ tư vấn chi tiết hơn:

Quy trình tạo Work Order trong sản xuất

Quy trình tạo Work Order chuẩn thường bao gồm các bước sau:

Các bước tạo Work Order trong sản xuất

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu và đánh giá năng lực

Sau khi lên kế hoạch sản xuất nội bộ (Production Planning) hoặc tiếp nhận thông tin đơn hàng mới, bộ phận kế hoạch sẽ phân tích các yêu cầu cụ thể gồm: Loại sản phẩm, số lượng, thời gian giao hàng,… và đánh giá mức độ khẩn cấp cũng như tình trạng các nguồn lực hiện có (máy móc, thiết bị, nhân công, nguyên vật liệu) để lập kế hoạch sản xuất chi tiết.

Bước 2: Phát hành lệnh sản xuất tổng

Sau khi kế hoạch sản xuất được ban hành, doanh nghiệp sẽ tạo lệnh sản xuất tổng (MO) để cung cấp cái nhìn tổng thể về tổng số lượng, thời gian sản xuất chung và các vật liệu chính cần thiết cho sản xuất. Đây là cơ sở để chia nhỏ thành các lệnh chi tiết hơn.

Bước 3: Tạo Work Order

Lệnh sản xuất tổng sẽ được chia nhỏ thành các Work Order giúp doanh nghiệp xác định thời gian thực hiện, nguồn lực cần thiết và yêu cầu kỹ thuật của từng công đoạn cụ thể trong quy trình sản xuất. Các Work Order này cần được xem xét và phê duyệt bởi cấp quản lý phù hợp.

Bước 4: Triển khai sản xuất

Work Order sau khi phê duyệt cần sẽ được sắp xếp và phân bổ đến các bộ phận thực thi. Quản lý dưới nhà máy sau đó sẽ tổ chức sản xuất theo đúng nội dung lệnh để đảm bảo hoạt động sản xuất diễn ra đúng quy trình, đúng tiến độ.

Bước 5: Ghi nhận kết quả

Trong suốt quá trình thực hiện, Work Order sẽ được cập nhật liên tục về tiến độ, các vấn đề phát sinh và kết quả thực hiện. Thông tin này được sử dụng để điều chỉnh kế hoạch sản xuất và cải tiến quy trình cho các Work Order tương lai.

Quản lý Work Order hiệu quả hơn với giải pháp 3S SPS

Đối với các doanh nghiệp lớn, có quy trình sản xuất phức tạp, việc quản lý Work Order thủ công bằng giấy tờ hoặc Excel bộc lộ nhiều điểm bất cập như: Dữ liệu phân tán, khó kiểm soát tiến độ, mất nhiều thời gian cập nhật dữ liệu, khó truy vết lỗi… Do đó, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang ứng dụng công nghệ để số hóa và quản lý Work Order hiệu quả hơn.

3S SPS giúp doanh nghiệp quản lý Work Order tối ưu

Trục kế hoạch sản xuất thông minh 3S SPS do ITG Technology – doanh nghiệp tiên phong trong phát triển ERP và giải pháp nhà máy thông minh tại Việt Nam nghiên cứu và phát triển là một trong những sản phẩm công nghệ nổi bật được nhiều doanh nghiệp sản xuất lớn hiệu nay tin tưởng sử dụng để nâng cao hiệu quả quản lý Work Order trong sản xuất.

3S SPS đóng vai trò liên kết dòng chảy thông tin giữa ERP và MES, giúp các nhà sản xuất quản lý toàn diện cả MO và WO. Phần mềm có khả năng trực quan hóa, tối ưu hóa và sắp xếp các điều kiện sản xuất nhằm cân bằng nhu cầu và năng lực, từ đó giải quyết triệt để bài toán lệp kế hoạch và lập lịch sản xuất.

Nhờ sự trợ giúp của 3S SPS, doanh nghiệp có thể:

• Quản lý trạng thái WO real-time: Với khả năng kết nối IoT và các cảm biến thông minh, 3S SPS cung cấp thông tin trạng thái Work Order theo thời gian thực. Người quản lý có thể theo dõi tiến độ từng Work Order trên dashboard trực quan, nhận thông báo ngay lập tức khi có vấn đề phát sinh, và đưa ra quyết định kịp thời để điều chỉnh kế hoạch sản xuất.
• Tối ưu hóa lịch trình sản xuất: Hệ thống sử dụng thuật toán tối ưu hóa để sắp xếp các Work Order theo mức độ ưu tiên. Điều này giúp cân bằng giữa việc tối đa hóa hiệu suất sử dụng thiết bị và giảm thiểu thời gian chờ đợi, đồng thời giảm sự chồng chéo giữa các WO. Bên cạnh đó, 3S SPS còn có thể tự động điều chỉnh lịch trình khi có thay đổi đột xuất như hỏng thiết bị hoặc thay đổi ưu tiên đơn hàng.
• Phân tích dữ liệu và báo cáo thông minh: 3S SPS thu thập, phân tích dữ liệu từ tất cả Work Order và hiển thị trực quan thông qua màn hình Workstation, giúp người quản lý trạng thái và kiểm soát tiến độ hiệu quả.

Hy vọng thông qua những chia sẻ của ITG Technology, bạn đọc đã hiểu rõ Work Order là gì, nắm được vai trò và cách tạo Work Order trong sản xuất. Ngoài ra, nếu doanh nghiệp có nhu cầu triển khai 3S SPS để số hóa và nâng cao hiệu quả quản lý WO, vui lòng liên hệ đến hotline 092.6886.855 để được các chuyên gia của chúng tôi tư vấn, hỗ trợ trong thời gian sớm nhất.