Lead time là gì? Phân loại, thành phần, cách tính và phương thức rút ngắn thời gian sản xuất

Trong sản xuất, quá trình làm việc với thời gian ngắn sẽ đảm bảo khách hàng nhận được sản phẩm nhanh hơn, từ đó cải thiện niềm tin và sự hài lòng của khách hàng đối với sản phẩm của doanh nghiệp. Vậy Lead time là gì? Những phương pháp nào sẽ tối ưu Lead time hiệu quả? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.

Lead time là gì?

Lead time là khoảng thời gian từ khi bắt đầu một quy trình đến khi kết thúc. Đó là khoảng thời gian cần thiết để tạo ra một sản phẩm hoặc dịch vụ để khách hàng có thể sử dụng được. Lead time được sử dụng trong các ngành công nghiệp khác nhau từ sản xuất đến quản lý chuỗi cung ứng và quản lý dự án.

Trong sản xuất, Lead time còn được gọi với tên đầy đủ hơn là Production Lead Time (nghĩa là thời gian sản xuất). Nhờ có Lead time, các công ty, các chuỗi cung ứng hàng hóa sẽ phân tích được những giai đoạn làm việc thiếu hiệu quả trong quy trình. Từ đó, doanh nghiệp sẽ có thể lập kế hoạch sản xuất, đưa ra những hướng xử lý phù hợp để nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của công ty.

Các thành phần của Lead time

Các thành phần của Lead time không cố định vì chúng có thể thay đổi từ ngành này sang ngành khác, tuy nhiên mỗi công ty đều có một  điểm chung là khoảng thời gian chuẩn bị cho phép các doanh nghiệp lên lịch làm việc và cung cấp sản phẩm cho khách hàng hoặc người tiêu dùng cuối của họ. Vì vậy, trong Lead time luôn có những thành phần chung như:

• Thời gian tiền xử lý (còn được gọi là thời gian lập kế hoạch) là khoảng  thời gian cần thiết để nhận được yêu cầu bổ sung hoặc phát triển dự án. Đây cũng là khoảng để doanh nghiệp hiểu yêu cầu và tạo đơn đặt hàng.
• Thời gian xử lý – xảy ra sau khi nhận được đơn đặt hàng, yếu tố này  đề cập đến thời gian cần thiết để mua hoặc sản xuất mặt hàng đó.
• Thời gian chờ đợi là khoảng thời gian để chuẩn bị các tài nguyên, quản lý nguyên vật liệu cần thiết và tạo thành những bán thành phẩm.
• Thời gian lưu trữ đề cập đến hàng tồn kho hoặc thời gian thành phẩm của bạn ở trong kho hoặc nhà máy trước khi được giao tới tay người tiêu dùng.
• Thời gian vận chuyển là thời gian cần thiết để chuyển sản phẩm từ nhà kho hoặc nhà máy đến khách hàng.
• Thời gian kiểm tra là thời gian cần thiết để khách hàng xem xét và phê duyệt sản phẩm sau khi giao hàng. Điều này có thể kéo dài để giải quyết những vấn đề phát sinh với mặt hàng đó.

Các loại hình Lead time trong sản xuất

Trong sản xuất, Lead time được chia ra thành 5 loại hình chủ yếu sau:

• Order Lead time: là khoảng thời gian kể từ lúc khách đặt hàng cho đến thời điểm đơn hàng hoàn thành được giao tận tay khách hàng.
• Shipping Lead time và Manufacturing Lead time: là khoảng thời gian từ thời điểm đặt hàng cho đến khi tạo ra sản phẩm hoàn thiện cuối cùng và vận chuyển đến địa chỉ người nhận.
• Delivery Lead time: Đây là khoảng thời gian thực hiện công việc thiết kế sản phẩm tới quy trình đặt hàng của khách và kết thúc khi đơn hàng được giao tới cho khách hàng.
• Procurement Lead time: là quãng thời gian cần để thực hiện tìm kiếm, thu mua các nguyên vật liệu, linh kiện, hoặc các mặt hàng cần thiết phục vụ cho việc tạo ra sản phẩm hoàn chỉnh.
• Inventory Management Lead time: là khoảng thời gian chuẩn bị cho việc vận chuyển hàng hóa, phân phối và giao hàng.

Điểm khác biệt giữa Lead time và Cycle time

Cycle time (chu kỳ sản xuất) là khoảng thời gian khi bắt đầu công việc sản xuất  cho đến khi sản phẩm sẵn sàng để được chuyển giao tới tay khách hàng. 

Để phân biệt Lead time và Cycle time, chúng ta có thể nhớ đơn giản: Chu kỳ sản xuất là một thành phần của thời gian sản xuất. Cycle time đề cập đến khoảng thời gian thực tế để hoàn thành những công việc trong quy trình sản xuất cho tới khi kết thúc quá trình vận chuyển hàng hóa tới tay người tiêu dùng. Khi thời gian sản xuất (Lead time) và chu kỳ sản xuất (Cycle time) được cải thiện, khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng về chất lượng sản phẩm cũng sẽ được nâng cao với bất kể nguồn lực cơ sở vật chất nào mà doanh nghiệp đang sở hữu.

Cách tính thời gian sản xuất

Lead time có thể được chia thành một số thành phần khác nhau: thời gian tiền xử lý, thời gian xử lý và thời gian chờ đợi… Để có thể tính Lead time trong  sản xuất, chúng ta sẽ dựa vào các thành phần của Lead time để tạo nên công thức:

Thời gian sản xuất (Lead time) = Thời gian tiền xử lý + Thời gian xử lý + Thời gian chờ đợi

Đối với một công ty sản xuất, thời gian tiền xử lý là giai đoạn thu mua, nơi nguyên liệu thô được lấy và chuyển đến trụ sở sản xuất hoặc nhà máy chế biến. Thời gian xử lý là giai đoạn sản xuất và tạo ra sản phẩm. Thời gian chờ đợi là giai đoạn xử lý đơn hàng và vận chuyển thành phẩm cuối cùng tới tay người tiêu dùng.

Đọc thêm: Phần mềm quản lý sản xuất

Tầm quan trọng của việc giảm Lead time trong sản xuất

Giảm thời gian sản xuất hay Lead time rất quan trọng vì nó tác động đến các khía cạnh tài chính, hoạt động của công ty cũng như mối quan hệ với khách hàng. Một số ví dụ cụ thể về tầm quan trọng của thời gian sản xuất bao gồm:

• Cải thiện độ hài lòng của khách hàng. Khi người tiêu dùng đặt hàng, họ luôn muốn nhận được sản phẩm một cách nhanh nhất. Khi thời gian sản xuất của doanh nghiệp ngắn, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm nhanh hơn, từ đó cải thiện sự hài lòng của khách hàng.
• Giảm thiểu lỗi và xử lý vấn đề phát sinh kịp thời hơn. Hàng hóa có thời gian sử dụng lâu sẽ có nguy cơ xảy ra lỗi hoặc hết hạn sử dụng vào thời điểm chúng được sản xuất. Khi nhà máy giảm thiểu được lượng thời gian lãng phí trong quy trình vận hành, doanh nghiệp sẽ gặp ít rủi ro hơn về hàng hóa và quy trình đổi trả sản phẩm lỗi.
• Lôi kéo và tạo khách hàng trung thành. Khi hai doanh nghiệp trong một thị trường với các yếu tố cạnh tranh bằng nhau, nếu doanh nghiệp của bạn làm tốt và nhanh hơn trong các hoạt động sản xuất cũng như khâu vận chuyển hàng hóa tới tay người tiêu dùng, thì bạn có thể nhận được nhiều niềm tin và sự tín nhiệm của khách hàng hơn. 
• Tối ưu vốn hiệu quả. Nguồn vốn của doanh nghiệp được sử dụng từ quy trình mua nguyên liệu thô, chế biến thành hàng hóa hoàn thiện và vận chuyển tới tay người tiêu dùng. Thời gian diễn ra quy trình vận hành của nhà máy càng dài, doanh nghiệp càng mất nhiều vốn. Vì vậy tối ưu hóa Lead time sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí một cách hiệu quả.

Làm thế nào để giảm Lead time?

Quy trình sản xuất và phân phối có thể phức tạp với nhiều giai đoạn, tuy nhiên các công ty có thể tối ưu Lead time và quy trình làm việc của doanh nghiệp bằng cách:

• Đưa Lead time vào hợp đồng với nhà cung cấp. Một trong những cách tốt nhất để đảm bảo doanh nghiệp có thời gian sản xuất nhanh chóng là đưa nó trở thành điều khoản trong hợp đồng với nhà cung cấp. Khi Lead time trở thành một phần của hợp đồng sản xuất, nhà cung cấp sẽ cần nắm rõ các khoảng thời gian sản xuất cũng như các đặc tính của doanh nghiệp. Qua đó, doanh nghiệp có thể tối ưu và giữ Lead time ở mức thấp nhất.
• Đặt những đơn hàng nhỏ hơn. Đặt hàng với số lượng lớn có thể là một cách tốt để tiết kiệm tiền cho doanh nghiệp, nhưng kèm theo đó có thể làm tăng thời gian sản xuất. Thực hiện các đơn đặt hàng nhỏ hơn có thể dẫn đến thời gian sản xuất diễn ra nhanh hơn vì nhà sản xuất không phải tạo ra nhiều sản phẩm. Các đơn đặt hàng nhỏ hơn, thường xuyên hơn có thể là cách để giảm Lead time một cách tối ưu trong khi vẫn duy trì nguồn cung cấp hàng tồn kho ổn định.
• Lựa chọn nhà cung cấp phù hợp. Một trong những lý do khiến thời gian sản xuất kéo dài là do doanh nghiệp đang làm việc với nhà cung cấp nước ngoài. Để giảm Lead time, doanh nghiệp có thể làm việc với các nhà cung cấp địa phương từ đó giảm thời gian và chi phí vận chuyển.
• Giám sát sản xuất bằng phần mềm. Áp dụng phần mềm trong quản lý sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu thời gian sản xuất một cách hiệu quả. Để doanh nghiệp theo dõi khoảng thời gian tạo ra và hoàn thành một sản phẩm, các nhà quản lý có thể áp dụng hệ sinh thái giải pháp nhà máy thông minh 3S iFACTORY. Với việc áp dụng 3S iFACTORY, các nhà quản lý có thể làm việc và quản lý dữ liệu sản xuất trong thời gian thực, từ đó mang đến cái nhìn khách quan hơn cho việc phát triển định hướng của doanh nghiệp.
• Thúc đẩy học tập nội bộ. Quy trình sản xuất của doanh nghiệp chỉ hiệu quả khi những người lao động nắm rõ các bước và phương pháp thực hiện. Bằng cách thường xuyên tổ chức những buổi học tập và đào tạo nội bộ về đổi mới sáng tạo trong sản xuất, nhân viên sẽ nâng cao kỹ năng và tay nghề. Từ đó, thời gian sản xuất cũng sẽ được cải thiện. các công ty có thể tăng số lượng nhân viên hiểu biết và thành thạo hơn về kiến thức cũng như và kỹ năng của quy trình sản xuất.

Đọc thêm: Cảm biến là gì? Các loại cảm biến trong sản xuất

Để theo kịp xu hướng và bắt kịp thời đại công nghệ số hiện nay, các công ty cần tối ưu nguồn lực và thời gian sản xuất của mình một cách hiệu quả. Nếu doanh nghiệp của bạn đang tìm kiếm một giải pháp tăng hiệu quả và tối ưu quy trình sản xuất, hãy liên hệ ngay Hotline: 092.6886.855 để được tư vấn bởi chuyên gia của chúng tôi.