Phần mềm quản lý doanh nghiệp: Top 5+ lựa chọn tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là trợ thủ đắc lực giúp các đơn vị tối ưu quy trình, nâng cao hiệu suất và tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường. Trong bài viết này, ITG Technology sẽ chia sẻ đến bạn các phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay, đã được nhiều tổ chức áp dụng thành công và mang lại hiệu quả vượt trội.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là gì?

Phần mềm quản lý doanh nghiệp là một hệ thống công nghệ bao gồm nhiều phân hệ chức năng khác nhau, được thiết kế nhằm hỗ trợ doanh nghiệp quản lý điều hành, giám sát và tối ưu các nguồn lực quan trọng như: Tài chính, con người, nguyên vật liệu, máy móc thiết bị…

Thay vì sử dụng nhiều công cụ rời rạc, phần mềm quản lý doanh nghiệp tích hợp tất cả ứng dụng trên một nền tảng thống nhất, giúp doanh nghiệp kiểm soát dữ liệu chính xác và dễ dàng hơn; từ đó nâng cao hiệu quả vận hành, giảm chi phí và tăng tính cạnh tranh của tổ chức.

Phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp tự động hóa các quy trình, nghiệp vụ cốt lõi trong tổ chức

Phần mềm quản lý doanh nghiệp có thể quản lý những gì?

Hệ thống quản lý doanh nghiệp đóng vai trò như “bộ não trung tâm”, điều hành một loạt khía cạnh cốt lõi của tổ chức. Mặc dù mỗi hệ thống có khả năng quản lý khác nhau, nhưng về cơ bản, những quy trình mà phần mềm này có thể quản lý bao gồm:

• Tài chính kế toán: Cung cấp dữ liệu đầy đủ và minh bạch về tình hình tài chính của doanh nghiệp (dòng tiền, công nợ, thuế, hóa đơn…)
• Mua hàng: Kiểm soát chặt chẽ quy trình mua hàng từ lập kế hoạch, trạng thái đơn hàng, hóa đơn đến đánh giá nhà cung cấp…
• Bán hàng: Theo dõi toàn bộ quy trình bán hàng, từ khi nhận đơn, xử lý, giao hàng đến việc thu hồi công nợ…
• Hàng tồn kho: Kiểm soát số lượng hàng tồn và các hoạt động nhập/xuất/kiểm kê/điều chuyển nhanh chóng với độ chính xác cao
• Sản xuất: Quản lý năng lực, quy trình và nhu cầu sản xuất tổng thể của nhà máy, hỗ trợ cho việc lập kế hoạch
• Nhân sự: Lưu trữ toàn bộ dữ liệu hồ sơ nhân sự và tự động hóa quy trình chấm công, tính lương
• Khách hàng: Quản lý thông tin khách hàng phục vụ cho hoạt động tiếp thị và chăm sóc sau bán
• Dự án: Theo dõi và kiểm soát quá trình thực hiện dự án từ đầu đến cuối (lập kế hoạch dự án, phân công công việc, theo dõi tiến độ…)

Lợi ích khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp

Nâng cao hiệu quả quản lý

Để điều hành doanh nghiệp hiệu quả và đưa ra các quyết định chính xác, ban lãnh đạo cần được cung cấp đầy đủ dữ liệu về doanh thu, tình trạng sản xuất, bán hàng, tồn kho… một cách tức thời. 

Tuy nhiên, với phương pháp quản lý truyền thống, các báo cáo thường phải đợi đến cuối ngày mới được tổng hợp đầy đủ. Dữ liệu trong báo cáo cũng rời rạc, khó đối chiếu và so sánh do mỗi phòng ban lại sử dụng một mẫu báo cáo khác nhau. 

Ngược lại, khi sử dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp, các lãnh đạo có thể dễ dàng nắm bắt toàn cảnh hoạt động vận hành trong tổ chức chỉ với 1 cú click chuột. Tất cả thông tin về tình hình tài chính, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất… đều được hiển thị đầy đủ trên hệ thống, thông qua các dashboard trực quan. Nhờ đó, nhà quản lý có thể dễ dàng đánh giá và cải thiện hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp một cách liên tục và hiệu quả.

Tăng tốc độ xử lý công việc của nhân sự

Tại các doanh nghiệp lớn, tốc độ xử lý công việc tại nhiều phòng ban bị chậm do phải chờ duyệt qua nhiều cấp bậc, bộ phận khác nhau. Việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP, sẽ giúp tăng cường hiệu quả sự cộng tác giữa các bộ phận, phòng ban ngay trên phần mềm, tránh lãng phí thời gian của các bộ phận liên quan.

Ví dụ, trước đây, kế toán luôn phải nhập liệu lại nhiều thông tin từ bộ phận kinh doanh, mua hàng, kho vào phần mềm kế toán. Khi doanh nghiệp phát triển, các quy trình giao dịch bán, mua, nhập, xuất kho… phát sinh nhiều hơn, khiến công việc của kế toán tăng lên theo, ảnh hưởng đến tiến độ xử lý công việc. Việc ứng dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp giúp kế toán có thể kế thừa các thông tin về bán hàng, kho vận, nhanh chóng mà không phải mất công nhập liệu.

Giảm chi phí 

Giải pháp quản trị doanh nghiệp là một hệ thống bao gồm nhiều công cụ quản lý riêng lẻ (mua hàng, bán hàng, kho, kế toán, sản xuất…) được tích hợp và vận hành chung trên một nền tảng đồng bộ. Vì vậy, doanh nghiệp triển khai hệ thống quản trị doanh nghiệp sẽ tiết kiệm được chi phí đầu tư mua nhiều phần mềm riêng lẻ.

Ngoài ra, sử dụng phần mềm quản lý doanh nghiệp còn giúp các đơn vị cắt giảm chi phí nhân sự không cần thiết bằng cách tự động hóa những quy trình thủ công rườm rà, phức tạp.

Xem thêm: 8 Lợi ích nổi bật của ERP trong quản trị doanh nghiệp

Phân loại và so sánh các loại phần mềm quản lý doanh nghiệp trên thị trường

Hiện nay, trên thị trường có nhiều loại phần mềm quản lý doanh nghiệp khác nhau. Doanh nghiệp có thể phân biệt dựa vào cách thiết kế phần mềm và mô hình triển khai của hệ thống.

Phân loại theo cách thiết kế phần mềm

Hệ thống quản lý doanh nghiệp có 3 cách thiết kế tính năng chính là:

Phân loại theo mô hình triển khai

Căn cứ vào mô hình triển khai, doanh nghiệp có thể phân loại phần mềm quản lý doanh nghiệp thành 3 nhóm chính là: On-Premise (cài đặt tại chỗ), Cloud (đám mây) và Hybrid (kết hợp). Mỗi loại đều có ưu và nhược điểm riêng. Tùy theo nhu cầu và điều kiện thực tế, doanh nghiệp có thể lựa chọn giải pháp phù hợp nhất.

Bảng so sánh dưới đây sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về 3 loại phần mềm quản lý doanh nghiệp phổ biến hiện nay để hỗ trợ cho việc ra quyết định:

Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

Để lựa chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp phù hợp, doanh nghiệp cần cân nhắc nhiều yếu tố nhằm đảm bảo phần mềm không chỉ đáp ứng nhu cầu hiện tại mà còn có khả năng mở rộng trong tương lai. Dưới đây là các tiêu chí quan trọng mà doanh nghiệp cần xem xét kỹ lưỡng để đưa ra quyết định đúng đắn:

4 Tiêu chí quan trọng cần lưu ý khi chọn phần mềm quản lý doanh nghiệp

Năng lực của nhà cung cấp

Doanh nghiệp cần xem xét mức độ phù hợp của giải pháp mà nhà cung cấp giới thiệu với quy trình kinh doanh của công ty, đồng thời, tham khảo thêm ý kiến từ các khách hàng cùng ngành đã sử dụng sản phẩm của nhà cung cấp để có cái nhìn khách quan và đưa ra quyết định đúng đắn.

Mức độ phù hợp và khả năng đáp ứng nhu cầu của phần mềm

Doanh nghiệp nên ưu tiên lựa chọn phần mềm phù hợp với quy mô và đặc thù ngành nghề của mình. Ví dụ, các doanh nghiệp nhỏ thường có xu hướng chọn phần mềm dễ sử dụng, chi phí triển khai thấp và có thể triển khai nhanh chóng. Trong khi đó, các doanh nghiệp lớn hoặc hoạt động trong lĩnh vực đặc thù lại cần một hệ thống có tính tùy biến cao hơn.

Ngoài ra, trước khi triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp, nhà quản lý nên xác định rõ bài toán mình muốn giải quyết là gì (quản lý tài chính, bán hàng, sản xuất hay quản trị tổng thể) để lựa chọn các chức năng phù hợp cho hệ thống.

Khả năng mở rộng và tùy biến của hệ thống

Một hệ thống quản lý doanh nghiệp lý tưởng cần có khả năng mở rộng và linh động tùy biến theo sự tăng trưởng, thay đổi của doanh nghiệp trong tương lai. Việc lựa chọn một phần mềm có khả năng mở rộng và tùy biến tốt sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp không phải thay đổi hệ thống quản lý quá sớm khi quy mô phát triển.

Giao diện thân thiện, dễ sử dụng

Phần mềm quản lý doanh nghiệp dù mạnh mẽ đến đâu cũng sẽ trở nên vô dụng nếu nhân viên cảm thấy khó sử dụng hoặc tốn quá nhiều thời gian để làm quen. Do đó, doanh nghiệp nên ưu tiên chọn phần mềm giao diện thân thiện, bố cục rõ ràng, dễ thao tác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp nên lựa chọn những nhà cung cấp có chính sách hỗ trợ đào tạo sau triển khai, cung cấp tài liệu hướng dẫn chi tiết và video training để rút ngắn thời gian làm quen cho người dùng.

Các phần mềm quản trị doanh nghiệp tốt nhất hiện nay

Phần mềm quản trị và hoạch định nguồn lực doanh nghiệp 3S ERP

3S ERP là phần mềm quản trị doanh nghiệp “Made in Vietnam” do ITG Technology – doanh nghiệp tiên phong trong lĩnh vực phát triển giải pháp ERP tại Việt Nam nghiên cứu, phát triển.

Phần mềm giúp kết nối toàn bộ quy trình tác nghiệp lõi (tài chính kế toán, mua hàng, bán hàng, kho, sản xuất…) vào một hệ thống duy nhất, giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động và giảm thiểu rủi ro đứt gãy thông tin. Từ đó, doanh nghiệp có thể dễ dàng hoạch định và tối ưu các nguồn lực quan trọng như Tài chính, Con người, Nguyên vật liệu, Máy móc thiết bị, Nhà xưởng.

Phần mềm quản trị doanh nghiệp 3S ERP được ITG thiết kế chuyên sâu theo đặc thù từng lĩnh vực ngành nghề, dựa trên 20 năm kinh nghiệm triển khai các giải pháp số cho các doanh nghiệp sản xuất tại Việt Nam. Các giải pháp chuyên ngành tiêu biểu có thể kể đến như: Cơ khí chế tạo, Bao bì, Đúc nhựa, Điện tử, Dược phẩm, Phân phối, Bán lẻ, F&B…

Đối với các doanh nghiệp sản xuất, 3S ERP là giải pháp lý tưởng, giúp nhà quản lý tính toán và lập kế hoạch sản xuất chính xác, đồng thời theo dõi tiến độ thực hiện kế hoạch sản xuất trực quan theo thời gian thực thông qua chức năng trục kế hoạch sản xuất thông minh SPS. Đây là một chức năng đặc biệt, dành riêng cho các hệ thống ERP sản xuất, không phải phần mềm quản lý doanh nghiệp ERP nào cũng sở hữu.

Sở hữu nhiều ưu điểm vượt trội nên 3S ERP hiện đang được nhiều doanh nghiệp FDI và VNR500 tin tưởng lựa chọn: TDV, COSMOS, KIMSEN, Traphaco, Meijitsu, Aristino,…

Tìm hiểu giải pháp 3S ERP

Phần mềm quản lý doanh nghiệp SAP Business One

SAP Business One được phát triển bởi nhà cung cấp phần mềm quản trị doanh nghiệp hàng đầu thế giới – SAP. Với sự trợ giúp của nền tảng quản trị doanh nghiệp này, các nhà lãnh đạo có thể theo dõi tình hình hoạt động của doanh nghiệp một cách toàn diện, từ tài chính, nhân sự, cho đến sản xuất, tồn kho – phân phối, đơn hàng… từ đó đưa ra những quyết định phù hợp với tình hình thực tế.

Các chức năng chính trong phần mềm quản trị doanh nghiệp SAP Business One

Ưu điểm của SAP Business One:

• Cung cấp khả năng phân tích dữ liệu chuyên sâu, đảm bảo quyết định kinh doanh được đưa ra dựa trên các chỉ số chính xác và kịp thời.
• Tự động hóa các quy trình, nghiệp vụ trong tổ chức giúp giải phóng nhân viên khỏi các công việc thủ công tốn thời gian
• Bảo mật dữ liệu an toàn và toàn diện thông qua tường lửa cao cấp.

Nhược điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp SAP Business One:

• Chi phí triển khai cao, chỉ phù hợp với các doanh nghiệp, tập đoàn có quy mô lớn.
• Thời gian triển khai lâu.
• Hệ thống của SAP khá phức tạp, đòi hỏi cần có chuyên gia có kinh nghiệm và chuyên môn cao để tư vấn và triển khai.
• Việc bảo trì và nâng cấp hệ thống có thể gặp nhiều khó khăn do đội ngũ chuyên gia phát triển của SAP ở nước ngoài, doanh nghiệp thường phải làm việc thông qua các đơn vị phân phối phần mềm SAP tại Việt Nam.

Giải pháp quản trị doanh nghiệp Oracle ERP

Tương tự như SAP, Oracle ERP cũng là hệ thống quản lý doanh nghiệp nổi tiếng được phát triển bởi nhà cung cấp giải pháp phần mềm lớn thế giới. Phần mềm Oracle ERP được triển khai trên nền tảng đám mây, với các chức năng nổi bật như: Quản lý tài chính, quản lý dự án, quản lý khách hàng, quản trị nguồn nhân lực, quản lý chuỗi cung ứng,…

Ưu điểm của Oracle ERP:

• Hệ thống hoạt động trên nền tảng đám mây, giúp doanh nghiệp giảm chi phí hạ tầng và cho phép truy cập từ xa dễ dàng.
• Tích hợp công nghệ AI và phân tích dữ liệu giúp tăng cường khả năng tự động hóa và đưa ra quyết định chính xác.

Nhược điểm của phần mềm quản trị doanh nghiệp Oracle ERP:

• Chi phí triển khai và vận hành cao
• Hệ thống phức tạp, khó tùy chỉnh
• Chưa được thiết kế chuyên sâu theo đặc thù những lĩnh vực sản xuất tại Việt Nam

Tìm hiểu thêm: Đặc trưng cơ bản của ERP đám mây

Phần mềm quản lý doanh nghiệp BASE

Base là nền tảng quản trị doanh nghiệp chuyên sâu được thiết kế dạng Platform-based. Hệ sinh thái của Base khá đa dạng, bao gồm 4 giải pháp chính: Quản lý công việc (Base Work+), Quản lý tài chính (Base Finance+), Quản lý nhân sự (Base HRM+) và Quản lý thông tin & giao tiếp (Base Info+). Tất cả đều được tích hợp trên một nền tảng đồng bộ, đảm bảo dữ liệu được kết nối liên thông với nhau, giúp các phòng ban phối hợp công việc hiệu quả, đồng thời hỗ trợ ban lãnh đạo ra quyết định chính xác hơn.

Ưu điểm của hệ thống quản trị doanh nghiệp Base:

• Phần mềm đóng gói nên có thời gian triển khai nhanh
• Giao diện thân thiện với người dùng
• Hoạt động tốt trên nhiều thiết bị (máy tính, laptop, di động, web…)
• Dễ dàng tùy chỉnh theo nhu cầu doanh nghiệp

Nhược điểm của hệ thống Base:

• Mỗi tính năng chia thành các app nhỏ khác nhau gây khó khăn trong việc kết nối với các phần mềm khác (phần mềm kho, phần mềm sản xuất…)
• Chỉ phù hợp với các doanh nghiệp quy mô nhỏ và vừa, không có quy trình làm việc phức tạp
• Không có các chức năng quản trị doanh nghiệp được thiết kế chuyên sâu cho lĩnh vực sản xuất

Phần mềm quản lý doanh nghiệp 1Office

1Office là sự lựa chọn tối ưu cho các công ty startup, doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ đang tìm kiếm một phần mềm quản trị doanh nghiệp đơn giản, dễ sử dụng, thời gian triển khai nhanh và chi phí tiết kiệm.

Phần mềm cung cấp các chức năng cần thiết, hỗ trợ lãnh đạo quản trị doanh nghiệp ở mức cơ bản như: Workplace (Quản lý công việc và truyền thông nội bộ), HRM (Quản trị nguồn nhân lực) và CRM (Quản lý nghiệp vụ kinh doanh).

1Office giúp doanh nghiệp quản lý những nghiệp vụ cơ bản trong tổ chức

Ưu điểm của phần mềm quản lý doanh nghiệp 1Office:

• Thời gian triển khai nhanh
• 1Office cung cấp các gói dịch vụ phù hợp với ngân sách của doanh nghiệp vừa và nhỏ.
• Giao diện thân thiện, phù hợp với người dùng Việt Nam
• Có thể tích hợp với các ứng dụng làm việc khác như quản lý danh bạ, lịch làm việc.

Nhược điểm của phần mềm 1Office:

Khả năng tùy chỉnh theo nhu cầu đặc thù của doanh nghiệp còn hạn chế

Triển khai phần mềm quản lý doanh nghiệp không chỉ giúp tối ưu hóa quy trình vận hành mà còn nâng cao năng lực cạnh tranh của tổ chức trong thời đại số. Tuy nhiên, doanh nghiệp cần đánh giá kỹ nhu cầu, lựa chọn giải pháp phù hợp để đạt hiệu quả quản trị tốt nhất. Nếu cần tư vấn thêm về các phần mềm quản lý doanh nghiệp và hướng triển khai, doanh nghiệp có thể liên hệ đến hotline 092.6886.855 để được hỗ trợ.