Phần mềm nhân sự cần có các chức năng gì?

Phần mềm quản lý nhân sự đã trở thành một tài sản không thể thiếu trong hầu hết mọi môi trường doanh nghiệp. Bởi bất kể tổ chức của bạn làm gì, một trong những yếu tố tiên quyết tạo nên thành công cho doanh nghiệp đó là nhân sự.

Trên thị trường hiện nay có nhiều phần mềm nhân sự được cung cấp bởi nhiều công ty phần mềm khác nhau nhưng tựu chung lại các phần mềm này đều hướng đến những mục tiêu chung đó là:

• Tối ưu hóa nguồn lực hiện tại, giảm chi phí quản lý nguồn lực cho tương lai
• Cung cấp các thông tin thống kê hữu ích cho những chiến lược phát triển nguồn nhân lực cho tương lai (đào tạo & phát triển; tuyển dụng & đánh giá; lương bổng & phúc lợi) để từ đó nâng cao hiệu quả kinh doanh.
• Trao đổi thông tin về các vấn đề nhân sự một cách nhanh chóng, kịp thời nhằm nâng cao mức độ thỏa mãn của nhân viên.
• Hướng tới mục tiêu “CON NGƯỜI LÀ TÀI SẢN LỚN NHẤT CỦA DOANH NGHIỆP”.

Mỗi mục tiêu đó cần được phản ánh thông qua mỗi phân hệ (module) trong phần mềm nhân sự. Vậy các chức năng cần có trong phần mềm nhân sự là gì?

>>> Đọc thêm: Giải quyết 4 khó khăn của HR với Phần mềm quản trị nhân sự

Các tính năng bạn nên tìm kiếm trong phần mềm quản lý nhân sự

Quản lý thông tin nhân viên

Các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự nên bao gồm một thư mục đầy đủ các hồ sơ nhân viên có thể bao gồm các thông tin cơ bản của nhân viên như:

– Họ tên; ngày tháng, năm sinh; nơi sinh; dân tộc; tôn giáo; số CMND; ngày cấp; nơi cấp; thông tin liên hệ, hợp đồng lao động…

– Theo dõi quá trình công tác và kinh nghiệm làm việc của nhân viên từ trước khi vào làm tại đơn vị. Theo dõi quá trình công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển nhân viên. Quản lý các quyết định khen thưởng, kỷ luật của nhân viên khi làm việc tại đơn vị.

Các hệ thống quản lý nhân sự có thể cung cấp một cổng thông tin tự phục vụ của nhân viên, cho phép họ đăng nhập và xem thông tin quan trọng cũng như cơ sở kiến ​​thức về các tài liệu thông tin.

Tuyển dụng

Phần mềm quản lý nhân sự hoàn toàn có thể hợp lý hóa quy trình tuyển dụng cho các phòng nhân sự với các tính năng cơ bản như:

• Quản lý tuyển dụng
• Quản lý các đợt tuyển dụng.
• Quản lý hồ sơ ứng viên.
• Quản lý phỏng vấn ứng viên.
• Lập phiếu yêu cầu tuyển dụng.
• Tạo đợt tuyển dụng.
• Duyệt ứng viên.
• Tự động gửi email mời tham dự phỏng vấn, email thông báo kết quả, gửi email cảm ơn sau khi tuyển dụng, chúc mừng khi trúng tuyển .
• Chuyển thông tin ứng viên được tuyển vào danh sách thử việc hoặc danh sách nhân viên chính thức.

>>> Đọc thêm: Tuyển dụng đào tạo và giữ chân nhân tài: Bài toán khó với doanh nghiệp

Quản lý đào tạo

Mục đích của quản lý đào tạo là tạo ra sự thay đổi, cải thiện hiệu suất của nhân viên, cung cấp cho nhân viên các kỹ năng và kiến ​​thức cần thiết để hoàn thành nhiệm vụ nhất định. Đó là nâng cấp kỹ năng của người đó hoặc bổ sung kỹ năng mới, từ đó mang lại sự thay đổi mong muốn mà tổ chức đang tìm kiếm và cũng ảnh hưởng đến hiệu suất của nhân viên. Phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý đào tạo cho doanh nghiệp bằng cách:

• Quản lý danh mục các khóa đào tạo.
• Quản lý danh sách đăng ký đào tạo.
• Quản lý khóa học chuyên ngành theo từng bộ phận, phòng ban, chức vụ.
• Xem quá trình đào tạo của từng nhân viên.
• Tra cứu thông tin nhân viên: thông tin cá nhân, lịch sử học tập – đào tạo.
• Đánh giá kết quả đào tạo từng học viên.
• Lọc ra danh sách các nhân viên được đánh giá cao để phục vụ cho việc sắp xếp nguồn nhân lực hợp lý.

Quản lý chấm công trên phần mềm

Phần mềm nhân sự có thể coi là đồng hồ thời gian của nhân viên hỗ trợ quản lý lịch biểu của nhân viên, theo dõi giờ ghi lại của mỗi nhân viên, giám sát việc làm thêm giờ và vắng mặt do nghỉ phép, nghỉ bệnh và nghỉ lễ….Các chức năng với phần mềm nhân sự hỗ trợ quản lý chấm công đó là:

• Kết nối với máy chấm công (vân tay, thẻ từ,…) để nhận dữ liệu chấm công hàng ngày giúp cán bộ nhân sự giảm được thời gian và công sức chấm công cho từng nhân viên.
• Thiết lập lịch làm việc, ca làm việc , danh mục ngày nghỉ Lễ, nghỉ phép.
• Lập bảng chấm công chi tiết cho từng phòng ban, bộ phận. Chấm công chi tiết đến từng nhân viên theo ngày, ca làm việc.
• Linh hoạt trong việc sửa công có lý do chính đáng như đi công tác, gặp khách hàng … Lưu vết khi có sự thay đổi dữ liệu.
• Tổng hợp số ngày công nhân viên đi làm, nghỉ phép, nghỉ ốm, số giờ làm ngoài giờ,…để lập bảng chấm công tổng hợp.
• Cho phép lập bảng chấm công tổng hợp từ nhiều bảng chấm công chi tiết.
• Cho phép nhập bảng chấm công chi tiết, bảng chấm công tổng hợp từ Excel vào phần mềm.
• Tổng hợp số lần hoặc tổng thời gian nhân viên đi làm muộn, về sớm để áp dụng kỷ luật theo quy định của từng doanh nghiệp.
• Đáp ứng tốt việc chấm công cho các doanh nghiệp có nhiều ca làm việc.
• Tự động gửi bản chi tiết chấm công cho nhân viên theo mẫu yêu cầu

Phần mềm nhân sự giúp quản lý tiền lương

• Tự động lấy dữ liệu trong hồ sơ nhân viên phục vụ cho việc tính lương
• Cho phép bổ sung thông tin về các khoản thu nhập, khấu trừ
• Tự động cập nhật các quy định mới nhất của Nhà nước về Biểu tính thuế TNCN cho từng loại đối tượng, các quy định về mức lương tối thiểu, các khoản giảm trừ, miễn thuế và tỷ lệ trích đóng các khoản bảo hiểm bắt buộc.
• Tự động tính lương làm thêm giờ căn cứ vào bảng tổng hợp chấm công thời gian
• Tự động tính các khoản phạt đi muộn, về sớm,… theo quy định của công ty
• Tự động tính thuế TNCN của nhân viên theo biểu tính thuế
• Lập bảng thanh toán tiền lương dựa trên bảng lương đã tính được để chuyển trả lương cho nhân viên
• Theo dõi các khoản lương tạm ứng, phải trả, còn nợ đến từng nhân viên
• Theo dõi, xác nhận việc điều chỉnh tăng, điều chỉnh giảm khi có phát sinh
• Tự động gửi phiếu lương cho từng nhân viên

Phần mềm nhân sự giúp quản lý hiệu suất của nhân viên

Đặt mục tiêu cho từng cá nhân bằng cách đưa ra các chỉ số KPI và hiển thị số liệu một cách trực quan giúp nhà quản lý có số liệu tức thời từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân ở dưới. Qua đó giám sát được kết quả hoàn thành công việc của từng phòng ban, từng cá nhân để tạo ra cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ chính sách khác một cách công bằng giúp tối ưu giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

Phần mềm nhân sự hỗ trợ doanh nghiệp trong quản lý hiệu suất nhân viên:

• Thiết lập hệ thống KPI cho doanh nghiệp cụ thể đến từng phòng ban/cá nhân dựa trên các trách nhiệm, nhiệm vụ, mục tiêu kinh doanh mà từng vị trí chức danh đó phải thực hiện.
• Thiết lập từng thang điểm đánh giá của từng mục tiêu
• Thống kê dữ liệu về chỉ số KPI và hiển thị số liệu một cách trực quan giúp nhà quản lý có số liệu tức thời từ cấp độ doanh nghiệp xuống từng bộ phận, cá nhân ở dưới.
• Cho phép giám sát các kết quả hoàn thành công việc của từng phòng ban, từng cá nhân để tạo ra cơ sở để trả lương, thưởng và các chế độ chính sách khác một cách công bằng giúp tối ưu giúp thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả

>>> Đọc thêm: Tiêu chí chọn các phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả

Kết luận

Các giải pháp phần mềm nhân sự ngày càng có sự phát triển để đáp ứng sự mong đợi của khách hàng. Trong tương lai, các giải pháp phần mềm quản lý nhân sự này có kế hoạch áp dụng nhiều chức năng hơn nữa để giải quyết các vấn đề phức tạp hơn được tìm thấy trong phòng nhân sự.