Có nên sử dụng phần mềm nhân sự tiền lương trong doanh nghiệp ?

Việc quản lý nhân sự tiền lương luôn là một vấn đề khó khăn và phức tạp đối với doanh nghiệp đặc biệt là khi doanh nghiệp có quy mô lớn, số lượng giấy tờ, thông tin cần quản lý là rất nhiều. Lúc này, với sự phát triển của CNTT, phần mềm nhân sự tiền lương được sử dụng rộng rãi hơn bao giờ hết, nó được coi như là công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp quản lý dễ dàng, nhưng nhiều nhà quản lý vẫn do dự và tự hỏi có nên sử dụng phần mềm nhân sự tiền lương trong doanh nghiệp hay không. Bài viết dưới đây sẽ giúp trả lời câu hỏi trên.

Lý do doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự tiền lương

1. Tiết kiệm thời gian

Các doanh nghiệp thường phải dành khá nhiều thời gian trong việc tính toán tiền lương mỗi tháng. Cùng với đó là tình trạng gấp gáp suốt nhiều giờ liền làm việc để chuẩn bị tính toán thuế mỗi dịp cuối năm. Sử dụng phần mềm nhân sự tiền lương sẽ giúp tự động hóa tất cả các quy trình này do vậy nó có khả năng loại bỏ lỗi xảy ra trong quá trình tính toán. Nhờ vậy, thời gian được tiết kiệm khá nhiều, cho phép những nhân viên phụ trách nhân sự cũng như tài chính – kế toán tập trung vào các nhiệm vụ quan trọng khác đòi hỏi sự tham gia cấp thiết. Quá trình tính toán, xử lý dữ liệu rắc rối giờ đây sẽ được thay thế chỉ bằng một vài cái nhấp chuột.

Xem thêm: Phần mềm ERP giúp doanh nghiệp tối ưu vận hành hiệu quả

2. Tránh sai sót

Quản lý nhân sự tiền lương bằng cách thủ công thường rất dễ tạo ra các lỗi sai do số lượng tài liệu quá nhiều, không thể kiểm soát được hết. Nhưng nhờ phần mềm mà các dữ liệu trong máy được tự động xử lý, đảm bảo không mắc các lỗi sai trong quá trình tình toán.

3. Khả năng tùy chỉnh

Phần mềm nhân sự tiền lương được thiết kế linh hoạt, có khả năng tùy chỉnh để đáp ứng kịp thời nhu cầu mở rộng và phát triển doanh nghiệp. Cho dù là tính lương hàng tuần hay hàng tháng, tiền thưởng hay phụ cấp đều có thể được điều chỉnh cho phù hợp với nhu cầu.

4. Cổng thông tin nhân viên

Phần mềm nhân sự tiền lương cho phép nhân viên có thể truy cập vào tài khoản cá nhân của họ mọi lúc mọi nơi để họ có thể xem số ngày nghỉ, số ngày làm việc, phúc lợi, tiền lương, thưởng, trợ cấp,.. của riêng mình.

Tất cả các thông tin quan trọng liên quan đến nhân viên bao gồm các tài liệu quan trọng, các nhiệm vụ cần làm cũng có thể được lưu trữ trực tuyến. Điều này cho phép họ có quyền kiểm soát công việc tốt hơn và cũng tiết kiệm thời gian cho người quản lý có thể dễ dàng kiểm soát nhân viên.

5. Dễ dàng đồng bộ và cấp quyền truy cập

Phần mềm còn có khả năng tích hợp các dữ liệu từ máy chấm công, cho phép theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và nó còn cho phép nhà quản lý cấp quyền truy cập cho nhân viên của mình. Tính năng này của phần mềm giúp làm giảm áp lực đáng kể cho bộ phận nhân sự để khiến cho quy trình quản lý nhân sự tiền lương trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn.

Đọc thêm: 6 gợi ý giúp bạn lựa chọn được phần mềm CRM hiệu quả cho doanh nghiệp

Làm thế nào để lựa chọn phần mềm nhân sự tiền lương phù hợp

Qua những lợi ích mà phần mềm nhân sự tiền lương đem lại, ta có thể thấy việc lựa chọn phần mềm phù hợp với doanh nghiệp để tận dụng tối đa hiệu quả của nó là vô cùng quan trọng. Dưới đây là một số yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn một phần mềm nhân sự tiền lương

Xác định nhu cầu của doanh nghiệp

Hiện nay có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm nhân sự tiền lương có sẵn trên thị trường, nhưng điều quan trọng là phải xem xét những gì mà doanh nghiệp thực sự cần. Không có doanh nghiệp nào giống nhau hoàn toàn, và do đó doanh nghiệp của bạn sẽ cần có những tính năng khác để nhận được tối đa lợi ích mà phần mềm đem lại. Điều này phụ thuộc vào quy mô doanh nghiệp, ngân sách và khả năng thích ứng với phần mềm của doanh nghiệp bạn,…

Chi phí triển khai phần mềm

Khi lựa chọn bất kỳ phần mềm nhân sự tiền lương nào thì chi phí triển khai cũng là một yếu tố quan trọng. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm rẻ không phải lúc nào cũng là lựa chọn đúng vì những phần mềm này thường yêu cầu nhiều công việc thủ công hơn và trong thời gian dài thì nó lại là phần mềm tốn nhiều chi phí hơn.

Thông thường, phần mềm có giá đắt hơn một chút có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm tiền theo nhiều cách, chẳng hạn như nó có thể giúp tiết kiệm thời gian kiểm tra mọi thứ hay dễ dàng quản lý các lỗi sai của nhân viên để từ đó có mức phạt tiền phù hợp. Và những phần mềm biên có giá cao hơn này thường đi kèm với các dịch vụ hỗ trợ từ nhà cung cấp nhiều hơn.

Sự hỗ trợ đào tạo

Một điều rất quan trọng là không phải ai cũng có khả năng thích ứng tốt khi sử dụng các phần mềm phức tạp. Lúc này việc có một chương trình đào tạo cho đội ngũ nhân viên của là vô cùng quan trọng. Đồng thời, nhân viên cũng là người đưa ra quyết định cuối cùng về mức độ hài lòng khi sử dụng phần mềm, bởi họ sẽ là người trực tiếp sử dụng phần mềm, từ đó nhà cung cấp có thể cung cấp các thông tin hữu ích để nhân viên có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả nhất .
Hy vọng bài viết trên ITG đã cung cấp cho bạn những thông tin hữu ích về phần mềm nhân sự tiền lương, đã tìm hiểu rõ hơn về phần mềm, mời bạn truy cập website: https://itgtechnology.vn/san-pham/3s-hrm/